Comment optimiser l’horaire de travail de votre pharmacie

Il peut s’agir d’un vrai casse-tête, surtout si vous portez le chapeau de pharmacien et de gestionnaire. Par contre, la création et la gestion des horaires sont critiques pour le bon fonctionnement des activités de votre pharmacie et la satisfaction de vos employés.

Des horaires équilibrés et bien planifiés permettent à la fois d’offrir un meilleur service à la clientèle, mais aussi d’assurer à vos employés un équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle.

Dans cet article, vous en apprendrez plus sur :

• Les responsabilités principales d’un pharmacien/gestionnaire;
• Les facteurs à considérer lors de la création des horaires de votre pharmacie;
• Des exemples d’horaires de travail de pharmacie;
• Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des horaires de travail;
• Les questions les plus courantes concernant l’utilisation d’un logiciel de gestion des horaires de travail.

Vos responsabilités principales en tant que pharmacien

Les responsabilités principales d’un pharmacien vont souvent bien au-delà de préparer, conserver et remettre les médicaments aux patients afin d’assurer leur santé.

Le métier de pharmacien vient souvent avec des responsabilités liées au bon déroulement des opérations de la pharmacie telles que :

• La gestion efficace des opérations : gérer les stocks, assurer la supervision du travail des techniciens de laboratoire, rester à jour sur la réglementation pharmaceutique, communiquer avec les fournisseurs, etc.
• Le service à la clientèle : conseiller les patients, répondre à leurs questions, assurer leur sécurité, etc.
• La gestion du personnel : recruter et embaucher les nouveaux employés, offrir les formations nécessaires au personnel, créer et gérer les horaires de travail, etc.

Les tâches connexes sont particulièrement importantes puisqu’elles influencent directement la réputation de votre pharmacie (ce qui a même un impact sur votre réputation, si elle porte votre nom).

Saviez-vous que 78 % des pharmaciens pratiquent dans le secteur d’activité du commerce au détail?

La qualité du service à la clientèle peut grandement varier selon les différents employés qui travaillent dans l’établissement. C’est pourquoi les pharmaciens-propriétaires devraient utiliser les meilleures pratiques de gestion du personnel afin d’assurer la réussite de leur entreprise.

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Quoi considérer lors de la création des horaires de travail de votre pharmacie

Les heures d’ouverture

La première chose à prendre en compte lors de la création des horaires de votre pharmacie est les heures d’ouverture. Selon les besoins de vos clients et les disponibilités de vos employés, vous pourrez déterminer les heures d’ouverture les plus adéquates pour votre établissement.

N’oubliez pas non plus de prendre en considération les heures de livraison afin de vous assurer qu’il y aura quelqu’un présent pour recevoir la marchandise.

Ainsi, certaines pharmacies pourraient être ouvertes du lundi au vendredi entre 8h et 18h seulement, alors que d’autres choisiront plutôt d’être ouvertes tous les jours entre 9h et 22h, voire 24 heures sur 24.

Les besoins opérationnels de votre pharmacie

La gestion des besoins opérationnels d’une pharmacie est intrinsèquement liée au fonctionnement global de l’entreprise et permet d’assurer son succès.

Ainsi, lorsque vous vous penchez sur la création de l’horaire, n’oubliez pas de prendre en compte les aspects suivants :

• La gestion des stocks : assurer que l’établissement offre des produits qui conviennent aux besoins de la clientèle, que ceux-ci sont disponibles en quantité suffisante, que les produits périmés sont retirés des étagères, etc.;
• La conformité aux lois et réglementation en place : respecter les réglementations en place incluant les lois du travail et la réglementation en lien avec les activités pharmaceutiques;
• La sécurité des patients : mettre en place des protocoles qui protègent les patients et permettent d’éviter les erreurs;
• La gestion des ressources humaines : respecter les différents rôles et positions des employés, créer et gérer les horaires de travail, offrir des formations pertinentes, etc.;
• La gestion des outils informatiques : utiliser des outils pertinents pour protéger les données des patients et des employés, faciliter la communication avec les professionnels de la santé, etc.

Cette liste non exhaustive de besoins opérationnels permet de mieux comprendre la complexité des opérations d’une pharmacie.

