Plannings pour les résidences pour personnes âgées : améliorez l’efficacité du personnel et la satisfaction des résidents
Les résidences pour personnes âgées sont confrontées à de nombreux problèmes de gestion des plannings qui peuvent nuire à leur capacité de fournir des soins de qualité aux résidents.
Cet article :
- Explique les problèmes de gestion des plannings les plus courants de cette industrie;
- Explore différents moyens de pallier la pénurie de main-d’œuvre;
- Partage les pratiques exemplaires à adopter pour gagner en efficacité pour le management des plannings du personnel des résidences pour personnes âgées;
- Présente le meilleur logiciel de gestion des plannings pour y arriver.
Les 6 principaux problèmes de dotation dans les résidences pour personnes âgées
1. La pénurie de main-d’œuvre
De nombreuses résidences pour personnes âgées sont aux prises avec une pénurie de personnel infirmier qualifié, y compris des infirmières et des infirmières auxiliaires. Divers facteurs peuvent expliquer cette situation, comme une main-d’œuvre vieillissante, de faibles salaires et un taux de roulement élevé.
- 96 % des résidences pour personnes âgées américaines ont déclaré avoir du mal à embaucher de nouveaux salariés;
- Près de la moitié des managers de résidences pour personnes âgées ont déclaré que leur situation en tant qu’employeur s’était détériorée depuis mai 2022.
2. Un taux de roulement élevé
Bien souvent, dans les résidences pour personnes âgées, le taux de roulement du personnel est élevé. Ceci peut perturber la continuité des soins offerts aux résidents et contribuer à l’instabilité de l’environnement de travail. Cette situation est attribuable à des facteurs tels que l’insatisfaction au travail, l’épuisement professionnel, une formation inadéquate et un manque de soutien de la part de la direction.
3. Des formations et études inadéquates
Il est possible que le personnel ne dispose pas de la formation et des études nécessaires pour répondre efficacement aux divers besoins des résidents, en particulier de ceux qui souffrent de troubles médicaux complexes ou de troubles cognitifs. Cette situation peut entraîner une baisse de la qualité des soins et un risque accru d’événements indésirables.
4. L’épuisement professionnel et le stress
En raison des exigences physiques et émotionnelles de l’emploi, des longues heures de travail et des effectifs insuffisants, le personnel des résidences pour personnes âgées connaît souvent des niveaux de stress élevés. Plusieurs vont même jusqu’à l’épuisement professionnel. Ces conditions contribuent à diminuer le niveau de satisfaction au travail et à augmenter le roulement de personnel, en plus d’avoir un effet négatif sur la qualité des soins fournis aux résidents.
5. La rémunération et les avantages sociaux
Les salaires des salariés des résidences pour personnes âgées, en particulier pour les préposés aux bénéficiaires, sont souvent relativement bas, et leurs bénéfices sociaux sont souvent limités. Ces facteurs peuvent contribuer aux problèmes de recrutement et de fidélisation des talents. Une rémunération et des bénéfices sociaux concurrentiels peuvent permettre d’attirer du personnel qualifié et de le fidéliser, ce qui, en fin de compte, améliore la qualité des soins offerts aux résidents.
6. Les risques de harcèlement au travail
Des facteurs tels que le stress élevé, le manque de personnel et la nature du travail sont susceptibles d’accroître le risque de harcèlement. La direction des établissements se doit donc d’établir des politiques claires pour prévenir le harcèlement au travail et les appliquer. Elle doit également maintenir un environnement de travail sain en réglant rapidement et efficacement tout problème de harcèlement, de même qu’en offrant des formations et du soutien appropriés au personnel.
Lutter contre la pénurie de main-d’œuvre dans les résidences pour personnes âgées : par où commencer
Analysez votre population de résidents et votre approche de dotation de personnel
Déterminez l’occupation et la répartition de vos résidents au sein de l’établissement afin d’évaluer si votre stratégie en matière de dotation de personnel est optimisée de façon à assurer l’efficacité.
