Tous les employés doivent s’absenter du travail de temps en temps. Cet article comporte 11 conseils pour demander des jours de congé et les obtenir. Il comprend également un formulaire de demande de congé gratuit et une FAQ.
Qu’est-ce qu’une demande de congé?
Une demande de congé est une demande plus ou moins formelle faite par un employé pour obtenir l’autorisation de prendre un certain nombre d’heures ou de jours de congé. Les demandes de congé comprennent généralement le motif de la demande et la durée du congé demandé par l’employé (qu’il s’agisse d’un congé payé ou non payé).
Les employeurs ne sont pas tenus d’accepter les demandes de congé, bien que beaucoup s’efforcent d’accorder le congé demandé par l’employé, à condition que cela n’entrave pas les activités de l’entreprise.
L’octroi de congés profite aux employés à bien des égards. Par exemple, ils augmentent la productivité et la satisfaction au travail. Cela aide également à prévenir l’épuisement professionnel dans les secteurs où les employés sont surmenés, comme la santé et les soins à domicile.
De nombreuses organisations comme les chaînes de vente au détail et les bureaux et centres d’appels ont une politique interne claire et un processus formel pour demander un congé, comme exiger des employés qu’ils remplissent un formulaire officiel de demande de congé.
Les raisons pour faire une demande de congé
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles un employé peut faire une demande de congé :
- Besoins personnels;
- Décès dans la famille;
- Journée pour prendre soin de sa santé mentale;
- Accident ou panne de voiture;
- Vacances;
- Congé de maladie;
- Urgence familiale ou imprévue;
- Occasion spéciale comme un mariage;
- Rendez-vous chez le médecin;
- Fête religieuse;
- Déménagement.
Ces demandes peuvent provenir de vos employés de manière irrégulière, au compte-gouttes ou toutes en même temps, ce qui peut rendre le traitement des demandes de congés particulièrement délicat.
Les congés payés par rapport aux congés non payés
Lorsqu’un employé s’absente du travail, ce temps peut être rémunéré ou non, selon les circonstances et la politique de l’employeur en matière de congés.
Les congés payés sont rémunérés par l’employeur. Les congés non payés ne sont pas compensés par l’employeur.
Les congés doivent être payés par les employeurs dans certains cas tels que :
- Les vacances annuelles prévues par la loi;
- Le décès d’un proche;
- Les jours de maladie selon les lois en vigueur;
- Les congés pour s’occuper d’un proche malade.
Combien de temps à l’avance doit-on demander un congé?
Le délai exact de préavis que vous donnerez à votre employeur dépendra souvent de la nature de la demande :
- S’il s’agit d’une urgence imprévue ou d’une panne de voiture, vous ne pourrez probablement fournir qu’un préavis très court;
- S’il y a un décès dans la famille ou si vous commencez à vous sentir surmené et que vous voulez empêcher un épuisement professionnel, vous pourrez probablement donner à votre employeur au moins deux jours de préavis;
- Si vous avez un rendez-vous chez le médecin ou si vous déménagez, vous pourrez probablement donner un préavis d’au moins deux semaines;
- S’il s’agit d’un mariage ou d’une fête religieuse spéciale, vous pourrez peut-être donner un préavis de quelques mois.
Une bonne règle d’or consiste à présenter les demandes de congés aussi longtemps à l’avance que possible. Dès que vous connaissez les heures et les dates, faites votre demande de congés. Cela facilitera la gestion des congés de l’équipe pour votre patron et augmentera les chances que votre demande de congé de travail soit acceptée.
11 conseils pour réussir sa demande de congé de travail
1. Tâchez de connaître vos droits en tant qu’employé
Avant de faire une demande de congé, il peut être utile de savoir quels sont vos droits en tant qu’employé.
Aux États-Unis, les vacances ne sont pas imposées par la loi; elles sont traitées comme un avantage social. À l’exception des congés médicaux ou familiaux, les employeurs ne sont pas tenus d’accorder des congés payés ou non payés.
Au Canada, le Code canadien du travail décrit les droits des employés en matière de vacances, de jours fériés et de divers types de congés pour les employés salariés et les travailleurs rémunérés à l’heure.
Gardez à l’esprit que même si la loi vous garantit des congés en tant que travailleur salarié ou horaire, cela ne signifie pas que votre patron est tenu d’accorder des congés pour les jours exacts que vous demandez. Votre patron devra tenir compte du calendrier de l’entreprise et si les dates demandées tombent pendant la période de pointe.