Les différents types de quarts de travail

Utiliser différents types de quarts de travail lors de la création des horaires vous permettra de mieux prendre en considération les besoins de votre établissement et ceux de vos employés.

Voici quelques exemples des quarts de travail les plus répandus :

• Quarts de jour : généralement d’une durée de 8h, entre 8h et 18h;
• Quarts de soir : peuvent être plus ou moins longs selon les heures d’ouverture de la pharmacie, généralement entre 18h et minuit;
• Quarts de nuit (si applicable) : ces quarts sont généralement plus difficiles pour les employés et peuvent avoir des impacts importants sur leur bien-être, entre minuit et 8h;
• Quarts de fin de semaine et lors de fériés : ces quarts sont souvent moins populaires, ils peuvent être cependant intéressants pour les étudiants ou les personnes qui recherchent un emploi à temps partiel.

Chacun de ces quarts de travail a des avantages et des désavantages qui peuvent influencer le bien-être des employés. Il est donc important de les considérer lors de la création des horaires.

Certains employés pourraient préférer certains quarts de travail pour diverses raisons. Il est donc pertinent de leur demander quelles sont leurs préférences afin de créer un horaire de travail qui convient le mieux à tous.

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Les besoins et les demandes des employés

La création des horaires de travail nécessite aussi de prendre en compte les besoins et les demandes des employés afin d’assurer un environnement de travail sain et offrir des conditions de travail intéressantes et concurrentielles.

Voici des exemples de besoins ou de demandes que pourraient formuler vos employés :

• Les demandes de congé : vacances annuelles, congés pour raisons personnelles, congés non payés, etc.;
• Les absences imprévues : annoncées ou non, congé maladie, etc.;
• Les demandes d’échanges de quart de travail : pour pallier aux imprévus, afin d’accommoder un employé, etc.;
• Les heures supplémentaires : afin d’assurer les activités de l’entreprise;
• Les préférences des employés : le nombre d’heures minimum et maximum par semaine, les quarts préférés, etc.
• L’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle : horaires flexibles, échange de quarts de travail, changement de disponibilités, etc.

Exemples d’horaires de pharmacie

Pour vous permettre de visualiser concrètement à quoi peut ressembler un horaire de pharmacie, voici quelques exemples.

1. Horaire typique dans une pharmacie

Un horaire typique de pharmacie nécessite typiquement 1-2 pharmaciens et 1-3 techniciens de laboratoire afin de couvrir toutes les heures d’ouverture de la journée sans imposer de trop longs quarts de travail aux employés.

En plus du personnel derrière le comptoir, il faut aussi prévoir le bon nombre de caissières et même des commis afin de faire la réception de la marchandise, de placer les produits sur les étagères et d’assurer le service à la clientèle.

Heures d’ouverture : 9 h à 20 h, 7 jours sur 7.

Exemple d’horaire pour une journée typique

• Caissière 1 : 8h30 à 17h
• Caissière 2 : 16h à 20h30
• Pharmacien 1 : 8h à 16h30
• Pharmacienne 2 : 13h à 20h30
• Technicienne de laboratoire 1 : 8h30 à 17h
• Technicien de laboratoire 2 : 13h à 20h30
• Commis : 10h à 18h30

2. Horaire d’une pharmacie ouverte 24 heures sur 24

Une pharmacie ouverte 24 heures sur 24 nécessite beaucoup plus de personnel. Le nombre d’employés nécessaire peut cependant grandement varier selon l’achalandage.

Par exemple, vous aurez peut-être besoin de plus d’employés entre 16 h et 20 h, et fonctionnerez avec un nombre d’employés réduit pendant la nuit. Bien entendu, un pharmacien devra être présent en tout temps.

Ce type d’horaire vient souvent avec des enjeux importants de recrutement et de rétention de personnel en raison des quarts de nuit.

