Changements d’horaires dernière minute : réponse à toutes vos questions

Un employé doit s’absenter à la dernière minute pour des raisons familiales, un grand groupe vient de faire une réservation, une employée ne peut plus se présenter au travail en raison d’une obligation scolaire, etc. Il existe une multitude de raisons qui peuvent faire en sorte qu’un horaire doive être modifié.

Dans cet article, je répondrai aux questions les plus fréquemment posées par rapport aux obligations des employeurs, aux droits des employés, aux délais à respecter et aux meilleures pratiques à adopter lorsque vient le temps d’apporter des changements à un horaire de travail.

L’employeur peut-il modifier l’horaire de travail de ses employés?

La réponse courte : oui.

Cependant, un employeur ne peut modifier l’horaire comme il le souhaite. Il doit respecter certains critères selon les lois du travail en vigueur ou selon la convention ou le contrat de travail des employés.

Les changements demandés par l’employeur doivent être fondés sur l’intérêt de l’entreprise. L’employeur doit s’assurer d’obtenir l’accord des employés pour tout changement à l’extérieur des heures de travail mentionnées dans le contrat de travail.

💡 Trop de changements de dernière minute dans les horaires risquent de provoquer des frustrations chez vos employés. Essayez de les éviter.

Au Québec

Il n’existe pas de délai minimal à respecter pour partager l’horaire de travail avec les employés. Cependant, ceux-ci ont le droit de refuser de rentrer travailler s’ils n’ont pas été avisés au moins 5 jours à l’avance.

Par exemple, une caissière dans une pharmacie reçoit son horaire le vendredi et voit qu’elle a un quart de travail planifié pour le lundi, mardi et vendredi suivant. Elle peut refuser de venir travailler le lundi et mardi puisque son employeur n’a pas respecté le délai de 5 jours, mais elle devra travailler le vendredi.

En tant qu’employeur, il est important de respecter la conciliation travail et vie personnelle de vos employés et d’essayer de leur partager l’horaire avec le plus de préavis possible. Dans des circonstances exceptionnelles, demandez d’abord s’ils souhaitent prendre des quarts de travail supplémentaires. Sans leur accord, vous ne pouvez pas les forcer à travailler.

En France

Tout d’abord, il est important de souligner qu’un employeur doit afficher l’horaire sur les lieux de travail minimalement 7 jours ouvrés d’avance en l’absence de dispositions conventionnelles. Sinon, l’employeur doit respecter la convention collective ou l’accord d’entreprise concernant l’affichage des horaires.

Le planning des employés peut donc être modifié par l’employeur tant que celui-ci respecte les délais prévus par la loi ou dans la convention ou le contrat de travail.

Les employés soumis à un dispositif d’aménagement du temps de travail ou les employés à temps partiel disposent des mêmes droits. Les employés de garde, quant à eux, peuvent voir leur horaire être modifié avec seulement 1 jour de préavis si les circonstances sont exceptionnelles.

Un employeur peut-il modifier les horaires de temps de travail d’un employé à temps partiel?

Au Québec

Les employés à temps partiel bénéficient des mêmes droits que les employés à temps plein. Ils peuvent donc refuser un changement à leur horaire si celui-ci ne leur a pas été communiqué au moins 5 jours d’avance.

En France

Les employés à temps partiel bénéficient des mêmes droits que les employés à temps plein. L’employeur doit suivre un délai de prévenance de 7 jours ouvrés minimum en l’absence de convention collective ou d’accord d’entreprise. Le délai doit être de minimum 3 jours ouvrés s’il est décidé par une convention collective ou un accord d’entreprise.

À combien de temps de préavis un employeur peut-il modifier les horaires de ses employés?

Au Québec

Les employeurs peuvent modifier les horaires des employés, tant qu’ils les en informent au moins 5 jours à l’avance. Évidemment, si les employés sont sur appel, ils sont réputés être disponibles pour leur employeur et il n’y a pas de délai minimum à respecter.

Par exemple, une infirmière occupe un poste sur appel dans une résidence pour personnes âgées. Son employeur peut l’appeler à 6:00 pour lui offrir un quart de travail à 7:30. Si l’employée refuse, l’employeur peut appliquer les sanctions prévues dans le contrat de travail.

En France

Les employeurs doivent respecter un délai de 7 jours s’ils souhaitent modifier l’horaire des employés à temps plein. Pour les employés à temps partiel, ce délai est de 3 jours ouvrés si les employés ont une convention collective ou un accord d’entreprise. Si l’accord d’entreprise, l’accord de branche ou la convention collective prévoit un délai différent, c’est ce dernier qui doit être respecté.

Par exemple, l’accord d’entreprise d’un restaurant stipule que les horaires peuvent être modifiés avec seulement 4 jours de préavis. L’employeur peut donc modifier des horaires avec 4 jours de préavis plutôt que 7.

L’employé peut-il refuser un changement d’horaire?

Au Québec

L’employé peut refuser une modification d’horaire si le préavis de 5 jours n’a pas été respecté. La modification doit toutefois seulement affecter les heures de travail mentionnées dans le contrat de l’employé. Si un employeur demande à un employé de travailler à l’extérieur de ses heures normales, ce dernier peut refuser, peu importe le préavis donné.

