Tout savoir sur les horaires de travail : dossier complet

À travers les disponibilités de tout un chacun, les absences de dernière minute, l’achalandage qui varie constamment, la création des horaires peut rapidement devenir complexe et accaparer énormément de votre temps.

Pourtant, les horaires de travail sont un outil de gestion du personnel essentiel afin d’assurer les opérations de l’entreprise et respecter les normes du travail en place.

Dans cet article, vous en apprendrez plus sur :

• Les meilleures pratiques à adopter concernant la gestion des horaires de vos employés;
• Les meilleurs conseils pour optimiser la gestion des horaires de travail;
• Les différents types de quarts de travail;
• Les lois qui encadrent les horaires de travail.

Les meilleures pratiques quant à la gestion des horaires de travail

Lorsque vous êtes en charge des horaires de votre équipe, il n’y a qu’une chose que vous pouvez prévoir… et c’est que des imprévus surviendront.

Maladies, accidents, empêchements, malentendus, les raisons peuvent être nombreuses. L’important est de demeurer flexible et d’avoir des solutions faciles à portée de main.

Comprendre vos besoins et ceux de vos employés

Lorsque vous créez les horaires de votre équipe, assurez-vous d’avoir une bonne compréhension des besoins de votre organisation, afin de planifier suffisamment d’employés à l’horaire. Ainsi, vous vous assurerez que vos employés soient en mesure d’offrir un service de qualité à vos clients, sans toutefois être exténués.

Évitez de mettre à l’horaire des employés qui ne sont pas disponibles et essayez toujours de respecter leurs limites et préférences. Si les employés sentent que leurs contraintes sont respectées, ils auront un meilleur lien de confiance envers l’entreprise et seront beaucoup plus enclins à donner le meilleur d’eux-mêmes.

Si vous respectez vos besoins et ceux de vos employés, vous vous assurez d’offrir un bon équilibre vie personnelle et vie professionnelle aux membres de votre équipe et d’atteindre les objectifs de l’entreprise.

Mettre des limites claires

Expliquez clairement les règles à suivre et les protocoles ou les processus liés aux horaires à vos employés. Plus vos attentes seront claires, moins les problèmes seront grands.

Expliquez-leur comment : 

• faire des demandes de congé;
• changer leurs disponibilités;
• partager leur nombre d’heures idéal;
• savoir à partir de quand ils sont considérés comme en retard, quelles sont les raisons valides pour une absence, etc.

Faire preuve de flexibilité

Permettez à vos employés d’échanger de quart de travail lorsqu’ils ont des imprévus. Rien de pire que de travailler dans un endroit où l’horaire de travail est coulé dans le béton et où il est impossible de le changer.

Équilibrez les horaires pour que ce ne soit pas toujours les mêmes employés qui doivent travailler lors des quarts plus difficiles ou à des moments moins intéressants.

Par exemple, assurez-vous de donner une fin de semaine de congé de manière régulière à vos employés, même aux étudiants. Cela leur permettra un meilleur équilibre vie personnelle et travail.

Qui sait, cela permettra peut-être de réduire le nombre de demandes de congé puisque les employés pourront mieux planifier leurs activités en fonction de leur horaire.

5 conseils pour optimiser la gestion des horaires de travail

Pour que les opérations de l’entreprise se déroulent sans anicroche, la gestion des horaires de travail doit être soigneusement orchestrée.

Voici nos meilleurs conseils pour créer le meilleur horaire de travail.

1. Munissez-vous des bons outils

Utilisez un logiciel de gestion des employés afin de simplifier toutes vos tâches de gestion.

Par exemple, avec Agendrix vous pourrez créer les horaires à partir des disponibilités et préférences soumises par vos employés, leur partager leur planning en un seul clic et faire des mises à jour en temps réel directement dans un seul outil.

L’horaire parfait en quelques minutes.

Créez des horaires qui respectent les disponibilités de vos employés – et vos besoins en effectifs.

Découvrez Agendrix

Cette solution collaborative vous permettra d’améliorer la communication au sein de votre entreprise, d’augmenter la satisfaction des employés et de réduire le nombre d’erreurs liées à la gestion des horaires.

Vous pourrez du même coup vous concentrer sur des tâches encore plus importantes puisque vous sauverez énormément de temps grâce à un outil performant.

