Qu’est-ce que l’automatisation des RH et comment en tirer profit en 2024?

2024 vient à peine de démarrer, et elle s’annonce déjà une année difficile d’un point de vue économique. Chaque dollar dépensé aura avantage à être soigneusement investi.

Bien que certains propriétaires d’entreprise soient plus réticents à automatiser une partie de leurs opérations et de s’appuyer sur la technologie pour simplifier leur travail, il y a beaucoup à gagner à le faire. Ce qui est vrai pour les différentes sphères de votre entreprise, par exemple les processus RH.

Alors pourquoi ne pas automatiser certaines tâches pour maximiser votre temps, et ultimement, vos profits?

Cet article vous présente :

• Ce qu’est l’automatisation des ressources humaines;
• Quels processus RH peuvent bénéficier de l’automatisation;
• Les avantages de l’automatisation;
• Les éléments à considérer avant d’automatiser vos RH.

Bonne lecture 🤓

L’automatisation des RH, qu’est-ce que c’est concrètement?

L’automatisation des RH réfère à l’utilisation de la technologie, comme par exemple d’applications ou de logiciels, pour simplifier les processus afin que ceux-ci s’effectuent sans intervention humaine, ou presque. Automatiser les RH permet de gagner en efficacité, de réduire les tâches manuelles et répétitives (qui viennent souvent avec des manipulations causant des erreurs) et de consolider l’ensemble de ses pratiques RH.

⚙️ Exemple d’automatisation RH : Stéphane est gestionnaire d’une quincaillerie et il est responsable de l’embauche des nouvelles recrues. Il utilise un logiciel qui facilite son processus d’accueil et d’intégration. Plutôt que de demander aux employés de lui transmettre des informations sensibles comme leur numéro d’assurance sociale et leur spécimen de chèque par courriel ou Facebook Messenger, il utilise le logiciel sécurisé. Ainsi, il assure une transmission des documents qui limite les risques associés aux fuites d’information. D’ailleurs, il utilise ce même logiciel pour stocker les dossiers des employés. Il n’a donc pas à manipuler les documents une fois qu’il les a reçus; ils se trouvent directement dans le dossier de chaque employé.

L’automatisation à travers toutes les étapes de vos RH

L’exemple ci-dessus illustre bien comment l’automatisation peut simplifier et rendre plus sécuritaire une partie du processus d’onboarding. Et ce n’est que la pointe de l’iceberg! L’automatisation des ressources humaines peut servir lors des différentes étapes RH cruciales pour votre entreprise :

• Le recrutement et le suivi des candidatures;
• L’onboarding;
• L’offboarding;
• Les communications;
• La gestion des dossiers du personnel;
• La signature de documents RH (signature électronique ou manuscrite);
• La gestion des horaires de travail;
• Le suivi des présences et du temps de travail;
• La gestion des tâches et de la performance;
• La formation et le développement des compétences.

Voici le détail pour chacune de ces étapes.

Le recrutement et le suivi des candidatures

La pénurie de main-d’œuvre qualifiée demeure un enjeu de taille en 2024. Attirer les bons candidats est primordial pour assurer des opérations fluides et un service à la clientèle hors pair.

Avantages de l’automatisation du recrutement

• Un logiciel de gestion des candidatures facilite la tâche pour gestionnaires et recruteurs;
• Automatise l’affichage des postes, le tri des candidatures, la planification des entretiens d’embauche et le processus de recrutement de façon globale.

⚙️ Exemple d’automatisation du processus de recrutement : Andrée souhaite trouver la candidate idéale pour combler un poste de gestionnaire dans son restaurant et doit afficher une offre d’emploi sur différents sites. Parmi les options : ses pages Facebook et Instagram d’entreprise, un site d’affichage spécialisé et quelques sites plus généraux de recherche d’emploi. Pour éviter de s’éparpiller et de rater des candidats de choix, elle centralise le tout dans son logiciel de gestion des candidatures (aussi appelé applicant tracking system), qui lui permet de publier d’un seul endroit et de filtrer les CV reçus en utilisant des critères spécifiques.

L’onboarding

L’onboarding est l’une des étapes qui nécessite le plus de paperasse et d’échanges entre le nouvel employé et l’employeur. De l’accès aux différents outils de travail (la caisse, le système de pointage, le manuel de l’employé, le code vestimentaire), au partage de documentation à des fins administratives et en passant par la formation préparatoire aux tâches quotidiennes, il y a beaucoup d’éléments à rayer de la liste.

