Gestion des feuilles de temps : Excel et Agendrix

Les employés doivent remplir des feuilles de temps ou des feuilles de présence afin que leurs heures de travail soient répertoriées. Le responsable de la paie doit ensuite valider chacune des feuilles de temps, c’est-à-dire s’assurer que les heures pointées sont les bonnes, qu’il n’y a pas d’entrées de temps manquantes, que les heures supplémentaires sont bien comptabilisées, etc.

Les feuilles de temps doivent ensuite être envoyées à un service comptable afin que les employés reçoivent leur paie. Toutes ces étapes sont indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise.

Pour faciliter la gestion des feuilles de temps, plusieurs entreprises se tournent vers des logiciels.

Comparons comment Excel et le logiciel de gestion d’horaires Agendrix peuvent aider à gérer les feuilles de temps des employés.

Le pointage des heures de travail

Excel

Avec Excel, les employés doivent écrire leurs heures de travail (arrivée, sortie, pauses) sur une feuille de papier ou dans un document Excel. Les gestionnaires doivent donc se fier à l’honnêteté des employés pour comptabiliser leurs heures.

Les heures de chacun des employés doivent ensuite être regroupées manuellement dans un seul document Excel.

Agendrix

Avec Agendrix, les employés pointent leurs heures de travail directement dans le logiciel qui tient un registre des entrées et des sorties. Les gestionnaires peuvent utiliser l’appareil de leur choix pour le pointage des entrées de temps de leurs employés : tablette, cellulaire, ordinateur, téléphone fixe, etc.

Le logiciel permet de voir rapidement si les heures pointées concordent avec les heures qui ont été planifiées à l’horaire. Les feuilles de temps sont accessibles en ligne, et peuvent être imprimées si nécessaire.

Il est même possible de recevoir une alerte lorsqu’un employé à l’horaire ne pointe pas. Les gestionnaires peuvent aussi activer l’option du questionnaire COVID afin de s’assurer que leurs employés ne sont pas malades.

Lorsque les employés pointent, ils peuvent aussi laisser des notes à l’attention de leur gestionnaire. Par exemple, ils peuvent mentionner qu’ils ont travaillé 30 minutes supplémentaires à la demande d’un autre gestionnaire. Cela facilite donc la gestion des irrégularités dans les feuilles de temps.

L’approbation des feuilles de temps

Excel

Avec Excel, les gestionnaires doivent vérifier chacune des entrées de temps manuellement. Ils doivent aussi vérifier si les heures pointées correspondent aux heures planifiées afin de faire le suivi de leur coût de main-d’œuvre.

Si une entrée de temps semble manquer, ils doivent communiquer par téléphone, courriel ou texto avec les employés concernés afin de valider le tout et s’assurer d’avoir les bonnes données pour gérer les paies.

Agendrix

Le logiciel Agendrix permet d’approuver automatiquement les entrées de temps qui respectent les critères des gestionnaires. Par exemple, si les heures pointées correspondent aux heures qui ont été planifiées dans l’horaire, les heures peuvent être préapprouvées automatiquement.

Les problèmes de pointage sont mis en évidence. Si un employé n’a pas pointé ou a pointé avant ou après les heures planifiées, les gestionnaires devront approuver manuellement ces heures.

Le suivi du coût de main-d’œuvre se fait automatiquement dans le logiciel en fonction des heures planifiées.

L’exportation des feuilles de temps vers le système de paie

Excel

Avec Excel, il n’est pas possible d’automatiser l’exportation des feuilles de temps vers un système de paie. Les gestionnaires doivent donc télécharger manuellement un document Excel conforme au format requis dans le système de paie.

Agendrix

Avec Agendrix, une fois les feuilles de temps approuvées, les gestionnaires peuvent les exporter directement dans leur logiciel de paie en un clic. Agendrix offre des intégrations avec les logiciels de paie les plus populaires.

Sinon, il est aussi possible d’exporter les heures de travail dans un document Excel afin que les gestionnaires puissent envoyer le tout à leur comptable.

Pourquoi choisir d’utiliser Excel?

Excel est une solution peu coûteuse et qui ne nécessite pas d’acheter du matériel supplémentaire puisque la plupart des entreprises utilisent déjà la suite Microsoft dans leurs activités quotidiennes.

Par contre, utiliser Excel pour gérer les feuilles de temps des employés augmente le risque d’erreurs. Comme le logiciel n’est pas disponible en ligne, le partage et la protection des informations sont aussi plus difficiles. Assurer les suivis avec les employés est aussi plus complexe.

💡 Excel est une bonne solution pour les petites équipes et pour les entreprises dont les employés travaillent toujours aux mêmes heures.

Pourquoi choisir d’utiliser Agendrix?

Le logiciel de gestion d’horaires Agendrix est une solution plus dispendieuse qu’Excel. Cependant, il permet d’automatiser une multitude de processus et fait gagner énormément de temps aux gestionnaires.

En utilisant Agendrix, les paies des employés sont moins sujettes aux erreurs. Cela contribue à améliorer la satisfaction et la confiance des employés. Le logiciel est facile d’utilisation, et le service à la clientèle offre du support autant aux gestionnaires qu’aux employés.

💡 Le logiciel de gestion d’horaires Agendrix est une excellente solution pour les équipes de plus de 5 employés et pour les entreprises qui doivent gérer des heures de travail variables (jour, soir, nuit, weekend, etc.).

La gestion des feuilles de temps de vos employés est une tâche cruciale au bon déroulement des activités de votre entreprise. Vous devriez donc utiliser des outils performants qui répondent vraiment à vos besoins.