8 façons d’éviter la surcharge de travail en centralisant la gestion de personnel
La surcharge de travail est une véritable menace, car elle mène doucement les employés et les gestionnaires vers l’épuisement, entraînant une baisse de performance et un fort roulement de personnel.
On parle beaucoup de la surcharge de travail des employés, mais qu’en est-il de celle des gestionnaires? En 2021 seulement, 35 % de gestionnaires auraient souffert d’épuisement professionnel, et la surcharge est loin d’être étrangère à cette statistique.
La surcharge de travail peut ultimement être responsable d’arrêts de travail, de démissions, de baisses de performance. Elle peut également contaminer le climat de travail.
Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, les demandes augmentent, tandis que les ressources, les employés en l’occurrence, diminuent… C’est à ce moment que les bons outils font toute la différence et deviennent des alliés significatifs pour les gestionnaires.
Cet article a donc pour objectif :
- D’expliquer ce qu’est la surcharge de travail;
- De vous proposer 8 façons de diminuer la surcharge de travail d’un gestionnaire grâce à un logiciel de gestion de personnel.
Qu’est-ce que la surcharge de travail?
Quand on pense à la surcharge de travail, on a tendance à imaginer les semaines démesurées d’un employé qui quitte tard le soir ou des heures supplémentaires. Cependant, la surcharge de travail peut sortir de ce cadre.
On parle de surcharge de travail quand les responsabilités professionnelles d’une personne dépassent la normale. Encore faut-il définir la normale, me direz-vous?
Si on se fie aux propos de France St-Hilaire, détentrice d’un doctorat en organisation, habiletés de gestion et santé mentale au travail, les tâches d’une personne doivent respecter le temps disponible, les ressources accessibles et les capacités opérationnelles de la personne en question.
👉 C’est donc de dire qu’un gestionnaire à qui on demande d’accomplir des tâches qui dépassent ses compétences techniques et qui se sent dépassé par la demande, peut vivre une surcharge de travail.
Les composantes de la charge de travail
La charge de travail se décompose en trois morceaux.
- La charge de travail prescrite : ce qui est demandé ou attendu;
- La charge de travail réelle : ce qui est réellement fait;
- La charge de travail perçue : la façon dont l’employé ou le gestionnaire se sent quand on lui donne une tâche ou une responsabilité.
Les conséquences de la surcharge de travail
Plusieurs conséquences découlent d’une surcharge de travail, mais en voici quelques-unes, par catégorie.
- Les conséquences psychologiques : détresse psychologique et stress au travail, démotivation, burnout;
- Les conséquences comportementales : erreurs, oublis et incidents;
- Les conséquences physiologiques : fatigue et épuisement, augmentation du rythme cardiaque.
Évitez la surcharge de travail de vos gestionnaires en centralisant la gestion du personnel
Les tâches relatives à la gestion de personnel occupent une grande place dans l’emploi du temps des gestionnaires. Toutes ces tâches peuvent même donner l’impression de se disputer votre attention, à tel point que vous ne sachiez plus où donner de la tête. C’est ici que se munir des outils adéquats devient pertinent.
Trop, c’est comme pas assez
Aujourd’hui, il y a abondance d’outils technologiques, et cette diversité d’options qui avait pour but de simplifier la vie des gestionnaires a parfois l’effet inverse. 🤯
Vous avez des dossiers employés en format papier, un manuel de l’employé en ligne, les horaires de travail sur excel, des formulaires papiers de demandes de congés, un logiciel de sondages de bien-être au travail..?
Vous n’êtes pas le seul. Et il y a de quoi s’y perdre.
Diminuez la surcharge de travail en réunissant tout sous un même toit
L’une des meilleures manières de gagner du temps et de réduire les chances de surcharge est de centraliser tout ce qui concerne votre gestion du personnel. Rassemblez :
- Les dossiers du personnel;
- L’accueil et intégration des nouveaux employés;
- La création et la gestion des horaires;
- Les demandes de congés et les vacances;
- Les communications de l’équipe;
- Les sondages pour mesurer le bien-être au travail;
- L’outil pour offrir de la reconnaissance à votre équipe.
