10 façons efficaces de gérer les conflits d’horaire et d’améliorer le moral des employés

Si vous tentez de façon proactive d’éviter les conflits d’horaire et si vos employés se sentent écoutés et soutenus dans leurs besoins reliés aux horaires de travail, ils sont plus susceptibles de se montrer mobilisés et prêts à être productifs. De plus, vos opérations et votre productivité ne seront pas affectées par des ressources en personnel limitées.

Dans cet article, je vous explique comment gérer les conflits de quarts de travail, les changements de disponibilité, les quarts en double et plus encore. Prêt à améliorer votre planification des horaires? 🚀

Qu’est-ce qu’un conflit d’horaire?

Les conflits d’horaire surviennent lorsque deux rendez-vous ou événements se chevauchent. Par exemple, lorsqu’un employé est affecté à des heures qui se chevauchent ou lorsque son quart de travail est prévu à un moment qui ne correspond pas à sa disponibilité.

Des conflits d’horaire peuvent également survenir lorsque le nombre de personnes devant travailler est suffisant, mais il faut un nombre minimum de personnes possédant des certifications spécifiques pour travailler à chaque quart, et cette exigence n’est pas respectée, ce qui entraîne un conflit de compétences. Par exemple, deux commis peuvent être prévus dans la même plage horaire, mais pas de gestionnaires.

Pourquoi des conflits d’horaire ont-ils lieu?

Erreurs humaines, logiciels qui ne fonctionnent pas correctement, ou changements de dernière minute : voilà quelques facteurs qui peuvent causer des conflits d’horaire.

• La mauvaise communication : courriels manqués, SMS lus trop tard ou quelqu’un qui entend mal quelqu’un d’autre lorsque les horaires sont discutés oralement : ce sont simplement des choses qui arrivent. Surtout si vous n’avez pas de canal dédié pour échanger au sujet des horaires de travail et des disponibilités de vos employés.
• Les changements inattendus : un employé tombe malade. Des étudiants qui travaillent à temps partiel obtiennent un nouvel horaire de cours. Un parent qui travaille doit aller récupérer son enfant. Il y a une multitude de raisons pour lesquelles les gens doivent changer leur disponibilité, que ce soit de façon continue ou ponctuelle. En tant qu’employeur, il faut reconnaître que ce sont des choses qui arrivent et trouver la meilleure façon de tenir compte de ces changements, plutôt que d’essayer de les combattre—vous ne pouvez pas empêcher la vie d’avoir lieu.

• Les erreurs humaines : si vous créez manuellement des horaires de travail, des erreurs se glisseront de temps à autre, simplement par inadvertance ou en cochant la mauvaise case. Si votre outil de planification ne fait pas de vérification automatique, il est facile de passer à côté de ces erreurs.
• Les ressources en personnel limitées : il est plus probable que des conflits d’horaire surviennent lorsque vous manquez de personnel. Un employé qui se déclare malade peut alors déclencher une série de conflits d’horaires.
• Les politiques de planification inadéquates : vos politiques de planification doivent être claires. Assurez-vous que les employés connaissent les règles relatives aux demandes de congé et que des systèmes sont en place pour faciliter la planification des horaires pour tout le monde.

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Quels problèmes les conflits d’horaire engendrent-ils?

Ils ne causent pas seulement des pertes de productivité. Voici ce qui se produit chaque fois qu’un conflit d’horaire survient.

Conséquences des conflits d’horaire à court terme

Tout d’abord : vous devrez soit trouver un remplaçant, soit gérer les conflits d’horaire d’une autre manière, par exemple en fermant des parties de vos opérations ou de votre service client pour la journée.

Ce qui aura fort probablement les conséquences suivantes :

• Des niveaux de stress accrus dans votre entreprise et une diminution de la productivité;
• Une baisse du moral des employés causée par des heures de travail supplémentaires ou une charge de travail doublée;
• Un impact négatif sur la satisfaction de la clientèle en raison des temps d’attente plus longs ou de la qualité moindre du service à la clientèle.

Il est essentiel que les problèmes de dotation en personnel qui touchent directement les clients soient résolus le plus tôt possible. Ils pourraient sinon entacher votre réputation.

Conséquences des conflits d’horaire à long terme

Si les conflits d’horaire persistent, cela peut directement affecter la satisfaction des employés. Les employés pourraient avoir l’impression que leur temps n’est pas respecté ou que leur charge de travail est trop lourde à gérer.

Si les employés doivent souvent prendre des quarts de travail ou faire des heures supplémentaires en raison de conflits d’horaire, ils pourraient ne pas être en mesure de se reposer correctement entre les quarts. Cela provoquera de la frustration, une augmentation des erreurs et une baisse de la qualité du travail.

