L’arrêt de travail est une réalité de tous les milieux de travail. Vous ne pouvez malheureusement pas empêcher que ce type d’absence ne survienne. Cependant, vous avez avantage à vous outiller afin de bien gérer ce congé et de favoriser un retour durable de votre salarié.
Un arrêt de travail peut être d’origine personnelle ou professionnelle, allant de la dépression à la blessure physique, en passant par le burnout. Quelle qu’en soit la cause, vous avez incontestablement un devoir de gestionnaire : soutenir votre employé afin qu’il revienne en force, et ce, pour rester.
« Il a été observé que les cas de rechute [suite à un congé de maladie] après un an s’élèvent à 84 % si l’employé ne fait rien. Mais s’il a accès à une thérapie et à des médicaments et si son gestionnaire l’aide lors de son retour au travail, le taux de rechute baisse à moins de 10 %.»
-Amir George Sabongui, psychologue et responsable de la formation en santé mentale des gestionnaires chez Bell Canada
Dans cet article, découvrez :
- Ce qu’est un arrêt de travail;
- Votre rôle d’employeur dans ce congé;
- Une marche à suivre pour le gestionnaire lors du retour progressif d’un employé;
- Une checklist pour vous aider à bien gérer l’absence de votre employé;
- Une checklist pour vous aider à bien gérer le retour de votre salarié.
Qu’est-ce qu’un arrêt de travail?
L’arrêt de travail est une période pendant laquelle un employé s’absente du travail temporairement. Il peut référer à un congé parental, autant qu’à un congé de maladie, terme très englobant et légèrement galvaudé dans le monde du travail. 😂
Dans cet article, c’est l’arrêt de travail de type congé de maladie qui sera abordé. Il consiste donc en l’absence du travail d’un salarié en raison de problèmes de santé. Les causes possibles sont diverses et peuvent être tant personnelles que professionnelles.
Un arrêt de travail doit avoir été prescrit par un médecin, lequel est responsable d’évaluer la capacité de l’employé à continuer de travailler.
Pour quelles raisons un employé peut-il être en arrêt de travail?
Les motifs expliquant qu’un employé soit en arrêt de travail sont aussi divers qu’il y a d’employés différents. Voici une liste non exhaustive d’exemples :
- Maladie : L’incapacité de travailler en raison d’une maladie, bénigne ou plus grave.
- Accident : L’incapacité de travailler en raison de blessures qui résultent d’un accident sur le lieu de travail ou en dehors, nécessitant une période de récupération.
- Intervention chirurgicale : Les employés peuvent être en arrêt de travail en raison d’une intervention chirurgicale, prévue ou pas.
- Problématique de santé mentale : Plusieurs problématiques de santé mentale sont responsables d’arrêts de travail : dépression, anxiété, ou burn-out, par exemple.
- Maladies professionnelles : Des maladies qui découlent directement de l’environnement de travail peuvent aussi être responsables d’arrêts de travail. Les troubles musculo-squelettiques sont un exemple.
- Obligations familiales : Une situation de proche aidant auprès d’un parent ou d’un autre membre de la famille, notamment.
- Don d’organes et de tissus : Certains employeurs octroient du temps payé pour encourager leur personnel à faire des dons de sang par exemple.
- Violence conjugale ou victime d’un acte criminel : Un contexte de violence conjugale ou tout autre type d’acte criminel justifient un arrêt de travail.
- Deuil : Le deuil d’un être cher peut donner lieu à un arrêt de travail.
⚠️ À noter : Les problèmes de santé mentale sont la plus importante cause d’arrêt de travail. D’ailleurs, c’est dans ces cas que les absences sont de plus longue durée et que le taux de rechute est le plus élevé.
Quelle est la durée d’un arrêt de travail?
La durée d’un arrêt de travail varie en fonction de la nature et de la gravité de la maladie ou de l’incapacité qui a engendré l’arrêt au départ.
Un arrêt de travail peut durer quelques jours, plusieurs mois, voire même occasionnellement, des années.
La durée du congé payé, quant à elle, a une limite et celle-ci peut être différente de celle de l’arrêt en tant que tel.
💰 Pour en connaître davantage sur les normes qui encadrent la rémunération durant un arrêt de travail, référez-vous au site de la CNESST ou de l’assurance emploi, ou encore à la politique interne de votre organisation, si elle prévoit une compensation supplémentaire.