Tous ces aspects de la gestion du personnel, à un seul et même endroit.
8 façons d’éviter la surcharge de travail en centralisant la gestion du personnel
1. Créez vos horaires de travail en ligne
Les horaires envoyés par Facebook Messenger, ou pire, affichés en format papier, peuvent réellement devenir un casse-tête. Combien de fois, en moyenne, envoyez-vous le même horaire, rectifié, à votre équipe… à cause d’une erreur, d’un congé oublié, d’un remplacement de dernière minute?
Je me rappelle qu’étant serveuse il y a plusieurs années, nous devions nous déplacer directement sur les lieux de travail pour prendre connaissance de l’horaire de la semaine suivante.
Créer les horaires de travail par le biais d’une application de gestion des horaires présente un gain de temps et une légèreté d’esprit inestimables. Certains gestionnaires parlent même de la moitié du temps économisé, tel qu’en témoignent ceux du Siboire. Des notifications sont envoyées à l’équipe ou aux personnes concernées lorsqu’un changement est apporté à l’horaire, permettant de ne pas renvoyer l’horaire à chaque changement.
2. Utilisez des feuilles de temps en ligne
La comparaison entre les heures de travail réelles et les heures prévues peut devenir très exigeante en termes de temps, surtout si vous avez une grande équipe.
Afin de vous éviter plusieurs étapes supplémentaires et de manipulations qui ne font qu’augmenter le risque d’erreurs, il est logique que vos employés entrent leurs heures d’entrée et de sortie dans le logiciel où se trouvent les horaires de travail.
3. Encadrez l’accueil et intégration de vos nouveaux employés
Le processus d’onboarding des nouveaux employés est extrêmement demandant… et tellement important. Vous avez sans doute entendu dire que cette étape appelée onboarding RH est déterminante de la rétention des employés dans votre entreprise. On dit même qu’une majorité de nouvelles recrues quittent dans les premiers mois suivant l’embauche, faute d’avoir été accueillis convenablement.
Je viens donc tout juste de vous offrir une excellente raison de systématiser le processus d’onboarding grâce à un logiciel de gestion de personnel. S’il y a une étape qui peut être laissée au hasard et à la spontanéité dans votre travail, ce n’est officiellement pas celle-ci. 😉
Un processus d’onboarding RH uniformisé
Le processus d’accueil et d’intégration a toujours l’avantage de se dérouler de la même façon, et dans le même ordre.
Dans un logiciel de gestion du personnel, il vous sera possible de créer un processus à répéter pour chaque nouvelle embauche. De plus, vous pourrez utiliser le dossier du personnel afin de faire d’une pierre deux coups et d’entrer les informations personnelles de l’employé dans le logiciel.
Voici un exemple de processus d’accueil et d’intégration à réaliser à l’aide d’un logiciel de gestion de personnel :
- Envoi d’un message de bienvenue;
- Présentation et lecture du livret d’accueil;
- Présentation des outils et du matériel utilisé;
- Questions pour briser la glace et apprendre à connaître votre nouvel employé;
- Collecte d’informations personnelles du nouvel employé.
💡 Ne laissez pas chaque embauche devenir une occasion de vous sentir surchargé et de négliger la première impression qu’a votre nouveau salarié de votre entreprise et de son gestionnaire.
4. Organisez vos dossiers du personnel avec grande attention
Les dossiers du personnel sont un atout dans votre quotidien, puisqu’ils regroupent un ensemble de documents qui permettent la bonne gestion et le suivi des employés dans l’organisation.
Les papiers à remplir par les nouveaux employés peuvent être facilement perdus et les informations prises à différents moments de l’histoire d’un employé ne se retrouvent pas toujours où elles devraient.
