11 problèmes liés à la gestion des plannings et comment les résoudre

Ironiquement, la plupart des problèmes de gestion des plannings peuvent être facilement résolus avec des méthodes et des outils efficaces de gestion des plannings. Voici 11 des problèmes les plus courants rencontrés par les managers lors de la planification des plannings de travail et comment les résoudre.

11 problèmes de gestion des plannings des salariés les plus courants :

1. Mauvaise organisation;
2. Manque de personnel;
3. Surplanification (trop de quarts de travail);
4. Absentéisme et absences de dernière minute;
5. Roulement du personnel;
6. Vacances et congés;
7. Manque de disponibilité;
8. Maladie;
9. Heures supplémentaires;
10. Planificationsur appel;
11. Répartition inégale des quarts de travail.

11 problèmes de gestion des plannings de travail et comment les résoudre

Les problèmes de gestion des plannings sont l’une des principales causes d’insatisfaction au travail et de roulement élevé du personnel – tant pour les managers que pour les travailleurs de première ligne.

Les problèmes de gestion des plannings sont couramment observés dans des secteurs d’activité comme les restaurants et les bars, les maisons de retraite, les commerces de détail et les hôtels et l’hébergement, qui ont tendance à être plus vulnérables au roulement élevé du personnel et aux pénuries de main-d’œuvre.

1. Mauvaise organisation

La désorganisation est particulièrement problématique lorsqu’il s’agit de tâches récurrentes telles que la planification des plannings de travail. Elle a une incidence directe sur le bien-être des salariés et la satisfaction globale au travail. Par extension, elle affecte également le service à la clientèle et les performances d’une société.

Comment résoudre les problèmes de planning en raison d’une mauvaise organisation :

• Prendre la gestion des plannings des salariés au sérieux. Reconnaître l’incidence directe de la gestion des plannings de travail sur la satisfaction au travail, la rétention des salariés et la réussite de l’entreprise. Allouer le temps et les ressources nécessaires pour gérer cette tâche récurrente de la manière la plus optimale possible.
• Suivre les meilleures pratiques de planning. Que vous ayez besoin de préparer les plannings de vos salariés à temps partiel ou à temps plein, selon un planning fixe ou rotatif, il existe des techniques et des approches éprouvées qui élimineront certains problèmes courants.
• Automatiser la gestion des plannings. Cela éliminera la majeure partie du travail manuel fastidieux que vous devez effectuer lors de la création, du partage et de la mise à jour de vos plannings de travail. Réduisez les erreurs, partagez les informations en temps réel et facilitez grandement la gestion des changements de dernière minute.

2. Manque de personnel

La pénurie de main-d’œuvre actuelle est difficile pour les entreprises de partout : pas toujours évident d’avoir suffisamment de salariés pour combler les besoins de personnel. Même le meilleur propriétaire d’entreprise aura du mal à couvrir tous les quarts de travail s’il n’y a tout simplement pas assez de salariés pour ce faire.

Ce ne sont pas tous les salariés qui sont ouverts aux heures supplémentaires. Tandis que d’autres salariés sont plus qu’heureux d’accepter des quarts supplémentaires. Mais trop d’heures supplémentaires peuvent entraîner un épuisement professionnel, des accidents de travail et également un mauvais service à la clientèle.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison du manque de personnel :

Embaucher plus de salariés, en particulier du personnel à temps partiel. L’embauche d’un plus grand nombre d’employés à temps partiel pour prendre les quarts de travail non désirés du soir et de la fin de semaine libère votre personnel à temps plein. Cependant, si votre manque de main-d’œuvre est dû à une faible rétention des salariés, il ne s’agit peut-être que d’une solution à court terme. Portez une attention particulière à l’intégration des nouveaux salariés, mettez en œuvre des pratiques de planning équitables, évitez les changements de dernière minute, etc.