Comment la durée de l’arrêt de maladie est-elle déterminée?
C’est le professionnel de la santé qui détermine la durée nécessaire selon le type de problématique pour laquelle un employé doit s’absenter. Il ne faut pas oublier que l’objectif de l’arrêt de travail est d’offrir le temps nécessaire à un salarié de guérir et de récupérer.
Il n’est pas rare de voir un arrêt maladie être prolongé à une ou plusieurs reprises.
Au Québec, voici comment se détaillent les arrêts de travail en fonction de leur durée.
Congé de maladie de courte durée
Le congé de courte durée s’échelonne sur une période de 26 semaines consécutives au plus. D’ailleurs, au Canada, depuis décembre 2022, les personnes qui sont admissibles et qui présentent une demande de prestations de maladie de l’assurance-emploi si elles sont malades et ont besoin de temps pour se rétablir peuvent bénéficier de 26 semaines, plutôt que 15 comme c’état le cas avant.
Congé de maladie long
La durée du congé de maladie de longue durée est de plus de 26 semaines consécutives.
Congé maladie de longue durée
La durée du congé de maladie de longue durée est de plus de 3 ans.
Quel est le rôle du gestionnaire durant l’arrêt de travail d’un employé?
Le rôle du gestionnaire durant l’arrêt de travail d’un employé varie en fonction des lois du travail en vigueur dans la région spécifique et des politiques de l’entreprise. Cependant, voici quelques responsabilités générales que les managers peuvent avoir lorsqu’un employé est en arrêt de travail :
- Recevoir de l’information : Lorsqu’un employé reçoit un arrêt de travail de son médecin, il avise son gestionnaire. C’est donc votre responsabilité de consigner cette information et de prendre les notes nécessaires à conserver dans le dossier du personnel.
- Il est fort possible qu’un employeur souhaite obtenir un certificat médical qui explique le motif de l’absence due à des raisons de santé. La plupart du temps, ce billet médical indique également la durée prévue du congé de maladie.
- Faire un suivi auprès de l’employé : Vous devrez faire un suivi auprès de votre employé lorsque des mises à jour sont nécessaires. Par exemple, si le délai du congé initialement prévu est arrivé à échéance, un suivi sera nécessaire.
- Prévoir un retour bien organisé : De la même façon, à l’approche du retour au travail, un suivi sera nécessaire avec votre employé, afin de planifier soigneusement sa réintégration. Il sera très important de s’assurer d’offrir un retour adapté à l’état de votre employé, tant physiquement que mentalement. Les retours progressifs sont fortement recommandés dans la majorité des cas.
- Offrir un soutien supplémentaire : Votre politique interne prévoit-elle des ressources supplémentaires à la disposition d’un employé en congé de maladie? Un suivi psychologique, par exemple?
- Respecter la confidentialité de votre employé : Il va sans dire que les informations relatives à un congé maladie sont des informations sensibles. La confidentialité est donc de mise. Il en va de même pour toute information contenue dans le dossier de l’employé.
Retour progressif d’un employé suite à un arrêt de travail
Le retour progressif d’un employé suite à un arrêt de travail est une étape cruciale. On appelle aussi cette étape reprise progressive et on la définit comme une période de transition entre un arrêt de travail et le retour au travail à temps complet.
👉 Le niveau d’effort que vous investissez durant cette période détermine en grande partie la réussite de ce retour.
Marche à suivre entourant le retour progressif
Pourquoi suivre une liste d’étapes et ne pas seulement accueillir de nouveau votre employé parmi votre équipe, me demanderez-vous?
Imaginez un instant Claudia, votre gérante des cosmétiques en pharmacie, en arrêt de travail depuis 2 mois pour épuisement professionnel. Auparavant, Claudia se portait toujours volontaire pour aider et travailler un peu plus que prévu à l’horaire. C’était aussi elle qui remplaçait les membres de son équipe pour leur permettre des congés.
Si elle revient travailler au même rythme et en conservant les mêmes habitudes, le risque de récidive est grand. Votre rôle de gestionnaire dépasse donc le simple fait de la remplacer en son absence et de la reprendre lorsque son médecin indique qu’elle est prête à réintégrer son milieu de travail.
