Le one-to-one meeting peut tout changer dans une organisation, de l’expérience collaborateur à la performance financière de l’organisation.
Le one-to-one meeting est crucial pour établir un lien de confiance avec votre employé, demeurer informé de ce qui se passe dans sa vie et comprendre sa performance. Il contribue grandement et positivement à l’expérience collaborateur et au bien-être des employés.
Ce genre de rencontre est pourtant souvent déplacé au bas de la liste, parce que ses effets positifs sont plus méconnus. Dans d’autres cas, le one-to-one meeting est tout simplement mal orchestré, ce qui en réduit les retombées.
Et malheureusement, les interactions ponctuelles ne remplacent en rien une rencontre officielle et récurrente, d’où l’importance de planifier ses one-to-ones et de les structurer avec sérieux.
Dans cet article je vous explique en quoi les rencontres one-to-ones sont un outil de gestion à fort potentiel et comment en tirer profit au maximum. Voici ce que vous retiendrez de cet article :
- Pourquoi un one-to-one meeting?
- La meilleure structure pour un one-to-one meeting
Pourquoi un one-to-one meeting?
Avant de se jeter à l’eau, il convient de comprendre à quoi sert cette fameuse rencontre one-to-one entre le manager et son salarié. Les avantages des rencontres one-to-one incluent :
- Développer un lien de confiance avec le salarié;
- Apprendre à se connaître non seulement professionnellement mais aussi personnellement;
- Instaurer un climat dans lequel le salarié sait qu’il peut parler;
- Comprendre le contexte actuel du salarié (ce qu’il vit à la maison, son moral, etc.) et ainsi ses performances et leurs variations;
- Dénouer des conflits;
- Vérifier que ce que fait le salarié est aligné avec ses objectifs individuels et ceux de la société;
- Offrir de la reconnaissance;
- Discuter du futur de la carrière du salarié;
- Échanger à propos de la formation ou du développement des compétences du salarié;
- Obtenir du feedback de la part du salarié sur ses tâches, sur le rôle du manager, et sur l’organisation dans son ensemble.
Mais comment maximiser les retombées de ces rencontres individuelles? En les préparant avec soin, certes, et en suivant la structure recommandée ci-dessous.
La meilleure structure pour optimiser un one-to-one meeting
1. Ayez une discussion plus personnelle
On peut sortir le travail de l’humain, mais il est impossible de sortir l’humain du travail. Chaque salarié est d’abord une personne qui gère plusieurs projets et pans de sa vie personnelle, en dehors du travail. Lorsque quelque chose d’important ou de difficile se passe à la maison, il est d’une grande importance que vous en soyez informé.
Pour que cela soit possible, ces éléments doivent être au rendez-vous :
- L’espace et le bon moment pour échanger;
- Le sentiment de pouvoir se confier et se montrer vulnérable sans craindre de conséquences négatives.
Le one-to-one rassemble ces facteurs, d’où sa grande importance. Demander à votre salarié comment il va et vous intéresser à sa vie personnelle vous permet d’apprendre à le connaître véritablement, ainsi que de toujours comprendre dans quel contexte il se trouve.
👉 Commencez par simplement demander à votre salarié comment il se sent, comment les choses vont à la maison. S’il a une famille, ou s’il partage sa vie avec quelqu’un, intéressez-vous à ces relations, à son quotidien, etc. Ce genre d’information est au cœur de la vie de votre salarié et affecte directement sa performance au travail.
2. Donnez la parole à votre salarié
L’évaluation du salarié appartient au manager, alors que le one-to-one meeting est l’affaire du salarié. Le one-to-one est un moment idéal pour laisser parler votre salarié et l’écouter. Il s’agit d’un moment riche duquel ressortent des informations auxquelles vous n’aurez peut-être jamais accès autrement.
Questionnez le salarié et ouvrez la discussion, mais laissez-le ensuite aller.
👉 Établissez clairement auprès de votre salarié que vous lui laissez la parole. Vous pouvez lancer cette portion du one-to-one en posant à votre salarié une question ouverte, donc une question à laquelle il n’est pas possible de répondre par oui ou par non. Y a-t-il des aspects que votre salarié souhaite aborder : irritants, défis, souhaits, attentes, etc.?
3. Abordez les défis
Il serait dommage d’attendre l’évaluation du rendement officielle pour aborder les défis rencontrés au quotidien. En effet, il est impératif d’échanger au sujet des obstacles et des difficultés régulièrement.
