Le registre du personnel et son extension, le dossier du personnel, représentent un atout pour les managers, puisqu’ils permettent une bonne gestion des salariés et un suivi optimal de diverses tâches de gestion RH.
En tant que manager, la quantité d’informations et de documents que vous devez accumuler concernant chacun de vos salariés est faramineuse. Afin de gagner en efficacité et en agilité, un outil centralisé et numérique est d’un secours significatif.
Le registre unique du personnel est un outil administratif qui facilite la recherche d’informations et simplifie plusieurs tâches de gestion des ressources humaines. Le dossier du personnel, quant à lui, est utilisé pour suivre la progression des salariés, notamment, et pour regrouper de manière centralisée toutes les informations les concernant.
Cet article vise à vous éclairer sur les nuances existant entre le dossier du personnel et le registre unique du personnel (RUP). Il vous expliquera aussi :
- Le rôle de chacun de ces outils;
- Ce qu’ils doivent contenir;
- S’ils sont obligatoires;
- De quelle façon les gérer.
Registre unique du personnel (RUP) ou dossier du personnel : un seul et même concept?
Le RUP et le dossier du personnel sont deux concepts différents mais similaires, qui sont néanmoins tous relatifs à l’organisation et à la gestion d’informations relatives aux salariés.
Le registre unique du personnel (RUP) : outil obligatoire
L’objectif visé par le RUP est, comme l’est le dossier du personnel, de centraliser les informations liées à la gestion du personnel et de faciliter les contrôles administratifs.
En France, il est obligatoire pour tout employeur.
Effectivement, en vertu de l’article L1221-13 du Code du travail français, chaque employeur doit tenir à jour un registre unique du personnel où sont consignées diverses informations relatives à ses salariés, telles que les contrats de travail, les périodes de travail, les absences, les sanctions disciplinaires, etc. Ce registre est consultable par l’inspection du travail et les représentants du personnel.
📌 Contrairement au registre du personnel classique, le RUP inclut plus que les informations de base sur les salariés. Il contient d’autres données obligatoires telles que les heures de travail, les congés, les accidents du travail, les formations, les éléments de rémunération, etc.
Le registre unique du personnel est plus sommaire que le dossier du personnel.
Le dossier du personnel : une filière pour chaque salarié
Le dossier du personnel est un ensemble de documents individuels et pour certains, confidentiels, relatifs à chaque salarié d’une société. Ces dossiers contiennent autant d’informations personnelles que professionnelles.
📌 On y consigne les contrats de travail, les évaluations de rendement, les formations suivies, les absences, les congés, les récompenses, les sanctions disciplinaires, les certificats médicaux, etc.
Le dossier du personnel ou dossier salarié est un peu plus complet que le RUP.
Le registre unique du personnel
Registre unique du personnel : de quoi s’agit-il?
Le registre unique du personnel, aussi appelé RUP, est un document ou un système utilisé par les employeurs pour consigner toutes les informations relatives aux membres de leur équipe dans un seul et même registre.
Le RUP est souvent utilisé pour centraliser et organiser les données liées à la gestion des ressources humaines d’une organisation.
Le registre unique du personnel est-il obligatoire?
En France, le Registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire pour toutes les sociétés employant des salariés. Il doit contenir plusieurs informations obligatoires, conformément à la réglementation du Code du travail.
Le RUP doit être tenu à jour en permanence et être conservé dans l’organisation pendant une durée de 5 ans à compter de la fin de la dernière année d’exécution du contrat de travail du dernier salarié concerné.
Puisque la quantité de documents peut vite devenir imposante au fil des années, vous devinez que la numérisation est un atout.
Quelles informations se trouvent dans le RUP?
Informations d’identification du salarié :
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Coordonnées
Informations sur l’emploi :
- Date d’embauche
- Titre du poste occupé
- Type de contrat (temps plein, temps partiel, etc.)
- Durée du travail (heures hebdomadaires, plannings, etc.)
Rémunération et bénéfices :
- Salaire
- Éléments ajoutés à la rémunération telles que les primes
- Informations sur les cotisations sociales et les déductions salariales
Gestion du temps de travail :
- Heures de travail régulières
- Surtemps effectué
- Absences (congés payés, congés maladie, congés sans solde, congés parentaux, etc.)
