Changements de plannings dernière minute : réponse à toutes vos questions
Même les meilleurs plannings devront parfois être changés au dernier moment en raison d’un imprévu, et ce, peu importe l’industrie dans laquelle vous œuvrez.
Un salarié doit s’absenter à la dernière minute pour des raisons familiales, un grand groupe vient de faire une réservation, une salariée ne peut plus se présenter au travail en raison d’une obligation scolaire, etc. Il existe une multitude de raisons qui peuvent faire en sorte qu’un planning doit être modifié.
Dans cet article, je répondrai aux questions les plus fréquemment posées par rapport aux obligations des managers, aux droits des salariés, aux délais à respecter et aux meilleures pratiques à adopter lorsque vient le temps d’apporter des changements à un planning de travail.
Un manager peut-il modifier le planning de travail de ses salariés ?
La réponse courte : oui. Cependant, un manager ne peut modifier le planning comme il le souhaite. Il doit respecter certains critères selon les lois du travail en vigueur ou selon la convention ou le contrat de travail des salariés.
Les changements demandés par le manager doivent être fondés sur l’intérêt de l’entreprise. Le manager doit s’assurer d’obtenir l’accord des salariés pour tout changement à l’extérieur des heures de travail mentionnées dans le contrat de travail.
💡 Trop de changements de dernière minute dans les plannings risquent de provoquer des frustrations chez vos salariés. Essayez de les éviter.
En France
Tout d’abord, il est important de souligner qu’un manager doit afficher le planning sur les lieux de travail minimalement 7 jours ouvrés d’avance en l’absence de dispositions conventionnelles. Sinon, le manager doit respecter la convention collective ou l’accord d’entreprise concernant l’affichage des plannings.
Le planning des salariés peut donc être modifié par le manager tant que celui-ci respecte les délais prévus par la loi ou dans la convention ou le contrat de travail.
Les salariés soumis à un dispositif d’aménagement du temps de travail ou les salariés à temps partiel disposent des mêmes droits. Les salariés sous astreintes, quant à eux, peuvent voir leur planning être modifié avec seulement 1 jour de préavis si les circonstances sont exceptionnelles.
Un manager peut-il modifier les plannings de temps de travail d’un salarié à temps partiel ?
En France
Les salariés à temps partiel bénéficient des mêmes droits que les salariés à temps plein. Le manager doit suivre un délai de prévenance de 7 jours ouvrés minimum en l’absence de convention collective ou d’accord d’entreprise. Le délai doit être de minimum 3 jours ouvrés s’il est décidé par une convention collective ou un accord d’entreprise.
Quel est le délai de prévenance pour modifier un planning ?
En France
Les managers doivent respecter un délai de 7 jours s’ils souhaitent modifier le planning des salariés à temps plein. Pour les salariés à temps partiel, ce délai est de 3 jours ouvrés si les salariés ont une convention collective ou un accord d’entreprise. Si l’accord d’entreprise, l’accord de branche ou la convention collective prévoit un délai différent, c’est ce dernier qui doit être respecté.
Par exemple, l’accord d’entreprise d’un restaurant stipule que les plannings peuvent être modifiés avec seulement 4 jours de préavis. Le manager peut donc modifier des plannings avec 4 jours de préavis plutôt que 7.
Le salarié peut-il refuser un changement de planning ?
En France
Un salarié peut refuser un changement de planning sans que son refus soit considéré comme une faute ou un motif de licenciement. Cependant, il ne peut refuser que parce qu’il n’en a pas envie. Sa décision doit être justifiée par une des raisons suivantes :
- Des obligations familiales (s’occuper d’un enfant ou d’un parent malade par exemple);
- Des obligations scolaires;
- Des activités professionnelles avec un autre manager;
- Une activité professionnelle non-salariée.
Est-ce qu’un salarié peut demander de modifier son planning de travail ?
Les salariés peuvent demander à leur manager de modifier leur planning de travail. Les managers peuvent décider d’accepter ou non leur demande. Ils n’ont cependant pas d’obligation légale de le faire.
Par exemple, un salarié d’un marché d’alimentation écrit à son manager le dimanche pour l’informer qu’il ne pourra pas se présenter à son travail le mardi suivant parce qu’il souhaite aller voir la présentation de son enfant à l’école. Son manager peut refuser sa demande puisqu’il ne s’agit pas d’une obligation familiale sérieuse et que le salarié n’a pas donné assez de préavis pour que son manager trouve un remplaçant.
Par contre, un manager pourrait décider qu’un salarié peut s’absenter s’il trouve un collaborateur pour le remplacer.