Heure d’ouverture : 24 h sur 24, 7 jours sur 7

Exemple d’horaire pour une journée typique

• Caissière 1 : 7h à 15h30
• Caissière 2 : 9h à 18h
• Caissière 3 : 15h30 à minuit
• Caissière 4 : 11h30 à 7h30
• Pharmacienne 1 : 7h à 15h30
• Pharmacien 2 : 12h à 20h30
• Pharmacien 3 : 17h à 1h
• Pharmacien 4 : 23h30 à 7h30
• Technicienne de laboratoire 1 : 7h30 à 16h
• Technicienne de laboratoire 2 : 12h30 à 21h
• Technicien de laboratoire 3 : 16h à minuit
• Technicien de laboratoire 4 : minuit à 8h
• Commis : 7h à 15h

3. Horaire d’une pharmacie ouverte en semaine seulement

Certaines pharmacies ne sont ouvertes qu’en semaine puisqu’elles partagent les locaux avec un bureau de médecin, par exemple. Ce type d’établissement permet d’offrir aux employés des conditions de travail intéressantes et facilite le recrutement et la rétention du personnel.

Heure d’ouverture : lundi au vendredi, 8 h à 17 h 30

Exemple d’horaire pour une journée typique

• Caissière 1 : 7h30 à 15h30
• Cassière 2 : 9h à 18h
• Pharmacienne 1 : 7h à 15h
• Pharmacien 2 : 10h à 18h
• Technicienne de laboratoire 1 : 7h30 à 15h30
• Technicienne de laboratoire 2 : 9h à 18h
• Commis : 9h à 17h30

4. Horaire variable d’une pharmacie

Certaines pharmacies décident plutôt d’avoir un horaire flexible qui varie selon le moment de la semaine. Cela permet aux clients de pouvoir venir faire leurs achats au moment qui leur convient le mieux de même que d’offrir des horaires de travail intéressants aux employés.

Heure d’ouverture : lundi au vendredi, 9 h à 20 h, samedi et dimanche de 10 h à 17 h

Exemple d’horaire d’une journée de semaine

• Caissière 1 : 8h30 à 17h
• Caissière 2 : 16h à 20h30
• Pharmacien 1 : 8h à 16h30
• Pharmacienne 2 : 13h à 20h30
• Technicienne de laboratoire 1 : 8h30 à 17h
• Technicien de laboratoire 2 : 13h à 20h30
• Commis : 10h à 18h30

Exemple d’horaire d’une journée de weekend

• Caissière 1 : 9h30 à 17h30
• Pharmacienne 1 : 9h à 17h30
• Technicienne de laboratoire 1 : 10h à 17h30
• Commis : 9h à 17h30

Trucs et astuces pour créer le meilleur horaire possible

Nécessairement, chacun de ces exemples doit être adapté à la réalité de votre établissement. Ainsi, vous pourriez avoir besoin de plus ou moins de personnel tout dépendant de l’achalandage de votre pharmacie.

Les horaires de vos employés devraient toujours prendre en compte les temps de pause et de pause-repas. Vous devez aussi vous assurer d’avoir assez de personnel sur le plancher afin de répondre à vos patients et clients.

Ne négligez surtout pas les tâches connexes à accomplir et n’hésitez pas à ajouter du personnel afin d’assurer que toutes les tâches soient accomplies sans mettre de pression inutile à vos employés.

Finalement, assurez-vous d’avoir assez de personnel pour couvrir les absences, prévues ou non, de vos employés. Pour y parvenir, n’hésitez pas à embaucher des employés à temps partiel ou à embaucher des étudiants.

Le logiciel de gestion des horaires de travail, un allié pour votre pharmacie

Utiliser un logiciel de gestion des horaires de travail est un allié de taille pour les pharmaciens qui souhaitent simplifier et moderniser leurs méthodes de travail et améliorer le bien-être de leurs employés.

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Sauver du temps et de l’argent

Utiliser un logiciel de gestion des horaires vous permettra de réduire considérablement le temps que vous accordez à la création et à la gestion des horaires des employés.

Vous pourrez centraliser toutes vos tâches à un seul endroit. Ainsi, vous serez en mesure de créer les horaires directement dans le logiciel, les partager avec vos employés et les modifier au besoin. Le tout sera accessible en ligne, à partir de n’importe quel ordinateur ou appareil mobile.

Vos employés auront aussi accès à leur horaire en tout temps sur leur téléphone intelligent. Vous serez même en mesure de voir s’ils l’ont consulté ou non.