Voici donc une liste d’étapes que vous aurez avantage à suivre avant, pendant et après le retour au travail de votre salarié.
1. Communiquez avec votre employé avant son retour pour lui présenter ce qui l’attend
Lorsque la date du retour de votre employé a été déterminée, organisez un échange afin de connaître la vision qu’a votre employé de son retour. Parlez-lui de votre vision également.
2. Évaluez les capacités de l’employé et ajustez-vous
Tout au long de l’élaboration du plan de retour, collaborez avec l’employé, selon sa capacité et sa volonté. Si c’est nécessaire, vous pouvez aussi demander l’intervention d’un professionnel de la santé, dans le but d’évaluer les capacités de votre salarié à reprendre progressivement ses tâches.
3. Planifiez le retour au travail
Élaborer un plan détaillé de retour qui présente les étapes dans le détail. Incluez-y les tâches et les responsabilités, surtout si elles ont changé ou si elles vont changer temporairement.
Ayez recours au dossier de l’employé, dans lequel vous pourrez centraliser tout ce qui concerne l’arrêt de travail et le retour au travail : les billets médicaux, les résumés d’appels, les notes de suivi, les changements au poste ou aux responsabilités.
💡 Notez que le plan de retour n’est pas coulé dans le béton et vous pouvez d’ailleurs rassurer votre employé que vous vous parlerez régulièrement et que vous allez rectifier le tir s’il y a lieu.
4. Apportez les ajustements nécessaires
Pensez à Jonathan qui s’est blessé lorsqu’une caisse lui est tombée derrière la tête dans l’entrepôt. Lors de son retour, en raison de la commotion cérébrale qu’il a subie, il ne pourra pas être sur les lieux de travail durant autant d’heures qu’avant. Il aura besoin d’un horaire allégé et flexible.
💡 Apporter les ajustements nécessaires signifie adapter les lieux de travail physique, ajuster les horaires, fournir des équipements spéciaux ou mettre en place d’autres mesures.
5. Prévoyez un soutien psychosocial
Le retour au travail peut être un moment auquel votre employé a très hâte, surtout si la cause de son départ était une blessure physique ou une chirurgie par exemple. Pensons à Georges qui n’a jamais été arrêté en 20 ans et qui vient d’être contraint de rester à la maison pour les trois derniers mois. Peut-être a-t-il trouvé le temps long à la maison! Georges aura sans contredit très hâte de retrouver son poste à la boucherie de votre épicerie.
Mais si la cause d’un congé de maladie était plutôt une maladie mentale, il se peut que le retour soit anxiogène ou difficile. Maximisez les chances que ce membre de votre équipe se sente soutenu, accueilli et qu’il soit à l’aise de nommer ses limites.
Mettez à sa disposition des ressources et présentez ces ressources clairement : il peut consulter telle personne s’il sent que ça ne va pas, il peut demander congé s’il en ressent le besoin, etc. Dans tous les cas, ne laissez pas d’ambiguïtés brouiller les cartes — tant pour l’employé qui revient que pour les membres de son équipe, les superviseurs ou tout autre employé qui seront touchés par ce retour au travail.
6. Pensez à de la formation si nécessaire
Si des modifications significatives doivent être apportées au rôle ou aux tâches de l’employé ou si de nouvelles compétences sont requises, assurez-vous de lui fournir la formation dont il a besoin.
7. Faites des suivis régulièrement
Évidemment, la communication étant le mot d’ordre, pensez à prendre le pouls très régulièrement. Organisez des meetings one-on-one avec votre employé et ajustez le plan de match si besoin il y a.
8. Respectez la confidentialité
La confidentialité autour d’un arrêt de travail est obligatoire pour toutes sortes de raisons, notamment pour respecter l’intégrité du salarié concerné.
Ne mâchons pas nos mots, un tabou subsiste autour du congé de maladie et ceci est encore plus vrai lorsqu’il s’agit d’une problématique de santé mentale. Il est d’autant plus important de ne pas discuter du dossier d’un employé en arrêt de travail dans la salle de pause ou autour des caisses, entre deux clients.