D’une part, cela permet à votre salarié de ne jamais être surpris d’apprendre que quelque chose ne fonctionne pas dans l’exercice de ses fonctions professionnelles. D’autre part, le one-to-one est une excellente occasion de lui offrir l’aide et le soutien nécessaires, mais surtout, de lui donner l’occasion de s’améliorer.
👉 Tenez un tableau ou un fichier dans lequel vous prenez en note les défis que rencontre votre salarié. Il peut s’agir d’éléments qui semblent plus difficiles pour lui, ou encore de tâches ou de comportements dont s’est plaint le reste de l’équipe, par exemple. Après avoir nommé un défi, laissez votre salarié s’ouvrir à ce sujet et observez comment il reçoit la critique.
4. Faites le suivi des objectifs visés
Faire un retour sur les objectifs fixés lors de la dernière rencontre individuelle est un moment très important du meeting one-to-one. Cette étape permet de prendre connaissance de la progression de votre salarié : y a-t-il une amélioration depuis que les défis ou irritants ont été soulevés?
Afin de faciliter le suivi des objectifs, assurez-vous qu’ils soient SMART, c’est-à-dire :
- Spécifiques : Assurez-vous que l’action ou les actions pour atteindre l’objectif soient claires.
- Mesurables : Demandez-vous en premier lieu de quelle manière l’objectif sera mesuré.
- Atteignables : Établissez avec votre salarié les étapes à franchir afin d’atteindre l’objectif.
- Réalistes : Le salarié a-t-il les ressources (matérielles, humaines ou formations) pour atteindre l’objectif?
- Temporels : Fixez une date pour atteindre l’objectif en question.
👉 Assurez-vous que votre salarié comprenne bien les 5 aspects qui entourent les objectifs fixés. Clarifiez aussi avec lui le moment auquel vous prévoyez évaluer l’atteinte desdits objectifs.
5. Demandez du feedback
Comme je l’ai mentionné plus haut, le one-to-one appartient à votre salarié. Après lui avoir parlé des défis ou irritants que vous avez identifiés, offrez-lui l’occasion de vous renvoyer la pareille. A-t-il des irritants au sujet de l’entreprise, de ses collègues, de son manager?
Recevoir du feedback constructif ou critique de la part d’un salarié n’a rien de facile. Cependant, il est essentiel que chaque salarié sente qu’il peut communiquer ses insatisfactions à son manager immédiat.
👉 Si recevoir du feedback est difficile pour vous, traitez ce moment comme une expérience d’apprentissage. Après tout, l’intelligence émotionnelle est sans contredit l’arme la plus puissante du manager. La fonction de manager demande énormément d’introspection et de travail sur soi, et c’est ce qui vous permettra de devenir un meilleur manager.
6. Prévoyez vos prochains one-to-one meetings
Que serait le but de toutes ces discussions pertinentes si aucun suivi n’avait lieu?
Après chaque one-to-one meeting, sans exception, convenez d’un moment pour évaluer la progression de la situation avec votre salarié.
La récurrence de ce type de meeting a une grande importance sur les retombées. D’ailleurs, la fréquence à laquelle vous voyez un salarié en one-to-one peut varier selon différents facteurs : un nouvel salarié aura besoin de rencontres plus serrées, alors qu’une rencontre mensuelle sera idéale pour la majorité des membres de votre équipe. Aussi, le meeting one-to-one peut devenir plus fréquent dans une période difficile pour votre salarié ou si les choses vont moins bien au travail.
👉 Prévoyez plusieurs rencontres d’avance, par exemple pour les six prochains mois, afin que votre salarié sache à quoi s’attendre. De plus, pour augmenter sa motivation, osez demander à votre salarié s’il souhaite se fixer lui-même un ou des objectifs personnels lors de votre prochaine rencontre.
La parole au salarié pour un one-to-one meeting réussi
La rencontre one-to-one a avantage à être menée par le salarié. En tant que manager, votre rôle est de diriger la rencontre et de vous assurer de couvrir les points à aborder. Toutefois, pour qu’un salarié progresse et qu’il atteigne son plein potentiel, il est clair que c’est de lui que doivent émaner les réflexions.
Faites confiance à votre salarié, vous serez surpris du résultat!
Pour aller plus loin, consultez nos 20 conseils en rafale pour réussir vos one-to-ones.
