Guide ultime pour réussir vos entrevues téléphoniques

Une entrevue téléphonique est un appel entre un candidat et un employeur potentiel. Il s’agit souvent des balbutiements du processus de recrutement d’une entreprise, c’est-à-dire l’étape de la présélection.

De nombreuses organisations se servent des entrevues téléphoniques pour améliorer leur processus de recrutement et trier les candidatures reçues plus rapidement.

Que vous soyez un recruteur aguerri ou un gestionnaire à ses débuts, ce guide vous fournira certainement des informations intéressantes pour vous aider à faire des entrevues téléphoniques efficaces et pertinentes.

Dans cet article, vous apprendrez :

• Pourquoi faire une entrevue téléphonique;
• Comment préparer et mener une entrevue téléphonique;
• Quels signes observer pendant l’appel;
• Quelles questions poser aux candidats.

Pourquoi faire une entrevue téléphonique?

Les entrevues téléphoniques permettent aux recruteurs d’appeler les candidats qui ont des qualifications intéressantes afin de valider s’ils cadrent avec la culture d’entreprise.

En tant que recruteur, vous devez aussi essayer de découvrir si le candidat pourrait bien s’entendre avec sa future équipe de travail et apporter des connaissances ou des aptitudes complémentaires.

Vous devez aussi valider quelques exigences importantes telles que leurs disponibilités, le nombre d’heures souhaitées, ou par exemple la validité de leur permis de conduire si ces critères sont essentiels pour le poste.

L’entrevue téléphonique est souvent plus détendue que l’entrevue en personne puisqu’il s’agit de l’étape de présélection. Les candidats sont donc souvent moins stressés.

L’entrevue téléphonique est un outil qui permet d’être proactif et d’entrer rapidement en contact avec les candidats.

Dans un marché où la pénurie de main-d’œuvre est reine, il est essentiel de contacter rapidement les candidats qui vous intéressent. Les candidats qui ont des profils intéressants ne restent habituellement pas longtemps en mode recherche d’emploi.

Le plus grand avantage de faire une entrevue téléphonique est de réduire le nombre d’entretiens que vous aurez à mener en personne ou par vidéo. Elle vous fait donc gagner du temps (et de l’argent) dans votre processus de recrutement.

C’est une pratique efficace dans des domaines où le taux de roulement d’employés est plus élevé comme la restauration, le commerce au détail ou le tourisme.

💡Certains logiciels de gestion d’employés, comme Agendrix, vous permettent rapidement de voir les plages horaires où vous avez besoin de personnel. Ils vous permettent aussi de télécharger des rapports afin d’avoir une meilleure vue d’ensemble sur vos besoins de main-d’œuvre pour mieux planifier votre processus de recrutement.

Comment préparer et mener une entrevue téléphonique?

L’entrevue téléphonique n’est pas une rencontre qui va autant en profondeur que l’entretien d’embauche, mais elle requiert quand même de la préparation de votre part.

Elle se déroule généralement en 3 grandes étapes.

1. La préparation

Dressez une liste des questions que vous souhaitez poser aux candidats pendant l’entrevue téléphonique. Allez-y avec des questions plus générales qui peuvent fonctionner pour tous les candidats.

Vous pouvez aussi vous inspirer des guides d’entrevue téléphonique disponibles en ligne afin de créer le vôtre.

Ensuite, quand vous recevez un C.V. intéressant, bonifiez votre questionnaire d’entrevue avec des questions spécifiques pour le candidat. Évitez de leur poser des questions auxquelles ils ont déjà répondu dans votre formulaire de demande d’emploi. Après tout, vous leur demandez de remplir ce document pour une raison!

N’oubliez surtout pas d’entrer en contact avec les candidats par courriel afin de déterminer un moment où vous pouvez les appeler. Sans quoi, vous risquez de les prendre au dépourvu et ne pas leur permettre d’être à leur meilleur.

Soyez aussi prêt à faire des entrevues en dehors des heures normales de bureau pour accommoder les candidats qui sont encore à l’embauche d’un autre employeur.

Fait vécu

J’ai déjà reçu un appel d’un possible employeur sans que ce dernier ait pris rendez-vous avec moi. C’est probablement une des pires entrevues que j’ai passé de ma vie.

Mon interlocuteur m’a tellement prise au dépourvue. Je n’étais pas du tout préparée pour la discussion et je ne suis pas arrivée à donner des réponses satisfaisantes. Disons que l’appel a été très bref. 😅

À bien y penser, j’aurais simplement dû demander à la recruteuse de me rappeler à un autre moment. Mais dans le feu de l’action, j’avais préféré jouer la carte de la candidate toujours prête. Dans tous les cas, c’est une pratique à éviter si vous voulez que les candidats se sentent à l’aise et gardent un bon souvenir de votre processus de recrutement.

2. L’entrevue téléphonique

L’entrevue téléphonique devrait durer entre 15 et 30 minutes maximum. Il s’agit d’abord et avant tout d’une discussion pour apprendre à mieux connaître les candidats. Ainsi, évitez de les bombarder de questions et soyez plutôt en mode écoute.

Installez-vous dans un endroit calme et dépourvu de distraction afin d’être pleinement concentré dans votre tâche.

Au début de l’appel, présentez-vous rapidement et présentez votre entreprise en 1 ou 2 phrases pour mettre votre interlocuteur à l’aise.

Ensuite, posez des questions au candidat et laissez-le élaborer. N’oubliez pas non plus d’aller dans des sujets plus personnels pour bien comprendre son parcours professionnel et saisir un peu mieux sa personnalité.

