Coût réel d’un recrutement + 10 stratégies pour le minimiser

Il est donc essentiel que les organisations qui souhaitent améliorer leurs façons de faire se penchent sur leur processus de recrutement.

Un recrutement raté a aussi des conséquences importantes sur une entreprise : diminution de la productivité, perte d’argent, effet négatif sur le moral de l’équipe, etc.

Que votre entreprise soit en croissance ou que vous souhaitiez simplement mettre à jour vos façons de faire, cet article vous permettra de mettre en place des stratégies concrètes pour minimiser votre coût de recrutement.

Dans cet article, vous apprendrez :

• Qu’est-ce que le coût de recrutement;
• Qu’est-ce qui influence le coût d’un recrutement;
• Comment calculer le coût d’une embauche;
• Comment optimiser le coût d’une embauche.

Le coût d’un recrutement : qu’est-ce que c’est?

Le coût d’un recrutement réfère au coût réel lié à l’embauche d’un nouvel employé dans une entreprise. Il peut inclure une multitude de coûts différents selon les besoins de l’entreprise, le contexte économique, l’industrie et/ou le pays dans laquelle œuvre l’entreprise, etc.

En d’autres termes, le coût de recrutement réfère aux ressources que l’employeur doit investir afin d’ajouter un nouvel employé à son équipe. Le recrutement mobilise de nombreuses ressources internes et externes et comporte aussi de multiples étapes.

En France, les frais de recrutement oscillent généralement entre 5000 et 8000 euros, mais peuvent varier selon les entreprises. Au Canada, les frais de recrutement atteignent en moyenne 4 129 $ selon la Society for Human Resource Management (SHRM).

En général, les experts considèrent que le coût lié au recrutement d’un employé et à son intégration équivaut entre 15 à 25 % du salaire annuel brut.

Qu’est-ce qui influence le coût d’un recrutement

Il existe 2 grandes catégories de choses qui peuvent influencer le coût d’un recrutement.

1. Le temps nécessaire aux employés de l’entreprise pour procéder à toutes les étapes du recrutement;
2. Les dépenses directement liées au processus telles que le coût d’affichage du poste ou le recours au service d’un chasseur de têtes.

Le coût de recrutement peut aussi être influencé par le type de poste à combler. Ainsi, un poste peu spécialisé nécessitera probablement peu d’investissement. Un poste de manager, gérant ou autre position de gestion, ou encore un poste spécialisé seront plus difficiles à combler et nécessiteront probablement plus de ressources.

L’analyse des besoins

Avant de se lancer dans un processus de recrutement, les entreprises doivent prendre le temps d’évaluer leurs besoins de main-d’œuvre. Ensuite, elles pourront identifier les postes à combler, ainsi que les compétences nécessaires pour chacun d’entre eux.

L’équipe chargée du recrutement pourra rédiger les annonces de recrutement en prenant soin d’inclure une description des tâches, d’expliquer les conditions de travail et d’identifier l’échelle salariale en vigueur, par exemple.

Ce processus peut prendre plus ou moins de temps selon l’expérience de la personne chargée du recrutement et la complexité des besoins de l’entreprise.

Les frais liés à l’affichage du poste

Il est nécessaire de publier les annonces de recrutement sur les bonnes plateformes afin d’assurer un maximum de visibilité, incluant les réseaux sociaux.

Les meilleurs sites d’annonce de recrutement sont souvent payants et engendrent des coûts pour les entreprises. Par exemple, au Canada, les sites spécialisés chargent généralement entre 300 et 400 $.

Certaines entreprises peuvent aussi choisir de participer à des foires aux emplois ou encore de faire appel à des agences de recrutement, ce qui engendrera d’autres dépenses.

Le temps consacré au processus de recrutement

Lorsque vient le temps de recruter un nouvel employé, de nombreux employés de l’entreprise sont impliqués dans le processus : gestionnaires, chargés des RH, membres de l’équipe, etc. Ainsi, le temps qu’ils consacrent aux différentes tâches liées au processus recrutement doit être pris en considération dans le coût global d’un employé.

Cela inclut la diffusion de l’offre d’emploi sur les sites spécialisés et les réseaux sociaux, l’analyse et le tri des CV reçus, les entrevues téléphoniques, les entrevues d’embauche, la vérification des antécédents et des références des candidats, le suivi avec les candidats, l’accueil et l’intégration, la formation, etc.

Les frais liés au processus de sélection

Le processus de sélection inclut généralement des coûts liés aux différents tests de recrutement tels que des tests psychométriques ou des évaluations de compétences.

Les coûts administratifs

L’embauche d’un nouvel employé engendre nécessairement des coûts liés aux démarches administratives que ce soit pour la création des contrats de travail ou différents documents fiscaux, par exemple.

Certaines entreprises choisissent aussi d’utiliser un logiciel de gestion des candidatures (parfois appelé logiciel ATS) afin d’accélérer le processus de recrutement ce qui engendre aussi des coûts supplémentaires malgré le gain de productivité.

