4 trucs pour être proactif dans votre gestion du personnel

Les coûts associés à l’embauche, à la formation et à l’intégration de nouveaux salariés justifient largement de multiplier les efforts de rétention du personnel. Ces efforts débutent avec la proactivité face à la gestion de vos salariés. Un manager qui prend rapidement action face aux irritants dans son milieu de travail démontre à son équipe qu’il considère ce qu’ils vivent et qu’il est préoccupé par leur bien-être au travail.

Les conflits ou autres problématiques peuvent rapidement prendre de l’ampleur et se propager au sein d’une équipe de travail. C’est ainsi que le climat devient tendu, qu’on doit redoubler d’efforts pour lutter contre l’absentéisme qui se fait de plus en plus problématique, et que la satisfaction des salariés diminue. Pour améliorer la rétention du personnel, faites face aux problèmes dès qu’ils surviennent et misez sur votre rapidité à agir.

Voici 4 trucs concrets pour être proactif dans votre gestion du personnel.

1. Offrez du feedback

Quand on parle de salariés problématiques ou de situations qui requièrent une intervention auprès d’un salarié, il y a une question à se poser avant tout :

Avez-vous repoussé le moment d’offrir du feedback constructif, par peur de blesser, de déranger, voire de ne pas être aimé?

Je qualifie à la blague de syndrome de gentillesse patronale aigüe la peur d’un manager d’intervenir auprès de ses salariés dans des contextes négatifs.

Offrir rapidement de la rétroaction constructive claire est impératif pour que les salariés comprennent bien ce qu’ils doivent améliorer. Vous connaissez sans doute l’expression « Too little, too late. » Ne faites pas l’erreur!

En étant proactif, et en réagissant vite et adéquatement, il y a de fortes chances que vous parveniez à éviter qu’une situation problématique n’empire. Le feedback constructif lance aussi le message à vos employés qu’ils peuvent vous faire confiance, que vous êtes solide et que vous avez la situation en main.

2. Agissez vite

Une amie me parlait d’une collègue qui manquait quotidiennement de respect envers le reste de l’équipe. Son manager le savait, mais ne faisait rien.

Peur de s’affirmer… de mettre des limites? Peur de ne pas être aimé?

À l’interne, les gens justifiaient la situation : « Ben, elle est bonne dans ce qu’elle fait. »

Le manager voulait la garder, mais à quel prix? Les salariés étaient de plus en plus démotivés de venir au travail, l’ambiance était misérable et la cohésion d’équipe, quasi absente.

Après un certain temps, tenter de rebâtir les ponts était futile tellement la salariée était détestée. Si la situation avait été prise en main plus tôt, l’employeur aurait pu faire autrement que de congédier l’employée.

C’est dans ce genre de situation que les salariés se sentent impuissants, manquant d’outils pour faire face à un stress au travail grandissant. Non seulement l’employeur ne fait pas preuve d’empathie face aux répercussions de son manque de proactivité sur son équipe, il se montre indisponible, voire désintéressé.

3. Mettez vos limites

Une autre façon d’être proactif dans votre gestion du personnel est de mettre des limites claires, tant personnelles qu’organisationnelles. Mettre vos limites constitue une manière judicieuse d’adopter un mode de gestion proactif, plutôt que réactif.

Les règles de conduite de votre société sont-elles claires, accessibles, et comprises de tous les salariés?

Entre vous et moi, comment peut-on même penser à reprocher à un salarié d’avoir contrevenu à des règles… qui n’ont jamais été expliquées ou présentées?

Pour éviter les problèmes, la meilleure stratégie est de poser des limites très claires.

En proposant un cadre clair et précis, tout le monde sait à quoi s’en tenir. Les relations ne sont que plus riches et authentiques, et les irritants s’accumulent moins.

Vous craignez peut-être de projeter une image de manager trop sévère ou rigide, voire pas suffisamment humain. Détrompez-vous! C’est en congédiant subitement un salarié parce qu’il n’a pas respecté une règle que vous seul connaissez que vous aurez l’air d’un manager inhumain! Croyez-moi sur parole. D’ailleurs, des salariés qui mettent leurs limites sont également des salariés plus satisfaits au travail et qui, selon vous, peut leur inspirer la capacité à le faire? Leur manager immédiat.