Vous pourrez aussi centraliser vos communications avec vos employés. Ainsi, vous éviterez les heures passées à répondre à des courriels, textos ou même à retourner les appels des membres de votre équipe.

Un logiciel de gestion des horaires vous aidera aussi à réduire le nombre d’erreurs dans les horaires, augmentant du même coup la satisfaction de vos employés.

Le logiciel de gestion des horaires Agendrix vous permet même d’informatiser, de centraliser et gérer les dossiers du personnel. Vous ne perdrez donc plus de temps à naviguer entre différents logiciels pour trouver toutes les informations dont vous avez besoin.

Mieux suivre le temps et les présences

La plupart des logiciels de gestion des horaires offrent aussi le suivi du temps et des présences des employés.

Ainsi, les employés peuvent pointer leurs heures directement dans le logiciel. Ce dernier se charge d’enregistrer le tout et d’identifier les pointages qui diffèrent de l’horaire. Vous pourrez donc approuver rapidement les heures de travail et envoyer le tout au logiciel de paie en un seul clic.

Utiliser les bons outils permet donc d’être plus efficaces, mais aussi de réduire le vol de temps et d’identifier rapidement les absences répétées ou non justifiées, par exemple.

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Automatiser vos processus

Un des avantages les plus importants des logiciels de gestion des horaires est d’automatiser les processus RH dans votre entreprise.

Par exemple, vous pouvez créer des modèles d’horaires afin de faciliter la création de ceux-ci à chaque semaine. Vous pouvez ainsi créer des horaires rotatifs plus facilement afin d’assurer la satisfaction de vos employés.

Vous avez aussi accès à la banque de congé de chacun de vos employés en un clin d’œil, ce qui vous permet de mieux gérer les demandes de congé. Ces demandes peuvent d’ailleurs être formulées à même le logiciel et vous pouvez les approuver en quelques clics. L’horaire est automatiquement mis à jour afin d’éviter les oublis.

Les logiciels de gestion des horaires tels qu’Agendrix offrent une panoplie de fonctionnalités afin d’aider les gestionnaires à moderniser leurs méthodes de gestion.

Certains logiciels offrent même une version gratuite afin que vous puissiez en faire l’essai.

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Découvrez comment ces pharmaciens ont transformé leur gestion d’horaires

Plusieurs pharmaciens qui ont décidé d’utiliser le logiciel de gestion des horaires Agendrix ont d’ailleurs vu des répercussions vraiment bénéfiques dans leur entreprise.

Par exemple, Jessica, pharmacienne-propriétaire, a délaissé le papier et le crayon au profit d’Agendrix et explique qu’elle est en mesure de créer ses horaires 2 fois plus rapidement qu’auparavant. De plus, la centralisation de toutes les informations lui permet de créer les horaires plusieurs mois à l’avance et les modifier au fur et à mesure au besoin selon les disponibilités et les contraintes des employés.

On ne devrait pas mettre autant de temps pour faire nos horaires. Sauver ce temps-là permet de l’investir où ça compte réellement.

– Jessica Bouchard, Pharmacienne-propriétaire — Familiprix

Alex Caron, lui aussi pharmacien-propriétaire, a réussi à réduire le temps consacré à la création et la gestion des horaires de travail de 3 heures à seulement 25 minutes par semaine. Il explique qu’avec Agendrix, il est plus facile de mettre à jour l’horaire et de s’assurer que les employés ont toujours accès à la bonne version.

Il y avait tellement de changements à l’horaire que garder une version à jour avec toutes les bonnes informations était réellement un défi.

– Alex Caron, Pharmacien-propriétaire — Accès Pharma

Les gestionnaires qui utilisent un logiciel de gestion des horaires comme Agendrix sont en mesure de réaliser leurs tâches beaucoup plus rapidement et efficacement.

Conclusion

Créer les horaires de travail de votre pharmacie n’est pas de tout repos. Cela nécessite une compréhension approfondie de vos responsabilités en tant que gestionnaire et pharmacien, des besoins opérationnels de votre entreprise, des méthodes de gestion modernes des employés, et j’en passe.

Utiliser un logiciel de gestion des horaires tel qu’Agendrix vous permet de simplifier vos processus et de vous assurer d’avoir toute l’information dont vous avez besoin à portée de main.

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