Les chargés RH doivent aussi prendre le temps de créer les dossiers personnels des employés en prenant bien soin d’y consigner toutes les informations importantes. Plusieurs préfèrent donc se munir d’un logiciel de gestion du personnel qui leur permet de numériser les dossiers du personnel. Du même coup, les données des employés sont mieux protégées.

Les coûts liés au processus d’accueil et d’intégration

Pour bien accueillir et intégrer les nouveaux employés, les entreprises doivent mobiliser des ressources financières, que ce soit pour de la formation, des activités de team-building, ou même l’achat de matériel.

Certains logiciels comme Agendrix permettent de faciliter l’onboarding des nouveaux employés en automatisant plusieurs étapes du processus, ce qui fait gagner du temps et de la productivité à l’équipe de recrutement.

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Budget de recrutement : calculer le coût d’un employé pour une entreprise

Il est essentiel de calculer le coût des embauches dans une entreprise afin d’être en mesure de faire un budget réaliste et d’optimiser les différents coûts.

La formule pour calculer le coût de recrutement par employé est :

Coût d’un employé pour une entreprise = coûts directs + coûts indirects

Les éléments à prendre en compte

Les coûts directs :

• Le salaire de l’employé;
• La diffusion de l’offre d’emploi;
• Les outils de recrutement comme le logiciel ATS;
• Le temps de la personne ou de l’équipe chargée du recrutement;
• Le service d’une agence de recrutement ou d’un chasseur de têtes;
• Etc.

Les coûts indirects :

• L’achat de nouveau matériel pour l’employé (ordinateur, uniforme, outils de travail, etc.);
• L’impression du manuel de l’employé et des différents documents administratifs;
• Le temps nécessaire à l’intégration et la formation du nouvel employé;
• Le coût des activités de team-building;
• Le coût d’un recrutement raté;
• Le départ ou le congédiement d’un nouvel employé avant la fin de sa période d’essai;
• Etc.

Chaque entreprise doit prendre le temps d’identifier tous ses coûts et les additionner afin de trouver le coût de recrutement.

Exemple de calcul des coûts pour le recrutement d’un serveur dans un restaurant

Coûts directs : 

• Rédaction de l’offre d’emploi : 3 heures évaluées à 90 $;
• Diffusion de l’offre d’emploi sur un site spécialisé: 185 $;
• Publication sur les réseaux sociaux : 100 $;
• Tri des CV, entrevues d’embauche et sélection du candidat : 3 jours de travail évalués à 720 $;

Coûts indirects : 

• Uniforme et matériel de travail : 200 $;
• Accueil et intégration et formation de l’employé : 4 jours de travail évalués à 960 $;
• Impression des documents administratifs : 5 $.

En additionnant toutes les dépenses, hormis le salaire de l’employé, le coût de recrutement d’un serveur dans un restaurant est de 2260 $.

Bien entendu, le coût de recrutement peut grandement varier d’une entreprise à une autre.

10 stratégies pour optimiser le coût d’un recrutement

1. Définissez clairement le profil du poste

Plus votre description de poste est précise et vos exemples de tâches sont justes, plus vous attirerez les bons candidats rapidement. Vous maximiserez aussi du même coup les chances de trouver le candidat qui restera au sein de votre entreprise à long terme.

2. Choisissez les bons canaux de recrutement

Publier votre annonce de recrutement sur les bonnes plateformes vous permettra de maximiser sa visibilité auprès des candidats les plus pertinents.

Ainsi, utilisez les réseaux sociaux comme Tik Tok ou Instagram si vous souhaitez recruter des jeunes pour des emplois étudiants. Optez plutôt pour LinkedIn pour les postes séniors.

Les sites d’emplois aussi sont de très bons endroits où publier vos annonces. Vous pouvez même opter pour des sites spécialisés selon l’industrie dans laquelle vous travaillez.

3. Créez une annonce de recrutement optimale

La qualité de votre annonce de recrutement, communément appelée offre d’emploi, pourra vous permettre de vous démarquer de vos concurrents et d’attirer les meilleurs candidats.

Voici une liste des choses que toutes vos offres d’emploi devraient contenir :

• Une description de poste claire;
• Des exemples précis de tâches à accomplir;
• L’expérience et la formation requise;
• Une présentation de votre entreprise et de votre mission;
• Les conditions de travail offertes;
• Une échelle salariale.

Inclure une échelle salariale vous permettra d’attirer les bons candidats. Vous éviterez aussi de perdre du temps à faire des entrevues avec des candidats dont les attentes ne correspondent pas à ce que vous pouvez offrir.

4. Créez un processus de recrutement efficace avec les bons outils

Afin de faciliter votre processus de recrutement, munissez-vous de bons outils. Par exemple, utilisez un logiciel de suivi des candidats (ATS) pour gérer la réception des candidatures, le tri des CV et la planification des entretiens d’embauche.

