Plannings de travail rotatifs : notre guide pour améliorer la planification

Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel de gestion des plannings pour la gestion des plannings de travail rotatifs. Ce guide explique comment créer les meilleurs plannings rotatifs.

• Apprenez ce qu’est un planning de travail rotatif;
• Explorez les différents types de planning de travail rotatifs;
• Obtenez des trucs et conseils pour créer des plannings de travail rotatifs;
• Voyez quelques exemples de plannings de travail rotatifs;
• Découvrez comment prévoir des salariés en plannings de travail rotatifs;
• Découvrez les réponses aux questions fréquemment posées au sujet des plannings de travail rotatifs.

Qu’est-ce qu’un planning de traval rotatif  ?

Un planning de travail rotatif est une méthode de gestion des plannings que certains employeurs utilisent pour combler tous les quarts de travail. Les salariés travaillent les quarts de travail à tour de rôle; soit de jour, de soir et de nuit. On fait également référence à ces quarts de travail en tant que premier quart, deuxième quart et troisième quart.

Par exemple, des salariés peuvent travailler de jour pendant cinq quarts consécutifs avant de changer pour cinq quarts consécutifs de soir. Dans certains cas, les salariés travailleront ensuite cinq quarts de nuit consécutifs. Puis, le cycle recommence.

Il y a plusieurs façons de planifier des quarts rotatifs et c’est un exercice qui peut se révéler complexe. De nombreux managers et chefs d’équipe utilisent un logiciel de gestion des plannings pour se simplifier la tâche.

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Quelles sont les différences entre un planning de travail rotatif et un planning fixe ?

Comment fonctionne un planning fixe ?

Dans le cadre d’un planning fixe, les salariés travaillent toujours selon les mêmes plannings hebdomadaires. Autrement dit, les salariés savent toujours quels jours et quelles heures ils travaillent d’une semaine à l’autre, par exemple du lundi au vendredi de 9 h à 17 h.

Imaginez les besoins en personnel d’un dépanneur ouvert 24 h. Pour répondre à la demande, la direction pourrait morceler ces 24 heures en trois quarts de travail : le quart du matin de 7 h à 15 h, le quart d’après-midi de 15 h à 23 h et le quart de nuit de 23 h à 7 h.

Selon un planning fixe, les salariés sont embauchés pour des quarts de travail précis et travailleront habituellement lors de ces heures. Dans ce type de planning de travail, les équipes de travail demeurent les mêmes. Cela peut contribuer à forger une forte cohésion entre collègues.

Par contre, si les équipes travaillent indépendamment les unes des autres, on risque un phénomène de travail en silos. Les managers pourraient devoir allouer davantage de temps et d’efforts pour s’assurer d’une bonne communication et d’une collaboration fluide entre les équipes afin d’éviter des pertes de productivité.

Comment fonctionne un planning de travail rotatif

Reprenons l’exemple du dépanneur. Si la direction décidait de changer pour un planning de travail rotatif, les salariés travailleraient probablement le même nombre d’heures, mais couvriraient l’ensemble des quarts de travail à tour de rôle. Voilà comment fonctionne un planning de travail rotatif.

L’un des principaux avantages d’un planning de travail rotatif est que les salariés ont une vue d’ensemble du fonctionnement de l’entreprise.

Par exemple, un salarié qui travaille uniquement de jour pourrait ne pas connaître les défis auxquels sont confrontés ses collègues de soir et de nuit. Il est possible que ces quarts soient plus achalandés ou encore que les tâches soient relativement différentes.

En ayant l’occasion de travailler tous les quarts, les salariés acquièrent une meilleure compréhension de ce que les autres équipes doivent faire pour accomplir leur travail convenablement. Le résultat est un sentiment d’appartenance accru envers l’ensemble du personnel au lieu de se limiter à une seule équipe sans réelle connexion au reste du groupe.

Gardez en tête qu’il y a aussi des inconvénients à une approche de quarts de travail rotatifs. Les salariés ne seront pas tous heureux de travailler différents créneaux. C’est le cas en général pour les quarts de relève, de soir et de nuit. En outre, les salariés ne sont pas tous à leur plus productif au même moment de la journée. Certains le sont tôt le matin, d’autres tard le soir.