Faire de votre entreprise un lieu de travail plus attrayant. Le problème actuel de pénurie de main-d’œuvre vous empêche-t-il d’attirer les candidatures de salariés potentiels ? Êtes-vous incapable de servir les clients à un niveau acceptable ? Envisagez bonifier votre offre. Par exemple, vous pouvez :

• Prendre en compte les préférences de quart de travail des salariés;
• Donner un planning flexible;
• Augmenter les salaires;
• Offrir de meilleurs bénéfices sociaux;
• Contribuer aux frais de transport;
• Offrir plus de congés payés pour des raisons liées à la santé;
• Fournir des boissons et des collations gratuites;
• Faciliter l’accès aux services de garde;
• Permettre aux employés de pratiquer le télétravail (le cas échéant).

Optimiser votre main-d’œuvre actuelle. Même en tant que petite entreprise, vous pouvez grandement bénéficier de l’utilisation d’outils pour optimiser votre main-d’œuvre actuelle. Il sera beaucoup plus facile de :

• Répondre aux exigences de gestion des plannings;
• S’assurer que chaque quart de travail est couvert par des salariés avec les compétences nécessaires;
• Réduire au maximum les heures supplémentaires rémunérées;
• Prendre en compte les préférences des salariés;
• Prédire les coûts de main-d’œuvre.

Le logiciel de gestion des plannings d’Agendrix facilite la création de plannings en ligne et le suivi des heures travaillées de vos salariés. Accommodez facilement les échanges de quarts de travail, les demandes de jours de congé et les vacances.

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3.   Surplanification (trop de quarts de travail)

La surplanification des salariés – soit leur donner trop de quarts de travail pour une période donnée – est un problème courant de gestion de planning qui peut conduire directement à un taux de roulement élevé des salariés.

Il peut être très tentant pour les managers de planifier plus quarts de travail que ne le désirent pour leurs salariés les plus dignes de confiance et les plus fiables. Mais demander à un salarié de couvrir le quart de fermeture un soir et le faire revenir tôt le lendemain matin pour le quart d’ouverture peut avoir une incidence réelle sur la satisfaction des salariés et leur rendement au travail.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison d’une surplanification :

• Essayer de donner aux membres de l’équipe au moins 12 heures de congé entre les quarts de travail. Si ce n’est pas possible, essayez de leur donner deux jours de congé consécutifs pour récupérer et maintenir leur équilibre travail-vie personnelle.
• Garder une trace de toutes les heures de travail et des congés des salariés. Contrairement à la planification manuelle, un logiciel de suivi du temps vous avertira si vous surplanifiez un salarié. Vous pouvez ainsi modifier votre planning avant de le finaliser et de le publier.

4. Absentéisme et absences de dernière minute

Les salariés sont d’abord des humains. Des imprévus peuvent soudainement arriver et les empêcher de se présenter au travail, comme une urgence médicale ou une gardienne d’enfants qui annule à la dernière minute.

Selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis, en moyenne, 3 % des travailleurs salariés à temps plein s’absentent régulièrement du travail.

Les salariés qui ne se présentent pas au travail et les absences de dernière minute sont d’autres problèmes qui peuvent causer le chaos lors d’un quart de travail. Surtout si l’employé absent joue un rôle essentiel ou possède des compétences difficiles à remplacer.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison de l’absentéisme et des absences de dernière minute :

Il est raisonnable pour les employeurs de s’attendre à ce que les membres de l’équipe se présentent à leurs quarts de travail prévus ou à ce qu’ils les avertissent à l’avance s’ils ne sont pas en mesure de le faire.

Les employeurs doivent réaliser qu’il est possible que les salariés manquent des quarts de travail de temps à autre. Les changements constants ou les changements soudains de quart de travail peuvent également augmenter le risque d’absentéisme des salariés.

Définissez et communiquez des politiques claires pour les absences à votre équipe. Ces politiques devraient couvrir les absences prévues et imprévues.