Utilisez des tests de recrutement afin d’identifier rapidement les meilleurs candidats. Vous pourrez aussi mieux comparer les différents profils.

Finalement, ayez recours à un logiciel de gestion des employés afin de vous aider à automatiser les tâches d’accueil et d’intégration des nouveaux employés.

5. Faites la promotion de votre marque employeur

Développez votre marque employeur afin de faire de votre entreprise un endroit où il fait bon travailler. Votre marque employeur contribuera à attirer les meilleurs candidats et à fidéliser du même coup vos employés actuels.

Saviez-vous qu’en 2023, 76 % des personnes ont recherché la marque employeur d’une entreprise avant d’appliquer sur un poste?

Une bonne marque employeur permet aux entreprises de se différencier de leurs concurrents et influence positivement leur réputation.

6. Assurez-vous que votre marque employeur reflète l’expérience employée réelle

Faire de fausses promesses aux candidats est l’ingrédient clé pour provoquer des échecs de recrutement. Vos nouvelles recrues risquent de vous quitter très rapidement si ce que vous leur avez présenté n’est pas vrai. Et vous serez de retour à la case zéro.

Votre marque employeur doit être authentique, sans quoi cette stratégie est vouée à l’échec.

Assurez-vous d’offrir aux candidats le reflet de la réalité. Ne leur promettez pas des possibilités de développement professionnel si vous n’êtes pas vraiment en mesure de le faire, par exemple.

7. Encouragez vos employés à recommander des candidats

Encourager vos employés à recommander des candidats pour les postes à combler est une stratégie largement répandue qui a fait ses preuves, particulièrement pour les postes de gestion ou les postes spécialisés.

Les programmes de recommandation interne permettent souvent d’accélérer le recrutement et de trouver de nouveaux talents qui ont le bon profil pour votre entreprise.

Il s’agit aussi d’une bonne pratique pour fidéliser vos employés actuels et bâtir une culture d’entreprise solide.

💡 Cette pratique est aussi parfois appelée cooptation.

8. Favorisez le recrutement interne

Saviez-vous que le recrutement interne est de 25 à 50 % moins cher que le recrutement à l’externe?

De plus, les candidats recrutés à même votre entreprise sont plus faciles à intégrer puisqu’ils connaissent déjà l’organisation.

Pour y arriver, vous devez offrir des opportunités de formation et de développement des compétences à vos employés. Ainsi, vous pourrez leur offrir des promotions et des postes plus importants.

Le recrutement interne est particulièrement intéressant pour les postes avec plus de responsabilités.

9. Analysez les performances du processus de recrutement

Prenez le temps de suivre les indicateurs de performance liés à votre processus de recrutement afin de pouvoir identifier les étapes qui pourraient être améliorées. Ainsi, vous serez en mesure d’optimiser le coût global de recrutement d’un employé dans votre entreprise plus rapidement.

Voici quelques indicateurs RH pertinents à suivre :

• Le coût par embauche;
• Le temps moyen pour pourvoir un poste;
• Le taux de roulement du personnel;
• Le coût de main-d’œuvre.

10. Fidélisez vos employés

Évidemment, la meilleure façon de réduire vos coûts de recrutement est de conserver vos employés actuels.

Ainsi, n’hésitez pas à mettre le paquet pour vous assurer de leur bien-être au travail. Des employés heureux sont des employés plus productifs. Ils deviendront aussi ultimement des ambassadeurs de votre entreprise et vous aideront naturellement à pourvoir les postes en partageant les offres d’emploi dans leurs réseaux.

Ne négligez surtout pas les conditions de travail des employés et assurez-vous d’offrir des horaires flexibles, de permettre à vos employés de prendre des congés lorsqu’ils en ont besoin et de reconnaître leur bon travail. Pour y arriver, munissez-vous d’un logiciel de gestion des employés qui offre des fonctions de gestion des horaires et de reconnaissance des employés.

Si vous ne savez pas par où commencer pour améliorer la satisfaction de vos employés, n’hésitez pas à faire des sondages anonymes sur ce sujet. Vous pourrez ainsi facilement identifier des choses à travailler pour augmenter la satisfaction au travail dans votre entreprise.

D’ailleurs, certains logiciels de gestion des employés comme Agendrix offrent un outil de sondage anonyme pour faciliter votre tâche.

Savez-vous ce que vos employés pensent vraiment?

Tirez parti de leur opinion avec des sondages internes faciles à créer.

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À votre tour de calculer et d’optimiser votre coût d’embauche

Maintenant que vous avez toute l’information nécessaire pour optimiser votre coût de recrutement, c’est à votre tour de jouer. Prenez le temps d’évaluer vos processus et d’identifier les endroits où vous pourriez implanter de meilleures pratiques.

N’oubliez surtout pas de faire l’exercice de calcul du coût de recrutement actuel et du coût une fois vos solutions mises en place. Vous aurez ainsi une meilleure idée des effets réels de vos efforts et pourrez mettre à jour votre budget de recrutement en conséquence.