Le départ d’un employé, peu importe la raison, peut parfois susciter de l’inquiétude dans une équipe de travail.
Les gestionnaires doivent donc user de diplomatie lorsqu’ils en font l’annonce au reste de leur équipe, surtout s’il s’agit d’un employé qui occupe un poste important ou si le départ est inattendu.
Bien que certains départs soient plus faciles à annoncer que d’autres, cela nécessite quand même de la préparation et de la planification de la part du gestionnaire.
Pour éviter de créer un malaise ou provoquer de l’inquiétude chez les membres de votre équipe, il existe plusieurs règles d’or à suivre.
Un employé vous quitte, pas de panique
L’annonce du départ d’un employé revient habituellement à son supérieur direct ou à son gestionnaire. Celle-ci peut aussi prendre une multitude de formes selon le contexte :
- Un licenciement à la suite de mauvaises performances de l’employé;
- Un départ à la retraite après 20 ans au sein de la même organisation;
- Un départ temporaire en congé parental;
- Un licenciement pour des raisons économiques;
- Un arrêt maladie en raison d’un épuisement professionnel;
- Un arrêt de travail à la suite d’une chirurgie;
- Une démission en raison d’un déménagement;
- Une démission pour aller travailler pour un autre employeur;
- Une fin de contrat de travail (CDD ou CDI).
Avant de partager la nouvelle avec le reste des employés, vous devez aviser l’équipe de gestion et faire quelques démarches administratives.
Prenez aussi le temps de poser quelques questions afin de bien comprendre pourquoi il a décidé de partir.
Consignez la ou les raisons du départ dans le dossier de l’employé. Par exemple, certains logiciels de gestion d’employés offrent la possibilité de laisser des notes dans le profil de vos employés avant de les archiver. Ainsi, vous pourrez retourner les consulter au besoin.
💡 Faire une entrevue de départ peut être une très bonne idée afin de récolter des informations importantes sur l’expérience employé au sein de votre organisation.
Les 8 faux pas à éviter
L’annonce du départ d’un employé doit être faite avec rigueur afin de ne pas nuire à l’expérience employé, d’entretenir le lien de confiance avec les membres de votre équipe et de ne pas ternir leur loyauté envers l’organisation.
Voici donc les 8 faux pas à éviter.
1. Retarder l’annonce
N’attendez pas trop longtemps avant d’annoncer le départ d’un employé au reste de l’équipe sans quoi vous risquez que la rumeur s’ébruite. L’employé en question pourrait fort bien décider d’en discuter avec ses collègues même si vous lui avez demandé de ne pas le faire.
Donc, mettez sur pause vos autres dossiers et traitez celui-ci en priorité. Plus vite vous annoncerez la nouvelle, plus vite vous pourrez commencer à travailler sur la transition.
2. Annoncer le départ dans un courriel générique
Annoncer le départ d’un employé dans un simple courriel n’est sans doute pas la meilleure façon de le faire. Cette pratique peut paraître très froide et manquer d’empathie.
Imaginez apprendre que l’entreprise pour laquelle vous travaillez a licencié des dizaines d’employés pour des raisons économiques dans un courriel générique envoyé à toute l’entreprise. Vous aurez certainement des interrogations et des inquiétudes. Il s’agit d’une pratique à proscrire à tout prix.
Il est typiquement conseillé d’annoncer le départ d’un employé en personne au reste de son équipe. Cela vous permettra de répondre aux questions en temps réel et de mesurer la réaction de vos employés, surtout s’il s’agit d’un départ non prévu.
Évidemment, pour les autres équipes qui ont très peu été en contact avec l’employé, un courriel peut être à propos.
3. Ne pas s’y préparer
Vous devriez toujours vous préparer à faire ce type d’annonce afin de ne pas être pris de court par les questions auxquelles vous aurez à répondre. Vos employés pourraient vous demander :
- Pourquoi l’employé veut-il partir?
- Est-ce à cause des nouvelles pratiques de gestion?
- Avez-vous cherché à le retenir?
- Pour quel employeur travaillera-t-il?
- Pourquoi son contrat n’a-t-il pas été renouvelé?
- Quelles sont les raisons qui vous ont poussé à lui suggérer la retraite?
- Est-ce qu’un remplaçant va être embauché? Si oui, dans combien de temps?
- Quelle est la date de son retour de congé parental (ou d’arrêt de travail)?
- Pourquoi a-t-il été congédié?
- Est-ce que d’autres licenciements sont prévus?
Vous devriez être en mesure de répondre à ces questions en totalité, ou du moins en partie, en vous assurant de respecter la vie privée de l’employé en question. Donnez des réponses honnêtes et claires.