• Être proactif et traiter directement avec le salarié qui ne s’est pas présenté. Utilisez vos rencontres individuelles comme prétexte pour discuter de l’incident afin de savoir ce qui s’est passé. Écoutez attentivement et expliquez comment ces manques affectent le succès et le moral de l’équipe.
• Planifier des quarts de travail sur appel. Un bon planning devrait avoir au moins un salarié sur appel pour chaque quart de travail. Si un salarié n’est pas disponible pour venir travailler à la dernière minute, il y a quelqu’un prêt à couvrir à tout moment, sans que le manager ait à perdre du temps.
• Accommoder les remplacements de quarts de travail et les demandes de congés. Ne pas tenir compte de la disponibilité des salariés est un moyen sûr pour que les salariés ne se présentent pas à leurs quarts de travail prévus. L’échange de quarts de travail contribue également à réduire l’absentéisme.
• S’assurer que les salariés soient pleinement conscients de leurs quarts de travail. Essayez de créer un planning régulier pour les salariés si possible. Et si nécessaire, demandez aux membres de l’équipe d’accepter leurs quarts de travail.

Agendrix est une application de gestion des plannings qui simplifie grandement le processus de planification pour tout manager. Il vous permet de voir quels salariés ont vu et accepté leur planning de travail.

Les systèmes de pointage intégrés peuvent aussi vous avertir si un salarié ne s’est pas présenté à un quart de travail. Vous pouvez ensuite joindre l’employé pour savoir s’il est en retard ou informer les travailleurs sur appel de venir le remplacer. Voyez toutes les façons dont Agendrix simplifie la gestion des salariés.

5. Roulement du personnel

Le quiet quitting est sans doute le nouveau terme à la mode dans le monde du travail, mais ce qui empêche vraiment les propriétaires de petites entreprises de dormir la nuit, ce sont les salariés qui démissionnent réellement.

Depuis le début de 2022, plus de 4 millions de personnes quittent leur emploi chaque mois. Une tendance record qui ne semble pas près de prendre fin. Si ce n’est pas assez effrayant, jusqu’à 40 % des travailleurs envisagent de quitter leur emploi bientôt.

Le roulement du personnel peut être dévastateur pour une entreprise. À un taux « acceptable », il peut avoir un effet négatif sur le moral des salariés et la productivité de l’équipe. Aux taux élevés que nous observons aujourd’hui, il peut nuire sérieusement à la satisfaction de la clientèle et à la réputation de l’entreprise.

La pandémie de COVID n’est pas la seule raison pour laquelle tant de salariés démissionnent. Découvrez d’autres raisons pour lesquelles vos salariés vous quittent et comment réduire le roulement du personnel.

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Comment résoudre les problèmes de planification en raison du roulement élevé du personnel :

• Embaucher les bons salariés. Apprenez à identifier les bons candidats et améliorez vos techniques d’entrevue afin de pouvoir examiner correctement les salariés potentiels. Le bon salarié doit non seulement répondre aux exigences du poste, mais aussi s’intégrer à l’équipe et à la culture de l’entreprise.
• Améliorer votre processus d’intégration des salariés. Une étude menée par Glassdoor a révélé qu’un bon processus d’onboarding peut augmenter la rétention des nouveaux salariés jusqu’à 82 %.
• Tenir compte de la disponibilité des salariés et de leurs préférences. Dans la mesure du possible, accommodez les demandes de congé et les préférences du salarié pour travailler le jour, la nuit ou la fin de semaine. Un logiciel automatisé de gestion des plannings comme Agendrix facilitera la gestion des préférences de toute l’équipe.
• Encourager un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle. Prenez en compte les préférences des salariés lors de la création des plannings de travail.
• Soutenir le développement professionnel du salarié. Fournissez des formations sur une base régulière, ainsi que des rétroactions sur le rendement au travail. Aidez le salarié à se fixer un objectif de carrière et aidez-le à y parvenir.
• Reconnaître et récompenser le bon travail des salariés. En plus de favoriser le bien-être et la motivation de vos salariés, cela améliorera la fidélité des salariés et fera de votre entreprise un lieu de travail plus attrayant.

Voir des exemples de messages d’appréciation des salariés.

6. Vacances et congés

Les vacances des salariés et les congés prévus ne créent pas nécessairement le même niveau de chaos au travail qu’un salarié qui ne se présente pas, mais ils peuvent certainement compliquer la gestion des plannings. Surtout si vous créez encore des plannings de travail manuellement.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison des vacances et des congés des salariés :

• Former les salariés de façon polyvalente. Au lieu d’avoir à embaucher, intégrer et former de nouveaux talents, vous pouvez aider les membres actuels de votre équipe à développer de nouvelles compétences tout en couvrant vos besoins en personnel.
• Automatiser votre processus de planification. Une application de gestion des plannings des salariés comme Agendrix vous avisera automatiquement si vous essayez de planifier un salarié pendant son congé. De cette façon, vous n’avez pas à vous soucier de créer par inadvertance une situation d’urgence.

