Une gestion efficace des horaires de PME avec 10 éléments clés

Plusieurs PME ont du mal à optimiser la planification des horaires de leurs employés. Voici quelques conseils pratiques que vous pouvez utiliser pour surmonter vos difficultés en matière de planification.

Qu’est-ce que la gestion des horaires?

La gestion des horaires est le processus de planification, de création, de communication, de modification et de suivi des horaires des employés. Les gestionnaires qui excellent dans la gestion efficace des horaires des employés constatent une amélioration de la productivité de l’équipe, de la satisfaction au travail, de la fidélisation des employés, du service à la clientèle et des performances globales de l’entreprise.

L’importance de la planification des horaires de travail

Le Project Management Institute a mené de nombreuses études soulignant la valeur des bonnes pratiques en matière de planification de projets. Son rapport 2018 «Pulse of the Profession» montre que :

• Les entreprises qui sous-estiment la planification des tâches ont un taux d’échec de ces tâches de 67%;
• Les entreprises qui accordent la priorité à la planification ont un taux de réussite des projets supérieur à 60%.

La gestion d’une entreprise, et donc la planification des horaires des employés, peut bénéficier grandement de l’application de méthodes de planification de projets. Par exemple, les PME peuvent améliorer la planification du personnel en adoptant l’approche JTBD (Jobs-to-be-Done). L’approche JTBD consiste à décomposer les tâches en fonction des jobs spécifiques à effectuer, avec des étapes claires et orientées vers l’objectif de la réalisation du projet.

10 facteurs clés de la gestion des horaires

Une gestion efficace des horaires nécessite de prendre en compte plusieurs facteurs. Voici quelques points clés à garder en tête :

1. Des objectifs clairement définis : comprenez ce que vous essayez de réaliser. Les objectifs guident le processus de planification et servent de référence pour mesurer les progrès accomplis. Vous pouvez utiliser les prévisions de ventes ou les moments de fort achalandage des clients pour vous aider à fixer vos objectifs.

2. La priorisation des tâches : toutes les tâches ne sont pas égales. Utilisez des outils tels que la matrice d’Eisenhower pour différencier les tâches urgentes-importantes, importantes-non urgentes, urgentes-non importantes et non urgentes-non importantes.

3. La disponibilité des ressources : considérez les ressources à votre disposition. Cela inclut le temps de travail des membres de l’équipe, mais aussi de leurs compétences et les outils physiques ou numériques nécessaires à l’accomplissement des tâches.

💡 Truc : Connaissez avec certitude les moments où les employés sont disponibles pour travailler en leur faisant remplir un formulaire de disponibilité. Cela permettra de documenter clairement la disponibilité ou l’indisponibilité des employés et d’éviter les malentendus, la frustration et la confusion.

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Utiliser un logiciel de planification des horaires des employés vous permet généralement de visualiser les postes et l’ancienneté des employés, vous permettant de vous assurer que vous planifiez le personnel ayant la formation et l’expérience appropriées pour des quarts de travail spécifiques.

4. Les dépendances entre les tâches : certaines tâches ne peuvent pas commencer tant que d’autres ne sont pas terminées. La cartographie de ces relations permet d’éviter les goulets d’étranglement et les retards.

5. La flexibilité : les changements inattendus sont inévitables. En prévoyant une certaine souplesse dans l’horaire, vous pouvez vous adapter à ces changements sans faire dérailler l’ensemble de ce qui est planifié. Par exemple, prévoir du personnel sur appel en cas de forte affluence inattendue peut éviter des maux de tête et maintenir votre service à la clientèle à un niveau souhaitable.

6. La communication : gardez les canaux de communication ouverts avec les employés de l’équipe. Ils doivent être au courant de l’horaire, de leurs responsabilités individuelles et de tout changement qui survient.

💡 Truc : Évitez d’utiliser les plateformes de médias sociaux afin de maintenir une communication professionnelle avec les membres de l’équipe. Le logiciel de gestion des horaires Agendrix dispose d’un outil de communication interne dédié que les équipes peuvent utiliser. Les gestionnaires peuvent facilement partager les horaires de travail avec tous les membres de l’équipe, voir qui a consulté l’horaire, et plus encore.