Avantages de l’automatisation de l’onboarding

• Réduit la charge pour les managers et les employés chargés de la formation des nouveaux;
• Assure une expérience employé uniforme et agréable;
• Augmente la visibilité de la progression des formations (celles qui n’ont pas été complétées, par exemple).

⚙️ Exemple d’automatisation du processus d’onboarding :

⚠️ Martin doit accueillir plusieurs nouveaux stagiaires dans son hôtel à deux moments dans l’année : au début de l’été et durant le temps des Fêtes. À chaque fois, les étapes du onboarding et les formations nécessaires sont exactement les mêmes.

💡 Grâce à l’automatisation des RH et du onboarding, il arrive facilement à suivre le progrès de chacun en temps réel. En plus de sauver énormément de temps, il arrive à mieux déléguer certaines étapes de la formation au reste de l’équipe. De surcroît, l’impact de l’arrivée des nouveaux sur sa charge de travail est minimisé.

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L’offboarding

Bien accueillir les nouveaux talents est important et le départ de membres de l’équipe doit être géré avec la même importance et le même soin. Récupérer le matériel prêté, calculer la dernière paie et mener un entretien de départ sont parmi les tâches les plus importantes lors du départ d’un employé. Désactiver les accès au système d’alarme et organiser un repas pour souligner le départ sont aussi d’autres tâches qui peuvent être nécessaires.

Avantages de l’automatisation de l’offboarding

• Permet de ne rien oublier;
• Assure la conformité aux protocoles internes et aux exigences légales de protection des données (par exemple dans le cas où l’employé avait accès à des données sensibles de votre clientèle).

⚙️ Exemple d’automatisation du processus d’offboarding :

⚠️ Samantha est la gérante d’un café qui connaît un fort achalandage lors de la saison touristique, mais dont les activités sont plus tranquilles par la suite. Chaque saison, plusieurs employés quittent donc l’entreprise pour quelques mois et certains reviennent l’année suivante.

💡 Afin de toujours améliorer ses pratiques, elle envoie un sondage à tous les employés qui quittent pour en savoir plus sur diverses thématiques : l’esprit d’équipe, la motivation au travail, les enjeux de sécurité, les pistes d’amélioration et les éléments qui contribuent à un environnement de travail sain.

Les communications

Une mauvaise communication peut rendre pénible une situation qui aurait normalement été des plus simples à gérer. Et avec tous les canaux de communication disponibles pour échanger avec votre équipe, il peut être facile de mêler les cartes.

Antoine vous avait-il donné ses disponibilités par texto ou par Facebook Messenger? Et qu’en est-il de Dominique? Avait-elle confirmé qu’elle remplacerait Vicky jeudi soir lorsque vous l’avez appelée? Si seulement vous pouviez retrouver la note papier que vous aviez prise… 😵‍💫

Avantages de l’automatisation des communications

• Regroupe tous les échanges dans une plateforme professionnelle de communication, tant les conversations individuelles, que les communications internes à l’échelle de l’entreprise;
• Envoi de notifications pour que les bonnes personnes soient averties au moment opportun, au besoin.

Le temps où il vous faut faire les 12 travaux d’Astérix pour vous assurer que tout le monde ait reçu une information est révolu.

⚙️ Exemple d’automatisation des communications :

⚠️ Adam doit apporter un changement à l’horaire de sa pharmacie pour le congé de Pâques : il anticipe un plus fort achalandage et 3 employés qui devaient travailler lui ont demandé des congés dernière minute.

💡Il utilise l’outil de communication dans Agendrix pour lancer un appel à tous les employés qui ont les compétences pour assumer le rôle de caissier et de commis. En moins d’une heure, les quarts de travail qui devaient être comblés le sont et les employés ont confirmé leur présence.

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La gestion des dossiers du personnel

L’un des endroits où la majorité des entreprises sont réticentes à faire le saut au numérique est la sphère administrative. Il est donc question des dossiers du personnel, notamment. On demande encore des spécimens de chèque papier, on fait remplir un formulaire de contact d’urgence que l’on ajoute ensuite dans une fiche rangée dans un classeur, etc.

Pourtant, l’automatisation RH prend tout son sens dans la gestion des dossiers du personnel. Plutôt que de s’éparpiller et d’avoir des fichiers désuets qui trainent dans le backstore de votre commerce, il est optimal de centraliser ces informations importantes et de les rendre accessibles de n’importe où.