Tirez le plein potentiel du personnel dont dispose actuellement votre résidence pour personnes âgées
Votre personnel est encore épuisé par l’usure de compassion et l’épuisement professionnel qui ont été causés par la pandémie de COVID-19. Il faut donc optimiser les plannings du personnel qualifié de votre résidence pour personnes âgées. Pour ce faire, vous pouvez par exemple revoir les plans de traitement, de médication et les processus afin de déterminer ceux qui peuvent être améliorés pour alléger la charge qui incombe au personnel.
Mettez la technologie à profit pour simplifier le management des plannings
En tant que manager pour résidences pour personnes âgées, vous faites face à de multiples défis en matière de gestion des plannings, défis qui sont aggravés par la pénurie de main-d’œuvre. Utiliser un software de management du temps et des plannings vous permet de gagner du temps chaque semaine.
Si vous êtes aux prises avec une pénurie de main-d’œuvre, pourquoi ne pas explorer les meilleures pratiques pour la gestion des plannings. Il existe d’ailleurs des solutions logicielles qui permettront à vos administrateurs de résoudre et prévenir plusieurs problèmes reliés aux plannings de travail.
Optez pour des plannings de travail flexibles
Depuis la pandémie de COVID-19, la demande pour des plannings de travail flexibles, et leur nécessité, n’a cessé d’augmenter au sein de la population active. Le moment pourrait être venu de revoir vos politiques en matière de RH pour vous assurer qu’elles progressent au même rythme. L’intégration de plannings flexibles, plus d’autonomie pour manager des quarts planifiés et des heures de début de quart modulables peut vous aider à attirer davantage de travailleurs de qualité, et à les fidéliser.
Catégorisez les tâches essentielles et non essentielles
Passez en revue les tâches essentielles et non essentielles, en tenant compte des procédures de soins, des routines de soins et des besoins des résidents. En situation de crise ou de triage, il est essentiel que le personnel comprenne bien cette différence afin de prendre les mesures qui s’imposent.
Mettez à profit le personnel non infirmier
Pour que vos stratégies de management pour votre résidence pour personnes âgées soient efficaces, déterminez les tâches que le personnel non infirmier peut effectuer et créez vos plannings en conséquence. Par exemple, les physiothérapeutes et leurs assistants peuvent aider aux transferts, à la toilette, aux enquêtes sur les accidents et à la prévention des chutes et des blessures, ce qui allège la charge des autres membres du personnel.
Faites appel à des ressources de dotation de personnel externes
Il est possible que vous n’ayez jamais eu à faire appel ou que vous ne connaissiez pas les diverses ressources de dotation de personnel externes qui sont à votre disposition. Voici quelques options à envisager :
- Les associations des infirmières peuvent offrir un soutien et une assistance en cas de pénurie de personnel;
- Les candidats qui ont postulé aux cliniques de vaccination mais qui n’ont pas été acceptés en raison des postes limités : recrutez-les;
- Les fournisseurs de soins de santé à domicile, de soins palliatifs de fin de vie ou de soins de courte durée peuvent offrir des ressources précieuses lorsque vient le temps d’apaiser les crises en matière de dotation de personnel;
- Votre chambre de commerce peut vous aider à trouver des personnes déplacées, en congé ou sous-employées qui peuvent apporter leur contribution pendant une pénurie de personnel;
- La main-d’œuvre d’âge mûr sous-utilisée peut vous permettre de pourvoir certains postes de soutien.
Avez-vous besoin d’un outil pour la gestion des plannings pour votre résidence pour personnes âgées ?
Les planificateurs des plannings pour les résidences pour personnes âgées jouent un rôle essentiel dans la gestion des plannings du personnel et dans le bon déroulement des activités. Depuis la pandémie, ce rôle a gagné en importance. Il s’est également complexifié, car les établissements dépendent de plus en plus d’agences et de réseaux de recrutement externes.
Bien que des technologies telles que les logiciels de gestion des plannings simplifient le processus de planification des quarts de travail, l’apport humain n’en demeure pas moins vital. Pour réussir, les managers des plannings doivent se montrer proactifs, conciliants et efficaces dans leur planification.
