Pharmacie

C’est au congrès de l’Association québécoise des pharmaciens propriétaires (AQPP) 2017 que nous avons fait la connaissance de Katia Sajous. Manager d’une succursale Pharmaprix située sur l’île de Montréal, cette dernière avait déjà entendu parler du logiciel en bien par une collègue. C’est cependant une démonstration d’Agendrix en direct qui la convaincra d’en faire l’essai – pour ensuite l’adopter – dans sa propre pharmacie.

Près de deux ans plus tard, Katia nous accorde une généreuse entrevue sur son expérience de management comme pharmacienne propriétaire avec Agendrix. Constat immédiat : être simultanément professionnelle de la santé et manager n’est pas de tout repos.

Avec plus de 50 salariés sous sa direction, Katia investit aujourd’hui une bonne partie de son temps dans les ressources humaines. Vu la situation généralisée de pénurie de main-d’oeuvre, le problème de la rétention la préoccupe tout particulièrement. C’est dans cette optique que nous avons notamment discuté des effets du management et de la communication, autant sur l’employeur que sur les salariés.

Contexte : des problèmes de management typique

En grandissant, bien des entreprises aux plannings dits « variables » apprennent à la dure que gérer de tels plannings relève d’un domaine de spécialité. Au début, avec seulement quelques salariés à gérer, la chose est vite faite au moyen d’outils connus de tous : la feuille Excel épinglée au mur, les courriels, les appels, les textos, etc. Mais, au fur et à mesure que le bassin de salariés s’étend, le temps et l’énergie à investir dans les plannings augmentent proportionnellement.

Dans ce genre de situation, le manager enchaîné au planning n’est jamais le seul à en subir les conséquences. Les salariés, eux, doivent endurer des processus parfois lourds, lents ou incertains pour faire une simple demande de congé, par exemple. Les moins patients d’entre eux iront peut-être voir ailleurs; après tout, le marché de l’emploi est, lui aussi, impatient de les accueillir.

La question de la communication

À la base, beaucoup de problèmes en management de planning découlent de l’inefficacité des moyens de communication traditionnels. Pensons simplement à un salarié qui souhaite être remplacé pour une plage de travail. Par courriel, le manager concerné aura au moins trois fils de communication à gérer, soit, la demande initiale, la recherche d’un remplaçant et la confirmation.

Dans un monde parfait, les courriels seraient toujours écrits sans erreurs et reçus instantanément. Des remplaçants seraient toujours disponibles. Personne n’oublierait d’information. La réalité est cependant bien capricieuse.

Une solution de management vraiment adaptée

C’est à la blague que Katia se qualifie de « désordonnée » pour enchaîner, plus sérieusement, avec les différentes manières dont Agendrix l’aide dans son management.

L’élément qui ressort le plus de la conversation se rapporte à la centralisation de l’information. Pour bien comprendre, il faut savoir qu’en plus d’être un planning en ligne, Agendrix gère et garde en mémoire l’information de management pour chaque salarié. Ainsi, les demandes (congés, remplacements, etc.), les documents et les disponibilités se retrouvent à un seul et même endroit pratique. Autrement dit, nul besoin de fouiller.

Ce n’est plus la corvée que c’était, c’est plus facile à faire, c’est moins désagréable; je ne cherche plus les papiers.

Résultats? Les oublis sont éliminés, et le travail, simplifié. En proposant à ses salariés d’utiliser Agendrix pour les questions de plannings, Katia n’a plus à retracer les demandes formulées un peu partout, sur papier ou par courriel. Certaine que l’information est à jour, elle peut se mettre à la tâche à n’importe quel moment, tel qu’entre deux rendez-vous, enregistrer le tout, et simplement reprendre plus tard.

D’ailleurs, comme l’information de management est maintenant toujours en ligne, Katia peut aussi traiter les problèmes les plus urgents où qu’elle se trouve. Or, elle n’est pas perpétuellement en mode travail. Au contraire; lorsqu’elle souhaite déconnecter, elle désactive les notifications et délègue simplement la tâche aux pharmacienne-cheffes déterminées.

Ultimement, employeurs comme salariés bénéficient d’un management plus flexible. Comme Agendrix facilite le traitement des changements de planning, les managers arrivent à répondre aux contraintes de temps des salariés avec une souplesse renouvelée. Témoignant du respect de leur vie personnelle, les salariés rendent ensuite la pareille en offrant plus d’heures de travail ou en restant au service de l’entreprise plus longtemps.

Tes salariés vont t’apprécier infiniment!

Moins parler pour en dire plus

Comme manager, Katia exprime très bien l’une des réalités de la communication en contexte administratif : certains messages n’ont pas à devenir des conversations. C’est notamment le cas pour les confirmations et les rappels, qui sont gérés automatiquement par Agendrix. Katia n’a donc pas à communiquer chaque nouveau congé, rendez-vous ou plage mis à jour. Au besoin, elle ajoute simplement une note, et l’application s’occupe du reste.

Lorsque je fais des modifications au planning, je mets une note explicative [à l’intention du salarié]; ça me permet d’être plus respectueuse.

Quand vient le temps de communiquer rapidement de l’information d’ordre général, Katia utilise le fil d’actualité. Pour illustrer par l’exemple, elle relate une histoire de fraude orchestrée contre son entreprise. Avisée par d’autres pharmacies d’un risque potentiel, Katia avait créé une publication afin d’avertir ses propres salariés. Comme de fait, le soir même, une tentative de fraude fut contrée par les salariés aux aguets.

Joindre l’utile à l’agréable

Implanter un nouveau logiciel, faire le grand saut, n’est jamais facile. Du moins, c’est ce que des années avec des systèmes plus ou moins adaptés ont amené bien des managers à croire. Katia nous mentionne la facilité avec laquelle elle invite ses nouveaux salariés à utiliser Agendrix, soulignant qu’aucune formation n’est requise. Les plus jeunes, habitués à la technologie, sont d’ailleurs heureux d’avoir accès à l’essentiel, à leur planning, dès leur première journée.

Les plannings vont rester les plannings, mais Agendrix nous donne un outil adapté à cette génération, et ils aiment beaucoup. Ça me donne un petit côté cool!