2. Analysez vos besoins de main-d’oeuvre

Plus vous aurez une bonne compréhension de vos besoins, plus vous serez en mesure de bien planifier les horaires. Si vous n’êtes jamais sur le plancher et n’essayez pas de comprendre la réalité de vos employés, les chances que votre horaire ne soit pas réaliste sont plus élevées.

Assurez-vous que vous avez assez d’employés pour que les membres de votre équipe prennent des vacances. Pensez à engager des employés à temps partiel, des étudiants ou même des employés saisonniers selon la nature de votre entreprise.

Pour mieux prévoir les moments achalandés et créer les horaires en conséquence, faites ces trois actions : 

• Calculez soigneusement votre coût de main-d’œuvre;
• Allez sur le plancher pour constater l’étendue des tâches à accomplir;
• Demandez l’opinion de vos employés.

3. Donnez du temps de repos aux employés

Pour être en mesure de donner le meilleur d’eux-mêmes, vos employés doivent pouvoir se reposer. Ainsi, optimiser les horaires veut aussi dire planifier suffisamment de temps de repos.

Par exemple, assurez-vous que vos employés aient toujours 2 jours de congé consécutifs afin de recharger leurs batteries. N’hésitez pas non plus de mettre à l’horaire les temps de pause et de repas afin que les employés prennent le temps de les prendre.

Essayez aussi d’offrir suffisamment de semaines de vacances aux membres de votre équipe. Au Canada, la loi vous oblige à offrir 2 semaines de vacances par année, mais soyons honnêtes, ce n’est pas assez. Si vous pouvez vous le permettre, offrez-en leur davantage.

Vos employés seront plus productifs et performants au travail et cette condition de travail avantageuse vous permettra d’attirer et de retenir les talents.

4. Anticipez les problèmes

Si vous avez déjà des solutions en place pour les problèmes les plus courants, vous gagnerez énormément de temps dans la gestion des horaires.

Par exemple, votre employé vous laisse un message à 7 h pour vous dire qu’il a la gastro et ne pourra se présenter pour son quart de travail à 9 h. Pas de panique, suivez le protocole que vous avez mis en place lors d’absence non prévue.

Allez créer un quart ouvert dans votre application de gestion des horaires et envoyez-le à tous vos employés disponibles et qualifiés.

Entre temps, en tant que gestionnaire, c’est votre rôle de vous assurer que les opérations de l’entreprise continuent. Vous devrez donc peut-être vous présenter au travail afin de remplacer votre employé vous-même, si aucun membre de votre équipe n’est disponible.

Gardez un œil sur votre application de gestion des horaires et dès que vous aurez la confirmation que quelqu’un peut remplacer l’employé, vous pourrez retourner à vos tâches habituelles.

N’hésitez pas à planifier plus d’employés à l’horaire dans les moments d’achalandage ou à instaurer des quarts sur appel pour pallier au manque d’employés tout en respectant votre budget.

5. Maîtrisez les lois du travail

Les règles à respecter concernant les lois du travail peuvent être très compliquées. C’est pourquoi il est essentiel de vous munir d’outils qui vous permettront de bien les respecter.

Ainsi, la majorité des logiciels de gestion des horaires vous permettront de modifier les paramètres pour respecter les lois en place. Vous pourrez déterminer le nombre d’heures de travail maximum par semaine, limiter les heures supplémentaires et respecter les temps de repos obligatoires.

Utiliser un logiciel de gestion des horaires vous permettra aussi de mieux protéger les données de vos employés. Ainsi, vous pourrez mettre à jour et sécuriser les données RH des membres de vos équipes facilement.

Quels sont les différents types de quarts de travail?

Tout dépendant du type d’entreprise et de l’industrie dans lequel vous œuvrez, il existe une multitude de types de quarts de travail. Ainsi, l’horaire de travail d’un restaurant, d’une résidence pour personne âgée ou d’un festival ne se ressemblera pas du tout.