Comment les quarts de nuit et les quarts rotatifs affectent-ils le rythme circadien et le sommeil

Le soir, le corps humain sécrète de la mélatonine, l’hormone liée au sommeil qui nous fait ressentir la fatigue et diminue nos facultés.

Les quarts de nuit perturbent le rythme naturel du corps, le rythme circadien, en le forçant à être productif alors qu’il est censé dormir. Quand les salariés de nuit terminent leur quart de 8 heures, ils sont peut-être épuisés, mais leur horloge interne exposée à la lumière du jour les garde éveillés et actifs.

De plus, les quarts rotatifs signifient que les salariés ne savent pas forcément d’avance quels quarts seront prévus au planning pour eux. Il peut donc être difficile de planifier sa vie sociale, notamment son temps personnel et familial, ce qui peut entraîner de l’insatisfaction et un important roulement de personnel.

Les managers et responsables de la planification des plannings doivent évidemment considérer les besoins de l’entreprise lorsqu’ils attribuent les quarts de travail. Toutefois, ils doivent aussi garder à l’esprit la productivité des équipes et le niveau de satisfaction au travail.

Les critères de sélection pour sélectionner soit un planning de travail fixe ou rotatif

Décider entre un planning fixe ou un planning de travail rotatif peut s’avérer un casse-tête pour plusieurs managers, car les deux approches offrent leurs avantages et leurs inconvénients.

Les quatre principaux critères à considérer sont :

1. Les besoins de l’entreprise;
2. Les effectifs requis;
3. La santé et la sécurité;
4. Les préférences du personnel.

Quelles sont les industries qui utilisent les plannings de travail rotatifs ?

Les entreprises ouvertes plus de 8 heures par jour utilisent souvent un planning de travail rotatif pour combler tous les quarts de travail.

Les plannings de travail rotatifs sont communs dans des industries suivantes :

• Commerce de détail;
• Pharmacies;
• Résidences pour personnes âgées;
• Construction;
• Restauration;
• Hôtellerie;
• Réseau de la santé;
• Centre d’appel;
• Service de sécurité.

Différents types de plannings de travail rotatifs

Il existe plusieurs façons de gérer les plannings de travail rotatifs. La planification dépendra essentiellement des besoins de l’entreprise, mais devrait idéalement aussi tenir compte des préférences des salariés.

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Les quatre principaux types de plannings de travail rotatifs sont :

1. Des plannings à rotation fréquente (ou constante) :

Les plannings de travail changent dans une même semaine.

Par exemple : un salarié peut travailler de jour et de nuit dans la même semaine, soit de 7 h à 15 h le lundi, mardi et vendredi, et de 11 h à 19 h le mardi et le jeudi.

• Avantage d’un planning à rotation fréquente : les salariés ont plus de flexibilité dans leur semaine de travail.
• Inconvénient d’un planning à rotation fréquente : Le changement constant des heures de travail complique la planification de la vie personnelle des salariés, qui peuvent aussi avoir du mal à s’adapter physiquement.

2. Planning à rotation lente :

Les plannings de travail changent au bout de quelques mois.

Par exemple : un salarié peut travailler de jour pour trois mois avant de travailler de nuit pour les trois mois suivants.

• Avantage d’un planning à rotation lente : les salariés ont l’occasion de s’installer dans une routine qui s’étend sur des mois.
• Inconvénient d’un planning à rotation lente : les quarts de travail changent aussitôt que les salariés s’habituent à leur planning.

3. Planning rotatif de fin de semaine :

Les salariés travaillent les fins de semaine à tour de rôle.

Par exemple : tous les salariés travaillent une fin de semaine dans le mois.

• Avantage d’un planning rotatif de fin de semaine : tous les salariés pourront avoir droit à des fins de semaine de repos pour passer du temps avec amis et famille.
• Inconvénient d’un planning rotatif de fin de semaine : les salariés ne seront pas tous heureux de travailler la fin de semaine, particulièrement ceux qui ont de jeunes enfants.

4. Planning à rotation partielle :

Certains salariés sont sur un planning de travail rotatif alors que d’autres sont sur un planning fixe.