Essayez aussi de vous intéresser à ses réponses. Si vous faites plusieurs entrevues de suite, il est facile d’entrer dans un mode robot. 🤖 Prenez donc le soin de ne pas planifier plusieurs appels de suite afin d’être à 100 % présent dans chacune des entrevues.

💡 N’hésitez pas à prendre des notes et efforcez-vous de parler clairement. Faites attention à votre débit et votre ton de voix!

3. Le suivi

Si un candidat vous semble prometteur, n’hésitez pas à lui proposer une entrevue en personne ou par vidéo dès la fin de l’appel. Le marché de l’emploi est souvent compétitif, alors il vous faut être proactif.

Dites toujours aux candidats quelles sont les prochaines étapes et laissez-les savoir quand ils peuvent s’attendre à une réponse de votre part. D’ailleurs, ne les faites pas trop attendre et convoquez en entrevue les candidats intéressants le plus rapidement possible.

Prenez toujours le temps d’envoyer un courriel aux candidats que vous avez passé en entrevue, même si c’est pour leur annoncer que vous n’irez pas plus loin avec eux dans le processus de recrutement. Ainsi, ils garderont un meilleur souvenir de votre entreprise.

Et qui sait, peut-être qu’un jour, ils appliqueront de nouveau sur un poste et ils auront le profil parfait.

Quels signes devez-vous observer pendant l’appel?

Pendant l’entrevue, soyez attentif aux réponses, à l’attitude et au ton des candidats. Cherchez à déterminer ce que le non-verbal des candidats vous communique : sont-ils motivés et intéressés par l’entreprise? De plus, est-ce que leur profil et leur personnalité semblent cadrer avec votre culture d’entreprise?

Gardez en tête qu’il n’existe pas de candidat parfait. Essayez plutôt d’identifier les candidats qui sont curieux, ont le désir d’apprendre et souhaitent développer leurs connaissances. À cette étape, misez sur les soft skills des candidats, vous aurez la chance d’évaluer leurs hard skills plus tard dans votre processus de recrutement.

Les red flags

Les red flags sont des signaux d’alerte à garder en tête. Il peut s’agir d’indices qui indiquent qu’un candidat n’est peut-être pas la personne idéale pour occuper le poste. 🚩🚩

Voici quelques exemples

Si le candidat manque vraiment d’enthousiasme, voire qu’il semble tout à fait désintéressé par ce que vous dites, ce n’est pas de très bon augure.

S’il semble très distrait et qu’il n’est pas vraiment à l’écoute de ce que vous dites, cela peut vouloir dire que l’appel n’est pas vraiment important pour lui. Il est donc peut-être mieux de poursuivre votre processus de recrutement avec des candidats intéressés et plus motivés. Sinon, vous pouvez aussi lui proposer de le rappeler à un moment plus opportun.

Si un candidat semble n’avoir que des commentaires négatifs pour tous ses anciens employeurs, il s’agit d’un très gros red flag. Certes, le candidat peut avoir vécu des expériences négatives, mais il devrait être en mesure d’expliquer pourquoi de manière posée.

Fiez-vous aussi à votre intuition, si le courant ne semble pas passer, si les réponses du candidat sont vagues, ou si le candidat n’est pas en mesure de répondre à vos questions, il est peut-être préférable d’aller de l’avant avec d’autres candidats plus prometteurs.

Quels sont des exemples de questions à poser pendant une entrevue téléphonique?

Pour vous aider à mieux structurer vos entrevues téléphoniques, voici les meilleures questions à poser aux candidats.

Questions à propos de l’entreprise

Ces questions permettent de mesurer la motivation des candidats. S’ils ont fait de la recherche à propos de l’entreprise et qu’ils semblent bien comprendre la nature des activités, c’est un très bon signe!

• Qu’est-ce qui t’a attiré dans l’offre d’emploi?
• Pourquoi aimerais-tu travailler pour notre entreprise?
• As-tu déjà été client chez nous?
• Comment as-tu connu l’entreprise?

Questions sur les expériences de travail

Ces questions vous permettront de déterminer si le candidat sera en mesure de bien effectuer ses tâches et s’épanouir dans son nouvel emploi.

• Pourquoi cherches-tu un nouvel emploi?
• Pourquoi as-tu quitté ton dernier emploi?
• Qu’aimais-tu le plus de tes anciens emplois?
• Qu’aurais-tu changé dans tes anciens emplois?
• Quelles compétences as-tu renforcées ou mises à jour récemment?
• Pourquoi crois-tu avoir les compétences pour le poste?

Questions sur la personne

Ces questions permettent aux candidats de se mettre de l’avant. Vous serez aussi en meilleure mesure d’évaluer si leur profil correspond à ce que vous recherchez.

• Décris-moi un accomplissement dont tu es fier.
• Quel style de management préfères-tu chez un patron?
• Qu’est-ce qui te motive dans ta vie professionnelle?
• Quelles sont tes passions?
• Peux-tu me parler de ton parcours professionnel?

Questions à propos du poste

Ces questions vous permettront d’évaluer si le candidat répond à vos exigences pour le poste à combler.

• Quelles sont tes attentes salariales?
• Quels avantages sociaux sont indispensables pour toi?
• As-tu des questions à propos du poste?
• À partir de quand es-tu disponible?
• Es-tu disponible pour travailler les soirs et les fins de semaine?

Devenez un pro du recrutement

Si vous devez faire des entrevues téléphoniques pour la première fois, n’hésitez pas à vous pratiquer avec un collègue. Chose certaine, vous avez tout pour être bien préparé et faire de votre processus de recrutement un moment agréable.

En espérant que vous arriverez à trouver votre nouvelle recrue le plus rapidement possible et à optimiser vos processus de gestion.