Ce qui peut avoir un effet domino considérable :

• Un taux de roulement plus élevé (entraînant encore plus de conflits d’horaire) : vos employés n’attendront pas éternellement pour voir les conflits d’horaire résolus. S’ils deviennent trop fréquents ou trop stressants, les gens changeront probablement d’emploi.
• De la difficulté à attirer de nouveaux talents : Glassdoor, les médias sociaux, les collectivités locales — les nouvelles circulent rapidement. Si une entreprise devient connue pour ne pas être la meilleure pour établir les horaires de ses employés, il lui sera de plus en plus difficile de combler les trous.
• Une réduction du niveau d’engagement des employés : ce n’est pas seulement la satisfaction au travail qui diminue chaque fois qu’un conflit d’emploi du temps survient. Les gens finiront par fournir moins d’efforts dans leur travail et se sentiront moins impliqués.
• Une diminution de la loyauté de votre clientèle : vos clients finiront par remarquer des problèmes répétés causés par des conflits d’horaire, ce qui entraînera une réduction de la satisfaction au travail et une baisse de la loyauté de la clientèle.
• Des coûts de main-d’œuvre plus élevés : à long terme, les conflits d’horaire récurrents peuvent également conduire à ce que trop d’employés se présentent ou travaillent au-delà de leur semaine de travail habituelle. Si vous devez payer des heures supplémentaires ou faire intervenir davantage de personnes, cela finira par se voir sur la paie.
• Une responsabilité légale accrue : c’est particulièrement le cas si les employés n’obtiennent pas la rémunération qu’ils méritent pour leurs heures supplémentaires ou s’ils n’ont pas suffisamment d’heures libres entre les quarts de travail. Mais la loi peut également intervenir si la sécurité des employés (ou des consommateurs) est menacée en raison du manque de personnel.

Quels sont les avantages de résoudre les conflits d’horaire?

La gestion des conflits d’horaire est essentielle pour assurer le bon fonctionnement de votre organisation et satisfaire les membres de votre personnel. Voici d’autres avantages liés au fait de maîtriser la situation :

• Une satisfaction accrue des employés : vos employés vous remercieront d’avoir adopté une approche proactive pour simplifier les horaires et le processus de gestion d’horaire. Ils ne seront pas surchargés ni dépassés, ou n’auront pas à modifier leurs horaires personnels du jour au lendemain, ce qui stimulera votre niveau de rétention des employés.
• Une satisfaction et fidélité accrues de la clientèle : des temps d’attente plus courts, des employés heureux, cordiaux et disponibles pour répondre aux questions au besoin – vos clients bénéficieront immédiatement d’une gestion efficace des horaires.
• Une diminution de l’absentéisme : si vous gérez les conflits d’horaire, ils surviendront moins fréquemment à l’avenir. Si les employés savent et remarquent qu’ils peuvent travailler pendant leurs quarts de travail préférés, que leur disponibilité est respectée et qu’ils n’auront pas à faire d’heures supplémentaires, ils sont moins susceptibles de se désister ou de manquer le travail.

6 types de conflits fréquents de gestion des horaires de travail

Des congés maladie dernière minute, des gestionnaires avec un double rendez-vous, une réunion à des heures impossibles : il y a plusieurs types de conflits d’horaire à surveiller. Voici les plus courants :

1. Les quarts de travail qui se chevauchent

L’un des conflits d’horaire les plus courants est d’avoir trop d’employés qui ont été prévus pour travailler pendant la même période. Le chevauchement des quarts de travail se produit également lorsque l’horaire de travail prévoit qu’un employé doit travailler deux quarts en même temps. Ou lorsque deux employés doivent travailler le même quart et le même poste, alors qu’en réalité une seule personne est nécessaire.

2. Double réservation

Lorsqu’un employé doit travailler à deux endroits ou succursales différents, ou sur deux projets différents en même temps. Le clonage humain n’est pas autorisé, ce conflit signifie donc que vous aurez besoin d’effectifs supplémentaires. 🫠

3. Conflits de congés

Si plusieurs employés souhaitent prendre congé en même temps, cela peut entraîner un conflit d’horaire. C’est l’un des conflits d’horaire les plus courants durant les périodes de vacances comme le temps des fêtes ou la période estivale. C’est pourquoi il est important d’encourager les employés à planifier leurs vacances le plus tôt possible.

4. Conflits de disponibilité

Les conflits de disponibilité ont lieu lorsque la disponibilité d’un employé change de façon inattendue et entre en conflit avec les quarts de travail prévus. Ou lorsque vous ne respectez tout simplement pas la disponibilité des employés lors de la création de l’horaire de travail.

5. Conflits d’heures supplémentaires

Lorsqu’un employé doit travailler plus d’heures qu’il n’est autorisé à le faire ou qu’il n’est en mesure de faire.

6. Conflits de compétences

Ce type de conflit survient lorsqu’un employé doit effectuer un quart de travail qui nécessite un des compétences particulières qu’il ne possède pas.

💡 Conseil de pro : pour trouver une solution appropriée à vos besoins, identifiez les conflits d’horaire les plus courants pour votre organisation.

Gestion des conflits d’horaire: 5 stratégies efficaces

La plupart des entreprises feront face à d’éventuels conflits d’horaires. Voici ce que les bons gestionnaires font pour se remettre sur la bonne voie.

