6 éléments clés pour un processus d’onboarding réussi + meilleures pratiques

Qu’est-ce que le processus d’onboarding des employés?

L’onboarding des employés (également appelée accueil et intégration) est le processus officiel d’intégration d’un nouvel employé dans l’organisation. Ce processus, lorsque considéré en entier, peut durer plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Il a pour but d’aider les nouveaux employés à connaître la structure de l’organisation, sa culture, sa vision, sa mission et ses valeurs. Un bon programme d’accueil et d’intégration améliore l’engagement et la loyauté des employés, le niveau de satisfaction vis-à-vis de l’emploi, la productivité des employés et l’expérience générale des employés.

Quel est l’objectif principal de l’onboarding des employés?

Les organisations consacrent un temps et des ressources considérables à l’onboarding des employés, avec deux objectifs clés à l’esprit :

1. Aider les employés à s’adapter à leur nouvel emploi et à leur nouvel environnement de travail;
2. Aider les nouvelles recrues à développer rapidement un sentiment d’appartenance à l’organisation.

Que vous travailliez avec une équipe en présentiel ou avec des employés à distance, un bon processus d’onboarding des employés permettra à chaque nouvelle recrue de commencer à travailler de manière productive, conformément aux objectifs stratégiques, à la mission, à la vision et aux valeurs de l’organisation. Cela améliorera aussi la satisfaction des employés.

L’expérience d’intégration des employés peut varier d’une entreprise à l’autre. Plusieurs secteurs d’activité élaborent un processus d’intégration semi-officiel ou officiel, y compris :

• Restaurants et bars;
• Hôtels et secteurs d’accueil;
• Bureaux et centres d’appels;
• Soins à domicile;
• Services de sécurité;
• Villes et municipalités.

Les 5 étapes principales du processus d’onboarding

1. La pré-intégration

La pré-intégration des employés désigne essentiellement toutes les étapes d’intégration des employés avant le premier jour de travail. Cette phase commence dès que le futur employé accepte le poste.

La phase de pré-intégration des employés a deux objectifs principaux :

1. Veillez à ce que les employés à intégrer disposent de tout ce dont ils ont besoin pour commencer le premier jour de leur nouvel emploi;
2. Susciter l’intérêt de l’employé à l’égard de son nouveau rôle (n’oubliez pas que certains nouveaux employés ont plus d’une offre d’emploi sur la table).

Meilleures pratiques en matière de pré-intégration des employés :

1. Prendre en charge toute la paperasse liée à l’embauche du nouvel employé.

Veillez à ce que tout soit prêt pour la nouvelle recrue dès le premier jour. Pour les professionnels des ressources humaines, il peut s’agir de choses telles que :

• Envoyer aux nouveaux employés des renseignements sur les avantages sociaux, les formulaires relatifs aux impôts et d’autres documents essentiels de l’entreprise;
• Préparer leur espace de travail;
• Commander les outils, équipements ou uniformes spéciaux dont ils auront besoin;
• Créer des mots de passe, des cartes-clés et des comptes logiciels;
• Informer les parties concernées du nom et du rôle de la nouvelle recrue, ainsi que de la date de son entrée en fonction, afin qu’elles puissent consacrer du temps à l’accueil du nouvel employé.

2. Envoyer au nouvel employé un courriel de bienvenue.

Envoyer aux nouveaux employés un courriel contenant un message de bienvenue est un excellent moyen d’atténuer le trac du premier jour et de dissiper certains doutes. Le courriel doit être chaleureux et amical, et contenir des renseignements clés pour le premier jour :

• Le jour et heure d’arrivée;
• Le lieu où aller;
• Ce qu’il faut apporter;
• Si le diner sera offert;
• Le programme d’orientation, des invitations à des rencontres de présentation avec des collègues ou des sessions d’intégration, etc.

Le courriel de bienvenue peut être envoyé par le gestionnaire immédiat, le fondateur de l’entreprise ou le PDG. Il doit également inclure le nom et les coordonnées de la personne à contacter, si le nouvel employé a des questions.

3. Ne pas laisser les questions des futurs employés sans réponse.

La plupart des nouveaux employés auront les mêmes questions :

• Quelles sont les heures de travail?
• Où dois-je stationner ma voiture?
• Par quelle porte dois-je entrer?
• Qui dois-je voir en premier?
• Est-ce qu’il y a une cafétéria sur le lieu du travail?

La création d’une rubrique FAQ et l’inclusion d’un lien vers celle-ci dans votre courriel de bienvenue seront appréciées par les nouveaux employés. Cela va également alléger le courriel.