Formations et certifications :
- Formations suivies par les salariés
- Certifications professionnelles obtenues
- Compétences spécifiques
Santé et sécurité au travail :
- Accidents du travail
- Mesures de prévention des risques professionnels
- Visites médicales et certificats médicaux liés au travail
Évaluations de performance et développement professionnel :
- Évaluations de performance
- Objectifs individuels
- Plans de développement professionnel
Informations administratives :
- Modifications de contrat
- Promotions ou changements de poste
- Résiliation du contrat de travail et motifs de départ
Comment se présente un registre unique du personnel ?
Si vous êtes moins familier avec le registre unique du personnel, vous vous demandez sans doute quelle forme peut prendre ce type d’outil. Il est possible de créer un registre en format papier. Cependant, cette formule est loin d’être idéale, tant pour l’accessibilité et la facilité du partage d’informations, que pour une question de sécurité et de protection des données à caractère sensible.
Le second format que prend un registre unique du personnel est le format numérique.
Le registre du personnel en ligne
Numériser le registre du personnel et le rendre accessible en ligne présente divers avantages pour une organisation. En-voici une liste non exhaustive :
Accessibilité facilitée :
En numérisant le registre du personnel, salariés comme managers ont accès aux informations sur les salariés, et ce, à tout moment et de n’importe où. Seule une connexion internet est nécessaire.
Plus d’options de gestion :
En ayant recours à un système de gestion du personnel en ligne, vous avez la plupart du temps accès à des fonctionnalités supplémentaires. Trier l’information, organiser la documentation et créer des rapports, notamment, devient une tâche simple.
Mise à jour en temps réel :
Le registre du personnel en ligne peut facilement être toujours à jour. En effet, les modifications apportées aux données des salariés peuvent être effectuées instantanément et être immédiatement disponibles pour tous les utilisateurs autorisés.
Sécurité et confidentialité renforcées :
Les systèmes de gestion en ligne peuvent offrir des fonctionnalités avancées de sécurité des données. Cela contribue à protéger les informations sensibles des salariés et à assurer leur confidentialité.
Économies de temps et d’espace :
Lorsque l’on privilégie une version numérique des dossiers du personnel, la recherche d’informations devient significativement plus rapide et facile, engendrant une économie de temps. Par ailleurs, il va de soi que vous économiserez de l’espace en éliminant le classeur et les tonnes de filières appartenant à chacun de vos salariés.
Les multiples fonctions du registre unique du personnel
1. Le suivi des salariés
Le registre du personnel a pour objectif central de conserver une trace de tous les salariés actuels d’une organisation, incluant des informations personnelles telles que leurs coordonnées, leurs fonctions, leurs dates d’embauche, leurs salaires, etc.
2. La gestion des ressources humaines
Le RUP est un outil important pour la gestion de personnel. Il permet de planifier les effectifs pour vos quarts de travail, de suivre le cheminement de carrière de vos salariés, de gérer les congés, les absences, les évaluations de performance, et plus encore.
3. La conformité légale
Dans de nombreux pays, tel que c’est le cas en France, la loi exige que les organisations tiennent un registre du personnel. Il s’agit donc d’une obligation d’employeur. pour des raisons de conformité légale. Ces registres peuvent être utilisés pour vérifier que l’organisation respecte les réglementations en matière d’emploi, de droits des travailleurs, de sécurité sociale, etc.
Le dossier du personnel
Pourquoi un dossier du personnel?
Le dossier du personnel, ou dossier du personnel, est utilisé par les organisations pour enregistrer toutes sortes d’informations importantes qui concernent leurs salariés.
La tenue du dossier du personnel simplifie certaines tâches inhérentes à la gestion des RH, tout en rendant accessibles aux salariés les informations pertinentes pour eux.
Par le passé, j’avais un employeur à qui j’avais demandé s’il me restait des congés dans ma banque de jours mobiles. Il m’avait renvoyé la question, supposant que j’aurais dû détenir cette information. Autrement dit, il n’avait pas prévu de méthode pour consigner ce genre d’informations… Et moi non plus! Oups. 🤯
Un salarié peut demander de revoir une évaluation passée ou le bilan de ses absences, et c’est son droit. Sans dossier centralisé, répondre à cette demande peut être laborieux. Plus le dossier du personnel est bien conçu et organisé, plus il est simple d’accéder à des documents RH rapidement.
Le dossier du personnel, indispensable à plusieurs étapes
Le dossier du personnel joue un rôle névralgique à diverses étapes de la gestion des ressources humaines.
