Les gestionnaires pourront désormais associer une liste de tâches et d’instructions aux quarts de travail de leurs employés.
Chers gestionnaires. C’est avec grand plaisir que nous lançons aujourd’hui une toute nouvelle fonctionnalité bien pratique. J’ai nommé : les tâches de quarts.
Cette fonctionnalité vous permettra d’ajouter une liste de tâches aux quarts de travail de votre choix. Les employés pourront ensuite consulter leur liste et indiquer les tâches terminées au fur et à mesure sur leur téléphone ou un terminal.
Pour prévenir les oublis, des notifications sont aussi envoyées automatiquement aux employés qui, à la fin d’un quart, n’auraient toujours pas terminé certaines tâches. Au besoin, vous pourrez aussi ajouter des instructions complémentaires ainsi qu’une heure de début prévue à chaque tâche. Finalement, pour vérifier rapidement les tâches terminées (ou non), un nouveau rapport a été mis à votre disposition.
Quelques exemples d’utilisation
Voici trois exemples de listes de tâches classiques qui pourraient être annexées aux quarts d’un employé en fonction de son emploi.
Pour un serveur ou une serveuse dans un restaurant
- Nettoyer les tables avant l’ouverture – 15:00
- Vérifier l’état des toilettes avant l’ouverture – 15:00
- Faire la caisse – 23:00
- Rappel : Activer le système d’alarme avant de quitter (voir les instructions ci-jointes)
Pour un commis dans une épicerie
- Réapprovisionner la section des fruits et légumes – 6:00
- Nettoyer les allées #4, #5 et #6 – 7:00
- Recevoir la nouvelle commande de céréales – 13:30
- Déballer et étiqueter les boîtes – 14:00
Pour un préposé ou une préposée à l’entretien ménager dans un hôtel
- Assister à la formation pour la nouvelle laveuse – 7:00
- Nettoyer les chambres vacantes (#132-#147)
- Passer l’aspirateur, couloir principal du 2e étage – 13:00
Les étapes pour ajouter des tâches à un quart de travail
Rappelons d’abord que les tâches de quarts font partie du plan Plus d’Agendrix; si vous ne l’avez pas déjà fait, vous pouvez essayer ce plan gratuitement pour 14 jours en cliquant ici.
Pour ajouter une liste de tâches à un quart de travail :
- Une fois connecté à votre compte Agendrix, cliquez sur l’onglet Horaire dans le menu de navigation principal.
- Dans le planificateur, cliquez sur une cellule vide pour créer un nouveau quart, ou cliquez sur un quart existant.
- Sous la nouvelle section Tâches, située dans la partie droite du volet, cliquez sur Ajouter.
- Donnez un nom à votre tâche dans le champ du haut, puis entrez des instructions et une heure de début dans les champs suivants au besoin.
- Pour ajouter d’autres tâches, répétez simplement les deux étapes précédentes.
- Enregistrez le quart, puis publiez l’horaire.
Les employés concernés pourront ensuite voir (et terminer) leurs tâches en accédant à leur horaire sur l’application web ou mobile, ainsi qu’en pointant sur un terminal fixe
Notez que vous pouvez aussi ajouter des tâches de quarts à vos gabarits de quarts et à vos gabarits de semaines. En outre, copier un quart copiera aussi les tâches. C’est là une manière bien pratique de dupliquer une liste de tâches qui se répète souvent sans avoir à la recopier manuellement.
Bonne gestion de tâches!
Comment voir les tâches terminées et incomplètes?
Il existe trois manières de garder un oeil sur les tâches, soit :
- En accédant directement à un quart où des tâches ont été ajoutées; les tâches terminées se retrouveront sous la section Terminées. L’onglet Registre détaille aussi toutes les modifications qui concernent les tâches.
- En ajoutant le widget Tâches de quarts dans le tableau de bord; ce dernier vous donnera un aperçu global de l’état de toutes les tâches.
- En générant le nouveau rapport intitulé Tâches de quarts.
Un gestionnaire peut-il marquer une tâche comme terminée pour un employé?
Oui, mais seulement après le début du quart. Le cas échéant, l’onglet Registre en rendra compte à des fins de transparence.
Quand un employé peut-il terminer ses tâches?
Par défaut, seulement après avoir commencé son quart et avant de l’avoir terminé.
Vous pouvez cependant paramétrer une période de grâce durant laquelle les employés peuvent encore marquer leurs tâches comme terminées après la fin d’un quart. Par exemple, 30 minutes ou une heure.