Ainsi, si le contrat de travail d’un employé inclut que ce dernier doit être disponible 7 jours du 7, un employeur peut lui demander de rentrer travailler n’importe quelle jour, en autant qu’il l’informe 5 jours d’avance. Par contre, si le contrat de travail ne stipule pas que l’employé doit être disponible la fin de semaine, un employeur ne peut pas forcer un employé à travailler, même s’il l’en informe 5 jours d’avance.

En France

Un employé peut refuser un changement d’horaire sans que son refus soit considéré comme une faute ou un motif de licenciement. Cependant, il ne peut refuser que parce qu’il n’en a pas envie. Sa décision doit être justifiée par une des raisons suivantes :

• Des obligations familiales (s’occuper d’un enfant ou d’un parent malade par exemple);
• Des obligations scolaires;
• Des activités professionnelles avec un autre employeur;
• Une activité professionnelle non-employée.

Est-ce qu’un employé peut demander de modifier son horaire de travail?

Les employés peuvent demander à leur gestionnaire de modifier leur horaire de travail. Les gestionnaires peuvent décider d’accepter ou non leur demande. Ils n’ont cependant pas d’obligation légale de le faire.

Par exemple, un employé d’un marché d’alimentation écrit à son gestionnaire le dimanche pour l’informer qu’il ne pourra pas se présenter à son travail le mardi suivant parce qu’il souhaite aller voir la présentation de son enfant à l’école. Son employeur peut refuser sa demande puisqu’il ne s’agit pas d’une obligation familiale sérieuse et que l’employé n’a pas donné assez de préavis pour que son employeur trouve un remplaçant.

Par contre, un employeur pourrait décider qu’un employé peut s’absenter s’il trouve un collègue pour le remplacer.

Généralement, les détails de ce que les employés ont le droit de formuler comme demandes sont encadrés dans le contrat de travail, l’accord d’entreprise ou la convention collective. Ainsi, s’ils doivent s’absenter, ils peuvent envoyer une demande de congé officielle selon la politique en vigueur. Les absences de dernière minute acceptables sont aussi définies dans les contrats de travail.

Quel outil utiliser pour faciliter les modifications des horaires?

Pour faciliter les modifications de vos horaires, plusieurs gestionnaires décident d’utiliser un logiciel de gestion des horaires comme Agendrix.

Vous pourrez personnaliser les paramètres du logiciel afin de refléter les contraintes des contrats de travail de vos employés, de leur convention collective ou de l’accord de branche. Vous réduirez ainsi les risques d’erreurs dans les horaires.

De plus, Agendrix vous permettra de partager les horaires de travail avec vos employés en un seul clic. Ces derniers les recevront directement sur leur téléphone et vous pourrez valider qu’ils l’ont consulté. Si vous devez apporter des changements, leur horaire sera automatiquement mis à jour et ils en seront avisés en temps réel.

Ils pourront aussi formuler leurs demandes d’échange de quarts de travail ou leurs demandes de congé directement dans l’application. S’ils doivent communiquer avec vous, ils pourront utiliser l’outil de chat professionnel.

Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de planning pour la gestion des changements d’horaire?

Utiliser un logiciel de planning comme Agendrix comporte plusieurs avantages pour la gestion des changements d’horaire tels que :

• Responsabiliser le personnel : vous pouvez leur permettre d’échanger des quarts de travail avec leurs collègues lorsqu’ils ont un imprévu et que l’horaire a déjà été publié;
• Centraliser les communications : regrouper toutes les demandes des employés, leurs disponibilités et contraintes et communiquer directement avec votre personnel grâce à un outil de communication interne;
• Respecter les rôles des employés lors de la création des horaires;
• Avoir accès aux disponibilités et préférences de vos employés pour créer le meilleur horaire possible et éviter les changements de dernière minute;
• Économiser du temps de gestion pour vous concentrer sur d’autres tâches importantes;
• Limiter les erreurs dans les horaires;
• Faciliter le partage des horaires avec les employés;
• Trouver des remplaçants rapidement en cas d’absence de dernière minute.

Avec Agendrix, les employés ont la liberté d’indiquer leur absence et de se trouver un remplacement.

– Pier-Luc Noël, directeur à la réception et à la comptabilité au Littoral Hôtel & Spa

Plusieurs gestionnaires ont d’ailleurs adopté un logiciel de gestion des horaires et ont vu des bénéfices autant pour eux que pour leurs employés.

Nous avons sondé près de 700 de nos clients.

Agendrix aide 6 gestionnaires sur 10 à combler les quarts de travail plus facilement.

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Gestion des changements d’horaires et plus encore

Opter pour un logiciel des horaires peut aussi vous aider dans la gestion du personnel.

Agendrix vous propose plusieurs fonctionnalités qui vous permettront de centraliser et faciliter votre gestion. Ainsi, vous pourrez centraliser et numériser les informations de vos employés dans leur dossier personnel, simplifier leur accueil et leur intégration et même reconnaître leur bon travail directement dans l’application.

Le logiciel des plannings vous permettra aussi de mieux suivre le temps de travail de vos employés, vous assurez qu’ils prennent suffisamment de pauses et que les feuilles de temps soient justes.

Conclusion

En tant qu’employeur, il est de votre devoir de vous assurer de respecter les lois en place lorsque vous faites des modifications de dernière minute aux planning de vos employés.

Vous devriez toujours donner un préavis à vos employés afin de mieux respecter leur vie personnelle et éviter de créer des frustrations dans votre équipe. Souvenez-vous, des employés heureux sont des employés plus performants.

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