L’ensemble de votre organisation a tout à gagner d’investir dans le rôle et de veiller à ce que la planification des plannings donne le temps et les ressources nécessaires pour que les managers puissent se concentrer sur leurs tâches.
5 pratiques exemplaires pour manager de façon efficace vos plannings pour une résidence pour personnes âgées
1. Élaborez un plan de dotation complet et gardez-le à jour
Évaluez les besoins en personnel actuels et futurs de votre résidence pour personnes âgées en fonction de la population de résidents, des niveaux d’acuité de l’équipe et des exigences réglementaires. Veillez à ce que le plan de dotation fasse l’objet d’une révision et d’une mise à jour périodiques afin de tenir compte des changements qui surviennent dans les besoins de l’établissement.
2. Optez pour des plannings flexibles
Offrez diverses options de plannings, telles que les quarts libre-service, ainsi que des postes à temps partiel et à temps plein. Autorisez des quarts de travail et des heures de début modulables. Offrez aux employés la possibilité de demander des congés. Cela vous permettra de répondre aux besoins et aux préférences de votre personnel. La satisfaction au travail, la fidélisation des talents et l’équilibre travail-vie de vos salariés en seront ainsi améliorés.
3. Utilisez un logiciel de gestion des plannings
Utilisez un logiciel de gestion des plannings destiné aux résidences pour personnes âgées pour simplifier votre processus de création des plannings, ainsi que leur communication auprès du personnel. Cela réduira les manipulations à la main, donc minimisera les erreurs. De plus un logiciel de gestion des plannings donne à votre équipe un accès instantané aux plannings et à tout changement apporté en temps réel.
4. Priorisez une communication et une collaboration efficaces
Maintenez les canaux de communication avec le personnel ouverts afin de répondre rapidement aux préoccupations, aux préférences et aux demandes concernant les plannings. Favorisez la collaboration entre les membres de l’équipe pour qu’ils puissent combler les quarts de travail ouverts, échanger des quarts de travail entre eux ou trouver un remplaçant, en cas de besoin. Ce faisant, vous contribuez à la création d’un environnement de travail coopératif et assurez que vos besoins en personnel sont comblés.
5. Surveillez et évaluez constamment l’efficacité de la gestion des plannings
Évaluez régulièrement l’efficacité de vos pratiques de gestion des plannings en suivant des indicateurs de performance clés, tels que la quantité d’heures supplémentaires, le roulement de personnel et la satisfaction des résidents. Servez-vous de ces données pour déterminer les points à améliorer et pour mettre en œuvre les changements nécessaires à l’amélioration de l’efficacité de votre gestion des plannings et des activités globales de l’établissement.
Améliorer la gestion de vos plannings avec un logiciel de gestion de planning pour les RPA
La directrice d’une résidence pour personnes âgées a réduit ses dépenses et amélioré son efficacité en mettant en place un logiciel de gestion des plannings. Grâce au logiciel, le temps consacré au management des plannings hebdomadaire est passé de 20 heures à 5 heures :
Avant d’utiliser le logiciel
- 20 heures par semaine consacrées à la gestion des plannings;
- Difficultés à communiquer les plannings;
- Difficultés à suivre les règles syndicales concernant l’ancienneté;
- Difficultés à consigner les absences.
Après le mise en place du logiciel
- 5 heures par semaine consacrées à la gestion des plannings;
- Accès à une plateforme de communication interne avec les salariés et aux plannings en ligne;
- Respect des exigences réglementaires et syndicales grâce au tri des salariés en fonction de leur ancienneté. Suivi des mesures prises en toute transparence avec les dossiers du personnel;
- Management automatisé des feuilles de temps.
Conclusion
Les résidences pour personnes âgées et de soins de longue durée visant une cote de qualité cinq étoiles doivent redoubler d’efforts, et ce, pour toutes leurs opérations. Cela comprend la présence de personnel qualifié, le respect des règles gouvernementales et la promotion des améliorations récentes à leur établissement pour offrir des soins de meilleure qualité aux résidents.