4. Envoyer au nouvel employé une trousse de bienvenue.

L’envoi aux nouveaux employés d’une trousse de bienvenue contenant des objets promotionnels de l’entreprise est une pratique courante dans le processus d’onboarding et un avantage qui donnera aux nouveaux membres de l’équipe encore plus envie de venir travailler pour l’entreprise. Assurez-vous que votre trousse de bienvenue pour reflète bien votre organisation et sa culture.

Les choses à inclure dans la trousse de bienvenue d’un employé :

• Guide de l’employé (historique de l’entreprise, politiques et procédures de l’entreprise);
• Produit de l’entreprise, par exemple : une bouteille d’eau réutilisable portant le logo de l’entreprise;
• Fournitures de bureau;
• Cadeaux promotionnels (bons d’échange/bons de réduction).

5. Inviter les nouveaux employés à un événement de l’entreprise.

Si votre entreprise organise périodiquement des « cinq à sept » ou d’autres événements de ce type, invitez les nouveaux employés avant même leur premier jour. Cela peut être un excellent moyen de les présenter à leurs collègues et de leur permettre de découvrir leur espace de travail dans un cadre plus détendu.

Si vous embauchez un groupe de nouveaux employés le même jour, organisez une séance d’accueil décontractée en amont. Le fait voir quelques visages familiers lorsqu’ils se présenteront pour leur premier jour de travail contribuera à atténuer le trac.

2. L’accueil et l’intégration

La phase d’accueil et d’intégration de l’employé commence dès le premier jour de travail. Elle comprend généralement une visite du lieu de travail et des renseignements sur l’entreprise, y compris des informations sur le rôle et les tâches quotidiennes du nouvel employé.

L’objectif cette phase est de présenter les nouvelles recrues à chaque membre de l’équipe et de leur expliquer leurs rôles individuels. En fonction du nombre des membres de l’équipe et de l’emploi du temps de chacun, cela peut se faire dès le premier jour ou au cours de la première semaine du nouvel employé.

Il est important, au cours de cette phase, de donner aux nouveaux employés des occasions de poser des questions.

Meilleures pratiques pour l’accueil et l’intégration de nouveaux employés :

1. Faites en sorte que le premier jour soit intéressant;
2. Présentez votre culture;
3. Impliquez les hauts dirigeants;
4. Désignez un accompagnateur ou un mentor;
5. Utilisez l’observation au poste de travail;
6. Définissez les attentes initiales.

3. La formation

Derrière chaque entreprise qui a du succès se cache une équipe bien formée qui travaille ensemble à la réalisation d’un objectif commun.

L’objectif de la phase de formation des employés est de s’assurer qu’ils apprennent comment accomplir efficacement leur travail au sein de leur équipe.

Meilleures pratiques pour la formation de nouveaux employés :

1. Créez un plan de formation pour les employés;
2. Adoptez les outils numériques de formation des employés;
3. Répondez aux différents styles d’apprentissage;
4. Utilisez le renforcement positif;
5. Demandez du feedback aux employés pour améliorer la formation et les processus d’équipe.

4. La transition au poste de travail

Lorsque les employés seront confiants dans leur capacité à accomplir les tâches quotidiennes, ils seront prêts à s’intégrer pleinement dans leur poste de travail. Cette étape se déroule généralement au cours des premiers mois de l’emploi. C’est le moment où les démissions arrivent le plus souvent.

L’objectif de la phase de transition de l’employé vers son poste de travail est donc de le fidéliser. Il est essentiel de favoriser le développement des compétences des employés à ce stade et de donner aux nouveaux employés les outils et le soutien dont ils ont besoin pour réussir.

Meilleures pratiques pour la phase de transition au poste de travail :

1. Organisez du mentorat et des évaluations du rendement pour les nouveaux employés, afin qu’ils puissent apprendre et se perfectionner;
2. Définissez des statistiques cibles et des objectifs de rendement qu’ils peuvent atteindre afin de rester stimulés et motivés;
3. Organisez des entretiens individuels entre l’employé et son supérieur hiérarchique pour discuter des réalisations, des défis, des objectifs futurs et des besoins actuels.

5. Le perfectionnement et l’évolution

À ce stade, les nouveaux employés sont fort probablement pleinement intégrés dans leur emploi, ils atteignent les objectifs de rendement ou travaillent à leur réalisation. Ils peuvent maintenant être prêts à relever de nouveaux défis, ou même commencer se préparer pour assumer un jour un rôle plus important.

L’objectif principal de la phase de mentorat et de perfectionnement est d’assurer l’engagement à long terme de l’employé envers les valeurs de l’entreprise.

