Vous créez encore vos horaires de travail à la main? Cet article est votre signe qu’il est temps d’automatiser vos horaires à l’aide d’un logiciel!
😐 Vous en avez ras-le-bol de perdre des heures chaque semaine pour préparer vos horaires de travail.
😦 Vous n’arrivez pas à respecter les demandes de congé de vos employés.
😫 Vous passez votre samedi matin au bureau à démêler l’horaire de la semaine prochaine plutôt que de passer du temps en famille.
N’ayez crainte, vous êtes atterri au bon endroit. L’automatisation des horaires de travail est une solution qui transformera votre gestion du personnel pour le mieux.
Dans cet article, nous allons explorer :
- 3 façons d’automatiser la planification des horaires de travail;
- Ce qu’est un logiciel d’automatisation des horaires;
- 31 fonctionnalités clés d’un logiciel pour automatiser votre gestion des horaires.
Comment automatiser la planification d’horaires de travail?
La première étape avant d’automatiser votre planification d’horaires est l’évaluation de vos besoins. Quelques éléments à considérer sont les suivants :
- Combien d’employés votre entreprise emploie-t-elle? 6, 14 ou 57?
- Avez-vous plusieurs succursales? Une seule ou 5?
- Vos horaires sont-ils toujours les mêmes ou varient-ils? Chaque semaine est-elle un copier-coller (9h à 17h, du lundi au vendredi) ou avez-vous des horaires variables qui changent régulièrement avec des quarts de travail différents (de soir, de nuit, de weekend)?
- Avez-vous des employés à temps plein et à temps partiel? Juste temps plein ou juste temps partiel, ou les deux?
- Connaissez-vous des moments de fort achalandage qui nécessitent des employés sur appel? Parfois ou régulièrement?
- Combien de temps vous est-il nécessaire pour préparer, communiquer, ajuster et gérer vos horaires chaque semaine? 30 minutes, 4 heures, plus de 10 heures?
- Et la liste continue ainsi
Répondre à ces simples questions vous permettra de mieux identifier quelle solution parmi celles suggérées ci-dessous fonctionnera le mieux pour vous. Il faut aussi tenir compte de votre budget. Pour cette étape, assurez-vous de bien comprendre le retour sur investissement que certaines solutions peuvent apporter, même si elles sont un peu plus dispendieuses.
Par exemple, si le temps gagné à faire les horaires permet d’économiser plusieurs heures par semaine (que ce soit vos propres heures ou les heures d’un gestionnaire que vous embauchez), prenez le temps d’évaluer la valeur monétaire de ces heures.
5 heures par semaine à 25 $ de l’heure équivaut à 125 $ par semaine, soit 500 $ par mois (ou 6 000 $ par an)… 🤑
Je vous propose 3 outils pour automatiser vos horaires :
- Une feuille de calcul Excel : c’est le premier pas vers l’automatisation. Cette solution peut être considérée gratuite si vous utilisez déjà cet outil à d’autres fins dans votre entreprise. Par contre, cela nécessitera plus de temps au niveau des communications avec l’équipe et des modifications à l’horaire.
- Un calendrier partagé comme Google Calendar : gratuit, devrait prendre un peu moins de temps que l’option précédente. Permet de responsabiliser davantage les membres de votre équipe, notamment pour les demandes de congé.
- Un logiciel de gestion des horaires comme Agendrix : nécessite un abonnement, mais une fois mis en place réduira considérablement le temps nécessaire pour compléter les horaires, les partager et les ajuster au besoin. De plus, contribuera à l’autonomie des membres de votre équipe tout en réduisant la charge de travail des gestionnaires.
Au revoir papier, bonjour Excel!
Que votre préférence soit de faire vos horaires avec Excel ou Google Sheets, cette solution vous permet de créer votre propre modèle d’horaire en version informatisée. Utilisez les formules, les listes déroulantes et la validation de données pour automatiser le tout. Les codes de couleur vous permettent de facilement distinguer différents rôles et quarts de travail, notamment. Vous pouvez ensuite partager votre horaire en l’envoyant par courriel, par Facebook Messenger ou tout autre outil de communication avec votre équipe.
Pour savoir comment créer votre horaire de travail sur Excel, c’est par ici!
De plus, si vous ne souhaitez pas partir de zéro, voici quelques modèles Excel gratuits et prêts à utiliser :
- Modèle de planning d’horaires de travail
- Modèle d’horaire de travail sur appel
- Modèle de planning de congés
En deuxième vitesse : le calendrier partagé style Google Calendar
Si vous avez fait le tour d’Excel et que souhaitez avoir accès à certaines fonctionnalités plus avancées, essayez une appli de calendrier partagé. Vous pourrez créer de multiples calendriers pour différentes équipes, tous accessibles d’un même endroit. Utilisez les descriptions d’événements ou les notes pour ajouter des précisions pour certains quarts de travail.
Invitez vos employés à joindre le calendrier partagé. Ils peuvent également y ajouter leurs demandes de congé sous forme d’événements dans le calendrier.