En offrant des formations pour que le personnel possède les compétences requises, en offrant des soins de qualité et en utilisant un outil de management de la main-d’œuvre pour améliorer la dotation de personnel, vous serez en mesure d’éliminer vos nombreux problèmes complexes de gestion de résidence pour personnes âgées.
Ne laissez pas la pénurie de main-d’œuvre nuire à votre RPA. Grâce à Agendrix, un logiciel de gestion des plannings, vous pouvez optimiser la gestion de votre personnel, simplifier la planification des quarts de travail et accroître le moral de votre personnel.
- Améliorez la satisfaction de votre équipe avec des plannings flexibles;
- Diminuez vos coûts de main-d’œuvre en répartissant la charge de travail et réduisant les heures supplémentaires;
- Améliorez la communication et la collaboration entre les membres de votre équipe;
- Bénéficiez de notifications et de mises à jour en temps réel pour les modifications apportées aux plannings.
Essayez le logiciel de gestion des plannings Agendrix dès aujourd’hui et voyez comment il peut améliorer votre gestion du personnel.
Que fait le responsable des plannings dans une résidence pour personnes âgées ?
Dans une résidence pour personnes âgées, la personne responsables des plannings est se charge de créer, de gérer et de mettre à jour les plannings de travail des salariés pour assurer des niveaux de dotation adéquats pour fournir des soins de qualité aux résidents.
Voici certaines des tâches principales :
- Coordonner la disponibilité des employés, les demandes de congés et les préférences en matière de quarts de travail;
- Veiller au respect des règles et des politiques;
- Faire le suivi des plannings et les ajuster en fonction des besoins en personnel;
- Gérer les changements de dernière minute en raison d’absences des salariés ou d’urgences;
- Maintenir une communication ouverte avec l’équipe pour répondre aux préoccupations et résoudre les conflits.
S’il est vrai que la technologie et les logiciels de gestion des plannings peuvent faciliter ce processus, le responsable des plannings doit avoir une bonne compréhension de la culture de l’établissement et savoir établir des relations de travail efficaces avec le personnel.
Comment créer le planning de travail d’une résidence pour personnes âgées ?
- Évaluez les besoins en personnel : Évaluez la population résidente actuelle de la résidence pour personnes âgées, ses besoins en matière de soins et le ratio personnel-résident nécessaire pour fournir des soins optimaux. Tenez compte de facteurs tels que les certifications requises et les niveaux de compétence nécessaires à l’accomplissement de diverses tâches.
- Recueillez la disponibilité des salariés : Recueillez des informations sur la disponibilité, les préférences et les demandes de congés de chaque salarié. Tenez compte de facteurs tels que le planning à temps partiel et à temps plein, les politiques pour les heures supplémentaires et toute exigence légale concernant les heures de travail et les pauses.
- Concentrez-vous sur la dotation des quarts en fonction de l’ancienneté et des compétences : Répartissez les quarts de travail entre les membres du personnel en tenant compte de leur ancienneté, de leurs compétences et de leur expertise. Assurez-vous de prévoir la bonne combinaison de salariés à chaque quart pour répondre efficacement aux besoins des résidents.
- Veillez au respect des règles et des politiques : Lors de la création du planning, assurez-vous de respecter les lois sur le travail, les accords syndicaux et toutes les politiques propres à l’établissement, comme le nombre minimum de salariés requis, les restrictions en matière d’heures supplémentaires et les pauses obligatoires.
- Communiquez le planning et ajustez-le : Transmettez le planning à tous les membres du personnel, en leur donnant suffisamment de temps pour le passer en revue et planifier leur vie personnelle en conséquence. Soyez prêt à faire les ajustements nécessaires en réponse aux changements de dernière minute, aux absences du personnel ou aux urgences, et maintenez une communication ouverte avec les salariés pour répondre à toute préoccupation ou tout conflit.
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