Mais où se trouve donc la demande de vacances de Jonathan pour cet été? 🤔
De la même façon, comment s’assurer du suivi et de la progression des membres de votre équipe, de répertorier les notes importantes, les évaluations de rendement, les augmentations salariales? De plus, le suivi des congés et des vacances, des absences également, est facilité via le dossier de chaque employé.
Le dossier du personnel vous décharge donc à plusieurs étapes :
- Lors du processus d’onboarding;
- Au moment de l’offboarding;
- Lors des évaluations du rendement;
- Au moment des augmentations salariales;
- Lorsqu’il est temps de choisir des formations pour optimiser le développement des compétences.
5. Responsabilisez vos employés quant à leur horaire
Concevoir vos horaires de travail grâce à un logiciel de gestion du personnel responsabilise vos employés. Ils deviennent responsables d’être à jour concernant les notifications de modifications d’horaires, peuvent échanger des quarts de travail eux-mêmes s’ils doivent s’absenter à la dernière minute, faire leurs demandes de congés, etc. Ainsi, vous vous déchargez d’une énorme portion de votre travail, soit la gestion des absences et des congés.
Enfin, remettez les remplacements entre les mains des membres de votre équipe — nécessitant votre approbation ou non, ce qui leur offre de la flexibilité à eux et vous décharge.
6. Centralisez les communications avec votre équipe
De plus en plus, les employés ont l’attente de pouvoir séparer leur vie privée de leur vie professionnelle. Peut-être ne seront-ils pas fans à l’idée de devoir ajouter leur superviseur sur Facebook ou Instagram, afin de communiquer avec lui via Messenger.
De votre côté, plutôt que d’être submergé de textos, de messages sur Facebook, de courriels, de post-its annotés, et de ne plus savoir où regarder : centralisez les échanges avec votre équipe.
7. Automatisez le transfert des heures travaillées vers votre système de paie
Lorsque j’ouvrais le restaurant pour lequel je travaillais comme serveuse durant mes études, je me rappelle que le dimanche matin, je voyais systématiquement mon gérant comparer les heures travaillées avec les horaires.
Manuellement, il parcourait les heures poinçonnées pour chacun des quarts de travail de la semaine et s’assurait que personne n’avait oublié de poinçonner sa sortie, notamment. Il validait l’exactitude des heures poinçonnées en se fiant à ce qu’il voyait à l’horaire, soit de manière assez approximative. Ensuite, il calculait les heures travaillées par personne pour la semaine et envoyait les totaux au service des paies. Ouf!
💡 Un logiciel de gestion du personnel qui est intégré à votre système de paie accomplira tout cela pour vous. Imaginez le gain de temps et d’argent considérable. En plus de diminuer considérablement les erreurs!
8. Demandez la rétroaction de vos employés rapidement et régulièrement
La rétroaction des employés est une mine d’or d’information. C’est en posant les bonnes questions et au bon rythme que vous pouvez rectifier le tir adéquatement auprès de votre équipe, et bien souvent, avant qu’il ne soit trop tard.
Grâce aux sondages et aux rapports qui en découlent qui sont faciles à interpréter, il est possible pour vous de prendre des décisions beaucoup plus éclairées. Ce qui aura comme effet de maximiser le bien-être et la performance de vos salariés. Ne risquez pas de perdre des employés ou de laisser aller une baisse de performance inexpliquée durant trop longtemps, alors que vous auriez pu agir si vous aviez sondé votre équipe.
Un bon outil centralisé, pour éviter la surcharge de travail
Une excellente manière d’éviter la surcharge des gestionnaires est en fait de centraliser le plus possible les tâches liées à la gestion de votre équipe. Et quand il est temps de les outiller, rappelez-vous que moins, c’est mieux : ne surchargez pas vos gestionnaires avec des dizaines d’outils différents.
Tout le monde en sort gagnant : les employés se sentent plus autonomes et bénéficient d’une liberté qui contribue à leur bien-être. Les gestionnaires peuvent consacrer plus de temps à leurs clients et à leur équipe, sur le plancher, plutôt qu’à gérer encore et encore les mêmes problèmes.