En tant que gestionnaire, voici les types de quarts de travail que vous devriez connaître :

• Les quarts de travail de jour : généralement entre 8 h et 17 h, ces quarts de travail sont typiquement d’une durée de 8 h, mais peuvent être plus ou moins longs selon les besoins de l’entreprise. Les employés qui cumulent davantage d’expérience au sein de l’entreprise préfèrent typiquement ce genre de quart puisqu’ils peuvent avoir leur soirée libre avec leur famille.
• Les quarts de travail de nuit : généralement entre 23 h et 8 h le lendemain, ces quarts de travail sont généralement les plus difficiles à combler et les plus épuisants pour les employés. Plusieurs entreprises choisissent donc d’offrir des bonis afin d’inciter les employés à travailler de nuit. Ces quarts sont répandus dans des industries telles que les soins de santé, la sécurité, et les services hôteliers.
• Les quarts de travail de soir : généralement entre 17 h et 23 h, ces quarts sont souvent travaillés par les employés à temps partiel ou les étudiants. Ils sont parfois moins longs que les quarts de jour et permettent d’assurer le service aux clients, et ce, même en soirée. La restauration est un excellent exemple d’industrie dans laquelle les quarts de travail de soir sont répandus.
• Les quarts de travail en rotation : ces quarts peuvent être de jour, de soir ou de fin de semaine. Ils requièrent que les employés travaillent selon la rotation établie afin que personne ne doive assurer les mêmes quarts en tout temps. Cela permet aux entreprises d’offrir des fins de semaine de congé sur une base régulière à leurs employés, par exemple. Un exemple commun d’un horaire en rotation est un horaire de travail une fin de semaine sur deux.
• Les quarts de travail sur appel : les quarts sur appel nécessitent que les employés soient disponibles pour travailler si l’entreprise le requiert (en cas d’urgence, si l’achalandage est plus élevé que prévu, si du travail se présente, etc.). Ils ne garantissent cependant pas d’heures pour le personnel. Ces quarts sont répandus dans des industries telles que les soins de santé, le tourisme, l’événementiel, etc.
• Les quarts de travail de fin de semaine : ces quarts peuvent être de jour, de soir ou de nuit et sont travaillés le samedi ou le dimanche. Ils sont souvent comblés par les employés à temps partiel ou les étudiants, mais peuvent aussi être travaillés par les employés à temps plein selon l’horaire établi par le gestionnaire.
• Les quarts fractionnés (ou « split shifts ») : ces quarts requièrent que les employés travaillent deux quarts dans la même journée, entrecoupés d’une pause plus ou moins longue. Par exemple, un employé dans un restaurant travaille pour le service du midi entre 11 h et 14 h et pour le service du soir entre 18 h et 22 h.

Quelles sont les lois qui régissent les horaires de travail?

En France, les employeurs ont plusieurs obligations envers leurs employés. Celles-ci peuvent grandement varier selon l’industrie dans laquelle l’entreprise œuvre et les conventions ou accords d’entreprise en place.

Ainsi, chaque employeur devrait se référer aux chargés des ressources humaines afin de s’assurer de respecter toutes les lois en place.

En bref, voici quelques exemples d’obligations :

• L’horaire doit être affiché au moins 7 jours ouvrés à l’avance;
• La semaine normale de travail est de 35 heures;
• Les employeurs doivent offrir 20 minutes de pause-repas après 6 heures de travail consécutives;
• Les employés doivent avoir 35 heures de repos consécutives chaque semaine;
• Le 1er mai doit être chômé et payé ou payé s’il est travaillé.

Au Canada, les lois peuvent varier d’une province à une autre. Elles peuvent aussi être différentes si un emploi se trouve sous la responsabilité du gouvernement fédéral.

Ainsi, il est toujours mieux de se référer aux lois locales afin de s’assurer que l’horaire de travail des employés répond aux obligations des employeurs.

En bref, voici quelques exemples de lois à suivre au Québec:

• Les employés peuvent refuser de rentrer travailler s’ils n’ont pas été informés de leur horaire au moins 5 jours à l’avance;
• La semaine normale de travail est de 40 heures;
• Les employeurs doivent permettre à leurs employés de prendre une pause-repas non rémunérée de 30 minutes après 5 heures de travail consécutives;
• Les employés doivent avoir 32 heures de repos consécutives chaque semaine;
• Les jours fériés doivent être chômés et payés ou l’employé doit recevoir une indemnisation s’il doit travailler.

Si vous voulez avoir plus d’informations, consultez l’article suivant : Horaires de travail : vos obligations en tant qu’employeur.