Avantages de l’automatisation de la gestion du dossier du personnel

• L’automatisation et la numérisation de vos dossiers d’employés facilite l’accès à l’information lorsque vous en avez besoin — si un accident survient au travail notamment;
• Réduit considérablement les chances que des gens aient accès aux données privées de vos employés, parce qu’elles sont à la vue de tous sur votre bureau;
• Permet aux employés d’accéder à leur dossier : certains logiciels offrent des options de libre-service pour qu’ils mettent à jour leurs informations, consultent leurs talons de paie et tout autre document qui s’y trouve.

La gestion des horaires de travail

Préparer les horaires de travail peut rapidement devenir un casse-tête quand on doit prendre en compte les différentes disponibilités de chaque employé, les demandes de congé, les moments de fort achalandage de votre entreprise, le temps de travail et les heures supplémentaires, etc.

Avantages de l’automatisation de la gestion des horaires

• Réduit considérablement la charge de travail des gestionnaires qui assument le rôle de planification des horaires;
• Centralise la gestion des horaires dans un logiciel vient souvent avec d’autres avantages pour votre équipe, comme les notifications en temps réel lorsqu’un changement a lieu;
• Rend possible l’envoi d’alertes lorsque certains critères ne sont pas respectés comme l’ancienneté, le rôle ou les disponibilités au moment de la planification;
• Permet la création de gabarits pour vos horaires récurrents, fonctionnalité intéressante des logiciels de gestion d’horaires.

⚙️ Exemple d’automatisation des horaires de travail :

⚠️ La boutique de Valérie compte plusieurs employés à temps partiel, la majorité des étudiants du cégep ou de l’université. Leurs disponibilités changent tous les 4 mois, selon leur session de cours.

💡 Grâce à son logiciel de gestion des horaires, son équipe lui partage le tout dès que les informations sont disponibles et elle peut donc le prendre en compte immédiatement pour créer ses horaires mensuels.

Depuis qu’elle a centralisé ses horaires, Valérie a remarqué une diminution de son taux de roulement : comme leurs disponibilités sont respectées, ses employés étudiants peuvent facilement concilier travail et études.

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Le suivi des présences et du temps de travail

Suivre le temps de travail du personnel est nécessaire pour toute organisation, comme c’est une étape cruciale à la rémunération des employés. Certaines entreprises utilisent des poinçons manuels pour enregistrer les heures travaillées, tandis que certaines ont un système de pointage à puce ou code barre.

Dans tous les cas, il y a beaucoup d’avantages à automatiser le suivi des présences et du temps de travail.

Avantages de l’automatisation du suivi des présences et du temps de travail

• C’est une excellente façon d’éviter les erreurs humaines;
• Tout est enregistré dans un système informatique et comptabilisé automatiquement;
• Comptabiliser les paies des employés devient pratiquement un jeu d’enfant si les feuilles de temps sont reliées à la paie.

Pour les gestionnaires qui doivent suivre de près les heures supplémentaires de leurs employés, automatiser cette partie des RH est essentiel. En bonus : une rémunération juste diminue les irritants pour vos employés.

⚙️ Exemple d’automatisation du suivi des présences :

⚠️ Michael est directeur des opérations dans une résidence pour personnes âgées. Il doit s’assurer d’avoir à tout moment le bon nombre de personnes sur le plancher pour assurer de bons soins à sa clientèle.

💡 Son logiciel de suivi du temps de travail inclut un tableau de bord RH, qui offre un aperçu en temps réel du nombre d’employés présents au travail, en pause, en retard pour leur quart ou qui ne se sont tout simplement pas présentés au travail. Il peut facilement entrer en contact avec un employé en retard pour voir s’il viendra bien au boulot ou s’il s’est bien présenté, mais qu’il a oublié de pointer à son arrivée.

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La gestion des tâches et de la performance

Faire une liste papier des tâches à compléter lors d’un quart de travail est encore une pratique très répandue pour plusieurs industries de première ligne comme la restauration, les commerces de détails et l’hôtellerie. Bien que pratico-pratique dans certains cas, automatiser cette partie des opérations quotidiennes compte plusieurs avantages.

Les avantages de l’automatisation de la gestion des tâches

• Un meilleur suivi de l’avancement des tâches;
• Une transition plus facile entre les quarts de travail;
• Un traçabilité de l’exécution des tâches qui peut servir lors des évaluations de performance;
• Une façon d’identifier les employés à fort potentiel;
• Des managers mieux outillés à prendre des décisions relatives à leur équipe : si Simon ne complète jamais ses tâches pendant le quart du soir, est-ce que c’est parce qu’il y a des périodes plus achalandées? Parce qu’il procrastine et perd son temps?

