La gestion des documents importants peut être un casse-tête. Entre les politiques d’entreprise, les manuels des employés et les documents internes essentiels, s’assurer que chaque membre de l’équipe a bien pris connaissance des informations et signé les documents nécessaires est un défi constant.
C’est pourquoi nous sommes ravis d’annoncer une nouvelle amélioration de notre fonctionnalité de signature électronique : la signature électronique de documents partagés.
Une gestion simplifiée et sécurisée des documents
Avec cette mise à jour, vous pourrez désormais envoyer des documents à signer à un groupe ciblé d’employés ou de gestionnaires, directement depuis Agendrix.
Qu’il s’agisse de la mission de l’entreprise, du code de conduite ou d’un manuel de procédures, vous aurez un contrôle total sur le processus de signature.
Terminé le dépôt d’une copie du document à signer déposé dans le dossier de chaque employé.
Ce que cette nouvelle fonctionnalité vous permet de faire
Le lancement de la signature électronique des documents partagés facilitera plusieurs processus et tâches :
- Envoyer des documents PDF à tous vos employés en même temps et gérer les signatures de manière centralisée;
- Suivre en temps réel l’état des signatures, grâce à un panneau latéral affichant les documents signés et ceux en attente;
- Relancer facilement les retardataires en envoyant des rappels automatiques aux personnes qui n’ont pas encore signé;
- Bénéficier d’un processus dynamique, permettant d’ajouter de nouvelles signatures en cours de route si nécessaire, exemple de nouveaux employés qui se joignent à l’équipe;
- Garantir la sécurité et la conformité des documents, avec le même niveau de protection que notre solution actuelle de signature électronique pour les fichiers personnels.
Des exemples d’utilisation de la signature électronique de documents partagés
Durant le processus d’onboarding, ou accueil et intégration, de nouveaux employés
- Contrat de travail;
- Formulaire d’informations personnelles;
- Code de conduite de l’entreprise;
- Enregistrement pour les avantages sociaux;
- Engagement à suivre des formations obligatoires.
Lors de la publication de politiques qui sont publiées ou actualisées
- Code vestimentaire;
- Politique de harcèlement au travail;
- Politique d’absence;
- Politique de harcèlement et discrimination;
- Politique de confidentialité des données.
Un outil indispensable pour une gestion RH efficace
Cette nouvelle fonctionnalité s’adresse particulièrement aux entreprises souhaitant assurer une conformité rigoureuse et un suivi efficace des documents essentiels. Que vous gériez une équipe dans un commerce de détail, une pharmacie, un restaurant ou un centre de soins, vous pourrez désormais simplifier la collecte et le suivi des signatures, sans papier ni gestion manuelle fastidieuse.
Envie d’essayer la signature de documents partagés?
Pour en savoir plus, vous pouvez vous rendre à notre article du centre d’aide.
Bonne gestion!
Qu’est-ce que la fonctionnalité de signature de documents partagés?
La fonctionnalité de signature de documents partagés d’Agendrix permet aux gestionnaires d’envoyer des documents à signer à un groupe ciblé d’employés ou de gestionnaires, directement depuis la plateforme. Cela simplifie la gestion des documents importants, tels que les politiques d’entreprise, les manuels des employés et autres documents internes essentiels, en centralisant le processus de signature et en assurant un suivi efficace.
A-t-on accès à la signature de documents partagés avec le plan Essentiel?
Non, la fonctionnalité de signature de documents partagés est disponible uniquement avec le plan Plus d’Agendrix. Le plan Essentiel n’inclut pas cette fonctionnalité.
Comment envoyer des documents à signer à un groupe ciblé d’employés?
Pour envoyer des documents à signer à un groupe ciblé d’employés dans Agendrix, suivez ces étapes :
- Connectez-vous à votre compte Agendrix et accédez à la section RH, puis à l’onglet Documents partagés.
- Sélectionnez le document que vous souhaitez faire signer.Cliquez sur « Obtenir des signatures » dans le menu d’action (•••) du fichier.
- Un encadré s’ouvrira à droite de l’écran pour confirmer l’audience concernée.Une fois l’audience confirmée, le processus de collecte des signatures sera entamé.
- Vous serez ensuite redirigé vers le document, où vous aurez accès à un widget affichant l’état des signatures ainsi qu’une vue détaillée via le bouton « Voir les détails ».
Quels types de documents peut-on signer électroniquement avec Agendrix?
Avec Agendrix, il est possible de signer électroniquement des documents PDF non protégés ainsi que des documents au format natif d’Agendrix. Cela inclut divers types de documents tels que des contrats de travail, des formulaires d’informations personnelles, des codes de conduite de l’entreprise, des politiques internes, et bien plus encore.