Meilleures pratiques pour la phase de perfectionnement et d’évolution :

1. Continuez à fournir aux nouveaux employés un soutien et les outils de perfectionnement de manière continue, pendant plusieurs mois, voire un an ou plus;
2. Investissez dans le développement des compétences pour les employés afin de maintenir leur motivation et leur engagement;
3. Proposez des activités de team-building pour que les rendements individuels se répercutent sur le rendement de l’équipe.

Comment créer un programme d’onboarding réussi

1. Déterminez votre objectif d’onboarding des employés

Les bons programmes d’onboarding ne se contentent pas de veiller à ce que les nouvelles recrues soient bien préparées pour leur travail. Ils ont un objectif plus stratégique :

S’assurer que tous les employés comprennent les valeurs et la mission de l’entreprise et les adoptent afin qu’ils restent intéressés par leur rôle et qu’ils s’engagent à donner vie à la vision de l’ensemble de l’entreprise.

Meilleures pratiques pour créer votre objectif d’intégration des employés.

1. Créez un objectif mesurable. Cela pourrait être :

• Réduire de 20 % le temps nécessaire à l’intégration des nouveaux employés et à les rendre productifs;
• Augmenter de 15 % le pourcentage d’employés qui se voient travailler dans l’entreprise dans les prochains 5 ans.

2. Assurez-vous que le programme d’onboarding couvre les 5 « C » de l’intégration : Conformité, Clarification, Confiance, Connexion et Culture.

2. Créez une équipe dédiée à l’onboarding des employés

Il est essentiel de déterminer qui doit faire partie de l’équipe d’intégration des employés pour que celle-ci soit efficace. Cela dépendra de la taille et de la structure de votre entreprise, mais aussi du rôle de la nouvelle recrue.

Meilleures pratiques pour créer une solide équipe d’intégration des employés :

1. Rassemblez tous les groupes de votre entreprise : RH, Apprentissage et perfectionnement, Formation, Gestionnaires, etc.
2. Assurez-vous d’inclure dans l’équipe :

• Les gestionnaires qui sont de fervents défenseurs de la culture de l’organisation et qui sont capables de communiquer les politiques et la mission de l’entreprise.
• Les chargés RH qui connaissent parfaitement la plateforme d’intégration.
• Les employés actuels qui connaissent bien le processus d’intégration, la culture de l’organisation, etc.

3. Incluez un compagnon ou parrain auquel le nouvel employé peut s’adresser. Évitez de choisir des supérieurs immédiats comme accompagnateurs; misez plutôt quelqu’un de même niveau dans leur équipe ou même dans une autre équipe. Cette personne sera le premier interlocuteur du nouvel employé pour toute question concernant les tâches, les questions relatives aux ressources humaines telles que la demande de congés, etc.
4. Impliquez l’ensemble de l’équipe pour répartir les tâches telles que la formation, la présentation des processus et des outils de travail, l’explication des objectifs de l’équipe, etc.

3. Utilisez un logiciel d’onboarding des employés

Le bon logiciel d’intégration des employés simplifiera votre processus d’onboarding et éliminera les oublis qui peuvent compromettre l’intégration réussie d’une nouvelle recrue.

Meilleures pratiques pour choisir le logiciel d’onboarding des employés :

1. La facilité d’utilisation. Il doit être convivial et faciliter l’intégration des nouveaux employés;
2. L’automatisation des processus et opérations. Il doit vous permettre d’automatiser certains processus ou opérations afin de gagner du temps et de garantir une expérience d’intégration harmonieuse. Il doit également vous permettre de documenter les faits et de centraliser les dossiers du personnel.
3. La personnalisation. Le logiciel doit vous permettre de personnaliser certains aspects des opérations et des processus automatisés afin que le processus d’intégration reste spécial et adapté au nouvel employé.
4. Les fonctions en libre-service. Il doit inclure des fonctions en libre-service qui permettent aux nouveaux employés de facilement accéder aux renseignements.
5. Les fonctions de culture et d’engagement. Le logiciel doit pouvoir donner vie à votre culture de l’entreprise, notamment par le biais de sondages auprès des employés, d’outil pour offrir de la reconnaissance entre les pairs et de la communication interne.

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4. Cartographiez votre processus d’onboarding

La création d’un diagramme du processus d’intégration peut être un moyen judicieux de visualiser d’un coup d’œil toutes les phases de votre programme d’intégration, y compris les principales étapes de chaque phase.

Vous pouvez aussi créer une liste de contrôle de l’onboarding des employés pour vous assurer que tous les nouveaux employés bénéficient de la même expérience d’intégration.