Lors de l’onboarding : Il permet de mieux connaître vos nouveaux collaborateurs au moment du processus d’onboarding, aussi appelé processus d’accueil et intégration.
Lors de l’offboarding : Au moment du départ d’un salarié, un processus d’offboarding est enclenché. Lors de ce processus, le dossier du personnel permet de retrouver diverses informations essentielles telles que la date d’embauche et le temps que le salarié a passé à l’emploi de l’organisation, les clauses particulières incluses dans le contrat de travail, le salaire, etc.
Lors des évaluations de rendement : Le dossier du personnel permet de voir facilement la progression des performances des salariés et d’avoir une meilleure vue d’ensemble sur ce qui a été accompli depuis la plus récente évaluation de rendement.
Lors des augmentations de salaire : Le dossier du personnel permet de réviser les augmentations salariales en regard de ce qui a été octroyé lors des dernières révisions de salaire. Ainsi, tout peut être expliqué logiquement.
Lors du choix des formations : Le dossier du personnel peut aussi permettre de voir les formations reçues par les salariés à ce jour.
Quelle forme le dossier du personnel doit-il prendre?
Le dossier du personnel peut être en format papier, mais il a tous les avantages à être numérisé.
Imaginons simplement les dossiers du personnel de tous les membres de votre équipe, rassemblés dans un classeur, sur les lieux de travail.
⛔ Quel est le problème?
Cela implique que pour y ajouter de nouveaux documents, vous devez les imprimer, les amener jusqu’au classeur et les y ranger. Cela signifie également que pour consulter un document contenu dans l’un des dossiers, vous devez obligatoirement être sur les lieux de travail, et il en va de même pour permettre à un salarié de consulter son dossier.
✅ Solution simple
À l’inverse, le dossier numérisé est centralisé et accessible de n’importe où. Par ailleurs, nous pouvons supposer un risque d’erreurs et d’oublis excessivement amoindri, notamment entre le moment où un papier est rempli et celui où il est placé dans une filière, dans le classeur.
Certains logiciels de gestion du personnel permettent la confection et la tenue des dossiers du personnel à même l’application.
Grâce à la fonctionnalité Dossier du personnel d’Agendrix, par exemple, il est possible de répertorier plusieurs informations personnelles des équipiers, de même que de faire le suivi des absences, des congés et des vacances des salariés. Vous pouvez également y consigner divers documents et choisir qui a accès à quel document : spécimen de chèque, contrat de travail, évaluation, résumé d’une rencontre. La signature électronique permet finalement d’officialiser ces documents à même l’application.
25 éléments utiles à consigner dans le dossier du personnel
Voici une liste non exhaustive de 25 éléments clés à consigner dans un dossier du personnel.
- Nom et prénom;
- Date de naissance;
- Coordonnées;
- Numéro de téléphone et courriel;
- État civil;
- NAS;
- Spécimen de chèque;
- Contacts en cas d’urgence;
- Position/poste au sein de la société;
- Salaire et historique de la rémunération;
- Contrat de travail;
- Entente concernant le planning de travail et ses mises à jour;
- Copie des bénéfices auxquels le salarié a droit;
- CV;
- Copie des références;
- Copie des diplômes;
- Formations suivies et certifications;
- Évaluations de rendement signées de l’employeur et du salarié;
- Suivi des absences si vous ne détenez pas d’autre moyen de suivre les absences;
- Arrêts pour maladie, congé de maternité, accident de travail, etc.;
- Historique disciplinaire : avis, sanctions, etc.;
- Rapports d’incident;
- Attestations médicales qui justifient des absences;
- Copies de correspondances entre le salarié et l’organisation, par exemple au moment de l’embauche;
- Lettre de démission ou avis de cessation d’emploi.
Suivre et gérer les dossiers du personnel
Il est impératif de créer les dossiers au moment de l’embauche et de les bonifier au fur et à mesure, sans quoi des oublis vous guettent. C’est donc dire que dès qu’il y a une absence, une évaluation ou un changement relatif au planning ou au salaire, l’information doit être automatiquement consignée dans le dossier.
Par ailleurs, il est indispensable qu’un seul dossier ne soit créé pour chaque salarié afin d’éviter des dossiers incomplets ou des informations incomplètes et différentes d’un département à l’autre. Par exemple, évitez de créer plusieurs dossiers pour un même salarié : centralisez tout dans un dossier et rendez-le accessible tant aux managers de votre département qu’au service des RH.
