Les meilleurs logiciels de pointage mobile en 2024

Ces logiciels améliorent également l’exactitude de la paie, le respect de la législation du travail et la gestion globale du temps et de la productivité des salariés. Découvrez les meilleures applications mobiles de pointage en 2024 et comment choisir la bonne application de pointage pour votre société.

Points clés à retenir

• Toutes les sociétés doivent assurer un suivi précis du temps de travail pour assurer la précision des salaires et le respect du droit du travail;
• Les PME peuvent gagner un temps considérable et réduire leurs coûts de main-d’œuvre en mettant en place un logiciel de pointage mobile fiable;
• Les logiciels de pointage mobile permettent aux salariés de pointer n’importe où, offrant une grande flexibilité et des données en temps réel;
• Certaines applications de pointage centralisent toutes les tâches liées aux heures de travail des salariés, qu’il s’agisse de créer des plannings en quelques minutes, de remplir automatiquement des feuilles de temps précises ou de les exporter en un clic vers les fournisseurs de services de paie;
• Les applications de pointage évolutives s’adaptent à la croissance de la société, évitant ainsi de devoir mettre à jour fréquemment la pointeuse que vous utilisez pour le suivi du temps;
• Le choix d’un outil de pointage mobile tel qu’Agendrix, connu pour sa convivialité et son support solide, garantit une mise en œuvre sans heurts et une satisfaction permanente.

Qu’est-ce que le pointage ?

Le pointage est le processus utilisé par les salariés pour enregistrer le début et la fin de leurs périodes de travail, généralement par le biais d’un système de chronométrage numérique ou physique. La mise en place d’un système de pointage permet à la société de suivre avec précision et facilité les heures de travail des salariés à des fins de paie. Ces systèmes peuvent également inclure les pauses et les heures supplémentaires. Ils sont devenus des outils essentiels dans la gestion du personnel, garantissant la conformité avec le droit du travail et permettant des calculs précis de la paie.

Risques juridiques et financiers liés à l’inexactitude des données salariales

Les inexactitudes salariales résultent souvent d’un manque de surveillance et peuvent conduire à diverses formes de fraude, comme par exemple :

• Fraude aux feuilles de temps;
• Mauvaise répartition des travailleurs;
• Modification des taux de rémunération;
• Cumul d’heures de travail;
• Problèmes liés aux avances non remboursées.

Le saviez-vous ? Les erreurs de paie peuvent entraîner des pertes financières, des relations tendues entre salariés et managers, des amendes, des pénalités et des inspections. Selon une étude réalisée en 2022 par Ernst & Young, les erreurs de paie coûtent en moyenne 291$ aux sociétés.

Trouver le meilleur logiciel de pointage (éléments à prendre en compte)

Toutes les sociétés, même les petites, doivent s’atteler à plusieurs tâches et processus liés à la gestion des heures de travail des salariés chaque semaine.

Trouver un logiciel de pointage mobile qui centralise toutes ces tâches interdépendantes dans un logiciel unique et facile à utiliser peut être un moyen intelligent d’économiser du temps et de l’argent – surtout si l’application s’intègre à votre système de gestion de la paie.

Exigences minimales à satisfaire pour un logiciel de pointage

Facilité d’utilisation

Les applications de pointage doivent avoir une interface conviviale. Cela garantira une adoption rapide par tous vos salariés, réduisant ainsi le temps de formation et les erreurs.

Évolutivité

Le logiciel doit être capable d’évoluer avec votre société. Au fil du temps, il permettra à un plus grand nombre de salariés de pointer tout en s’adaptant sans problème à des besoins de planification plus complexes.

Intégration avec d’autres applications

Votre système de pointage doit être connecté de manière transparente aux systèmes de paie, de ressources humaines et aux autres systèmes de la société. Cela permettra de rationaliser l’efficacité et d’améliorer les processus avec les prestataires de services de paie.

Application mobile

Les applications de pointage mobile doivent refléter la façon actuelle de faire les choses, en permettant par exemple aux salariés d’utiliser leurs appareils mobiles pour pointer d’un simple clic. Cela permet de rationaliser les processus pour les travailleurs à distance également, et pas seulement pour les managers.

Un service client remarquable

Le logiciel doit bénéficier d’une assistance fiable. Ainsi, tout problème sera rapidement résolu, ce qui permettra de minimiser les temps d’arrêt et de maintenir la productivité.

Disponible sur tous les sites de vente d’applications

Vous devriez pouvoir trouver l’application sur l’Apple Store et Google Play.

Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un logiciel de pointage ?