⚙️ Exemple d’automatisation de la gestion des tâches :

⚠️ En consultant les notes de fin de quart dans son logiciel de gestion RH, Mathieu a remarqué que lorsque Mélanie, Eric et Antoine sont assignés au même quart de travail, les tâches sont souvent bâclées. Par contre, lorsque Jack est aussi présent, tout se déroule comme sur des roulettes.

💡Mathieu revoit donc l’horaire de travail pour s’assurer que son trio infernal ne soit jamais seul. Les résultats? Dans les semaines suivantes, il observe une augmentation de la productivité et même de meilleures ventes.

La formation et le développement des compétences

L’automatisation des processus de formation et du développement des compétences va de pair avec la gestion des tâches, comme c’est l’étape où les gestionnaires pourront identifier certaines lacunes ou besoins de formation. De plus, automatiser les suivis de formation permet de suivre le progrès de chacun des membres de l’équipe, de le documenter et d’assurer l’équité.

Dans certains secteurs d’activités, les formations sont obligatoires à des fins légales, notamment pour la santé et la sécurité. Et pour certains franchisés, les exigences de leur bannière nécessitent que les employés qui occupent un rôle précis suivent une formation X à une fréquence donnée.

Assurez-vous donc de ne rien oublier en automatisant et en centralisant le tout! Cette pratique peut devenir un différentiateur qui vous positionne en tant qu’employeur de choix : les employés qui le souhaitent pourront progresser au sein de votre entreprise et deviendront des ambassadeurs.

⚙️ Exemple d’automatisation de la formation :

⚠️ Samuel est gestionnaire dans une résidence pour personnes âgées. Les préposés doivent régulièrement suivre des formations afin de rester à jour et d’offrir les meilleurs soins possible à la clientèle. Mais comme tous n’ont pas suivi leurs formations au même moment, faire un suivi devient un casse-tête.

💡 En automatisant tous les processus reliés à la formation et en centralisant les dossiers du personnel dans un logiciel RH, Samuel bénéficie maintenant d’échéanciers avec notifications pour chaque employé, et il peut mieux planifier les besoins de formation de son équipe.

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Quels sont les avantages d’automatiser ses RH?

Prêt à aller de l’avant avec l’automatisation de vos RH? Voici une liste non exhaustive des avantages dont vous pourrez bénéficier.

1. Meilleure gestion du temps

Les gestionnaires et propriétaires d’entreprise peuvent se servir du temps économisé pour se concentrer sur certains aspects de leur travail où ils ont un impact concret, comme la gestion de personnel et le service à la clientèle. Ils peuvent même réduire leurs heures de travail pour passer du temps en famille.

L’automatisation des RH optimise les tâches autrement répétitives et fastidieuses où la contribution d’un humain n’a pas vraiment de valeur ajoutée.

2. Réduction des erreurs

Minimiser l’intervention humaine pour certaines tâches permet de réduire significativement les erreurs de manipulation des données causées par la fatigue, l’inattention, le stress, le manque de temps, etc.

Qu’il s’agisse de saisie d’information, du traitement de la paie, de l’assignation des tâches récurrentes ou de la création des horaires, les entreprises ont beaucoup à gagner à automatiser leurs processus.

3. Économies

Des gestionnaires plus présents sur le plancher, qui réduisent leurs heures supplémentaires et qui travaillent à maximiser les opérations plutôt que de perdre leur temps à faire des copier-coller ou prendre des notes manuscrites peuvent permettre à une organisation de faire des économies substantielles.

L’automatisation des RH contribue à une meilleure affectation des ressources, ce qui, notamment, réduit les coûts de main-d’œuvre.

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4. Amélioration de la conformité

Toute entreprise doit au minimum être conforme aux exigences des lois du travail de sa région, ce qui inclut entre autres la conservation des données relatives au personnel et la conformité à d’autres règles. S’ajoutent à ceci les autres normes et standards propres à chaque secteur d’activité, incluant la santé et la sécurité au travail.

Automatiser les RH permet de savoir à tout moment quelles pratiques doivent être améliorées, et aussi si certaines failles graves sont à rectifier pour éviter des pénalités.

5. Expérience employé enrichie

L’expérience employé contribue non seulement à un meilleur taux de rétention du personnel, mais elle est aussi un facteur déterminant dans l’attraction de nouveaux talents.

Automatiser certains processus et offrir des options de libre-service pour simplifier l’accueil et l’intégration de nouveaux employés, par exemple, contribue à une expérience plus agréable pour votre personnel. Il va de même pour les demandes de congé et l’échange de quarts de travail entre employés.

