Vous pouvez maintenant assigner automatiquement des plages de travail à vos employés en tenant compte des disponibilités et des préférences, ainsi que d’autres contraintes que vous déterminez.
Assigner les plages de travail n’est pas toujours simple. Mais voilà qu’aujourd’hui, cette tâche prend une toute autre tangente avec Agendrix.
La fonctionnalité d’assignation automatique vous permet désormais de créer des plannings beaucoup plus rapidement et facilement, en attribuant automatiquement les plages de travail aux salariés appropriés.
L’assignation automatique en quelques mots
L’assignation automatique permet à un manager de prendre toutes les plages à combler au planning, et de laisser Agendrix les attribuer aux salariés qui respectent certaines conditions qu’il a choisies au préalable.
Ainsi, les plages de travail sont assignées aux salariés qui respectent les conditions établies. Ensuite, il ne reste plus qu’à approuver l’assignation automatique et/ou à apporter les modifications nécessaires s’il y a lieu.
Il existe trois types de contraintes, appelées conditions.
Les différentes conditions dont peut tenir compte l’assignation automatique
Les disponibilités des salariés
Cette première condition considère les disponibilités et les préférences de plannings des salariés. Elle tient également compte des minimums et maximums d’heures que les salariés souhaitent travailler par semaine. Les indisponibilités sont elles aussi prises en compte dans l’équation.
Ne pas créer de temps supplémentaire
La deuxième condition sert à éviter de faire faire du temps supplémentaire à un membre de votre équipe. Les plages de travail seront donc assignées à des salariés qui ne seront pas en situation de temps supplémentaire.
Si certaines plages ne peuvent être assignées en raison de cette condition, vous recevrez une alerte visuelle en ce sens. Il s’agit ensuite de choisir manuellement quel salarié comblera la plage de travail concernée.
Prioriser l’ancienneté
La troisième et dernière condition qui s’offre à vous est de prioriser l’ancienneté de vos salariés lors de l’assignation automatique des plages de travail.
Choisissez autant de conditions qu’il est nécessaire
Sachez qu’il est possible de choisir plus d’une condition à considérer lors de l’attribution automatique des plages de travail.
Par exemple, si vous souhaitez que vos salariés les plus anciens se voient assigner les plages de travail qui correspondent à leur position et à leurs disponibilités, mais que vous ne voulez pas non plus qu’ils fassent de temps supplémentaire, vous choisirez les trois conditions : prioriser l’ancienneté, considérer les disponibilités et ne pas créer de temps supplémentaire.
Quelques avantages à utiliser l’assignation automatique
Gagner du temps : Comblez les plages très rapidement et en respectant les conditions fixées selon vos besoins.
Éviter des erreurs de planification : L’auto-assignation ne crée pas de conflits au planning et peut considérer les disponibilités et les contraintes de vos employés.
Réduire les coûts : Grâce à certaines conditions, vous avez la possibilité d’éviter le temps supplémentaire, ce qui diminue les coûts.
Pour essayer l’assignation automatique
La fonctionnalité d’assignation automatique est disponible aux managers, dans le planificateur.
Pour l’essayer, suivez les étapes suivantes :
- Assurez-vous d’avoir des plages à combler qui ne sont PAS publiées (en brouillon). Si les plages de travail sont publiées, elles ne peuvent pas être attribuées automatiquement.
- Ensuite, pour déclencher l’assignation automatique, appuyez sur Assigner dans le menu supérieur . La fenêtre d’assignation automatique s’ouvrira, où trois options s’offrent à vous (disponibilités, ancienneté, temps supplémentaire).
- Une fois l’assignation automatique lancée, l’opérateur s’ouvre pour vous permettre de suivre la progression du processus. Dans le coin supérieur droit du planificateur, vous verrez le nombre de plages auto-assignées pour la semaine visée. C’est à ce même endroit que vous verrez s’il y a des plages de travail qui n’ont pas pu être assignées en raison de conflits de plannings. Le cas échéant, vous verrez une mention vous avisant qu’il reste des plages à combler.
- Vous pourrez remarquer une icône d’éclair sur certains plages au planning. Cette icône sert à identifier les plages qui ont été auto-assignées. Ce marqueur visuel vous donne l’occasion d’aller confirmer que l’assignation automatique vous satisfait.
- Notez que si vous posez une action manuelle (modifier les heures, ajouter une pause, etc.) sur une plage de travail assignée ainsi, l’éclair s’effacera.
- Si vous n’êtes pas satisfait de l’assignation automatique, vous pouvez choisir de rétablir le planning. Cette action ira chercher toutes les plages de travail qui ont été attribuées automatiquement et remettra le planning à son état précédent.
Bonne gestion!
Qu’est-ce que l’assignation automatique?
C’est l’attribution automatique de plages de travail à combler aux salariés qui respectent les conditions établies par le gestionnaire dans Agendrix. Il s’agit d’une manière simple, facile et automatique de concevoir un planning de travail dans le planificateur.
Quels critères peuvent être pris en compte dans l’assignation automatique?
- Les disponibilités des salariés
- Le temps supplémentaire
- L’ancienneté
Est-il possible de revenir en arrière si on n’est pas satisfait de l’assignation automatique?
Il est toujours possible de revenir en arrière si vous n’êtes pas satisfait du résultat de l’assignation automatique des plages de travail. Pour ce faire, vous devez choisir l’option Rétablir le planning. Notez que cette fonction s’appliquera à toutes les plages de travail qui ont été attribués automatiquement, et non seulement aux dernières plages attribuées.
Qui peut utiliser l’assignation automatique des plages de travail?
Toutes les personnes qui ont la permission de créer un planning ont accès à l’assignation automatique.
Où l’assignation automatique est-elle disponible dans Agendrix?
Cette fonctionnalité est disponible dans le planificateur.
