5 raisons de ne pas utiliser Excel pour gérer vos horaires

Si l’un des points suivants vous concerne, il est peut-être l’heure de repenser votre gestion!

1. Vous recevez des demandes d’employés par texto, courriel ou Facebook

Les demandes et commentaires de vos employés vous parviennent par de multiples moyens de communication.

Au final, ça vous fait une belle pelletée de contraintes à vous rappeler et noter. Un de vos employés vous avertit qu’il sera moins disponible à partir de la semaine prochaine. Un autre veut prendre congé dans deux semaines pour la fête de son frère. Deux de vos employés veulent s’échanger des quarts et un autre veut se faire remplacer. C’est déjà compliqué et ça ne fait qu’une toute petite poignée de demandes!

2. Votre horaire est un casse-tête

Vous voici maintenant rendu à la confection de votre horaire qui s’apparente plutôt à un casse-tête.

Vous devez jongler avec l’ensemble des contraintes de vos employés, dont celles reçues un peu partout, par courriel, dans vos messages textes et sur votre boîte vocale. Vous avez le défi de tout rapatrier pour bâtir l’horaire de la semaine suivante.

Entre-temps, vous ne vous rappelez plus ce que Christina vous avait demandé de vive voix, vous lui écrivez un texto.

Vous devez maintenant essayer de prendre en compte les demandes de congé de vos employés, leurs disponibilités, leurs non-disponibilités, leurs heures souhaitées, leurs préférences et les totaux d’heures planifiés de chacun d’entre eux.

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Pour accélérer le tout, vous partez d’un horaire déjà fait, celui d’une semaine passée. Vous devez vous assurer que les quarts de la semaine que vous avez copiée sont les bons.

Après plusieurs modifications, vous êtes presque rendu à l’affichage de votre horaire. Maintenant, avez-vous suffisamment d’employés dans chacune des fonctions pour chaque moment de la journée? Avez-vous bien réparti les heures entre vos employés? Respectez-vous l’ensemble de leurs contraintes?

À ce stade-ci, vous avez seulement hâte d’en finir, vous grimacez puis vous sauvegardez votre horaire.

3. Vos employés n’ont pas la même version de l’horaire

Là vient le temps d’envoyer l’horaire. Et hop, sur Facebook!

Ce n’est pas terminé…

Une journée plus tard, vous vous demandez : « Est-ce que tout le monde l’a vu? ». Et voilà que Marc vous avise que vous avez oublié la fête de sa soeur. Vous faites les modifications et ajoutez la dernière version (l’horaire V2) sur Facebook.

Et vous vous questionnez à nouveau, « Est-ce que tout le monde l’a vu celui-là? ». Ce n’est toujours pas clair. La V3-V4-V5-V6 et V7 suivront dans les prochaines heures et journées.

4. Vous textez ou téléphonez vos employés fréquemment pour annuler ou combler des plages horaires

En cours de semaine, vous vous rendez compte que vous avez une personne de trop pour jeudi et qu’il vous faudrait un employé de plus le vendredi. Vous voilà maintenant parti pour une nouvelle série de communications auprès de vos employés!

Il est mercredi. Vous avez besoin de combler un quart pour le vendredi. En regardant ce qui vous semble être la dernière version de l’horaire, vous réalisez que quelques-uns de vos employés pourraient être disponibles. Vous envoyez un texto à un, vous en appelez un autre, vous ne les rejoignez pas immédiatement. Vous êtes en attente d’une réponse; un stress de plus. Le temps passe, vous êtes toujours sans réponse.

5. Votre horaire est digne d’un Picasso

Vous finissez par modifier l’horaire affiché sur le mur à plusieurs reprises pour être certain que tout soit « clair ». La « bonne » nouvelle, c’est que la semaine prochaine, ça sera le même bordel!

Vous pouvez faire mieux

Si vous vous reconnaissez ne serait-ce qu’un minimum, c’est que vous avez besoin de plus qu’Excel. Découvrez notre logiciel de gestion des plannings conçu spécifiquement pour la chose.