L’onboarding, ou l’accueil et l’intégration, est une étape charnière de l’expérience des nouveaux employés au sein d’une entreprise.
Un onboarding bien conçu permet de favoriser l’engagement de vos nouveaux employés et d’accélérer le processus de formation.
Les entreprises qui mettent peu l’accent sur l’intégration passent à côté d’une occasion en or de réduire leur taux de roulement. L’accueil et l’intégration des nouvelles recrues contribuent directement à leur rétention.
En fait, un bon processus d’accueil et intégration peut augmenter le taux de rétention d’une entreprise jusqu’à 40 %.
Voici donc 5 étapes pour réussir l’accueil et l’intégration de vos nouvelles recrues.
1. La préparation du processus d’onboarding
La planification de l’intégration commence avant même que le nouvel employé n’ait signé son contrat. Il est important pour toute entreprise de mettre en place un processus clair et systématique pour l’accueil et l’intégration des nouveaux salariés.
En structurant vos façons de faire, vous vous assurez de rendre l’onboarding plus fluide et moins stressant pour les nouveaux employés et pour les personnes qui les accueillent.
Voici une liste de choses à absolument prévoir pour un processus d’accueil et intégration réussi :
- L’annonce de l’arrivée du nouvel employé;
- L’horaire et le déroulement de la première journée;
- Un dîner d’équipe lors de la première journée;
- Une rencontre avec les dirigeants de l’entreprise;
- Le matériel de travail et les différents accès.
Pour être certain de ne rien oublier, utilisez notre modèle d’onboarding pour nouvel employé.
Vous n’avez pas à faire tout ce processus à la main si vous n’en avez pas envie. Il existe plusieurs outils disponibles pour automatiser l’onboarding de vos nouveaux employés. Certains logiciels de gestion d’horaires proposent même un module d’onboarding simple à utiliser.
💡 Personnalisez votre processus afin qu’il ne soit pas trop générique et que les employés ne se sentent pas comme des numéros.
2. Le maintien de la communication avec le candidat entre son recrutement et son arrivée
Une étape souvent oubliée par les gestionnaires est le moment entre l’acceptation de l’offre d’emploi et l’arrivée de l’employé. Les gestionnaires doivent être proactifs et garder contact avec la nouvelle recrue afin de commencer la relation professionnelle du bon pied.
Envoyez un courriel afin d’expliquer le déroulement de la première journée ou même des premières semaines et restez disponible pour répondre aux questions le cas échéant. Vous pouvez aussi proposer à vos recrues de suivre l’entreprise sur les réseaux sociaux pour garder contact avec l’organisation.
Profitez-en aussi pour écrire un message de bienvenue afin que l’employé sache que sa présence est attendue. Ne pas communiquer avec son nouvel employé avant son arrivée peut envoyer le message que l’entreprise ne se soucie pas vraiment de lui, ou qu’il y a un manque d’organisation.
💡 Cependant, faites attention de ne pas bombarder vos nouveaux employés de communications inutiles avant même qu’ils n’aient commencé à travailler pour vous.
3. L’accueil du nouvel employé dans l’équipe
Lorsque vous accueillez un nouvel employé au sein de votre équipe, votre objectif devrait être de susciter l’engagement rapidement. En ce sens, la première journée de onboarding est cruciale.
Cette première journée doit donc se dérouler avec légèreté et ne pas être trop chargée. N’oubliez pas de prévoir des moments plus légers, comme un dîner entre collègues, afin de la rendre plus agréable.
Lors de la première semaine de travail d’un nouvel employé, il est essentiel de bien lui présenter les pratiques RH et l’entreprise pour faciliter son intégration. Bien que cela semble évident, n’oubliez pas de passer en revue le manuel de l’employé, de prendre le temps de visiter le lieu de travail, de présenter adéquatement l’entreprise (son histoire, ses valeurs, ses traditions), etc.
Organisez une rencontre avec des membres de la direction ou les directeurs de chaque département afin que l’employé se familiarise rapidement avec les façons de faire de chacun.
Les activités de team-building sont aussi une très bonne façon de permettre à vos nouveaux employés de tisser des liens rapidement avec leurs collègues. N’hésitez pas à planifier une activité légère et amusante pour que tout le monde apprenne à se connaître.
💡L’intégration d’un employé ne se fait pas en claquant des doigts et peut prendre plusieurs mois à compléter.
4. L’attribution d’un mentor ou d’une personne-ressource
Afin de faciliter l’intégration votre nouvel employé, attribuez-lui un mentor ou une personne-ressource qui pourra répondre à ses questions rapidement et l’aider à socialiser plus facilement.
Avec le soutien d’un mentor, il sera plus facile pour vos nouveaux employés de créer des liens avec leurs collègues, et ils ne seront pas laissés à eux-mêmes.
La personne-ressource ou le mentor ne doit pas absolument être en charge de la formation du nouvel employé, bien que cela puisse être utile.
💡 Essayez de jumeler vos nouveaux employés avec des personnes qui auront des affinités communes. Pour ce faire, prenez le temps d’apprendre à connaître les membres de votre équipe en leur posant des questions brise-glace.
5. La planification de suivis dès le onboarding
Toutes les entreprises devraient planifier des suivis avec leurs nouveaux employés.
Prévoyez une rencontre après la première semaine afin de prendre le pouls de l’expérience de votre nouvelle recrue. Vous pourrez dès lors ajuster vos façons de faire si quelque chose cloche.
Faire des suivis réguliers vous permettra aussi d’éviter que vos employés vous quittent quelques mois après leur arrivée.
En anglais, le terme stay interview est souvent utilisé pour décrire ses entretiens de suivis (ou entretien de rétention). Il s’agit tout simplement de rencontrer ses employés régulièrement pour savoir comment se déroule leur quotidien au travail.
Ces rencontres permettent aussi aux gestionnaires d’ajuster leurs propres façons de faire ou de discuter d’aspects problématiques au besoin. Cette pratique permet d’éviter qu’un employé quitte en raison d’un trop-plein d’irritants accumulés.
💡 N’oubliez pas de faire des rencontres régulières, même une fois l’intégration terminée.
Placez l’humain au coeur de vos processus d’onboarding
Le plus important lors de l’accueil et intégration d’un nouvel employé est de s’assurer qu’il se sent à l’aise dans son nouvel environnement de travail et qu’il puisse s’épanouir dans ses nouvelles fonctions.
Avec toutes les tâches administratives liées à l’arrivée d’un nouveau membre dans votre équipe, ne négligez pas l’aspect humain. Accueillez les nouveaux comme vous auriez aimé être accueilli. Découvrez comment Agendrix simplifie l’onboarding de vos employés!