Vers l’infini, et plus loin encore : logiciel automatisé de gestion des horaires comme Agendrix
Prêt à passer à la vitesse grand V? Les logiciels automatisés de gestion des horaires de travail offrent une panoplie de fonctionnalités qui simplifient votre quotidien. Certains logiciels vous permettent même d’automatiser l’ensemble de vos RH et de les centraliser dans un seul et même endroit.
Automatisez TOUT ce qui touche les horaires de travail : les rôles (caissière, commis de plancher, serveur, service client, etc.), le niveau d’ancienneté, les disponibilités, les demandes de congé, le partage de l’horaire et les changements, l’échange de quarts entre employés, etc. Ajoutez à ceci un outil de communication professionnelle qui regroupe toutes vos communications d’équipe, individuelles ou à l’échelle de l’entreprise.
C’est quoi en fait, un logiciel d’automatisation des horaires de travail?
Un logiciel d’automatisation des horaires ou de gestion des horaires est un outil informatique qui permet de simplifier la création, la gestion et l’optimisation des horaires de travail. Ces logiciels sont fréquemment utilisés pour les travailleurs de première ligne (souvent rémunérés à taux horaire) et dans des industries où les horaires sont traités par quarts de travail.
Les logiciels de gestion des horaires sont particulièrement populaires auprès des entreprises qui doivent gérer des horaires complexes avec plusieurs quarts de travail et qui ont des besoins variés de main-d’œuvre. Pensez aux industries de la restauration, aux résidences pour aînés, aux commerces de détail et aux pharmacies, pour n’en nommer que quelques-unes.
Les avantages des outils d’automatisation des horaires
Une meilleure gestion du temps
- Diminuez la charge administrative et réduisez le temps nécessaire pour compléter des tâches manuelles relatives à l’horaire de travail.
- Créez vos horaires plus rapidement avec des modèles d’horaires sauvegardés et la centralisation des informations.
- Limitez les erreurs humaines liées à la surplanification de personnel (trop d’employés prévus à l’horaire), aux demandes de congé ou aux disponibilités.
- Responsabilisez les membres de votre équipe avec des options libre-service pour les demandes de congé, les échanges de quarts et les changements de disponibilités.
Des économies substantielles
- Optimisez vos effectifs selon les fluctuations d’achalandage et la charge de travail.
- Réduisez le nombre d’heures supplémentaires grâce à un suivi du temps de travail plus précis et à l’optimisation de vos ressources à temps partiel.
- Planifiez vos horaires de travail en fonction des compétences et de l’ancienneté de votre personnel, pour maximiser les forces de l’équipe.
Des horaires de travail qui contribuent à l’expérience employé
- Planifiez des horaires plus stables qui assurent une meilleure conciliation travail et vie personnelle, ce qui contribue à la satisfaction au travail et la rétention de personnel.
- Uniformisez les règles et les politiques en place pour assurer l’équité de vos horaires de travail.
- Modifiez facilement et rapidement l’horaire pour vous ajuster aux imprévus tels que les absences de dernière minute, un fort achalandage soudain ou des changements dans vos opérations.
- Communiquez les changements d’horaire en temps réel, au moment opportun et uniquement aux personnes concernées.
- Assurez votre conformité aux lois du travail de votre région en suivant et enregistrant les temps de travail, les pauses, les heures supplémentaires, etc.
31 fonctionnalités clés des logiciels automatisés de gestion des horaires
La création et la gestion des quarts de travail
1. Centralise la création, l’assignation et la modification des quarts de travail;
2. Facilite la gestion (parfois selon l’ancienneté) des quarts ouverts ou sur appel;
3. Permet de glisser-déposer les quarts dans l’horaire pour les assigner, par exemple;
4. Prend en compte les compétences, les rôles (types de postes) et d’autres critères relatifs aux employés pour simplifier la création de l’horaire et les ajustements si nécessaires.
L’affichage des disponibilités des employés
5. Permet aux employés d’indiquer leurs disponibilités, leurs préférences relatives à l’horaire et le nombre d’heures de travail souhaitées;
6. Notifie les gestionnaires si un quart ne respecte pas les disponibilités ou les autres demandes du personnel;
7. Regroupe les congés, les vacances planifiées, les journées fériées, etc.
L’automatisation des horaires
8. Inclut des modèles pour les horaires et les quarts récurrents;
9. Automatise certaines règles, comme la planification des heures supplémentaires.
La gestion des congés
10. Permet aux employés de faire leurs demandes de congés directement dans l’application;
11. Centralise et simplifie le processus de gestion des congés pour les gestionnaires qui peuvent tout faire au même endroit.
