Les employeurs ont plusieurs obligations à suivre lorsqu’il est question des horaires de travail et ça peut rapidement devenir mélangeant.
La responsabilité concernant les horaires de travail revient entièrement aux employeurs et ceux-ci doivent donc s’assurer de respecter les lois en vigueur. Les obligations des entreprises peuvent grandement varier selon leur situation géographique.
Les gestionnaires qui créent les horaires doivent typiquement s’assurer de respecter la durée légale du temps de travail et les temps de repos nécessaires. Ils doivent aussi s’assurer d’offrir assez de flexibilité à leurs employés et leur permettent d’avoir un bon équilibre entre leur vie personnelle et professionnelle. Toutes ces tâches de gestion peuvent grandement influencer la satisfaction et la rétention des employés.
La planification des horaires est donc une tâche cruciale pour n’importe quel type d’entreprise. Pour vous aider à y voir plus clair, voici vos obligations à respecter en tant qu’employeur.
Que doit contenir un horaire de travail?
Typiquement, les horaires de travail doivent minimalement contenir les informations suivantes :
- L’heure à laquelle les employés débutent leur quart de travail;
- L’heure à laquelle les employés terminent leur quart de travail;
- Les temps de repos auxquels ils ont droit (pauses-café et pauses-repas);
- Les dates concernées.
Certains employeurs peuvent décider d’ajouter des informations complémentaires telles que : des messages importants, des listes de tâches à effectuer selon les quarts de travail, le type de jour de congé (vacances, journée de congé non payé, temps de repos obligatoire, etc.).
En France, certaines entreprises appliquent un dispositif d’aménagement du temps de travail des employés. Elles doivent donc ajouter des informations complémentaires au planning de travail telles que :
- Le nombre de semaines compris dans la période de référence;
- L’horaire de travail et la répartition du temps de travail pour chaque semaine incluse dans la période de référence.
Quelle forme doit prendre l’horaire de travail?
La forme de l’horaire de travail est à la discrétion de l’employeur. Vous pouvez donc déterminer la forme qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise et de votre équipe.
Par exemple, vous pouvez choisir de créer l’horaire de travail à l’aide de :
- Un modèle de planning de travail Excel;
- Un calendrier en ligne;
- Un tableau Word;
- Un logiciel de gestion des horaires.
L’horaire de travail peut être hebdomadaire, mensuel, ou même annuel. La plupart des entreprises qui doivent gérer des horaires variables et des heures d’opérations étendues optent pour un planning hebdomadaire afin d’avoir plus de flexibilité.
Dans quels délais l’horaire de travail doit-il être partagé avec les employés?
Règle générale, vous devriez toujours essayer de partager l’horaire de travail le plus tôt possible. Celui-ci devrait aussi toujours être affiché sur les lieux de travail en plus d’être envoyé directement aux employés. De cette manière, ils peuvent consulter leur horaire plus facilement et n’ont pas à se déplacer pour le faire.
Bien que vous ne soyez pas tenus d’offrir une copie de l’horaire à vos employés, il s’agit néanmoins d’une pratique d’excellence.
Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de gestion des horaires afin de faciliter le partage des horaires. Ainsi, vous n’avez qu’à publier l’horaire et vos employés reçoivent une notification pour les aviser que leur nouveau planning est disponible.
En plus, si vous devez apporter des modifications, seuls les employés concernés seront notifiés. Vous éviterez ainsi beaucoup de confusion.
La plupart des logiciels de gestion d’horaires vous permettent aussi de valider que vos employés ont consulté leurs horaires, ce qui s’avère très utile lorsque vous gérez un nombre important de salariés.
Au Québec
Au Québec, il n’existe pas de délai officiel pour partager l’horaire de travail. Cependant, vos employés ont le droit de refuser de travailler s’ils n’ont pas été informés de leur horaire au moins 5 jours à l’avance, sauf si la nature de leur travail leur demande d’être disponible en tout temps.
Par exemple, les serveurs d’un restaurant peuvent refuser de venir travailler le lundi si leur horaire leur a été partagé le vendredi précédent.
Assurez-vous donc toujours de partager l’horaire avec vos employés d’avance, idéalement avec 2 semaines de préavis pour leur permettre plus de flexibilité.
En France
En France, le délai d’affichage du planning peut varier, mais les entreprises doivent typiquement essayer de respecter un délai raisonnable. En absence d’un délai fixé par une convention collective, un employeur doit partager le planning de travail avec ses salariés au moins 7 jours ouvrés à l’avance.