Checklist pour bien gérer l’arrêt de travail
- S’assurer de connaître la durée prévue de l’arrêt de travail
- Se renseigner sur les normes qui encadrent la rémunération durant l’arrêt
- Consigner au dossier de l’employé les informations/documents liés à l’arrêt : papier médical et notes de la discussion avec l’employé, par exemple
- Valider dans la politique interne de l’organisation si une compensation est prévue dans le cas d’un arrêt de travail
- Présenter le soutien ou les ressources supplémentaires qui s’offrent à l’employé en son absence, selon la politique interne (ex : suivi psychologique)
- S’entendre avec l’employé d’un moment pour faire un premier suivi
- Faire un suivi auprès de l’employé et conserver des notes de la rencontre dans le dossier employé
Checklist pour bien gérer le retour de son employé
- Faire un suivi avec l’employé pour planifier sa réintégration
- Évaluer les capacités et les intentions de l’employé
- Déterminer le retour selon l’état de l’employé (ex : retour progressif)
- Élaborer un plan détaillé de retour (tâches, responsabilités, etc.)
- Ajuster les lieux de travail physiques et l’équipement s’il y a lieu
- Créer un horaire flexible qui considère les nouvelles capacités de l’employé au moment du retour
- Informer l’employé du soutien psychosocial à sa disposition
- Offrir à l’employé les formations en cas de changement de poste
- Organiser des meetings one-on-one et déjà fixer la date du premier
- Centraliser les documents dans le dossier de l’employé
Bien gérer un arrêt de travail, une question de soutien
Quand on parle d’arrêt de travail, au-delà de vos obligations d’employeur, il y a les valeurs que vous incarnez. Accueil, présence et soutien sont de mise, que dis-je, sont essentiels. Non seulement c’est optimal pour le rétablissement de votre employé, mais cet ensemble de comportements contribuera à la durabilité de la reprise du travail. Favorisez le retour progressif et mettez tout en œuvre pour favoriser le bien-être de votre employé qui, lui, a besoin de vous.
Est-ce que l’arrêt de travail est rémunéré par l’employeur?
La manière dont les employés sont rémunérés pendant un arrêt de travail peut varier. Par exemple, au Québec, c’est le RQAP qui rémunère le congé parental, qui est aussi un arrêt de travail en soi.
Lorsqu’il s’agit d’un arrêt de travail de type congé de maladie, la rémunération dépend des politiques spécifiques de l’entreprise, de la législation du travail en vigueur dans la région et de la nature de l’arrêt de travail.
Ce sont les programmes gouvernementaux qui paient les employés en arrêt de travail : la CNESST, en cas d’accident de travail, ou l’assurance emploi (chômage), par exemple. L’employeur peut aussi choisir de verser une compensation, prévue dans sa politique interne, pour une durée partielle ou pour la totalité du congé de maladie.
Est-ce qu’un employeur peut mettre fin au contrat de travail d’un employé durant son congé de maladie?
Au Québec, l’employeur doit maintenir l’emploi du salarié pendant une période de 2 ans à compter de la date à laquelle l’employé prend son congé de maladie. Cela signifie que l’employeur ne peut pas mettre fin au contrat de travail de l’employé ou le licencier pendant cette période, sauf en cas de motif valable.
Quelles sont les conséquences du non-respect des normes du travail en matière de congé de maladie?
Si un employeur ne respecte pas les normes du travail relatives aux congés de maladie, il peut être soumis à une amende pouvant aller jusqu’à quelques milliers de dollars.
Quelle est la loi qui régit les congés de maladie au Québec?
Au Québec, la Loi sur les normes du travail régit les congés de maladie. La Loi établit les normes minimales pour congé de maladie, que tous les employeurs doivent respecter.
Est-ce qu’un employeur a le droit de contacter son employé pendant son arrêt de travail?
Beaucoup d’employeurs pensent qu’il leur est interdit de contacter un salarié en arrêt maladie. Cependant, un employeur peut demander des nouvelles de son employé ou faire un suivi. Il ne peut toutefois pas prendre contact avec lui pour lui demander de travailler.
Qu'est-ce qui justifie un arrêt de travail?
Les motifs expliquant qu’un employé soit en arrêt de travail sont aussi divers qu’il y a d’employés différents. Voici une liste d’exemples non exhaustive :
- Maladie;
- Accident;
- Intervention chirurgicale;
- Problématique de santé mentale;
- Maladies professionnelles;
- Obligations familiales;
- Don d’organes et de tissus;
- Violence conjugale ou à caractère sexuel et acte criminel;
- Deuil.
