Tout savoir sur les plannings de travail : dossier complet

À travers les disponibilités de tout un chacun, les absences de dernière minute, l’achalandage qui varie constamment, la création des plannings peut rapidement devenir complexe et accaparer énormément de votre temps.

Pourtant, les plannings de travail sont un outil de gestion du personnel essentiel afin d’assurer les opérations de la société et respecter les normes du travail en place.

Dans cet article, vous en apprendrez plus sur :

• Les meilleures pratiques à adopter concernant la gestion des plannings de vos salariés;
• Les meilleurs conseils pour optimiser la gestion des plannings de travail;
• Les différents types de plages horaire;
• Les lois qui encadrent les plannings de travail.

Les meilleures pratiques quant à la gestion des plannings de travail

Lorsque vous êtes en charge des plannings de votre équipe, il n’y a qu’une chose que vous pouvez prévoir… et c’est que des imprévus surviendront.

Maladies, accidents, empêchements, malentendus, les raisons peuvent être nombreuses. L’important est de demeurer flexible et d’avoir des solutions faciles à portée de main.

Comprendre vos besoins et ceux de vos salariés

Lorsque vous créez les plannings de votre équipe, assurez-vous d’avoir une bonne compréhension des besoins de votre organisation, afin de planifier suffisamment de salariés au planning. Ainsi, vous vous assurerez que vos salariés soient en mesure d’offrir un service de qualité à vos clients, sans toutefois être exténués.

Évitez de mettre au planning des salariés qui ne sont pas disponibles et essayez toujours de respecter leurs limites et préférences. Si les salariés sentent que leurs contraintes sont respectées, ils auront un meilleur lien de confiance envers la société et seront beaucoup plus enclins à donner le meilleur d’eux-mêmes.

Si vous respectez vos besoins et ceux de vos salariés, vous vous assurez d’offrir un bon équilibre vie personnelle et vie professionnelle aux membres de votre équipe et d’atteindre les objectifs de la société.

Mettre des limites claires

Expliquez clairement les règles à suivre et les protocoles ou les processus liés aux plannings à vos salariés. Plus vos attentes seront claires, moins les problèmes seront grands.

Expliquez-leur comment : 

• faire des demandes de congé;
• changer leurs disponibilités;
• partager leur nombre d’heures idéal;
• savoir à partir de quand ils sont considérés comme en retard, quelles sont les raisons valides pour une absence, etc.

Faire preuve de flexibilité

Permettez à vos salariés d’échanger de plages horaire lorsqu’ils ont des imprévus. Rien de pire que de travailler dans un endroit où le planning de travail est coulé dans le béton et où il est impossible de le changer.

Équilibrez les plannings pour que ce ne soit pas toujours les mêmes salariés qui doivent travailler lors des plages plus difficiles ou à des moments moins intéressants.

Par exemple, assurez-vous de donner une fin de semaine de congé de manière régulière à vos salariés, même aux étudiants. Cela leur permettra un meilleur équilibre vie personnelle et travail.

Qui sait, cela permettra peut-être de réduire le nombre de demandes de congé puisque les salariés pourront mieux planifier leurs activités en fonction de leur planning.

5 conseils pour optimiser la gestion des plannings de travail

Pour que les opérations de la société se déroulent sans anicroche, la gestion des plannings de travail doit être soigneusement orchestrée.

Voici nos meilleurs conseils pour créer le meilleur planning de travail.

1. Munissez-vous des bons outils

Utilisez un logiciel de gestion des salariés afin de simplifier toutes vos tâches de gestion.

Par exemple, avec Agendrix vous pourrez créer les plannings à partir des disponibilités et préférences soumises par vos salariés, leur partager leur planning en un seul clic et faire des mises à jour en temps réel directement dans un seul outil.

Le planning parfait en quelques minutes.

Créez des plannings qui respectent les disponibilités de vos salariés – et vos besoins en effectifs.

Découvrez Agendrix

Cette solution collaborative vous permettra d’améliorer la communication au sein de votre société, d’augmenter la satisfaction des salariés et de réduire le nombre d’erreurs liées à la gestion des plannings.

Vous pourrez du même coup vous concentrer sur des tâches encore plus importantes puisque vous sauverez énormément de temps grâce à un outil performant.

