Pharmacie

Accès Pharma est une bannière de pharmacies présente dans plusieurs magasins Walmart au Québec. Au total, on retrouve 68 succursales un peu partout à travers la province.

La pharmacie a sa propre petite équipe de management, qui doit bien planifier les plannings variables de ses quelques commis, caissiers, techniciens et pharmaciens.

Des défis de taille

En tant que pharmacien propriétaire, Alex Caron doit à la fois porter le chapeau de professionnel de la santé et de manager.

Anciennement, son gérant et lui créaient le planning du laboratoire et de la section des ventes dans deux fichiers Excel distincts, qu’ils s’échangeaient ensuite par courriel. Ainsi, chaque petite modification apportée demandait du temps de la part des deux managers. Trouver des remplaçants était une tâche particulièrement lourde. Entre les appels manqués, les courriels ignorés et les modifications à apporter, un temps fou s’y perdait chaque mois.

Du stress et une mauvaise communication

Le planning était communiqué aux salariés de deux manières. Une version était affichée en permanence dans la pharmacie, et une autre, envoyée par courriel. Cette manière de fonctionner n’était pas sans problèmes.

Il y avait tellement de changements au planning que garder une version à jour avec toutes les bonnes informations était réellement un défi.

À chaque fois que le planning devait être mis à jour, une nouvelle version devait être imprimée et transmise aux salariés. Cependant, Alex n’avait aucun moyen de savoir si l’information était reçue à temps. Les problèmes de management que cela pouvait causer stressaient Alex inutilement.

Feuilles et pertes de temps

Avant d’instaurer la pointeuse d’Agendrix, Alex payait simplement les heures planifiées au planning. Les salariés avaient la responsabilité d’inscrire les ajustements de plus ou moins quinze minutes sur une feuille au mur de la salle à manger. Ce processus manquait de précision, mais Alex n’avait pas d’autre choix que de se fier à la bonne foi des salariés.

Envoyer les feuilles de présence au service de la paie n’avait rien d’un jeu d’enfant. Alex devait vérifier plusieurs documents et passer par de nombreuses étapes pour tout faire en bonne et due forme.

Un management simplifié

Agendrix a révolutionné le management des plannings pour Alex. En regroupant toutes les disponibilités et contraintes des salariés dans l’application, il n’a plus à jongler avec une foule de documents et courriels. Le planning se crée donc plus rapidement et sans erreurs. Le processus est d’ailleurs maintenant si simple que la planification se fait un mois à l’avance plutôt que chaque semaine.

En tout et partout, accomplir cette tâche lui prend aujourd’hui un peu moins de dix minutes par semaine, soit, sept fois moins de temps qu’auparavant.

Meilleure communication, moins de stress

Dès qu’une modification est apportée au planning, les salariés concernés reçoivent une alerte sur leur téléphone; Alex s’évite ainsi d’avoir à jouer le rôle de centre d’appel. De plus, le salarié qui remarque une erreur de planification peut réagir rapidement en laissant un commentaire à son intention ou à l’aide de l’outil de la messagerie d’Agendrix. Les corrections ne prennent que quelques secondes à apporter et apparaissent automatiquement au planning dès leur publication.

Plus de friction par rapport au planning, ni de perte de temps au travail; les salariés m’envoient simplement leurs demandes avec l’app.

Maintenant que le planning est toujours disponible et à jour dans l’application, il n’a plus à être imprimé. Les remplacements se gèrent aussi à partir de l’application. Les salariés s’entendent entre eux et soumettent leur demande, qu’Alex vérifie et approuve ou refuse ensuite. Agendrix notifie les salariés et met le planning à jour en conséquence.

La paie en deux temps trois mouvements

Le poinçon d’Agendrix enregistre automatiquement les heures d’entrée, de pause et de sortie dans les feuilles de présence. Les salariés n’ont donc plus à inscrire les heures travaillées, et Alex n’a qu’à valider les feuilles avant d’exporter le tout vers la paie. Pour faciliter la tâche, Agendrix met même en évidence les écarts entre les heures prévues et les heures pointées.

Au bout du compte, la retranscription et les erreurs sont maintenant chose du passé.