Votre employeur a le droit de refuser votre demande de congé. Les raisons valables sont nombreuses, votre supérieur peut refuser votre congé parce que :
- La charge de travail de l’entreprise est trop grande;
- Personne ne peut vous remplacer;
- Il y a des circonstances exceptionnelles.
Votre employeur ne peut pas refuser votre congé pour des raisons abusives. Il peut cependant décider lui-même du moment où vous prendrez vos vacances annuelles en fonction des activités et des besoins de l’entreprise.
2. Donner un préavis
Plus vous prévenez votre employeur à l’avance, plus vous avez de chances de faire approuver les dates prévues de vos vacances.
N’oubliez pas que plusieurs personnes peuvent présenter une demande de congé pendant les mêmes heures, jours ou semaines que vous.
Si les demandes de congé sont accordées selon le principe du premier arrivé, premier servi, vous voudriez que votre demande arrive avant les autres.
Un préavis donne à votre équipe plus de temps pour planifier votre absence afin que les activités de l’entreprise puissent se dérouler sans heurts pendant votre congé.
Il peut y avoir des tâches que vous pouvez faire avancer ou remettre à plus tard, ou des collègues qui peuvent couvrir vos tâches en récupérant quelques heures de travail supplémentaires, mais cela nécessite un peu de planification préalable.
Idéalement, vous devriez toujours faire vos demandes de congés par courriel ou dans un logiciel de gestion des employés afin d’avoir une preuve écrite de votre demande. Cette pratique permet aussi aux gestionnaires de réduire les erreurs dans la création d’horaires.
3. Tâchez de connaître la politique de votre employeur en matière de congés
Ne présumez pas que si vous avez un motif valable de demander un congé que votre employeur vous l’accordera automatiquement, même si votre demande est pour répondre à des besoins personnels pressants.
Lisez la politique de l’entreprise sur les congés payés et non payés, le manuel de l’employé, le contrat de travail ou le contrat syndical pour passer en revue les règles et la procédure de demande de congés de travail et de vacances.
Si votre entreprise est typiquement ouverte lors des journées fériées, vous pourriez avoir à formuler une demande de congé si vous voulez vous assurer de ne pas travailler.
Si votre entreprise n’a pas de processus formel ou de politiques écrites, demandez à vos collègues, à votre superviseur direct ou à un membre de l’équipe des ressources humaines de vous faire connaître la bonne procédure pour présenter une demande de congé.
4. Choisissez judicieusement le congé que vous demandez
Mis à part les situations d’urgence, vous avez plus de chances de voir votre demande de congé acceptée si votre congé a lieu pendant une période creuse pour votre équipe ou votre entreprise.
Autant que possible, évitez de faire des demandes de congé :
- Pendant la saison de fort achalandage de votre entreprise;
- Pendant les étapes critiques d’un projet;
- Si votre patron ou votre équipe sont déjà soumis à un stress extrême;
- Lorsque la personne qui doit accepter la demande est en vacances.
Si vous êtes un nouvel employé, attendez d’avoir une offre d’emploi claire avant de demander des congés de maladie ou des vacances dans le cadre de votre nouveau poste.
5. Soyez précis dans votre demande de congé
Lorsque vous demandez un congé, faites votre demande aussi précise que possible et donnez beaucoup de détails pertinents pour aider votre responsable à prendre une décision.
- Les heures ou les jours exacts où vous souhaitez vous absenter;
- La raison pour laquelle vous souhaitez prendre un congé, ainsi que des détails pertinents;
- Les mesures que vous pouvez prendre pour réduire au minimum les répercussions de votre absence.
Soyez confiant, clair et approfondi dans votre demande, sans entrer dans des détails inutiles. Dans votre premier paragraphe, indiquez clairement que vous faites une demande de congé. Décrivez ensuite les détails exacts et les raisons de la demande sous forme de puces au besoin.
Comment faire une demande de congé par courriel
Bonjour [nom du superviseur],
J’espère que tu vas bien. Ce courriel est pour t’informer que j’aimerais prendre congé du 4 novembre au 7 novembre prochain afin de pouvoir me reposer. J’aimerais prendre ces congés dans ma banque de congés annuels.
Je suis disponible pour réaliser des heures supplémentaires en prévision de mon congé. Je ferais en sorte de m’assurer que mon absence n’ait pas de répercussions sur l’entreprise ou mon équipe.
Je suis disponible si tu as besoin de plus d’informations ou si tu aimerais en discuter.
Merci de prendre ma demande en considération.
