Échanges de quart de travail : planifiez avec facilité les échanges entre employés

Certains employeurs craignent que l’échange de quarts de travail ne complique encore plus la planification des horaires des employés. En réalité, permettre aux employés d’échanger des quarts de travail peut être incroyablement bénéfique pour les entreprises aux ressources limitées. Et avec les outils adéquats, cela peut aussi être incroyablement facile.

Qu’est-ce que l’échange de quart de travail?

L’échange de quart de travail est une pratique professionnelle courante qui permet aux membres du personnel d’échanger un quart de travail planifié avec un collègue en cas de besoin. L’échange de quarts de travail est généralement accepté comme une bonne pratique professionnelle pour les emplois qui fonctionnent par quarts de travail. Cette pratique permet, entre autres, aux employés de mieux contrôler leurs horaires tout en facilitant la tâche des gestionnaires pour assurer une couverture adéquate de tous les quarts.

Entreprises pouvant tirer profit de l’échange du quart de travail

L’échange de quart de travail est une pratique courante dans de nombreuses industries, en particulier celles qui offrent des horaires rotatifs, comme :

• Commerces de détail;
• Pharmacies;
• Maisons de retraite;
• Construction;
• Restaurants et bars;
• Hôtels et secteurs d’accueil;
• Événements et loisirs;
• Activité saisonnière et tourisme;
• Entretien ménager;
• Services de traiteur;
• Soins de santé;
• Centres d’appels;
• Soins à domicile;
• Services de sécurité;
• Villes et municipalités.

Avantages de l’échange de quarts de travail pour les entreprises et les employés

La pratique de l’échange de quart de travail n’est pas seulement commode pour les membres du personnel. Elle est logique d’un point de vue professionnel. Elle peut également faire gagner du temps aux gestionnaires qui doivent s’assurer que tous les quarts de travail sont couverts.

Offrir aux employés plus de flexibilité dans leur semaine de travail réduira leur niveau de stress des et favorisera le travail d’équipe. En retour, cela :

• Stimulera le moral des employés;
• Améliorera le niveau d’engagement des employés;
• Produira des équipes plus soudées et plus productives;
• Réduira le risque d’épuisement professionnel;
• Améliorera le taux de fidélisation des employés.

Voici 7 façons dont une équipe peut bénéficier de l’échange de quarts de travail.

1. Augmente la satisfaction au travail

Offrir aux employés un plus grand contrôle sur leur horaire de travail a un effet significatif sur les attitudes et le bien-être des travailleurs.

Créer un horaire pour vos employés implique plusieurs considérations. Disposer d’un bon processus d’échange de quarts de travail offre aux gestionnaires une option supplémentaire pour mieux répondre aux besoins des employés, sans avoir à revoir constamment l’ensemble de l’horaire.

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Découvrez Agendrix

La manière la plus simple d’adopter les échanges de quarts de travail et de les gérer est d’utiliser un logiciel de planification des horaires du personnel tel qu’Agendrix. Ce logiciel permet aux employés d’envoyer une demande d’échange de quart de travail et d’accepter les demandes d’échange de manière autonome (ou non), tout en vous tenant pleinement informé des échanges qui ont lieu. Vous n’aurez plus à vous soucier d’une absence ou d’un quart de travail avec un sous-effectif!

2. Permet aux employés de gérer les conflits d’horaires

La grande majorité des employés des secteurs de la vente au détail et de la restauration sont informés à la dernière minute de leurs horaires de travail, ce qui rend la planification difficile. Selon cette étude :

• Deux tiers des travailleurs reçoivent un préavis de moins de deux semaines;
• La moitié de ces travailleurs reçoivent un préavis de moins d’une semaine;
• Beaucoup d’entre eux ont au moins un quart de travail annulé par mois;
• 25 % sont appelés à travailler dans des quarts de travail sur appel;
• 50 % doivent travailler un quart de travail de fermeture le soir suivi d’un quart d’ouverture le lendemain matin.

L’échange de quart de travail est une solution favorable aux employés pour faire face à cette réalité.

3. Offre aux employés le temps de repos dont ils ont besoin sans perdre des heures de travail

Les travailleurs à faible salaire ont parfois besoin de prendre des congés, pour une urgence familiale par exemple, mais la dernière chose dont ils ont besoin est de perdre leur revenu. Grâce à l’échange de quarts de travail, ces travailleurs risquent moins de souffrir financièrement, car ils sont plus susceptibles de prendre un autre quart de travail, plutôt que de simplement abandonner le leur.

