Les gestionnaires ont souvent des documents administratifs à obtenir de la part de leurs employés. Voici comment Agendrix vous aide à gérer la collecte de documents.
Depuis quelque temps déjà, Agendrix permet de stocker les documents RH des employés. Pour simplifier davantage la gestion des documents, une nouvelle fonctionnalité paraît aujourd’hui : la demande de documents.
Cette dernière permet aux gestionnaires de demander aux membres de leur équipe de leur envoyer des documents à même l’environnement d’Agendrix. Sur envoi d’une demande de documents, les employés concernés recevront une notification les invitant à téléverser directement dans l’application le document spécifié par leur gestionnaire.
Plus besoin, donc, d’envoyer courriels, textos et autres messages pour obtenir un fichier que vous devrez ensuite télécharger puis téléverser sur Agendrix. Et grâce aux rappels automatiques, fini les retards et les oublis.
La demande de documents vient tout particulièrement bien complémenter la fonctionnalité de signature électronique.
Quelques exemples de documents à centraliser
Voici deux exemples de situations classiques où vous pourriez utiliser les demandes pour mieux gérer les documents avec Agendrix.
Le spécimen de chèque pour la paye
Un nouvel employé vient d’être embauché, et le comptable a besoin d’un spécimen de chèque pour l’inscrire au dépôt direct avant la prochaine paye. Au lieu d’envoyer un courriel, faites simplement une demande de documents :
- Agendrix notifie directement l’employé sur accès à l’application pour lui demander de téléverser directement son spécimen de chèque;
- Une fois envoyé, le spécimen se classe automatiquement dans le dossier RH de l’employé et devient accessible aux utilisateurs de votre choix – ici, le comptable;
- Les rappels automatiques aident les retardataires à mieux gérer leurs affaires, tout en ménageant votre énergie.
Le contrat de travail à signer électroniquement
Vous devez transmettre le contrat de travail à un nouvel employé et le faire signer par ce dernier ainsi que par son gestionnaire immédiat? Téléversez le contrat dans Agendrix, puis faites une demande de signature de document :
- Agendrix s’occupe de notifier l’employé ainsi que son gestionnaire que le contrat est maintenant disponible;
- Une fois le contrat signé par les deux parties, Agendrix vous informe;
- Le contrat reste ensuite dans le dossier RH de l’employé à des fins de consultation. Qui plus est, personne n’a eu à se déplacer.
Les étapes pour faire une demande de documents
Rappelons d’abord que la gestion des documents RH fait partie du plan Plus d’Agendrix.
Pour créer une demande de documents, donc :
- Une fois connecté à votre compte Agendrix, déplacez votre curseur sur l’onglet RH dans le menu de navigation principal, puis cliquez sur Documents dans le sous-menu.
- Appuyez sur l’onglet Demandes, puis appuyez sur Créer dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez l’audience souhaitée, c’est-à-dire les employés auxquels envoyer la demande, puis cliquez sur Suivant.
- Nommez la demande, entrez une description claire, sélectionnez facultativement une date butoir, puis cliquez sur Suivant.
- Spécifiez la manière dont le ou les documents issus de la demande seront automatiquement classés dans les dossiers RH des employés, puis cliquez sur Envoyer.
Les employés concernés seront notifiés sur envoi de la demande.