Bonne journée,
Signature
6. Soyez à jour dans vos projets et livrables
La présentation d’une demande de congé alors que vous êtes déjà en retard sur le travail ne sera pas perçue de manière très positive, car cela peut amener votre responsable à craindre que vous ne soyez encore plus en retard.
Dans la mesure du possible, essayez d’être à jour sur l’ensemble de votre travail avant de présenter votre demande de congé de travail. Si vous pouvez prendre de l’avance sur certaines tâches, c’est encore mieux. Cela montrera à votre responsable que vous faites un effort concerté de manière proactive pour vous occuper des activités professionnelles, éviter les conflits majeurs et réduire au minimum les répercussions de votre absence.
7. Soyez juste envers les autres employés
Il arrive souvent, au cours de l’année, que de nombreuses personnes souhaitent prendre le même congé en même temps, ce qui entraîne un chevauchement des demandes de vacances non payées ou payées : période des fêtes, vacances de printemps, milieu de l’été, vacances scolaires, etc.
Ayez un bon esprit d’équipe et gardez votre équipe en tête lorsque vous demandez un congé.
8. Demandez, n’informez pas
Il y a de bonnes et de mauvaises façons de demander un congé. Le fait d’informer votre patron que vous venez de réserver un voyage de dernière minute et que vous allez manquer la prochaine semaine de travail constitue une mauvaise manière.
Une bien meilleure approche ressemble plus à ceci : « Patron, j’ai des vacances qui approchent et j’aimerais emmener les enfants à Disney. La semaine du 10 octobre serait-elle un bon moment? Si c’est le cas, je présenterais une demande écrite de congé ».
Cela donne à votre patron le temps de consulter le calendrier de l’entreprise et la planification de l’horaire de l’équipe pour les réunions importantes ou les jalons d’un projet.
9. Offrez de planifier de l’aide pendant votre absence
Avant de partir, créez un plan sur la façon dont votre travail sera couvert. Assurez-vous que votre plan est clair et facile à comprendre. Assurez-vous d’y inclure des détails comme ceux-ci :
- La liste des tâches à faire, à quelle date et par qui;
- La liste des ressources pertinentes (emplacements des données ou des outils, liens vers des documents, coordonnées des clients, etc.);
- La liste d’instructions ou de conseils pour gérer certaines tâches.
Ces conseils vous aideront à vous assurer que les tâches prioritaires sont effectuées, ce qui réduira le stress pour vous et votre équipe.
Évitez de surcharger les autres employés. Concentrez-vous uniquement sur les tâches prioritaires. Remettez à plus tard toutes les autres tâches non essentielles, au besoin.
10. Demandez votre congé par écrit
Dans de nombreuses entreprises ayant des hiérarchies moins formelles, il est normal, voire attendu, que les employés demandent un congé à leur superviseur direct lors d’une conversation amicale. Cela dit, le fait d’avoir une preuve écrite de votre demande et de votre acceptation de congé est toujours une bonne idée. Cela vous couvrira si un conflit devait survenir plus tard.
Si la politique de votre entreprise stipule que toutes les demandes de congé doivent être effectuées au moyen d’une feuille de demande de congé, respectez la politique. Si ce n’est pas le cas, un courriel de suivi rapide à votre patron comportant les détails clés de la discussion confirmera que votre demande a été officiellement accordée. Cela permet également à votre patron de se reporter à ces détails plus tard, au besoin.
Notez que dans le cas des absences pour raisons médicales et des congés, de nombreux employeurs exigent que les employés remplissent des formulaires de demande de congés sur le système RH interne de l’entreprise.
En tant qu’employé, il est de votre devoir de formuler une demande de congé de manière formelle afin d’informer votre employeur. Si vous vous absentez sans informer votre employeur, celui-ci pourrait conclure à votre licenciement après plusieurs jours d’absence et aucune réponse de votre part.
11. Dites merci
Quelles que soient les lois sur les congés qui s’appliquent à vous et à votre contrat de travail, le fait de dire merci est adéquat lorsque votre patron vous accorde des jours de congé afin que vous puissiez profiter d’un peu de temps libre. Il en va de même pour remercier les collègues qui vous remplacent pendant votre absence. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les high fives sur votre plate-forme de communication interne des employés.
Modèle de formulaire de demande de congés gratuit
Voici un modèle de formulaire de demande de congé de base dont vous pouvez vous servir pour normaliser la manière dont les employés demandent un congé. Vous pouvez l’utiliser tel quel ou comme source d’inspiration pour créer votre propre formulaire.
Il existe aussi des formulaires de demande de congé Excel si vous préférez.