Généralement, les détails de ce que les salariés ont le droit de formuler comme demandes sont encadrés dans le contrat de travail, l’accord d’entreprise ou la convention collective. Ainsi, s’ils doivent s’absenter, ils peuvent envoyer une demande de congé officielle selon la politique en vigueur. Les absences de dernière minute acceptables sont aussi définies dans les contrats de travail.
Quel outil utiliser pour faciliter les modifications des plannings ?
Pour faciliter les modifications de vos plannings, plusieurs managers décident d’utiliser un logiciel de gestion des plannings comme Agendrix.
Vous pourrez personnaliser les paramètres du logiciel afin de refléter les contraintes des contrats de travail de vos salariés, de leur convention collective ou de l’accord de branche. Vous réduirez ainsi les risques d’erreurs dans les plannings.
De plus, Agendrix vous permettra de partager les plannings de travail avec vos salariés en un seul clic. Ces derniers les recevront directement sur leur smartphone et vous pourrez valider qu’ils l’ont consulté. Si vous devez apporter des changements, leur planning sera automatiquement mis à jour et ils en seront avisés en temps réel.
Ils pourront aussi formuler leurs demandes d’échange de plages horaire ou leurs demandes de congé directement dans l’application. S’ils doivent communiquer avec vous, ils pourront utiliser l’outil de chat professionnel.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de planning pour la gestion des changements de planning ?
Utiliser un logiciel de planning comme Agendrix comporte plusieurs avantages pour la gestion des changements de plannings tels que :
- Responsabiliser le personnel : vous pouvez leur permettre d’échanger des plages horaire avec leurs collaborateurs lorsqu’ils ont un imprévu et que le planning a déjà été publié;
- Centraliser les communications : regrouper toutes les demandes des salariés, leurs disponibilités et contraintes et communiquer directement avec votre personnel grâce à un outil de communication interne;
- Respecter les rôles des salariés lors de la création des plannings;
- Avoir accès aux disponibilités et préférences de vos salariés pour créer le meilleur planning possible et éviter les changements de dernière minute;
- Économiser du temps de management pour vous concentrer sur d’autres tâches importantes;
- Limiter les erreurs dans les plannings;
- Faciliter le partage des plannings avec les salariés;
- Trouver des remplaçants rapidement en cas d’absence de dernière minute.
Avec Agendrix, les salariés ont la liberté d’indiquer leur absence et de se trouver un remplacement.
– Pier-Luc Noël, directeur à la réception et à la comptabilité au Littoral Hôtel & Spa
Plusieurs managers ont d’ailleurs adopté un logiciel de gestion des plannings et ont vu des bénéfices autant pour eux que pour leurs salariés.
Gestion des changements de planning et plus encore
Opter pour un logiciel de planning peut aussi vous aider dans la gestion du personnel.
Agendrix vous propose plusieurs fonctionnalités qui vous permettront de centraliser et faciliter votre gestion. Ainsi, vous pourrez centraliser et numériser les informations de vos salariés dans leur dossier personnel, simplifier leur accueil et leur intégration et même reconnaître leur bon travail directement dans l’application.
Le logiciel de planning vous permettra aussi de mieux suivre le temps de travail de vos salariés, vous assurez qu’ils prennent suffisamment de pauses et que les feuilles de temps soient justes.
Conclusion
En tant que manager, il est de votre devoir de vous assurer de respecter les lois en place lorsque vous faites des modifications de dernière minute aux planning de vos salariés.
Vous devriez toujours donner un préavis à vos salariés afin de mieux respecter leur vie personnelle et éviter de créer des frustrations dans votre équipe. Souvenez-vous, des salariés heureux sont des salariés plus performants.
Quel est le délai légal pour changer un planning de travail ?
Le délai légal pour changer le planning de travail d’un salarié varie selon les lois en vigueur.
En France, les managers doivent aviser leurs salariés avec 7 jours de préavis en l’absence de dispositions conventionnelles ou selon leur contrat de travail.
Par exemple, au Québec, les managers doivent aviser leurs salariés au moins 5 jours à l’avance sans quoi ces derniers peuvent refuser de venir travailler, à moins qu’ils soient sur appel.
Quel est le délai pour communiquer un planning de travail ?
En France, les managers doivent afficher les plannings avec 7 jours ouvrés de préavis.
Au Québec, les managers doivent partager le planning de travail au moins 5 jours d’avance avec leurs salariés.
Est-ce qu'un manager peut modifier les plannings de travail ?
Un manger a le droit de modifier les plannings de travail des salariés s’il respecte les lois en vigueur et le contrat de travail ou la convention collective des salariés.
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