Commerce de détail

Riopel Centre de Rénovation est une quincaillerie familiale de Sainte-Adèle fondée il y a plus de 42 ans. Anciennement sous la bannière de Rona, elle fait maintenant partie du groupe Home Hardware.

Le magasin a quelque 48 salariés à temps plein et à temps partiel à son service.

Des défis de taille

Dans le passé, Line se servait d’Excel pour créer le planning des 48 salariés. Au total, elle devait y investir environ trois heures par semaine. Cependant, entre les omissions et les imprévus, il n’y avait jamais de planning parfait. Les corrections et les demandes soumises par les salariés chaque semaine lui demandaient une autre heure et demie de travail en moyenne.

Difficile à mettre à jour

Pour communiquer le planning, Line en affichait simplement une copie imprimée dans chaque département. Cette manière de fonctionner n’était pas sans problèmes. Chaque fois que le planning était modifié, de nouvelles copies devaient être redistribuées.

Le plus gros problème était que les changements au planning se faisaient un à un. Et après chaque changement, on devait tout réimprimer.

Line prenait aussi le temps d’appeler les salariés concernés, mais, évidemment, elle ne réussissait pas toujours à les rejoindre. Elle ne pouvait qu’espérer que ses messages soient écoutés à temps. En plus de générer de l’incertitude, cette manière de gérer demandait beaucoup de temps et ouvrait la porte à d’autres erreurs. Le salarié avait-il bien compris? Avait-il bien retranscrit?

Une méthode désuète

Avant d’instaurer la pointeuse d’Agendrix, les salariés du Centre pointaient à l’aide d’un poinçon et de cartes de carton. Chaque semaine, Line avait la tâche de calculer manuellement la durée de chaque plage, repas et pause. Elle devait ensuite comparer, une à une, les cartes de chaque salarié aux heures planifiées au planning. Ce fastidieux processus lui prenait environ trois heures par semaine.

Comme le tout était fait entièrement à la main, des erreurs pouvaient facilement se glisser dans les calculs. De plus, si le planning lui-même n’était pas à jour ou contenait des erreurs, les feuilles de présence et la paie devenaient nécessairement inexactes.

Plus grande réactivité, moins de stress

Les plannings prennent aujourd’hui deux fois moins de temps à créer pour Line. Agendrix lui permet de regrouper les salariés par compétences et d’avoir une vue d’ensemble du planning. Elle peut donc facilement s’assurer que les besoins de chaque département sont comblés.

Les demandes de congé et de remplacement autrefois faites par téléphone se font maintenant sur l’application. Les salariés n’ont qu’à fournir l’heure, la date et une raison. De son côté, Line vérifie l’information, puis approuve ou rejette la demande. Si elle accepte, le planning se met automatiquement à jour selon l’heure et la date de la demande, et les salariés concernés sont alertés. La communication est simple, et les risques de planifier une plage sur un congé sont éliminés.

Les paroles s’envolent, les demandes écrites restent

La version la plus récente du planning est maintenant toujours accessible sur l’application mobile ou par ordinateur. Les salariés n’ont plus besoin de se rendre sur place pour le consulter. Les changements de plages envoient aussi une alerte aux personnes concernées afin d’éviter les oublis. Au besoin, l’outil de clavardage de l’application est utile pour demander de l’information ou des modifications. Fini les séries interminables d’appels. Line peut même voir qui a vu son planning.

L’outil de demande de congé dans l’application a beaucoup facilité la création de du planning. On est beaucoup plus efficaces.

Agendrix a aussi changé la manière de communiquer avec les salariés. La fonctionnalité de fil d’actualité sert aujourd’hui à envoyer des messages à toute l’entreprise ou aux salariés choisis. Line précise qu’elle l’utilise surtout pour rappeler certaines politiques ou inviter le personnel à des activités sociales. Tout comme le planning, un indicateur permet de voir qui a lu ces messages.

Un peu de modernité

La pointeuse badgeuse d’Agendrix a remplacé les bonnes vieilles cartes de carton. Lorsqu’un salarié pointe une entrée, une pause ou une sortie, le poinçon transmet immédiatement l’information aux feuilles de présence. Le tout se calcule automatiquement et utilise même les quelques règles d’arrondissement que Line a créées.

S’il y a une différence entre les heures pointées et le planning prévu, la feuille de présence d’Agendrix met cette différence en évidence pour faciliter la validation. Une fois les heures vérifiées, Line exporte simplement les feuilles vers Nethris, son logiciel de paie. Au total, elle y gagne deux heures par semaine, et s’évite la tâche monotone de comparer les cartes de poinçon au planning.