1. Ne vous attardez pas sur ce qui a mal tourné

La gestion des absences et des conflits d’horaire consiste d’abord à trouver des solutions. Ce n’est pas le moment de chercher des coupables. Surtout s’il y a une tâche urgente à accomplir. Acceptez simplement que des désistements de dernière minute se produisent et que des conflits d’horaire peuvent survenir, même avec une planification minutieuse.

2. Évaluez la situation

Dans certains cas, l’incidence d’un conflit d’horaire n’est pas aussi grave qu’on ne pourrait le croire. En fonction de l’achalandage ce jour-là, voyez s’il est vraiment nécessaire de faire entrer quelqu’un d’autre ou de faire faire des heures supplémentaires à un employé déjà sur place.

3. Offrez des options et de la flexibilité

Au lieu de plonger dans l’horaire pour nommer des remplaçants, demandez d’abord aux employés s’ils souhaitent échanger ou prendre des quarts de travail supplémentaires. Leur donner les moyens de prendre les choses en main et de trouver une solution mutuellement avantageuse rendra tout le monde plus heureux à long terme.

Un conflit d’horaire peut ainsi se transformer en opportunité pour un membre de l’équipe qui souhaite faire des heures supplémentaires, par exemple.

4. Priorisez le bien-être des employés

Quelle est la meilleure façon de prioriser le bien-être des employés? Prévenir les conflits d’horaire en premier lieu. Mais s’ils se produisent, assurez-vous de garder l’équilibre entre le travail et la vie personnelle à l’esprit lorsque vous traitez des conflits d’horaire.

À moins que cela ne soit absolument inévitable, ne sollicitez pas les membres de l’équipe qui ne sont pas disponibles ou les employés qui ont récemment accumulé beaucoup d’heures supplémentaire.

5. Faites des suivis

Une fois les conflits d’horaire résolus, faites un suivi auprès de chaque membre de l’équipe concerné pour voir s’il est satisfait de la prise en charge et du résultat. Cela vous aidera à prévenir les futurs conflits d’horaire, en plus de démontrer à vos employés que leur expérience compte.

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5 conseils préventifs pour prendre les devants

Évitez les conflits d’horaires et faites en sorte que vos employés et vos clients soient satisfaits de ces pratiques exemplaires.

1. Évitez les conflits d’horaire grâce à un logiciel de planification intelligent

Un logiciel de gestion des horaires peut vous aider à empêcher les conflits d’horaire et à assurer que votre gestion des horaires se déroule bien en général. Lorsque vous utilisez un tel outil de planification, les conflits d’horaire, comme de prévoir un quart pour membres d’équipe non disponibles ou la double réservation ne peuvent tout simplement pas se produire.

Un logiciel de gestion des horaires vous aide également pour la planification de projet et peut vous aider à vous assurer que vous avez des personnes compétentes disponibles à des moments précis.

2. Utilisez un outil de communication dédié

L’une des façons les plus simples d’éviter les conflits d’horaire est d’encourager la communication et la collaboration au sein de l’équipe. Si la communication se fait sur plusieurs canaux, il est impossible de suivre les changements, les demandes des employés ou les changements de quarts.

Un logiciel de communication comme Agendrix vous propose une solution unique pour vous et vos employés : il fait partie de l’application, est facile à utiliser et avertit les bonnes personnes au bon moment. Vous pouvez partager des messages audios et écrits, en plus de savoir qui a bien lu les messages envoyés.

3. Faites des prévisions fondées sur des données antérieures

Tirez profit de vos données! Si vous recueillez des renseignements qui vous donnent une idée de la charge de travail de certains jours ou de certaines semaines, vous pouvez les utiliser pour créer des prévisions et adapter vos horaires en conséquence.

4. Permettez les échanges de quarts de travail

Permettez aux employés d’échanger des quarts de travail sans avoir à passer par toutes sortes d’obstacles et de processus d’approbation. En leur confiant le contrôle de l’horaire de travail, vous gagnerez du temps et leur donnerez le sentiment d’être plus appréciés.

5. Mettez à disposition un horaire centralisé, disponible en tout lieu et en tout temps

Avoir un horaire centralisé est essentiel pour éviter les erreurs et les conflits dans votre planification. Idéalement, votre horaire devrait être disponible en ligne en tout temps, par exemple par le biais d’une application comme Agendrix.

Ainsi, tout le monde peut toujours accéder à la dernière version de l’horaire, même lorsqu’ils ne sont pas près d’un ordinateur ou du lieu de travail, ce qui permet à votre équipe de vérifier leur horaire lorsqu’ils sont en déplacement et de remarquer s’il y a des erreurs tôt dans le processus.

Si vous cherchez plus d’inspiration pour créer vos horaires de travail, consultez ces conseils pour planifier les horaires des employés.

Luttez contre les problèmes d’horaire

Si vous voulez que votre milieu de travail soit un environnement sans stress où les employés peuvent vraiment se concentrer sur leurs tâches et vos clients, ça commence par vos horaires. Laissez aller votre vieille feuille de calcul et voyez comment un logiciel de gestion d’horaire peut faire toute la différence. Utilisez notre guide de planification des quarts de travail pour commencer.