Les communications et les alertes
12. Simplifie les communications de l’équipe pour tout ce qui concerne l’horaire de travail, par exemple les échanges de quarts et les remplacements;
13. Envoie des notifications en temps réel pour les quarts à combler, les demandes de congé, les employés absents, etc.;
14. Automatise les notifications pour les rappels, les quarts de travail à venir, les changements à l’horaire, etc.
La responsabilisation des employés
15. Offre un accès à la plus récente version de l’horaire en tout temps et de partout via leur téléphone cellulaire;
16. Permet les échanges de quart sans intervention d’un gestionnaire, sauf pour l’approbation;
17. Favorise l’autonomie des employés en leur donnant plus de contrôle sur leur horaire.
L’intégration du suivi du temps de travail
18. Assure un suivi entre l’horaire et les heures réellement travaillées des employés;
19. Simplifie le traitement de la paie avec un suivi du temps et des présences précis;
20. Permet un suivi plus serré des heures supplémentaires, des temps de pause, de l’absentéisme, etc.
L’accessibilité mobile
21. Accessible depuis n’importe quel téléphone intelligent ou tablette en plus de la plateforme web lorsqu’une application mobile est disponible;
22. Disponible de n’importe où, même en déplacement, sur le terrain ou sur le plancher.
Les rapports et l’analyse des données
23. Produit des rapports à partir des métriques clés comme les coûts de main-d’œuvre, les heures supplémentaires, les retards, etc.;
24. Permet d’identifier certaines tendances relatives aux horaires, pour une approche plus centrée sur les données;
25. Assure un meilleur suivi de la performance des équipes pour planifier les horaires de façon plus juste et de la formation additionnelle lorsque nécessaire.
L’intégration avec les autres applications
26. S’intègre avec les outils de gestion RH comme les systèmes de traitement de la paie et les autres applications d’affaires;
27. Simplifie le processus de la création des horaires, au pointage à la gestion du temps de travail.
Les dossiers d’employés complets
28. Rassemble toute l’information nécessaire relative aux employés dans une base de données centralisée, le dossier du personnel: le statut du onboarding, les formations reçues, les contacts d’urgence, les allergies, etc.;
29. Stocke et octroie l’accès à la documentation nécessaire pour les gestionnaires : NAS, spécimen de chèque, contrats de travail, etc.
La traçabilité à des fins de conformité
30. Conserve une trace de tous les changements à l’horaire, les communications, les modifications de dernière minute, les demandes de congé, etc.;
31. Enregistre les heures travaillées chaque semaine, les heures supplémentaires, les temps de pause, etc.
Les logiciels d’automatisation des horaires de travail, à votre service!
Vous l’aurez constaté, il y a beaucoup à gagner à automatiser vos horaires de travail avec un logiciel. Même si vous décidez de commencer avec Excel! Si vous :
🤠 Êtes prêt à gagner des heures chaque semaine.
😇 Souhaitez respecter les demandes de congé de vos employés.
😏 Voulez miser sur votre bien-être à vous aussi (en plus de celui de l’équipe).
C’est le temps de passer de la parole aux actions!
Qu’est-ce que l’automatisation des horaires de travail?
L’automatisation des horaires de travail fait référence à l’utilisation de logiciels ou de systèmes informatiques pour créer des horaires, réduisant le nombre d’interventions humaines nécessaires. L’automatisation des horaires est particulièrement utile lorsqu’un employeur doit tenir compte de nombreuses contraintes (différents quarts à combler, achalandage fluctuant, horaires variables ou rotatifs, disponibilités changeantes, demandes de congé, etc.) et d’un grand nombre d’entités impliquées (des employés à temps plein et à temps partiel, de multiples succursales, différents rôles au sein de l’organisation, etc.).
Les logiciels automatisés de gestion des horaires sont conçus pour optimiser la planification des ressources, la gestion du temps et d’autres facteurs afin de générer des horaires qui répondent au besoin de l’entreprise et de ses employés de façon efficace.
Quels sont les avantages d’automatiser les horaires de travail?
Automatiser ses horaires de travail à l’aide d’un logiciel compte de nombreux avantages, notamment :
- Une meilleure gestion du temps pour les managers;
- Des communications simplifiées;
- Un plus haut niveau de satisfaction au travail;
- Des économies importantes de temps et d’argent;
- Une expérience employé uniforme qui favorise le bien-être;
- Une réduction du taux de roulement du personnel;
- Etc.
Quelles sont les fonctionnalités des logiciels d’automatisation des horaires?
Les fonctionnalités des logiciels d’automatisation des horaires de travail incluent :
- La centralisation de la création, l’assignation et la modification des quarts de travail;
- La gestion simplifiée des quarts de travail ouverts ou sur appel;
- L’affichage des disponibilités et des préférences des employés;
- Le regroupement des demandes de congé, des vacances, des journées fériées, etc.
- La création de modèles pour les horaires et les quarts récurrents;
- L’ajout de règles pour la planification des heures supplémentaires et plus;
- La centralisation des communications à propos de l’horaire de travail, incluant les échanges de quarts et les remplacements;
- L’envoi de notifications en temps réel;
- L’accès à partir d’une application mobile sur téléphone intelligent ou tablette;
- La production de rapports pour suivre des métriques comme les coûts de main-d’œuvre, les retards, etc.;
- L’intégration avec d’autres applications RH comme les logiciels de traitement de la paie et d’autres systèmes;
- La traçabilité des changements à l’horaire, des communications, des modifications, des demandes de congé et d’autres activités grâce à un historique.
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