4. Assure assez de main-d’œuvre en place

Tous les gestionnaires peuvent s’attendre à ce que les employés demandent de temps à autre un jour de congé. Selon la disponibilité des ressources en personnel, cela peut créer un chaos dans la planification.

Permettre au personnel de demander à échanger des quarts de travail avec d’autres employés montre à votre équipe que vous êtes sensible à ce besoin, mais que vous devez aussi assurer une couverture adéquate de chaque quart.

5. Prévient les heures supplémentaires

Lorsqu’il est effectué adéquatement, l’échange de quart de travail peut éviter aux employés d’accumuler des heures supplémentaires.

Un logiciel de planification des horaires des employés vous permet de voir quand les employés dépassent les heures de travail souhaitées ou quand ils sont programmés pour faire des heures supplémentaires. Il est ainsi plus facile de gérer les échanges de quarts de travail, tout en empêchant les employés de dépasser un certain nombre d’heures travaillées dans une semaine donnée.

Vous pouvez également empêcher les employés ayant des compétences différentes d’échanger des quarts de travail sans votre accord. Par exemple, un serveur ne peut pas échanger son quart de travail avec le quart de travail d’un cuisinier.

6. Réduit le risque d’absence

En autorisant l’échange de quart de travail, on réduit le risque que les employés ne se présentent pas au travail.

Prenons cet exemple concret : un employé a besoin d’un jour de congé pour un rendez-vous médical urgent, mais l’entreprise n’autorise pas les échanges de quarts de travail. Que fera l’employé? Négligera-t-il sa santé ou tout simplement il ne se présentera pas au travail? Quittera-t-il son emploi?

Agendrix, le logiciel de planification des horaires des employés, vous permet d’autoriser des échanges de quarts de travail, de les approuver et d’envoyer des notifications aux employés concernés, et tout cela automatiquement.

7. Rend votre entreprise un lieu de travail plus attrayant

La grande démission provoquée par la pandémie de la COVID a touché les entreprises des secteurs de la santé, de l’hôtellerie et de la restauration, pour n’en citer que quelques-uns, et ces entreprises se disputent désormais des travailleurs de qualité.

Selon une étude effectuée par le Pew Research Center, les trois principales raisons pour lesquelles tant d’Américains ont quitté leur travail en 2021 sont les suivantes :

1. Un faible salaire;
2. Un manque de possibilités d’avancement;
3. Un sentiment de ne pas être respecté au travail.

La même étude a également révélé que ceux qui ont démissionné et trouvé un nouvel emploi ont déclaré que leur nouvel employeur leur offre :

1. Un meilleur salaire;
2. Plus de possibilités d’avancement;
3. Un meilleur équilibre entre le travail et la vie personnelle et plus de flexibilité.

Le fait d’autoriser l’échange de quarts de travail donne plus de flexibilité, ce qui permet de disposer d’un plus grand bassin de talents.

3 façons dont l’échange de quarts de travail peut mal se passer

Comme toutes les pratiques d’entreprises, l’échange de quarts de travail peut également présenter des inconvénients s’il n’est pas géré adéquatement.

1. Le manque de communication

Si vous ne communiquez pas clairement votre politique en matière d’échange de quarts de travail, vous risquez de vous retrouver dans un scénario de type « Far West », le gestionnaire ne sachant pas qui, si quelqu’un, se présentera pour un quart de travail donné.

2. Les échanges de quarts de travail occasionnant des heures supplémentaires

Le fait de ne pas avoir de règles clairement définies en matière d’échange de quarts de travail peut signifier que certaines personnes plus ambitieuses feront des heures supplémentaires. Cela peut entraîner des coûts de main-d’œuvre élevés et un épuisement professionnel pour ces employés.

3. Des employés qui oublient de se présenter à leur nouveau quart de travail

Le fait de ne pas utiliser un processus clair de demande, d’acceptation et de communication pour les échanges de quarts de travail augmente le risque qu’un employé remplaçant oublie tout simplement de se présenter au quart de travail supplémentaire qu’il a voulu prendre.

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Le logiciel de planification d’Agendrix utilise des notifications en temps réel pour tenir tout le monde au courant. Il permet également aux gestionnaires de déterminer leur niveau d’intervention pour l’approbation des quarts de travail échangés.

Les 5 meilleures pratiques pour organiser l’échange des quarts de travail

Préparer un horaire où il est possible d’échanger des quarts de travail ne doit pas être compliqué. Voici les meilleures pratiques que toute entreprise devrait suivre pour maximiser les avantages de l’échange de quarts de travail.