Une fois que vous avez trouvé une application de pointage mobile répondant aux exigences minimales, vous devez vous pencher sur les fonctionnalités réelles que vous utiliserez au quotidien.

1. Fonctionnalités de suivi du temps

L’élément le plus important de toute application de pointage des salariés est évidemment sa capacité à suivre les heures travaillées par les salariés. Cela dit, certaines applications de pointage vous permettent de faire bien plus que simplement suivre les heures de travail des salariés.

Certains logiciels de pointage vous permettent d’effectuer un suivi :

• Pauses des salariés;
• Présence des salariés;
• Heures supplémentaires;
• Vacances des salariés;
• Heures de travail des salariés sur plusieurs sites.

Les meilleures applications de pointage, comme Agendrix, comprennent encore plus de fonctions permettant d’économiser du temps et de l’argent, de sorte que les petites sociétés en ont encore plus pour leur argent :

• Le marquage géographique (ou geofencing) : Cette option permet aux responsables de créer un périmètre virtuel autour du site de travail, de sorte que les salariés ne puissent pointer que dans cette zone.
• Notifications : L’application de pointeuse peut avertir les salariés de leur prochaine période de travail afin d’éviter les retards ou les absences.
• Rappels : La pointeuse peut rappeler aux salariés l’heure à laquelle ils doivent pointer, etc. pour assurer un suivi précis de leurs heures de travail.
• Reconnaissance faciale : Les responsables peuvent exiger des salariés qu’ils utilisent cette fonctionnalité pour pointer à l’arrivée et au départ, afin de lutter contre le vol de temps et le poinçonnage par les collaborateurs.
• Plusieurs façons de pointer : Les salariés peuvent pointer à l’aide de l’application de leur appareil mobile, de l’application de leur ordinateur de bureau, d’une tablette, avec ou sans accès à l’internet, etc. Toutes les données sont suivies dans un seul système.
• Codification de postes multiples : Si les salariés ont des rôles ou des tâches différents, ils doivent pouvoir pointer dans des catégories d’emploi spécifiques.
• Options manuelles : Elles permettent aux managers de modifier les feuilles de temps si quelqu’un commet une erreur, par exemple en oubliant de pointer ou en laissant une pointeuse en marche.
• Fonctionnalités pour les rapports : Les managers doivent pouvoir générer des rapports de paie sur les heures des salariés, les heures supplémentaires, les arrivées tardives, les départs anticipés, etc.

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2. Feuilles de temps

Un bon logiciel de suivi du temps et de présence remplit automatiquement les feuilles de temps de vos salariés lorsqu’ils pointent à l’entrée et à la sortie ou lorsqu’ils prennent des pauses. Il vous suffit d’examiner les problèmes identifiés par le logiciel de pointage et d’exporter les feuilles vers les prestataires de services de paie.

Découvrez comment un propriétaire de société a réduit de 75 % le temps consacré aux feuilles de temps chaque semaine grâce au logiciel Agendrix.

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3. Planification des plannings

Tout comme le suivi des temps et les feuilles de temps, la planification des salariés est essentielle pour optimiser la productivité et les coûts de main-d’œuvre.

Recherchez un logiciel de pointage en ligne qui offre également des fonctions complètes de planification des plannings des salariés. Vous pourrez ainsi vous acquitter de toutes ces tâches plus efficacement, à partir d’une seule et même interface familière.

Caractéristiques principales à rechercher :

• Gestion centralisée de l’information, de sorte que toutes les données nécessaires à la création des plannings des salariés (comme la disponibilité des salariés et les jours de congé) soient accessibles en un seul endroit.
• Des outils permettant de modifier rapidement les plannings, tels que la fonctionnalité « glisser-déposer », les options « copier-coller » et la possibilité de définir des plannings récurrents à l’aide de modèles.
• Des alertes intelligentes pour éviter les erreurs de planification les plus courantes, telles que la double affectation des salariés ou la planification des salariés en dehors de leurs disponibilités.
• Fonctionnalités de collaboration en temps réel permettant aux responsables d’équipe de gérer les plannings de départements ou d’équipes spécifiques.
• Accessibilité à partir de n’importe quel appareil disposant d’un accès à Internet, de sorte que les plannings peuvent être créés ou modifiés de n’importe où.
• Partage instantané des plannings et des mises à jour avec les salariés, afin qu’ils soient toujours informés de leurs heures de travail et de tout changement.
• Gestion centralisée des demandes de congé et de disponibilité des salariés, afin de rationaliser le processus d’approbation et de garantir que toutes les demandes sont intégrées dans le calendrier dès leur approbation.
• Des notifications automatisées pour tenir tout le monde informé des changements de plannings, des demandes approuvées et des rappels pour les plages horaire à venir.
• Une option libre-service pour les plages horaire ouvertes, permettant aux salariés qualifiés de se porter volontaires pour remplir les plages horaire vides sur la base du principe « premier arrivé, premier servi ».
• Des capacités d’échange de plages horaire, afin que les salariés puissent changer de plage horaire si nécessaire, soit de manière autonome s’ils répondent à des critères prédéfinis, soit avec l’approbation du responsable.
• Des fonctions de contrôle des coûts de main-d’œuvre qui vous permettent de vérifier si vous respectez le budget directement à partir des plannings, avec un calcul automatique des coûts de main-d’œuvre quotidiens par département.