7. Manque de disponibilité

Vous souhaitez peut-être que votre entreprise de vente au détail ou de sécurité fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, mais ce n’est pas le cas de vos salariés. Ils veulent travailler pour vivre, et non l’inverse.

Beaucoup de gens préfèrent travailler le premier quart de travail, mais certains préfèrent travailler le dernier quart ou même travailler la fin de semaine. En tant que manager, il est difficile de répondre aux préférences de planning de chacun. Mais si vous insistez et planifiez des quarts de travail dont vos salariés ne veulent pas, il y a de fortes chances qu’ils disent simplement qu’ils ne sont pas disponibles pour les quarts de travail à venir.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison du manque de disponibilitwé des salariés :

• Améliorer vos pratiques d’embauche. Embauchez une équipe équilibrée de membres de l’équipe qui sont ouverts à travailler différents quarts de travail, qui ont des compétences différentes et qui ont des modes de vie et des ambitions de carrière différents. Si la plupart des membres de votre équipe sont des salariés à temps plein avec des enfants, envisagez d’embaucher des salariés à temps partiel tels que des étudiants ou des semi-retraités afin que les quarts de travail plus difficiles à combler comme les weekends et les vacances soient plus faciles à couvrir.
• Stimuler les salariés. Encouragez les membres de l’équipe à accumuler plus d’heures en offrant des primes ou avec un taux horaire plus élevé pour certains quarts. Ou répondez mieux à leurs préférences en matière de planning.
• Améliorer votre milieu de travail. Cherchez des moyens de faire de votre entreprise un milieu de travail plus attrayant.
• Devenir un meilleur manager. Selon un récent sondage Gallup, 70 % de l’engagement des salariés dépend du manager. Un mauvais management de la main-d’œuvre est un moyen sûr d’arriver à une faible disponibilité des salariés.

8. Maladie

La plupart des managers conviendraient qu’il est important de mettre fin au présentéisme, c’est-à-dire le phénomène des salariés qui se présentent au travail lorsqu’ils sont malades, blessés ou en raison d’une autre condition. Les managers doivent tenir compte de la probabilité d’absences pour cause de maladie ou de santé.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison de la santé des salariés :

• Réexaminer votre lieu de travail. Si les salariés tombent fréquemment malades, il pourrait être judicieux de vous assurer d’offrir un milieu de travail sûr et sain. Et que vos plannings de travail permettent un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle. Lorsque les travailleurs sont équilibrés et heureux, ils sont plus productifs, prennent moins de jours de maladie, et sont plus susceptibles de rester dans leur emploi.
• Planifier du personnel de remplacement. Prévoyez au moins un salarié sur appel pour chaque quart de travail au cas où un salarié n’est pas disponible pour se présenter au travail en raison d’une maladie.
• Ajouter plus de flexibilité aux plannings de travail. Si un salarié n’est pas en mesure de travailler un quart de travail entier, mais qu’il est physiquement et mentalement capable de travailler un quart de travail plus court, envisagez d’autoriser cette option. Ou laissez-les travailler à domicile, si leur rôle le permet.

9. Heures supplémentaires

Les heures supplémentaires des salariés sont parfois nécessaires, mais elles finiront par augmenter les coûts de main-d’œuvre et peuvent potentiellement nuire au moral des salariés.