Si c’est la première fois que vous avez à faire une telle annonce ou que vous n’êtes pas certain de comment le faire, demandez l’avis de collègues ou du service RH. Mieux vaut être préparé que d’être maladroit et miner le moral ou inquiéter le reste de l’équipe en place.
4. Demeurer le plus vague possible
Tout finit toujours par se savoir au sein d’une organisation. Vous gagnez donc à être transparent avec les membres de votre équipe. N’essayez pas de cacher la vérité à propos des raisons du départ d’un employé, surtout si celles-ci ne sont pas très positives.
Vous pouvez même faire votre mea culpa au besoin et expliquer à vos employés comment vous ferez en sorte que la situation ne se reproduise pas. Votre ouverture et votre franchise inspireront certainement la confiance du reste de l’équipe.
5. Se laisser emporter par ses émotions
L’annonce du départ d’un employé peut parfois être un moment émotif. Qu’il s’agisse du départ à la retraite d’un employé de longue date ou le départ soudain d’un employé mécontent, vous devez tenter de rester neutre lorsque vous partagez la nouvelle.
Qu’on se comprenne bien, rester neutre ne veut pas dire de ne pas exprimer vos émotions, mais plutôt de le faire de manière raisonnable, sans dramatiser la situation. Bref, usez de votre intelligence émotionnelle.
Le plus important est surtout de laisser de côté votre colère et votre amertume pour ne pas alimenter un climat malsain. Assurez-vous de faire attention à votre communication non-verbale aussi, qui pourrait en dire plus sur vos sentiments que vous ne le souhaiteriez.
6. Minimiser la réaction de vos employés
La nouvelle pourrait affecter les autres employés plus que vous l’auriez imaginé. Il n’est pas inhabituel de remarquer une baisse de motivation ou de productivité chez les employés qui perdent un collègue qui leur était cher.
Faites donc preuve d’empathie et de sensibilité. Prenez le temps d’écouter vos employés et de prendre leur opinion en compte afin qu’ils ne se sentent pas trahis par l’organisation.
N’hésitez pas à envoyer un questionnaire de satisfaction quelques semaines après l’annonce afin de mesurer la motivation de vos employés et mettre en place des solutions au besoin. Ainsi, vous serez en mesure de garder votre équipe soudée et d’éviter que d’autres personnes décident de quitter aussi.
7. Ne pas planifier la transition
Il est maintenant le temps d’expliquer quelles seront les prochaines étapes. Ainsi, votre équipe saura à quoi s’attendre.
Allez-vous embaucher un remplaçant? Combien de temps pensez-vous que cela prendra? Quelle est la date de départ de l’employé? Qui devra s’occuper des tâches en attendant que le nouvel employé soit formé? Est-ce que le départ entraînera des changements dans l’horaire?
Prenez donc le temps de discuter de la transition avec les autres gestionnaires ou les responsables RH avant de partager la nouvelle au reste de l’équipe. Le départ d’un employé, soudain ou non, n’est pas une mince affaire et demande de la planification de votre part.
8. Ne jamais souligner les départs
Peu importe la raison du départ d’un employé (sauf peut-être dans le cas d’un licenciement pour faute grave), vous devriez au moins le remercier pour son travail au sein de votre organisation.
Vous pouvez simplement lui dire de vive voix lorsqu’il vous annonce son départ. Mais n’hésitez pas non plus à le souligner avec plus d’artifices selon la situation.
Par exemple, si un de vos employés prend sa retraite, organisez un dîner ou un souper afin de célébrer cette nouvelle étape avec lui.
Quand un employé vous quitte pour un autre employeur, votre relation n’a pas à se terminer en queue de poisson nécessairement. Prenez le temps de souligner son apport à l’entreprise et de le remercier pour son travail.
L’offboarding des employés est aussi important que l’onboarding!
Cette pratique contribuera aussi à solidifier positivement votre marque employeur et fera en sorte que vos anciens employés demeurent des ambassadeurs positifs de votre organisation. De plus, qui sait peut-être qu’un jour ils reviendront travailler pour vous!
Je garde d’ailleurs de très beaux souvenirs de mes anciens employeurs qui ont toujours été compréhensifs et qui ont décidé de me soutenir et de m’encourager dans mes projets plutôt que d’être amer de me voir partir. Et je recommande souvent ces employeurs à mon entourage tellement mon expérience a été positive!
Les règles d’or à garder en tête
- Annoncez le départ de l’employé sans tarder;
- Préparez-vous adéquatement pour répondre aux questions;
- Partagez la nouvelle en personne idéalement;
- Soyez transparent à propos des raisons du départ;
- Ne vous laissez pas emporter par vos émotions;
- Demeurez empathique et compréhensif envers le reste des membres de l’équipe;
- Planifiez la transition;
- Remerciez l’employé pour son travail.