6. Uniformité des pratiques et équité

L’automatisation RH uniformise et standardise les processus, ce qui contribue d’une part à des pratiques plus homogènes et d’autre part à un meilleur niveau d’équité pour l’ensemble du personnel. Fini les passe-droits ou les erreurs qui pénalisent certains de vos employés!

7. Recrutement plus facile et rapide

Utiliser un logiciel de suivi des candidats simplifie énormément le processus de recrutement. Cela facilite le tri des CVs, la planification des entretiens d’embauche et centralise également les échanges avec les candidats.

Grâce à l’automatisation, l’expérience est plus uniforme pour les chercheurs d’emploi et moins prenante pour les gestionnaires.

8. Centralisation des données

La centralisation des données est l’un des plus grands avantages d’automatiser les RH. Toutes les personnes qui doivent accéder aux informations peuvent le faire sans tracas, que ce soit les gérants, les superviseurs de quarts, les employés ou même les responsables d’audits.

9. Capacité d’adaptation et d’évolution

Les logiciels évoluent à un rythme soutenu et peuvent facilement s’adapter aux besoins d’une organisation. Tant pour les petites que pour les grandes équipes, des processus RH automatisés peuvent se moduler selon les besoins et évoluer avec une entreprise.

L’automatisation des RH, quelques éléments à considérer

Si vous n’utilisez pas déjà d’outils pour automatiser vos RH, voici certains éléments sont à considérer avant de se lancer.

Les coûts initiaux

L’implémentation de systèmes RH occasionne des frais initiaux qui peuvent être élevés, notamment pour l’achat de logiciels, la formation du personnel et l’intégration avec les systèmes déjà en place.

Astuce : testez les applications qui offrent un essai gratuit avant de vous engager dans un contrat qui vous lie au fournisseur pendant plusieurs mois.

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La résistance au changement

Les employés et les gestionnaires peuvent être réticents aux changements dans les pratiques de travail d’une entreprise. Certains peuvent penser que l’automatisation prendra leur place, d’autres peuvent avoir une phobie des outils plus technologiques ou préférer les méthodes traditionnelles — « On a toujours fait les choses ainsi! » La gestion du changement est donc un facteur essentiel pour réussir une transition vers l’automatisation des RH.

Le manque de compétences

Pour réussir l’automatisation des RH, les employés doivent acquérir de nouvelles compétences, qu’elles soient reliées directement à un logiciel ou simplement à l’utilisation de technologies. Identifier à l’avance les potentielles embûches ou établir la courbe d’apprentissage pour les gestionnaires peut faciliter le tout.

La complexité de l’implantation

Tous les outils d’automatisation ne nécessitent pas le même effort de la part d’une équipe pour être configurés et prêts à être utilisés. Ici aussi, évaluer en amont les éléments à prendre en compte et le temps nécessaire avant d’être opérationnel est un exercice nécessaire. De plus, choisir une solution qui vient avec un excellent service à la clientèle sera utile pour cette étape.

Les enjeux de sécurité des données

La dernière chose dont une entreprise a besoin est d’une fuite des renseignements personnels de ses clients ou de son personnel, ou de toute autre donnée sensible. Le choix des fournisseurs qui traitent vos données est donc un élément hyper important pour vous assurer la paix d’esprit : sélectionnez des partenaires d’affaires qui sont à l’avant-garde des régulations comme la Loi 25 au Québec et le RGPD en Europe.

La perte de l’aspect humain

L’automatisation peut entraîner une certaine déconnexion et une réduction des interactions humaines. Assurez-vous d’observer le tout pour éviter que les relations entre employés ne s’enveniment ou ne deviennent problématiques. Par exemple, continuez à faire des rencontres one-on-one régulièrement pour identifier si un employé vit une situation plus difficile. Ou faites des activités de team-building régulièrement pour motiver les troupes.

La lourdeur de travailler avec des outils désuets

Cet autre point découle directement du choix du fournisseur et de l’outil. Il est crucial de bien évaluer les options disponibles et de miser sur un logiciel qui continuera d’évoluer et qui offre régulièrement de nouvelles fonctionnalités pour soutenir vos opérations. Les solutions web et mobiles infonuagiques (cloud) offrent normalement des mises à jour régulières permettant de fixer les bogues, par exemple.

Automatiser ou ne pas automatiser ses RH, telle est la question

Vous l’aurez compris, tout n’est pas blanc ni noir lorsqu’on parle d’automatisation des RH. L’objectif est de trouver ce qui correspond le mieux à vos besoins et ce qui vous permettra d’optimiser vos opérations.

J’espère que cet article vous a offert plus de clarté sur le sujet et qu’il vous aide à prendre la meilleure décision pour votre entreprise!

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