Vous vous demandez comment y arriver? Apprendre à mettre des limites est un processus. Voici la marche à suivre de manière sommaire.

1. Apprenez à connaître et à reconnaître vos limites : Soyez alertes aux situations qui vous font sentir qu’une limite est dépassée, aux moments où vous dites oui mais sentez que vous auriez dû dire non.

2. Apprenez à comprendre vos limites : Lorsque l’une de vos limites est franchie, quels sont les impacts sur vous?

3. Affirmez vos limites : Nommez vos attentes clairement, dites non avec conviction, tracez la ligne entre ce que vous acceptez et ce que vous n’acceptez pas et rappelez les limites organisationnelles s’il y a lieu.

4. Misez sur l’accompagnement

Dans l’optique de favoriser la rétention du personnel dans votre équipe, l’accompagnement est la première avenue à privilégier s’il y a un problème avec un salarié.

Ce type de gestion du personnel permet de montrer à votre collaborateur que sa place dans l’équipe est importante et de le coacher pour qu’il améliore son rendement ou qu’il cesse d’arriver systématiquement en retard, par exemple.

Vos salariés sont d’abord des humains. Il arrive à tous de vivre une période plus difficile dans sa vie personnelle, ou encore d’avoir de la difficulté à suivre une règle.

L’approche à adopter est la proactivité. Allez parler à votre salarié rapidement. Posez-lui des questions et nommez clairement la situation problématique.

Demandez-lui comment il explique son comportement, ou encore le changement dans ses habitudes au travail. Le but est de trouver la source du problème. Ce n’est qu’ensuite que vous pourrez proposer à votre employé un accompagnement concret pour rectifier le tir.

Des exemples de situations où on peut suggérer l’accompagnement

💡 Un membre de votre équipe responsable de l’ouverture du commerce, chaque matin, semble ne jamais faire l’ensemble des tâches correctement.

C’est une question de compétence :

• Trouvez la formation appropriée;
• Suivez l’évolution;
• Demeurez présent pour l’employé à travers le processus.

💡 Une salariée a drastiquement changé d’attitude au travail depuis plusieurs semaines. Tous s’entendent pour dire qu’elle n’est plus la même. Elle ne sourit pas autant aux clients, ni même à ses collègues, et le travail semble être devenu un effort. Vous décidez de la rencontrer et en ouvrant chaleureusement la discussion, vous apprenez qu’elle vit une séparation douloureuse.

C’est une question d’ordre psychologique :

• Voyez s’il serait opportun de proposer un congé, ou encore un horaire allégé;
• Offrez votre écoute;
• Démontrez votre empathie et demandez-lui ce qui lui ferait du bien, selon elle.

💡 Un membre de votre équipe a toujours eu un rendement assez constant, et pourtant, depuis un mois, il semble ne pas répondre à la demande. Il ne peut plus répondre au même nombre de clients qu’à l’habitude, il semble exténué au travail, dépassé par les événements… Mais quels événements?

Il s’agit d’une période où la performance n’est pas au rendez-vous, pour un motif personnel (motivation, préoccupations, fatigue, problèmes dans la vie privée) :

• Faites part de ce que vous avez remarqué à votre salarié et demandez-lui s’il a envie de vous parler;
• Tentez d’abord et avant tout de voir s’il a une hypothèse concernant sa baisse de rendement;
• Ensuite, voyez avec lui s’il a une suggestion de solution : peut-être qu’un changement assez simple contribuerait à améliorer la situation.

Arrêtez d’ignorer les problèmes avec vos salariés : soyez proactif

Intervenir au cœur d’une situation négative est stressant, et ce, pour tout le monde. Mais s’il y a une chose que vous devez retenir de cet article, c’est que ce n’est pas un luxe de le faire, mais bien un devoir. En tant que manager, pour le bien-être de votre équipe, et par souci d’honnêteté, soyez transparent et proactif face aux problèmes lorsqu’ils se pointent le bout du nez. Arrêtez de les ignorer.

Ah, et si vous vous demandiez : Non, ils ne se régleront pas seuls.