7. L’utilisation de la technologie : envisagez d’utiliser des outils de gestion de projet et de planification. Ils permettent d’automatiser les tâches répétitives, de donner de la visibilité et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

💡 Truc : Les logiciels de gestion des horaires vous permettent de simplifier la planification des quarts de travail en fonction d’un certain nombre de critères prédéterminés (ancienneté, compétences, seuils d’heures supplémentaires, etc.) Cela vous permet de suivre les coûts de main-d’œuvre, de faciliter les échanges de quarts de travail et de simplifier la gestion des salaires.

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8. Les révisions régulières : les horaires doivent être dynamiques et non statiques. Des révisions régulières permettent de les ajuster en fonction des besoins afin qu’ils soient réalistes et réalisables.

9. L’implication des parties prenantes : veillez à ce que toutes les parties prenantes, incluant les clients et les membres de l’équipe, soient impliquées dans le processus. Leur contribution peut s’avérer précieuse pour créer un calendrier complet et pratique.

💡 Truc : En matière de gestion de projet, l’adhésion des parties prenantes est essentielle à la réussite du projet. Réalisez des sondages périodiques et anonymes auprès de vos employés afin de prendre le pouls de votre équipe de projet et de déterminer les pratiques de planification que vous devriez améliorer.

10. Les périodes tampons : Prévoyez toujours des périodes tampon pour les retards ou les problèmes inattendus. Cela permettra d’éviter que l’ensemble du projet ne soit retardé en raison de circonstances imprévues.

Les JTBD pour la planification des horaires et les obstacles communs pour les PME

Ci-dessous, nous appliquons l’approche JTBD (Jobs-to-be-done) à la planification des horaires des employés d’une PME hypothétique présentant des problèmes et enjeux communs.

JTBD #1: Préparer les horaires des employés

Un problème courant pour les gestionnaires :

« Je perds trop de temps à préparer et à adapter les horaires de mes employés. Cela me laisse peu ou pas de temps pour m’atteler à des tâches plus stratégiques et plus orientées vers le client. »

Les obstacles typiques des gestionnaires :

1. J’ai la disponibilité des employés sur les posts-its, par SMS, Facebook Messenger, courriel, etc.
2. Je reçois des demandes de congé d’un peu partout. J’essaie de prendre en note le tout, mais parfois j’oublie où j’ai mis mes notes.
3. Comme je n’ai pas une vue d’ensemble de la disponibilité des employés et des demandes de congés, il n’est pas toujours facile de respecter la disponibilité des employés. Je finis souvent par planifier des employés alors qu’ils ne sont pas disponibles. Je dois ensuite revenir en arrière et ajuster les horaires de travail plus souvent que je ne le souhaiterais.

JTBD #2: Veiller à ce que les employés prennent connaissance de l’horaire

Un problème courant pour les gestionnaires :

« Il y a souvent une confusion entre les membres de l’équipe quant à la version la plus récente de l’horaire de travail – autrement dit, quelle est la bonne version. »

Les obstacles typiques des gestionnaires :

1. En raison de cette confusion, les employés ne savent pas toujours quand ils doivent se présenter au travail.
2. Parfois, je dois renvoyer des gens chez eux parce qu’ils se sont présentés au travail alors qu’ils n’auraient pas dû.
3. Les employés sont frustrés lorsqu’ils se présentent au travail alors que ce n’est pas prévu à l’horaire. Certains ont même quitté l’entreprise. La dernière chose dont j’ai besoin, c’est de perdre de bons employés.

JTBD #3: Maintenir une communication claire avec les employés

Un problème courant pour les gestionnaires :

« La communication avec mon équipe est un véritable gâchis. Il y a tellement d’échanges avec le personnel sur de multiples canaux différents. Cela prend beaucoup trop de temps, et des informations importantes tombent parfois entre deux chaises. »

Les obstacles typiques des gestionnaires :

1. J’ai du mal à trouver et à suivre les informations concernant les employés, les demandes de congés, les échanges d’équipes, etc.
2. J’ai besoin d’ajouter des employés sur les médias sociaux pour pouvoir communiquer avec eux (comme sur Facebook Messenger).
3. L’utilisation d’une plateforme de médias sociaux brouille la frontière entre la vie personnelle et la vie professionnelle : je crains qu’ajouter des employés en tant qu’amis sur mon compte personnel n’expose un jour l’entreprise à des problèmes juridiques. De plus, je ne peux pas être sûr que nos communications sont sécurisées puisque n’importe qui peut accéder au compte Messenger d’un employé.