Meilleures pratiques pour créer une liste de contrôle du processus d’intégration :

Pour la phase de pré-intégration :

• Envoyez un message au nouvel employé;
• Envoyez la documentation RH au nouvel employé;
• Envoyez un message d’information aux autres employés et aux membres clés de l’équipe;
• Préparez l’espace de travail et les outils de travail pour le nouvel employé.

Pour le premier jour :

• Organisez un café de bienvenue et une visite de l’environnement de travail;
• Installez le poste de travail et les équipements du nouvel employé;
• Terminez les formalités reliées aux ressources humaines;
• Organisez un repas en équipe;
• Organisez une rencontre entre l’employé et le gestionnaire du site;
• Organisez une rencontre entre l’employé et son nouveau superviseur.

Pour la première semaine :

• Prenez des nouvelles du nouvel employé chaque jour;
• Organisez des rencontres one on one fréquentes avec le nouvel employé;
• Prévoyez des moments pour présenter le nouvel employé aux différentes équipes;
• Organisez des formations sur les outils de travail (équipements, logiciel, etc.);
• Recommandez des ressources ou des lectures utiles;
• Organisez des activités sociales pour aider le nouvel employé à faire connaissance avec les autres membres de l’équipe;
• Invitez le nouvel employé à poser des questions ou à donner son avis.

Pour le premier, troisième et sixième mois :

• Demandez au nouvel employé de répondre aux questions du sondage d’intégration pour recueillir des opinions;
• Effectuez un examen de la progression de l’employé;
• Offrez tout document ou session de formation supplémentaires qui peuvent être utiles;
• Organisez des activités sociales pour renforcer l’intégration du nouvel employé au sein de l’équipe;
• Invitez le nouvel employé à poser des questions ou à partager son feedback.

5. Créer un cours pour l’onboarding

La création d’un cours d’intégration peut être un bon moyen d’offrir aux nouveaux employés une formation basée sur les rôles.

Meilleures pratiques pour créer un cours d’intégration efficace :

1. Créez des cours pour tous les postes de l’entreprise : commis de magasin, caissier, gestionnaire adjoint, etc. Vous pouvez même utiliser ces cours pour promouvoir la mobilité interne;
2. Si vous créez des cours spécifiques à l’échelle de l’entreprise, ajoutez-les à votre programme de formation. Par exemple, chez Agendrix, la sécurité des données est la responsabilité de tout le personnel. Tout employé, même les stagiaires, doit suivre le cours et réussir le test;
3. Rendez votre formation d’intégration plus attrayante. Ajoutez un élément de plaisir en récompensant les employés lorsqu’ils auront terminé tous leurs cours, par exemple, des produits de l’entreprise, un repas gratuit, etc.

6. Améliorez votre processus d’intégration

Comme pour tous les processus d’entreprise, l’équipe RH doit périodiquement revoir le processus d’intégration des employés et l’améliorer au fil du temps pour s’assurer qu’il atteint ses objectifs.

Meilleures pratiques pour améliorer votre processus d’intégration des employés :

1. Cherchez activement à obtenir des commentaires de la part des nouveaux employés au cours des premières semaines et des premiers mois de leur emploi, afin d’orienter votre travail et l’améliorer;
2. Mesurez les indicateurs de performance clés tels que le taux de rétention des employés et les promotions internes afin de garantir un processus d’intégration efficace qui soutienne les objectifs de l’organisation;
3. Réévaluez l’ensemble de votre processus au fur et à mesure que l’organisation se développe. Tout changement culturel ou structurel majeur peut nécessiter une révision complète du programme;
4. Ne négligez pas l’influence de votre processus de recrutement sur l’expérience d’intégration des nouveaux employés.

6 erreurs fréquentes lors de l’onboarding

1. Aucune formation initiale;
2. Surcharge des nouveaux employés;
3. Aucune démarche de pré-intégration;
4. Intégration non structurée;
5. Objectifs et attentes peu claires;
6. Aucune boucle de rétroaction.

Conclusion

Selon un rapport sorti en 2020, les employés qui ont eu une expérience d’onboarding négative sont deux fois plus susceptibles de rechercher un autre emploi ailleurs. Les organisations aux États-Unis perdent environ 15 000 $ par employé qui quitte.

Des pratiques efficaces en matière d’intégration des employés, telles que celles décrites ci-dessus, sont essentielles pour que les nouveaux employés soient heureux et productifs dès le départ.

Un bon programme d’intégration aidera les nouveaux employés à s’intégrer rapidement et harmonieusement dans l’organisation, ce qui améliorera le taux de fidélisation, la productivité de l’équipe et le rendement globale de l’entreprise.

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