Formulaire de disponibilité des employés pour gérer les horaires de travail
Faire le suivi des disponibilités de vos employés peut s’avérer une tâche qui demande beaucoup de travail, de temps et d’énergie.
Il est souvent difficile de s’y retrouver et le risque d’erreur est grand. Ces lacunes peuvent entraîner des coûts de main-d’œuvre additionnels. Un formulaire de disponibilité des employés peut faire la différence.
Dans cet article, vous apprendrez :
- Ce qu’est un formulaire de disponibilité des employés;
- Quelle est la pertinence de ces formulaires;
- Comment accéder à un modèle gratuit de formulaire de disponibilité;
- Des trucs et des conseils pour l’utilisation du formulaire de disponibilité;
- Comment Agendrix peut aider à mieux planifier les horaires des employés;
- Des réponses aux questions fréquemment posées sur les formulaires de disponibilité.
Qu’est-ce qu’un formulaire de disponibilité des employés?
Un formulaire de disponibilité est rempli par les employés afin d’informer les gestionnaires ou chefs d’équipe des quarts de travail qui peuvent ou ne peuvent pas leur être attribués.
Généralement, les gestionnaires utilisent ces formulaires pour faciliter la planification des horaires. Le temps gagné par les gestionnaires peut ensuite être réinvesti à des tâches plus productives, comme accorder davantage d’attention au service à la clientèle.
Un formulaire de disponibilité des employés devrait comprendre :
- Les coordonnées de l’employé : Nom, numéro de téléphone et courriel;
- Les disponibilités de l’employé : Les journées et les heures où l’employé est disponible pour le travail;
- Les indisponibilités de l’employé : Les journées et les heures où l’employé ne peut pas travailler;
- Une section commentaires réservée à l’employé pour toute note ou particularité qui pourrait affecter la planification des horaires;
- Une section comprenant la date à laquelle le formulaire est rempli, un espace pour la signature de l’employé et un espace pour la signature du gestionnaire ou du chef d’équipe.
Quelle est la pertinence d’utiliser un formulaire de disponibilité des employés?
Toute tâche récurrente et chronophage qui est sujette à l’erreur humaine et aux coûts inutiles bénéficiera d’une approche structurée et organisée. Cela inclut la planification des horaires des employés.
Les formulaires de disponibilités des employés sont utilisés depuis longtemps. Ce sont des outils pratiques et faciles à utiliser tant par les employés que par les gestionnaires.
Voici les 5 principaux avantages à utiliser un formulaire de disponibilité des employés pour simplifier la planification des horaires :
1. Économiser temps et argent
Un formulaire de disponibilité est l’un des outils que vous pouvez utiliser pour gérer le personnel de façon plus efficace. Il vous fera gagner du temps lorsque vous créez, confirmez et, le cas échéant, modifiez les horaires de travail. Vous pourrez ainsi vous consacrer à des tâches plus importantes.
2. Améliorer la rétention du personnel
Connaître de façon précise les disponibilités de vos employés prévient certains irritants dans les relations de travail. Notamment, vous ne perdez plus de temps à entrer en contact avec des employés pour combler des quarts de travail pour lesquels ils ne sont pas disponibles. En diminuant les frustrations dans votre équipe, vous démontrez à votre personnel et à vos supérieurs que vous avez à cœur le bonheur des employés et la rétention du personnel.
3. Réduire les risques de conflits d’horaire
Un suivi rigoureux des disponibilités du personnel permet de créer des horaires de travail plus précis et de réduire le taux d’absentéisme. Les conflits d’horaire et l’absentéisme peuvent entraîner des pertes de revenus et affecter le service à la clientèle si vous n’arrivez pas à combler les quarts de travail avec un remplaçant adéquat, ou encore des dépenses additionnelles si votre remplaçant effectue des heures supplémentaires.
4. Optimiser le recrutement
En demandant aux membres de votre équipe de remplir régulièrement le formulaire de disponibilité, vous saurez si vous devez embaucher davantage de personnel et, surtout, quels quarts de travail vous devez combler, le cas échéant. Vous serez en mesure de fournir des détails plus précis dans votre offre d’emploi, ce qui rendra le processus d’embauche plus efficace.
5. Automatiser le processus
En soi, le formulaire de disponibilité n’est qu’un document sur lequel un employé indique quand il peut et ne peut pas travailler. La mise en commun de l’information recueillie pour créer un horaire de travail optimal et compatible doit tout de même être faite manuellement.
Il est toutefois possible d’automatiser ce processus grâce à un logiciel de gestion des horaires, qui simplifiera la logistique dans son ensemble, de la visualisation des disponibilités, à l’attribution des quarts de travail et la création de plages horaires.
Avec Agendrix, par exemple, les employés peuvent partager leurs disponibilités et leurs préférences directement à partir de leur téléphone, tablette et ordinateur. Les gestionnaires ont accès à l’ensemble de l’information via l’outil de gestion des horaires intégré à l’application. Ils peuvent ainsi tenir compte des disponibilités et préférences de chacun en un coup d’œil lorsqu’ils planifient l’horaire de la semaine.
Le logiciel de gestion des horaires Agendrix vous épargne du temps et vous évite des tracas en automatisant l’attribution des quarts de travail, les feuilles de temps, les disponibilités, les communications et plus encore.