1. Créer une politique d’échange de quarts de travail

Établir une politique claire en matière d’échange de quarts de travail vous évitera le chaos et bien des problèmes.

Une bonne politique permet aux employés de savoir ce qui est juste et acceptable par votre organisation en matière d’échange de quarts de travail.

La politique doit inclure :

• Le nombre de jours de préavis donné pour assigner les horaires de travail;
• Le délai acceptable pour que les employés fassent des demandes d’échange de quarts de travail;
• La procédure de demande et d’acceptation d’un échange de quart de travail ouvert;
• Le rôle du gestionnaire dans l’ensemble du processus, s’il doit intervenir dans les demandes d’échange de quarts de travail ou approuver l’échange de quarts de travail;
• Les répercussions du non-respect de la politique.

Adoptez une seule politique qui s’applique à tous les employés et veillez à ce qu’elle soit communiquée à tous. Partagez la politique avec les nouveaux employés dans le cadre du processus d’accueil et intégration.

Vous n’avez pas besoin d’un logiciel de planification des horaires des employés pour créer une politique d’échange de quarts de travail, mais grâce au logiciel il vous sera beaucoup plus facile de vous assurer que les procédures adéquates sont respectées.

2. Centraliser les horaires de vos employés

Un logiciel complet de planification des horaires des employés vous permettra de centraliser tous les aspects de la gestion de personnel:

• Assurer la mise à jour des dossiers des employés;
• Créer et gérer les feuilles de temps des employés;
• Faire le suivi des heures de pointage d’arrivée et de sortie;
• Gérer les échanges de quarts de travail;
• Intégrer de nouveaux employés;
• Envoyer des messages aux membres de l’équipe;
• Offrir de la reconnaissance aux employés;
• Envoyer des sondages à vos employés.

3. Faciliter la communication

Un logiciel de planification des horaires profite aux gestionnaires ayant des ressources limitées de plusieurs manières. Dans le cas des échanges de quarts de travail, il permet de garantir la couverture des quarts et de s’assurer que les changements d’horaires sont communiqués en temps opportun.

Que votre approbation soit requise ou non, les employés peuvent faire une demande d’échange de quarts de travail directement dans le logiciel.

Tout employé qualifié qui est prêt à prendre le quart de travail peut immédiatement l’accepter. Le logiciel informera le gestionnaire de l’échange. Vous saurez toujours si un quart de travail est couvert ou non.

Agendrix offre différentes façons de pointer et vous permet de voir quand les employés arrivent sur les lieux du travail, vous assurant ainsi que le quart de travail est effectivement couvert, le tout en en temps réel.

D’autres fonctionnalités, comme le clavardage et le fil d’actualité intégrés, permettent de discuter ouvertement des horaires publiés, des changements d’horaires de dernière minute, des échanges de quarts, des congés et d’autres informations, que ce soit en conversation privée ou avec toute l’équipe.

4. Encourager la collaboration

Le travail d’équipe conduit à des équipes plus productives et à de meilleures performances pour votre entreprise. Permettre les échanges de quarts de travail permet aux membres de l’équipe de se soutenir mutuellement. Si vous utilisez un logiciel de planification des horaires, vous pouvez offrir aux employés un outil pour se remercier mutuellement pour avoir échangé leurs quarts de travail avec une fonctionnalité de reconnaissance.

5. Garder le contrôle

En tant que gestionnaire, vous devez avoir le contrôle sur tout, qu’il s’agisse des feuilles de temps ou du temps et de l’assiduité. Vous devez aussi vous assurer que les échanges de quarts de travail ne seront pas nuisibles à l’entreprise.

Vous voudrez également contrôler les heures supplémentaires des employés afin d’éviter un éventuel épuisement professionnel du personnel et de surveiller les coûts de main-d’œuvre.

Simplifier les échanges de quarts de travail avec Agendrix

La meilleure façon de simplifier les échanges de quarts de travail est de les réduire au minimum. Le logiciel de planification des horaires Agendrix permet de créer facilement des horaires de travail plus précis en tenant compte des besoins de l’entreprise et des disponibilités de travail des employés.

L’échange de quarts de travail est une réalité pour la plupart des PME. Agendrix facilite également la mise en place et la gestion de l’ensemble du processus d’échange de quarts de travail. Vous pouvez contrôler les modifications apportées aux horaires et les approuver rapidement, ce qui vous fait gagner un temps fou.