Par exemple, vous souhaitez partager les heures de travail avec les salariés de votre pharmacie pour l’horaire qui débute le 27 août. L’horaire doit donc être affiché le 17 août au plus tard afin de respecter un délai de 7 jours ouvrés. Cette règle est en vigueur dès qu’il s’agit d’un horaire collectif.
Dans le cas d’un horaire individuel, l’employeur peut fixer une plage horaire dans lequel les employés sont tenus d’être présents au travail. Le planning n’est pas obligé d’avoir des heures précises d’arrivée et de départ. Par exemple, un manager peut décider de permettre à ses employés d’arriver entre 7h30 et 10h et de quitter entre 15h et 19h, tant qu’ils ont effectué 7 heures de travail.
L’horaire de travail doit obligatoirement être affiché sur le lieu de travail et être accessible à tous les employés concernés en tout temps. S’il s’agit d’un horaire collectif, celui-ci doit être daté et signé par l’employeur ou son représentant.
Les meilleures pratiques RH
Respectez la vie personnelle de vos employés et évitez de leur partager les horaires à la dernière minute. Il s’agit d’un facteur de frustration fréquent chez les employés.
Avec un peu d’organisation, vous pouvez facilement l’éviter. Par exemple, créez des horaires en rotation ou munissez-vous d’un logiciel de gestion des horaires efficace pour simplifier vos tâches.
Comment bâtir un horaire de travail?
Afin de bâtir un horaire de travail efficace et pertinent, vous devez avoir en main plusieurs informations cruciales. Non seulement vous devez connaître vos besoins de main-d’œuvre, mais vous devez aussi connaître les disponibilités et les préférences de vos employés et respectez les lois en vigueur.
Voici quelques questions à vous poser avant de bâtir votre horaire de travail :
- Combien d’employés sont nécessaires dans chacun des postes de l’entreprise pour assurer son bon déroulement;
- Quelles sont les périodes plus achalandées qui nécessitent plus d’employés;
- Quel est le nombre d’heures maximum qu’un employé peut travailler hebdomadairement (selon la loi et en fonction de ses préférences);
- Quelles sont les disponibilités des membres de mon équipe;
- Est-ce qu’il y a des employés indisponibles pour certaines dates;
- Quel est le temps de repos minimal à offrir aux employés;
- Quels sont les jours fériés en vigueur.
La meilleure façon de procéder pour bâtir votre horaire est de regrouper toutes les informations nécessaires à un seul endroit afin d’éviter de faire des va-et-vient.
Le plus grand avantage d’utiliser un logiciel de gestion des horaires est la possibilité de programmer les paramètres de votre horaire afin de respecter les lois en place. Ainsi, vous êtes certains de ne pas faire d’erreurs.
Les règles à respecter concernant la durée du travail
Au Québec
Au Québec, la durée normale de la semaine de travail est de 40 heures (sauf exception). Les employés peuvent effectuer des heures supplémentaires, mais celles-ci doivent être rémunérées à temps et demi par l’employeur.
Par exemple, Marie, une caissière dans votre épicerie, a 40 heures de travail de planifié à l’horaire cette semaine. Cependant, une employée est en retard pour son quart de travail, vous demandez donc à Marie de rester 1 heure de plus et elle accepte. Son heure de travail comptera donc comme une heure supplémentaire et devra être payée à temps et demi.
Vous ne devez pas obligatoirement offrir des pauses-café à vos employés, mais ceux-ci doivent avoir une pause-repas (non payée) de 30 minutes après 5 heures de travail consécutives. Vous devez aussi vous assurer d’offrir 32 heures de repos consécutives à vos employés chaque semaine. La fonctionnalité de conformité du temps de repos d’Agendrix vous aide à créer des horaires qui respectent ces exigences en signalant automatiquement les quarts de travail ou les semaines qui n’y répondent pas.
Si vous avez des employés de 16 ans et moins, vous avez d’autres obligations à respecter telles que l’interdiction de les faire travailler entre 23 heures et 6 heures le lendemain matin et l’obligation de ne pas les empêcher d’être en classe. Consultez notre article pour en savoir plus sur l’embauche de jeunes employés.
Vous devez rémunérer vos employés pour minimum 3 heures de travail si vous leur demandez de se présenter au travail pour plus longtemps, mais leur demander de quitter avant d’avoir réalisé 3 heures de travail.