2. Analysez vos besoins de main-d’oeuvre

Plus vous aurez une bonne compréhension de vos besoins, plus vous serez en mesure de bien planifier les plannings. Si vous n’êtes jamais sur le plancher et n’essayez pas de comprendre la réalité de vos salariés, les chances que votre planning ne soit pas réaliste sont plus élevées.

Assurez-vous que vous avez assez de salariés pour que les membres de votre équipe prennent des vacances. Pensez à engager des salariés à temps partiel, des étudiants ou même des salariés saisonniers selon la nature de votre société.

Pour mieux prévoir les moments achalandés et créer les plannings en conséquence, faites ces trois actions : 

• Calculez soigneusement votre coût de main-d’œuvre;
• Allez sur le plancher pour constater l’étendue des tâches à accomplir;
• Demandez l’opinion de vos salariés.

3. Donnez du temps de repos aux salariés

Pour être en mesure de donner le meilleur d’eux-mêmes, vos salariés doivent pouvoir se reposer. Ainsi, optimiser les plannings veut aussi dire planifier suffisamment de temps de repos.

Par exemple, assurez-vous que vos salariés aient toujours 2 jours de congé consécutifs afin de recharger leurs batteries. N’hésitez pas non plus de mettre au planning les temps de pause et de repas afin que les salariés prennent le temps de les prendre.

Essayez aussi d’offrir suffisamment de semaines de vacances aux membres de votre équipe. Au Canada, la loi vous oblige à offrir 2 semaines de vacances par année, mais soyons honnêtes, ce n’est pas assez. Si vous pouvez vous le permettre, offrez-en leur davantage.

Vos salariés seront plus productifs et performants au travail et cette condition de travail avantageuse vous permettra d’attirer et de retenir les talents.

4. Anticipez les problèmes

Si vous avez déjà des solutions en place pour les problèmes les plus courants, vous gagnerez énormément de temps dans la gestion des plannings.

Par exemple, votre salarié vous laisse un message à 7 h pour vous dire qu’il a la gastro et ne pourra se présenter pour sa plage horaire à 9 h. Pas de panique, suivez le protocole que vous avez mis en place lors d’absence non prévue.

Allez créer une plage ouverte dans votre application de gestion des plannings et envoyez-la à tous vos salariés disponibles et qualifiés.

Entre temps, en tant que manager, c’est votre rôle de vous assurer que les opérations de la société continuent. Vous devrez donc peut-être vous présenter au travail afin de remplacer votre salarié vous-même, si aucun membre de votre équipe n’est disponible.

Gardez un œil sur votre application de gestion des plannings et dès que vous aurez la confirmation que quelqu’un peut remplacer le salarié, vous pourrez retourner à vos tâches habituelles.

N’hésitez pas à planifier plus de salariés au planning dans les moments d’achalandage ou à instaurer des plages horaire sur appel pour pallier au manque de salariés tout en respectant votre budget.

5. Maîtrisez les lois du travail

Les règles à respecter concernant les lois du travail peuvent être très compliquées. C’est pourquoi il est essentiel de vous munir d’outils qui vous permettront de bien les respecter.

Ainsi, la majorité des logiciels de gestion des plannings vous permettront de modifier les paramètres pour respecter les lois en place. Vous pourrez déterminer le nombre d’heures de travail maximum par semaine, limiter les heures supplémentaires et respecter les temps de repos obligatoires.

Utiliser un logiciel de gestion des plannings vous permettra aussi de mieux protéger les données de vos salariés. Ainsi, vous pourrez mettre à jour et sécuriser les données RH des membres de vos équipes facilement.

Quels sont les différents types de plages horaire ?

Tout dépendant du type de société et de l’industrie dans lequel vous œuvrez, il existe une multitude de types de plages horaire. Ainsi, le planning de travail d’un restaurant, d’une résidence pour personne âgée ou d’un festival ne se ressemblera pas du tout.