JTBD #4: Suivre les heures travaillées

Un problème courant pour les gestionnaires :

« Il est tellement difficile et fastidieux d’assurer le suivi des heures planifiées et des heures réellement travaillées de chacun. Il est encore plus difficile de faire correspondre les feuilles de temps avec la paie. »

Les obstacles typiques des gestionnaires :

1. Je ne peux pas savoir si le personnel travaille réellement pendant les heures prévues sans comparer manuellement les feuilles de temps avec l’horaire.
2. Certains employés finissent par faire plus d’heures supplémentaires que je ne le souhaiterais. Je m’inquiète de l’épuisement des employés, des coûts de main-d’œuvre et du non-respect de certaines lois du travail.
3. Je dois vérifier manuellement les heures travaillées : pauses, quarts fractionnés, etc. Ensuite, je dois calculer tout cela pour la paie. Ce processus prend beaucoup de temps et je ne peux pas garantir que je ne ferai pas d’erreurs lors de la transcription.

Comment Agendrix aide les PME à surmonter les problèmes d’horaires liés aux JTBD

JTBD #1: Préparer les horaires des employés

Comment Agendrix aide :

Le logiciel de planification des horaires Agendrix centralise tout ce qui concerne les horaires, de la disponibilité des employés et des demandes de congés jusqu’aux postes, compétences et salaires des employés, etc.

JTBD #2: Veiller à ce que les employés prennent connaissance de l’horaire

Comment Agendrix aide :

Chacun dispose toujours de la dernière version des horaires, de sorte que les membres de l’équipe savent toujours quand ils doivent se présenter au boulot. Les employés peuvent accéder à l’horaire via leur application mobile ou sur leur ordinateur. Le logiciel indique même aux gestionnaires quels membres de l’équipe ont vu l’horaire, de sorte qu’il n’y a pas de devinettes.

JTBD #3: Maintenir une communication claire avec les employés

Comment Agendrix aide :

Agendrix dispose d’une plateforme de communication interne dédiée aux employés afin de centraliser toutes les communications de l’équipe en un seul endroit. Les gestionnaires n’ont plus besoin de chercher des informations ou de déranger les employés sur leurs comptes de médias sociaux personnels. La plateforme peut être utilisée pour publier des documents et envoyer des messages (écrits ou audio) à des personnes ou des équipes spécifiques, voire à l’ensemble de l’entreprise.

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JTBD #4: Suivre les heures travaillées

Comment Agendrix aide :

Le logiciel de planification des horaires Agendrix assure le suivi automatique des heures de travail. Il vous permet de transformer n’importe quel appareil — tablette, téléphone intelligent, téléphone fixe ou ordinateur — en horloge pointeuse. Chaque fois que les employés saisissent leurs entrées et leurs sorties, leurs feuilles de temps sont remplies avec précision, en temps réel.

Le logiciel transfère également automatiquement ces heures travaillées vers le système de paie. Les gestionnaires peuvent facilement comparer le travail planifié et les heures réellement travaillées, ce qui signifie moins d’erreurs et moins de temps passé à vérifier les divergences.

Conclusion

Les avantages de l’automatisation de la planification des horaires de vos employés sont nombreux. Une meilleure productivité des équipes, un taux de fidélisation du personnel plus élevé et un meilleur service à la clientèle ne sont que la pointe de l’iceberg. L’utilisation d’un logiciel de planification vous aidera à améliorer l’expérience des employés et à faire progresser votre entreprise.

Quel que soit votre secteur d’activité ou la taille de votre entreprise, il existe une solution de planification des horaires de travail qui vous convient.

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