Uniformiser les dossiers du personnel : un must
Créer et suivre des dossiers du personnel n’est pas compliqué, tant et aussi longtemps que la tâche est systématisée et uniformisée au sein de l’organisation.
L’idéal est donc d’établir quelles informations et documents sont contenues dans les dossiers du personnel et dans quel ordre elles sont disposées. De cette façon, toute personne qui consulte le dossier d’un salarié sait à quoi s’attendre en termes de contenu et sait où trouver ce qu’elle cherche.
La sécurité et la protection des données
Qui dit dossier du personnel dit aussi souci de confidentialité, puisque les dossiers contiennent des informations personnelles sensibles qui ne doivent pas être divulguées au grand public.
En tant que manager, vous êtes tenu de protéger les données de vos clients et celles de votre personnel. Limitez donc l’accès aux dossiers du personnel aux personnes qui en ont réellement besoin, question d’éviter une fuite de données.
Un modèle de formulaire d’informations personnelles du salarié à télécharger
Si vous souhaitez créer manuellement des dossiers du personnel, voici un modèle à télécharger gratuitement.
Qu'est-ce qu'un registre du personnel?
Le registre du personnel est un document ou un système qui sert essentiellement à répertorier tous les salariés d’une organisation.
Qu'est-ce qu'un registre unique du personnel (RUP)?
Le registre unique du personnel est à mi-chemin entre le registre du personnel et le dossier du personnel. L’objectif visé par le RUP est, comme l’est le dossier du personnel, de centraliser les informations liées à la gestion du personnel et de faciliter les contrôles administratifs.
Qu'est-ce qu'un dossier du personnel?
Le dossier du personnel est un ensemble de documents individuels et pour certains, confidentiels, relatifs à chaque salarié d’une société. Ces dossiers contiennent autant d’informations personnelles que professionnelles.
Registre unique du personnel : quelles sont les obligations de l’employeur?
En France, le Registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire pour toutes les sociétés employant des salariés. Il doit contenir plusieurs informations obligatoires, conformément à la réglementation du Code du travail.
Le RUP doit être tenu à jour en permanence et être conservé dans l’organisation pendant une durée de 5 ans à compter de la fin de la dernière année d’exécution du contrat de travail du dernier salarié concerné.
Quelles sont les informations obligatoires à consigner dans le registre unique du personnel?
Les obligations en ce sens varient d’un pays à l’autre. Généralement toutefois, voici les informations obligatoires à consigner dans le RUP.
- Informations d’identification du salarié : nom et prénom, coordonnées, date de naissance.
- Informations sur l’emploi : Date d’embauche, titre du poste occupé, type de contrat (temps plein, temps partiel, etc.), durée du travail (heures hebdomadaires, plannings, etc.).
- Rémunération et avantages sociaux : Salaire, éléments ajoutés à la rémunération telles que primes, informations sur les cotisations sociales et les déductions salariales.
- Gestion du temps de travail : Heures de travail régulières, surtemps effectué, absences (congés payés, congés maladie, congés sans solde, maternité, etc.).
- Formations et certifications : Formations suivies par le salarié, certifications professionnelles obtenues, compétences spécifiques.
- Santé et sécurité au travail : Accidents du travail, mesures de prévention des risques professionnels, visites médicales et certificats médicaux liés au travail.
- Évaluations de performance et développement professionnel : Évaluations de performance, objectifs individuels, plans de développement professionnel.
- Informations administratives : Modifications de contrat, promotions ou changements de poste, résiliation du contrat de travail et motifs de départ.
Combien de temps le Registre unique du personnel doit-il être conservé?
Le registre unique du personnel doit être conservé 5 ans après la date à laquelle un salarié a quitté l’organisation qui l’employait.
Qui a accès au registre unique du personnel dans une organisation?
C’est le manager qui détermine qui a accès à quel document ou à quelle information contenue dans le RUP.
Qui peut consulter le registre du personnel?
C’est le manager qui détermine qui a accès à quel document ou à quelle information contenue dans le RUP.
Registre unique du personnel : quelles sont les sanctions en cas de non-respect?
Les sanctions imposées à une organisation qui ne respecte pas les obligations liées au Registre unique du personnel (RUP) peuvent varier selon la juridiction et les réglementations propres au pays concerné. Il peut être question d’amendes, d’injonctions, de poursuites pénales ou autres sanctions.