Faites vos demandes de congé comme un pro
La demande d’un congé ne doit pas forcément être stressante. Avec un peu de planification et la bonne approche, vous aurez plus de chances de faire accepter votre demande de congé. Vous pourrez également tirer le meilleur parti de votre temps libre, sachant que vous ne reviendrez pas à un patron et à des collègues pleins de ressentiment.
Comment faire une demande de congé poliment?
Demander un congé poliment ne garantit pas nécessairement que votre demande de congé sera acceptée, mais selon les experts en ressources humaines, cela aide certainement.
Les 11 principaux conseils pour demander un congé :
- Tâchez de connaître vos droits en tant qu’employé avant de présenter une demande de congé afin d’éviter les malentendus ou les conflits;
- Sachez quelle est la politique de votre entreprise concernant la demande et l’octroi de congés, ainsi que ce qui se trouve dans votre contrat syndical ou votre contrat de travail;
- Demandez un congé le plus tôt possible;
- Choisissez judicieusement la période visée par votre demande de congé;
- Assurez-vous que votre demande de congé comprend tous les détails pertinents, y compris les dates précises de votre absence;
- Assurez-vous que votre travail et vos livrables sont à jour avant de demander un congé;
- Soyez juste envers les autres employés lorsque vous choisissez les dates de votre demande de congé;
- Demandez un congé à votre patron; ne l’informez pas;
- Proposez de planifier de l’aide pour couvrir votre travail pendant votre absence;
- Faites votre demande de congé par écrit;
- Remerciez votre patron d’avoir accepté votre demande de congé, tout comme les collègues qui vous remplacent.
Quelles sont les raisons de faire une demande de congé?
Il existe de nombreuses bonnes raisons pour lesquelles, en tant qu’employé, vous devrez peut-être demander des vacances ou d’autres congés.
- En raison d’une urgence familiale comme un enfant malade ou une autre urgence médicale;
- Pour s’occuper de sa propre santé physique et mentale, comme un rendez-vous chez le médecin, un jour pour santé mentale afin d’éviter l’épuisement au travail ou même un congé pour raisons médicales;
- Pour faire face à un imprévu, comme une panne de voiture, un sous-sol inondé ou un décès dans la famille;
- Pour des occasions spéciales comme une fête religieuse ou un mariage;
- Pour gérer des événements majeurs comme un déménagement ou la naissance d’un enfant.
Comment donner suite à une demande de congé?
Parfois, une demande de congé peut être oubliée. Si vous en avez fait la demande lors d’une conversation avec votre patron pendant le lunch, cela lui a peut-être simplement échappé. Si vous avez envoyé la demande par courriel, elle s’est peut-être perdue à travers tous les messages.
La meilleure solution consiste à envoyer un bref courriel de rappel pour vous assurer que la demande de congé est vue et non oubliée.
Comment faire une demande de congé pour raison personnelle?
Les employés qui souhaitent faire une demande de congé pour raison personnelle doivent :
- Formuler leur demande par écrit;
- Inclure les dates et les heures auxquelles ils veulent s’absenter;
- Donner le plus de détails possible sur leurs raisons dans la mesure du possible;
- Expliquer comment ils vont faire pour limiter les impacts de leur demande;
- Demander à leur patron de leur confirmer leur décision.
Comment faire une demande de congé payé?
Les employés qui souhaitent faire une demande de congé payé doivent :
- S’assurer d’avoir suffisamment de jours de congé en banque;
- Confirmer à l’écrit les jours et les heures pendant lesquelles ils souhaitent s’absenter;
- Fournir les raisons de leur absence au besoin;
- Se montrer de bonne foi pour mitiger les impacts de leur absence;
- Attendre la confirmation de la part de leur gestionnaire.
Existe-t-il des modèles de formulaire de demande de congés gratuits?
Il existe plusieurs modèles de formulaire de demande de congés gratuit en ligne tels que :
N’oubliez pas d’adapter les formulaires de demande de congé disponible en ligne à votre situation.
Comment refuser une demande de congé?
Les gestionnaires ont le droit de refuser les demandes de congé de leurs employés tant que leur refus n’est pas basé sur des raisons abusives. En cas de refus, l’employeur peut proposer des dates alternatives qui lui conviennent mieux afin d’accommoder le besoin de congé de leurs employés.
Les employeurs ont le droit de choisir eux-mêmes les dates de congé de leurs employés.
Un employeur devrait toujours confirmer ou refuser les demandes de congés de ses employés par écrit afin de garder des traces des échanges en cas de problèmes futurs.