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4. Outils de collaboration et de communication en équipe

Le bon logiciel de pointage peut également vous aider à faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe, en veillant à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et informé des mises à jour et des changements importants.

Principales caractéristiques à rechercher :

• Une messagerie instantanée professionnelle pour des conversations individuelles ou en groupe
• Un fil d’actualité interne pour la publication de messages et de documents accessibles à tous les salariés
• Des notifications et des rappels des plannings de travail pour tenir tout le monde au courant.
• Des formulaires d’intégration automatisés pour faciliter la collecte d’informations sur les nouveaux salariés.

5. Gestion des ressources humaines

Le logiciel de pointage doit également offrir une série de fonctionnalités permettant d’optimiser la gestion des ressources humaines.

Principales caractéristiques à rechercher :

• Tableaux de bord des managers pour une vue d’ensemble centralisée des informations disponibles;
• Accès en libre-service des salariés pour leurs données personnelles et la gestion de leur emploi du temps;
• Stockage d’informations relatives à la santé et à la sécurité dans les profils des salariés;
• Notifications d’anniversaires et messages de reconnaissance des salariés;
• Profils de salariés avancés avec des informations RH personnalisables;
• Rappels des dates clés des RH pour les événements importants tels que les périodes de probation et les requalifications;
• Création et gestion de sondages internes pour le retour d’information des salariés;
• Stockage et partage de documents RH pour un accès facile aux fichiers importants.

6. Intégration de la paie

Recherchez une application qui vous permette d’exporter en un clic les feuilles de temps des salariés vers votre système de paie et qui vous permette de générer facilement des rapports de paie de qualité professionnelle. Cela améliorera considérablement les processus avec les prestataires de services de paie.

Agendrix s’intègre parfaitement à la plupart des systèmes de paie et autres systèmes quotidiens.

11 avantages de la mise en place d’un logiciel de pointage

1. Suivi précis du temps

Les applications de pointage mobile garantissent un enregistrement précis des heures travaillées par chaque salarié, réduisant ainsi la probabilité d’erreurs associées aux méthodes de pointage manuelles. Cette précision est essentielle pour garantir une rémunération équitable des heures travaillées.

2. Respect du droit du travail

De nombreuses régions ont des réglementations strictes concernant les heures de travail, le paiement des heures supplémentaires et la tenue de registres pour les salariés. Les applications de pointage aident les sociétés à se conformer à ces lois en conservant des enregistrements précis et accessibles des heures de travail.

Même les petites sociétés doivent être au courant des lois fédérales et nationales sur le travail, telles que le salaire minimum et les heures supplémentaires, les indemnités pour les travailleurs, les lois sur le travail des enfants, etc.

Le ministère du travail prend les infractions au sérieux : En cas de première infraction, les managers s’exposent à de lourdes « sanctions financières civiles ». En cas de récidive, le manager peut être condamné à une peine de prison.

3. Éviter le buddy punching

Le buddy punching est lorsqu’un salarié pointe à la place d’un autre, généralement pour couvrir des retards ou des absences. Cette pratique peut entraîner des inexactitudes dans les registres de travail et une fraude potentielle à la paie, car elle gonfle faussement les heures travaillées par le salarié absent.

Une application de pointage minimise le risque de fraude en intégrant des fonctions telles que l’authentification biométrique, qui requiert des attributs physiques uniques tels que les empreintes digitales ou la reconnaissance faciale pour l’enregistrement des entrées et des sorties. Cela garantit que seul le salarié enregistré peut enregistrer ses heures de travail, empêchant ainsi d’autres personnes de le faire en son nom.

Voir les conseils pour prévenir le vol de temps dans votre société

4. Données sur le coût du travail en temps réel

Le tableau de bord d’Agendrix vous donne une vue d’ensemble et un accès rapide aux différentes actions de votre gestion quotidienne, telles que les demandes des salariés, les plannings non publiés et les feuilles de temps à approuver. Ce tableau de bord reste au premier plan dans votre application de bureau.