Formulaire de disponibilité gratuit
Le modèle de planning d’horaires d’Agendrix est un document Word gratuit conçu pour la gestion hebdomadaire de vos employés et de leurs postes de travail. Il vous suffit de l’imprimer et de l’afficher à la vue de tous.
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Comment utiliser le formulaire de disponibilités
- Téléchargez le modèle de formulaire gratuit. Celui-ci sera envoyé directement à votre boite courriel.
- Envoyez le formulaire à remplir aux employés. Vous pouvez l’imprimer, l’envoyer par courriel ou encore le partager grâce à des outils de communication tels Facebook Messenger. Si vous utilisez un logiciel de gestion des horaires comme Agendrix, l’outil intégré permet d’entrer les disponibilités des employés directement dans l’application, rendant la création des horaires plus efficace.
- Révisez les formulaires pour vérifier s’il y a des conflits d’horaire.
- Discutez de tout conflit d’horaire avec les employés et déterminez une solution.
- Tenez les formulaires à jour. Vous devriez envoyer régulièrement une nouvelle version du formulaire à vos employés.
Utiliser Agendrix pour vous aider à mieux planifier les horaires des employés
Il est évident qu’un formulaire de disponibilité est utile, mais, tout comme les grands livres de comptabilité anciennement remplis à la main, il s’agit d’un outil relativement limité et dépassé.
Les entreprises d’aujourd’hui souhaitent davantage d’efficacité en utilisant un logiciel de gestion des horaires. Cela simplifie et automatise tous les aspects de la gestion des quarts de travail, le tout dans un seul outil facile à utiliser pour tous, y compris pour les personnes peu familières avec l’informatique.
Peu importe la taille de l’entreprise, même les gestionnaires de petites équipes ayant des budgets limités tireront un grand avantage d’un logiciel de gestion des horaires, leur permettant de gagner du temps, d’éviter des maux de tête et d’économiser sur les coûts de la main-d’œuvre.
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Pourquoi faire usage d’un formulaire de disponibilité des employés?
Un formulaire de disponibilité documente clairement les moments où un employé peut ou ne peut pas travailler. Cela aide à prévenir les malentendus, la confusion et les frustrations.
Le fait d’avoir toute l’information à portée de main dans un format facile à comprendre permet aux gestionnaires de gagner du temps dans la gestion des horaires. Les employés n’ont ainsi aucune excuse pour manquer un quart de travail ou arriver en retard.
Quelles sont les industries qui utilisent des formulaires de disponibilité?
Un formulaire de disponibilité peut être utilisé par tout gestionnaire ou chef d’équipe qui doit gérer les horaires de plusieurs employés qui travaillent de multiples quarts de travail à différents moments.
Ces formulaires sont amplement utilisés dans les industries suivantes :
- Commerces de détail;
- Pharmacies;
- Résidences pour personnes âgées;
- Construction;
- Restauration;
- Hôtellerie;
- Loisirs et divertissements;
- Tourisme et industries saisonnières;
- Entretien ménager;
- Événements et traiteurs;
- Réseau de la santé;
- Bureaux et centres d’appel;
- Soins à domicile;
- Agences de sécurité;
- Municipalités et villes.
Comment demander leurs disponibilités aux employés?
Il y a plusieurs façons de demander aux employés quelles sont leurs disponibilités : en personne, par téléphone, par message texte ou courriel, via des applications comme Facebook Messenger ou Agendrix, etc.
Une approche plus efficace consiste à utiliser la fonction disponibilités d’Agendrix. Celle-ci permet aux employés d’entrer leurs disponibilités et leurs préférences à partir de l’appareil de leur choix. L’information peut être ajoutée directement dans votre planificateur d’horaire, ce qui vous facilite grandement la tâche au moment de la création des horaires.
Que veut-on dire par disponibilité des employés?
La disponibilité des employés fait référence aux heures et aux jours de la semaine au cours desquels l’employé est disponible et volontaire pour travailler. Par exemple, du lundi au vendredi de 8 h à 17 h.
La non-disponibilité indique donc les moments où l’employé ne peut ni ne veut travailler. Par exemple, les fins de semaine ou les jours de semaine après 17 h.
Quels sont les avantages d’utiliser un formulaire de disponibilité des employés?
Utiliser un formulaire de disponibilité est une façon simple de gagner du temps et de simplifier la planification des horaires. Ces documents recensent les disponibilités de tous les employés par quart de travail et journée de la semaine, le tout dans un simple formulaire aussi facile à remplir pour les employés qu’à utiliser pour les gestionnaires.
Un formulaire de disponibilité aidera à prévenir la confusion et les malentendus concernant les disponibilités à travailler de chaque employé. Il est ainsi beaucoup plus facile de créer les horaires, mais aussi de remplacer un employé absent à la dernière minute, car le gestionnaire n’a qu’à jeter un coup d’œil aux formulaires pour savoir tout de suite qui est disponible pour combler l’absence.
Y’a-t-il des inconvénients à utiliser un formulaire de disponibilité?
Le principal inconvénient à utiliser un formulaire de disponibilité est le fait que ses fonctions sont limitées. Le formulaire ne calcule pas automatiquement le total des heures de travail attribuées à chaque employé ni les coûts de main-d’œuvre. Le document ne peut pas non plus envoyer automatiquement l’horaire à tous les employés ni effectuer des modifications de dernière minute. Ces fonctions qui permettent de gagner en efficacité sont seulement offertes dans un logiciel de gestion d’horaires.