En bref
- 40 heures de travail par semaine maximum;
- 30 minutes de pause-repas après 5 heures de travail consécutives;
- 32 heures de repos consécutives hebdomadairement.
N’hésitez pas à consulter le site de la CNESST pour toute information complémentaire.
En France
En France, la semaine normale de travail est de 35 heures. Les employés ne peuvent pas travailler plus de 10 heures par jour. Ils ont aussi droit à une pause-repas de 20 minutes (non payée) après 6 heures de travail consécutives ou 4 h 30 pour les travailleurs de moins de 18 ans.
Les salariés ne peuvent pas travailler plus de 6 jours de travail par semaine ni plus de 48 heures ou 44 heures en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.
Les heures supplémentaires travaillées par les salariés leur donnent droit à une rémunération supplémentaire à un taux horaire majoré ou à un repos compensateur. Les employés à temps partiel peuvent effectuer des heures complémentaires qui correspondent à 1/10e de la durée hebdomadaire ou mensuelle de travail prévue dans leur contrat.
Il existe aussi d’autres obligations à respecter pour les travailleurs de moins de 18 ans selon le contexte.
Chaque salarié doit minimalement avoir un repos de 24 heures consécutives pour chaque période de 7 jours et un repos quotidien de 11 heures qui se cumule avec le repos hebdomadaire obligatoire. Chaque salarié a donc droit à 35 heures de repos consécutives chaque semaine.
En bref
- 35 heures de travail par semaine maximum;
- 20 minutes de pause-repas après 6 heures de travail consécutives;
- 35 heures de repos consécutives chaque semaine.
N’hésitez pas à consulter le site officiel du gouvernement pour toute information complémentaire.
Les meilleures pratiques RH
Vous devriez tout de même considérer offrir au moins une pause de 10 minutes à vos employés après 2 heures de travail afin qu’ils puissent se reposer un peu. De plus, essayez toujours de leur donner 2 jours de congés consécutifs pour leur permettre un meilleur équilibre entre leur vie personnelle et professionnelle.
N’oubliez pas de prendre en compte les préférences et les demandes de vos employés lorsqu’il est question de leurs congés. Vous pouvez décider d’imposer des semaines de vacances, mais laisser vos employés choisir est une bien meilleure pratique.
Rappelez-vous, les employés reposés et heureux sont des employés productifs et loyaux!
Porter une attention particulière si vous avez des étudiants dans votre équipe. Ceux-ci pourraient avoir besoin d’alléger leurs heures de travail pendant les fins de session afin de se concentrer sur leurs études.
Comment protéger les données des employés?
Au Québec, la loi 25 encadre la protection des renseignements personnels des employés. Il est de votre responsabilité en tant qu’employeur d’en prendre connaissance et d’appliquer les différentes mesures.
Par exemple, les employeurs québécois doivent :
- Nommer un responsable de la protection des renseignements personnels (PRP) pour l’entreprise;
- Avoir un plan de gestion et un registre des incidents de confidentialité;
- Divulguer tous les incidents menaçant la confidentialité de données confidentielles ou une cyberattaque.
En Europe, c’est la General Data Protection Regulation qui encadre la protection des renseignements personnels. Tous les employeurs européens doivent donc s’assurer de respecter les lois en place.
Pour vous assurer de protéger les données de vos employés, verrouillez adéquatement les appareils sur lesquels leurs renseignements personnels sont disponibles ou ne partagez pas les informations des employés à d’autres membres du personnel sans leur consentement, par exemple.
Puisqu’il s’agit de lois qui peuvent être complexes et impliquent aussi la protection des renseignements de vos clients, je vous invite fortement à consulter la documentation officielle afin de vous assurer que vous respectez les lois en place dans votre région.
Simplifiez vos maux de gestion
Munissez-vous d’outils efficaces afin de simplifier vos tâches de gestion et être certain de bien respecter toutes les lois en place. Pour ce faire, centralisez vos tâches dans un logiciel de gestion d’employés qui vous permettra de gérer les horaires, suivre le temps de travail, communiquer avec votre équipe, reconnaître leur bon travail, classer les dossiers du personnel, etc.
Ainsi, vous passerez moins de temps à faire des tâches administratives. Vous pourrez donc vous concentrer sur ce qui compte vraiment : vos employés.
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