5. Suivi du temps de travail des travailleurs de première ligne

Les travailleurs de première ligne sont souvent en contact direct avec les clients, les patients ou le processus de production. Le suivi du temps peut être un bon moyen de contrôler les absences et les retards afin de s’assurer que le service client est conforme aux normes attendues.

6. Efficacité de la paie

En automatisant le processus de suivi du temps, les applications de pointage rationalisent les opérations de paie, facilitant le calcul des salaires, des heures supplémentaires et d’autres facteurs liés à la rémunération. Cela permet d’économiser beaucoup de temps administratif et de réduire les erreurs de paie.

7. Amélioration de la productivité

Les logiciels de pointage peuvent fournir des informations sur les habitudes de travail des salariés, aidant ainsi les sociétés à identifier les points à améliorer en matière de planification, de répartition de la charge de travail et d’efficacité opérationnelle. Ils peuvent également décourager les retards et l’absentéisme en rendant les salariés plus responsables de leur temps.

8. Gestion du travail à distance

Pour les sociétés qui emploient des travailleurs à distance ou sur le terrain, les applications de pointage peuvent s’avérer particulièrement utiles pour suivre le temps travaillé en dehors d’un bureau traditionnel. Elles comprennent souvent une pointeuse GPS ou d’autres fonctions de vérification de l’emplacement pour valider le lieu de travail.

9. Libre-service pour les salariés

Bon nombre de ces applications permettent aux salariés de consulter leurs propres heures de travail, de demander des congés et de vérifier leur emploi du temps, ce qui favorise la transparence et permet aux salariés de gérer leur temps plus efficacement.

10. Contrôle des coûts

En fournissant des informations détaillées sur les coûts de main-d’œuvre, les applications de pointage peuvent aider les sociétés à prendre des décisions éclairées en matière de recrutement, d’heures supplémentaires et d’autres dépenses liées à la main-d’œuvre, ce qui peut conduire à des économies.

11. Sécurité renforcée

Certaines applications de pointage mobile comprennent des fonctions telles que la vérification biométrique (empreinte digitale ou reconnaissance faciale) pour s’assurer que la personne qui pointe est bien le salarié, ce qui réduit le risque que des personnes non autorisées accèdent au site de travail.

Comment les logiciels de pointage contribuent-ils au processus de paie ?

Les fonctions de suivi du temps des applications de pointage vous permettent de gérer plus facilement la paie. Elles permettent de suivre automatiquement les heures travaillées par les salariés, réduisant ainsi les erreurs liées à la saisie manuelle. Elles garantissent un calcul précis des salaires en saisissant les heures de travail exactes, les heures supplémentaires et les pauses.

Il en résulte une gestion efficace de la paie, le respect de la législation du travail et des économies en termes de temps et de coûts administratifs.

Comment s’assurer que les salariés n’oublient pas de pointer à l’arrivée et au départ ?

Oublier de pointer à l’arrivée et au départ peut créer des problèmes tant pour les salariés que pour les managers. Le passage à un système de pointeuse numérique est souvent utile, car il s’accompagne d’applications mobiles pratiques qui permettent aux salariés de pointer directement à partir de leurs appareils mobiles.

Cela dit, certains salariés peuvent être réticents au changement. Ces conseils aideront les salariés à ne pas oublier de pointer.

1. Sensibilisez à l’importance des feuilles de temps

Tous les salariés ne réalisent pas à quel point le pointage est essentiel au bon fonctionnement d’une société. Incluez cette discussion dans le processus d’intégration des nouveaux salariés, ainsi que dans les évaluations périodiques des performances des salariés, si nécessaire. Tous les salariés comprendront certainement que le fait de ne pas pointer peut entraîner une sous-paiement ou des mesures disciplinaires en cas d’infractions répétées.

2. Investissez dans une bonne application mobile de suivi du temps

La plupart des gens passent une bonne partie de leur journée sur leur téléphone, alors mettez leur pointeuse à portée de main. Si l’application mobile de suivi des temps est pratique et facile à utiliser, il y a de fortes chances qu’elle soit rapidement adoptée par les salariés – et qu’elle ne soit pas oubliée.

3. Demandez aux salariés de programmer des rappels sur leur téléphone

Les managers peuvent encourager les salariés qui oublient parfois de pointer à mettre en place une alarme ou un rappel sur leur appareil mobile 5 minutes avant l’heure habituelle de pointage pour s’assurer qu’ils ne l’oublient pas. Ils peuvent également programmer des rappels récurrents s’ils travaillent habituellement aux mêmes heures.