En tant que manager, voici les types de plages horaire que vous devriez connaître :

• Les plages horaire de jour : généralement entre 8 h et 17 h, ces plages horaire sont typiquement d’une durée de 8 h, mais peuvent être plus ou moins longues selon les besoins de la société. Les salariés qui cumulent davantage d’expérience au sein de la société préfèrent typiquement ce genre de plage puisqu’ils peuvent avoir leur soirée libre avec leur famille.
• Les plages horaire de nuit : généralement entre 23 h et 8 h le lendemain, ces plages horaire sont généralement les plus difficiles à combler et les plus épuisantes pour les salariés. Plusieurs sociétés choisissent donc d’offrir des bonis afin d’inciter les salariés à travailler de nuit. Ces plages sont répandues dans des industries telles que les soins de santé, la sécurité, et les services hôteliers.
• Les plages horaire de soir : généralement entre 17 h et 23 h, ces plages sont souvent travaillées par les salariés à temps partiel ou les étudiants. Elles sont parfois moins longs que les plages de jour et permettent d’assurer le service aux clients, et ce, même en soirée. La restauration est un excellent exemple d’industrie dans laquelle les plages horaire de soir sont répandues.
• Les plages horaire en rotation : ces plages peuvent être de jour, de soir ou de fin de semaine. Elles requièrent que les salariés travaillent selon la rotation établie afin que personne ne doive assurer les mêmes plages en tout temps. Cela permet aux sociétés d’offrir des fins de semaine de congé sur une base régulière à leurs salariés, par exemple. Un exemple commun d’un planning en rotation est un planning de travail une fin de semaine sur deux.
• Les plages horaire sur appel : les plages sur appel nécessitent que les salariés soient disponibles pour travailler si la société le requiert (en cas d’urgence, si l’achalandage est plus élevé que prévu, si du travail se présente, etc.). Elles ne garantissent cependant pas d’heures pour le personnel. Ces plages sont répandues dans des industries telles que les soins de santé, le tourisme, l’événementiel, etc.
• Les plages horaire de fin de semaine : ces plages peuvent être de jour, de soir ou de nuit et sont travaillées le samedi ou le dimanche. Elles sont souvent comblées par les salariés à temps partiel ou les étudiants, mais peuvent aussi être travaillées par les salariés à temps plein selon le planning établi par le manager.
• Les plages fractionnées (ou « split shifts ») : ces plages requièrent que les salariés travaillent deux plages dans la même journée, entrecoupées d’une pause plus ou moins longue. Par exemple, un salarié dans un restaurant travaille pour le service du midi entre 11 h et 14 h et pour le service du soir entre 18 h et 22 h.

Quelles sont les lois qui régissent les plannings de travail ?

En France, les managers ont plusieurs obligations envers leurs salariés. Celles-ci peuvent grandement varier selon l’industrie dans laquelle la société œuvre et les conventions ou accords de société en place.

Ainsi, chaque manager devrait se référer aux chargés des ressources humaines afin de s’assurer de respecter toutes les lois en place.

En bref, voici quelques exemples d’obligations :

• Le planning doit être affiché au moins 7 jours ouvrés à l’avance;
• La semaine normale de travail est de 35 heures;
• Les managers doivent offrir 20 minutes de pause-repas après 6 heures de travail consécutives;
• Les salariés doivent avoir 35 heures de repos consécutives chaque semaine;
• Le 1er mai doit être chômé et payé ou payé s’il est travaillé.

Au Canada, les lois peuvent varier d’une province à une autre. Elles peuvent aussi être différentes si un emploi se trouve sous la responsabilité du gouvernement fédéral.

Ainsi, il est toujours mieux de se référer aux lois locales afin de s’assurer que le planning de travail des salariés répond aux obligations des managers.

En bref, voici quelques exemples de lois à suivre au Québec:

• Les salariés peuvent refuser de rentrer travailler s’ils n’ont pas été informés de leur planning au moins 5 jours à l’avance;
• La semaine normale de travail est de 40 heures;
• Les managers doivent permettre à leurs salariés de prendre une pause-repas non rémunérée de 30 minutes après 5 heures de travail consécutives;
• Les salariés doivent avoir 32 heures de repos consécutives chaque semaine;
• Les jours fériés doivent être chômés et payés ou le salarié doit recevoir une indemnisation s’il doit travailler.

Si vous voulez avoir plus d’informations, consultez l’article suivant : Plannings de travail : vos obligations en tant que manager.