La planification d’heures supplémentaires excessives peut également augmenter le risque d’épuisement professionnel. Cela peut avoir une incidence négative sur le service à la clientèle, réduisant davantage les bénéfices de votre entreprise.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison des heures supplémentaires :

• Éviter de prévoir des heures supplémentaires. Définissez le nombre maximal d’heures de travail qu’un salarié peut travailler. Utilisez un logiciel de gestion des plannings de travail qui vous signale automatiquement si vous planifiez trop d’heures de travail pour un salarié en une semaine.
• Surveiller attentivement les heures de travail. Les heures de travail prévues et les heures de travail réelles ne sont pas nécessairement la même chose. Utilisez un software de pointage automatique / suivi du temps afin de voir en temps réel combien d’heures chaque salarié accumule au fur et à mesure que la semaine avance.
• Embaucher plus de salariés. Si malgré tous vos efforts vous n’arrivez pas à éviter les heures supplémentaires pour votre équipe existante, envisagez d’ajouter de nouveaux membres à l’équipe.
• Réduire vos heures d’ouverture. Il s’agit d’une mesure drastique, mais qui peut être nécessaire si les coûts de main-d’œuvre, la fatigue des travailleurs ou l’expérience client sont excessivement affectés.

 10. Planification sur appel

La planification des salariés sur appel est depuis longtemps une pratique courante dans les secteurs d’activité où la demande des clients est imprévisible, telles que les centres d’appels et les commerces de détail.

Avoir des salariés stand-by peut s’avérer très bénéfique pour votre entreprise, mais c’est aussi frustrant pour vos salariés, car cette pratique de planification rend difficile pour eux de planifier leur journée.

Les membres de l’équipe peuvent être appelés à la dernière minute, pour leur dire de venir au travail. Ils peuvent tout aussi bien être appelés pour leur dire : « C’est calme; restez à la maison. » Cela peut créer un stress excessif, une faible satisfaction des salariés et un mauvais rendement au travail pour votre personnel.

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Comment résoudre les problèmes de planification en raison de la planification sur appel :

• Étudier les tendances passées en matière de dotation en personnel et d’achalandage. Un logiciel de gestion des plannings vous permettra de voir vos données historiques en un seul clic, ce qui vous aidera à déterminer le bon nombre de salariés pour chaque quart de travail.
• Offrir de meilleurs avantages au personnel sur appel. Indemnisez les travailleurs pour l’irritant supplémentaire d’avoir à être en attente.
• Garantir un nombre minimum d’heures pour les salariés sur appel. Même si finalement ils ne travaillent pas toutes ces heures. Cela peut réduire considérablement le taux de roulement de votre personnel.
• Recourir à des quarts de travail prolongés. Cette approche alternative à la planification des plannings sur appel avise les salariés pendant qu’ils sont au travail s’ils doivent rester au travail un peu plus longtemps. Plutôt que d’organiser leur journée autour de la possibilité d’être appelés ou non, les employés travaillent simplement quelques heures de plus ce jour-là.
• Donner aux salariés plus de contrôle sur leurs plannings de travail. Utilisez un logiciel de gestion des plannings pour permettre aux salariés d’indiquer leurs disponibilités, de spécifier leurs préférences de quart de travail et d’échanger les quarts de travail de manière autonome. Cela réduira considérablement les maux de tête pour la direction et augmentera la satisfaction des salariés.

 11. Répartition inégale des quarts de travail

Différents travailleurs ont une disponibilité de quart de travail différente, mais aussi des compétences professionnelles et des forces différentes. Tous les managers ont un certain membre de l’équipe qu’ils préfèrent pour des tâches spécifiques, telles que l’ouverture ou la fermeture de magasins.

En tant que manager, il est important d’être orienté affaires, mais aussi équitable envers les salariés. Un planning injuste affectera le moral de votre équipe.

Comment résoudre les problèmes de planification en raison de la répartition inégale des quarts de travail :

• Utiliser un logiciel de planning. Il vous permettra de voir la répartition des salariés en un coup d’œil.
• Accommoder les préférences pour les quarts de travail. Créez des plannings qui permettent aux salariés de travailler leurs quarts de travail préférés, tout en tenant compte de l’expérience professionnel. Cela renforcera la fidélité des salariés et augmentera les profits de votre entreprise.

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Les dirigeants d’entreprise et les propriétaires de PME sont constamment confrontés à toutes sortes de problèmes de planning. Ceux qui adoptent le software de planification Agendrix voient beaucoup de ces problèmes disparaître presque du jour au lendemain.

L’automatisation de la gestion des plannings permettra de mieux utiliser vos ressources humaines, de réduire les coûts de main-d’œuvre et d’améliorer votre expérience client.

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