4. Posez des affiches

Affichez des panneaux dans les zones communes ou là où tout le monde passe, par exemple à l’entrée des salariés et dans les salles de pause. C’est peut-être une vieille école, mais ces rappels visuels à hauteur des yeux seront vus. Envisagez de les remplacer de temps à autre par de nouveaux visuels accrocheurs.

5. Mettez en œuvre une politique disciplinaire

Si les conseils ci-dessus ne donnent pas les résultats escomptés, envisagez de mettre en œuvre une politique disciplinaire. Il n’est pas nécessaire qu’elle soit radicale. Nous recommandons de mettre en place un système de grève. Si un salarié oublie de pointer plus d’une fois, il reçoit un avertissement verbal et s’il le fait plus de cinq fois, des mesures disciplinaires plus sévères seront prises à son encontre.

Agendrix — Le meilleur outil de pointage

Agendrix est considérée comme une excellente application de pointage pour plusieurs raisons :

• Flexibilité pour le travail à distance : Il est idéal pour les travailleurs qui doivent pointer à partir de différents endroits, ce qui permet de s’adapter à divers environnements de travail.
• Suivi GPS : Il offre un suivi GPS pour vérifier l’emplacement des salariés lorsqu’ils pointent à l’entrée et à la sortie, ce qui renforce la responsabilisation.
• Interface conviviale : L’application est conçue pour être intuitive, ce qui permet aux salariés de l’utiliser facilement avec peu ou pas de formation.
• Fonctions de gestion complètes : Outre le suivi du temps, Agendrix propose des outils de planification, de gestion des congés et de communication, rationalisant ainsi de multiples aspects de la gestion du personnel.
• Capacités d’intégration : Agendrix peut s’intégrer à divers systèmes de paie, ce qui réduit le temps et les efforts nécessaires au traitement de la paie.
• Paramètres personnalisables : Les sociétés peuvent personnaliser les fonctionnalités en fonction de leurs besoins spécifiques, notamment en configurant la géolocalisation pour un pointage plus précis en fonction de l’endroit où l’on se trouve.
• Excellente assistance à la clientèle : Agendrix fournit aux utilisateurs une assistance utile pour tout problème ou question qu’ils pourraient rencontrer. Cela ajoute une couche supplémentaire de fiabilité, garantissant que les sociétés peuvent mettre en œuvre et utiliser efficacement l’application pour suivre le temps et gérer leur personnel.

Comment pointer avec Agendrix ?

Les salariés peuvent pointer de différentes manières dans Agendrix, en fonction des besoins du salarié, de la société et du site de travail.

Pointage sur un terminal fixe

Le terminal fixe est une interface qui permet aux salariés de pointer à l’aide d’un code PIN personnel. Cette interface peut être installée dans le navigateur web de votre PC ou sur notre application Pointeuse Agendrix, disponible sur le Play Store et l’App Store.

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Voir comment pointer sur un terminal fixe >

Système de pointage au travail sur mobile

Les salariés qui utilisent l’application mobile Agendrix pour les salariés peuvent simplement cliquer sur le bouton « pointer » de l’application lorsqu’ils arrivent sur le lieu de travail. Lorsqu’il est temps pour les salariés de pointer pour prendre une pause non rémunérée ou quitter le travail, ils n’ont qu’à cliquer sur le bouton « pointer ».

Pointage sur ordinateur

Le pointage sur ordinateur est très simple. Les salariés se connectent simplement à leur compte sur www.agendrix.com et pointent directement sur leur compte.

Saisie manuelle des heures de travail

Vous pouvez également donner à vos salariés l’accès à la saisie manuelle de leurs heures dans leurs feuilles de temps via l’application web ou l’application mobile.

Conclusion

Une application de pointeuse robuste est essentielle pour les sociétés de toutes tailles afin d’assurer un suivi précis des heures, de rationaliser les processus de paie et d’améliorer la productivité. Recherchez un système riche en fonctionnalités, évolutif et facile à utiliser. Il sera rapidement adopté par les salariés tout en s’alignant sur les besoins actuels et futurs de votre société.

Avec Agendrix, vous obtenez également un système de pointeuse qui s’intègre à votre système de paie et qui vous aide à mieux gérer les feuilles de temps, la planification des salariés, la communication interne et les processus de ressources humaines. La mise en œuvre d’Agendrix dans votre société est un changement rapide et facile qui se traduira par des gains généralisés.

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