Par exemple : la moitié d’une équipe travaille une fin de semaine sur deux alors que le reste du personnel travaille en semaine seulement.

• Avantage d’un planning de travail à rotation partielle : permet aux managers d’assurer une stabilité des ressources pour chaque quart de travail.
• Inconvénient d’un planning à rotation partielle : tous les salariés n’auront pas l’occasion de travailler ensemble.

Comment planifier un planning de travail rotatif ?

La planification d’un planning de travail rotatif comprend plusieurs étapes.

1. Morcelez les heures de la journée en quarts de travail

Déterminez combien de quarts de travail sont requis pour chaque journée selon les besoins de l’entreprise. Si celle-ci est ouverte 24 heures par jour, vous pouvez décider de prévoir trois quarts de huit heures, quatre quarts de six heures, etc.

Statuez quand chaque quart débute et termine. Vous pourriez souhaiter que votre quart de jour soit de 6 h à 14 h ou de 7 h à 15 h, selon ce qui fonctionne pour votre entreprise.

Les modalités et la durée des quarts de travail peuvent varier en fonction d’éléments comme l’achalandage, la réception et l’expédition des livraisons, les heures de pointe de la circulation routière pour les salariés, etc.

2. Planifiez votre calendrier au mois

Si vous utilisez un fichier Excel pour planifier votre planning de travail rotatif, ajoutez au document les entêtes suivants :

Nous recommandons de planifier un planning de travail rotatif s’étendant sur un mois. Vous pouvez appliquer un code de couleurs pour différencier les jours de fin de semaine.

3. Ajoutez les noms des salariés

Dans la colonne sous l’entête « Salariés », entrez les noms de tous les employés. Vous pouvez placer les noms en ordre alphabétique ou dans l’ordre qui fonctionne pour vous, comme par ancienneté.

4. Attribuez un code à chaque quart de travail

Créez un code simple attribuable à chaque quart de travail. Vous pouvez utiliser le code J pour les quarts de jour, S pour le quart de soir et N pour le quart de nuit. Nous recommandons d’éviter les chiffres dans les codes pour prévenir toute confusion avec les dates et les heures.

Pour indiquer les journées de congé, laissez la section en blanc ou utilisez un autre code, comme C pour congé ou L pour libre. Un code de couleurs peut s’avérer pratique. Par exemple, le rouge peut être utilisé pour identifier les jours où les salariés ne sont pas disponibles.

5. Remplissez votre calendrier

À côté du nom de chaque salarié, entrez le code qui fait référence au quart de travail qui lui sera attribué ce jour-là. Procédez ainsi pour tout le mois.

Il s’agit de l’étape la plus complexe du processus de planification d’un planning de travail rotatif, tout dépendant des critères que vous devez respecter. Par exemple :

• Donner la priorité de choix au personnel par ordre d’ancienneté;
• Équilibrer chaque quart en combinant salariés expérimentés et nouveaux salariés;
• Veiller à ce que chaque équipe dispose de la bonne combinaison de compétences;
• Minimiser les coûts de main-d’œuvre de chaque quart de travail;
• Maintenir les coûts de main-d’œuvre hebdomadaires sous un certain seuil;
• Tenir compte des demandes de congés et de vacances des salariés;
• Réduire les heures supplémentaires au minimum.

Malheureusement, Excel n’offre pas de fonction facile à utiliser pour prendre tous ces critères importants en considération.

Voilà pourquoi bon nombre de managers qui planifient des plannings de travail rotatifs utilisent un logiciel de gestion des plannings. Une application tout-en-un facilite également la gestion des salariés qui souhaitent échanger des quarts de travail.

Évitez les longues heures de planification de plannings de travail rotatifs complexes

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Exemples plannings de travail rotatifs

Un des plus grands avantages du planning de travail rotatif est qu’il permet de créer un planning sur mesure qui répond à vos besoins.

Il existe plusieurs méthodes pour planifier ses plannings de travail rotatifs. En voici quatre couramment utilisées :

1. Planning de DuPont

• Basé sur un système 24/7 sur un cycle de quatre semaines
• Utilise quatre équipes décalées travaillant deux quarts de 12 heures
• Chaque équipe travaille 42 heures par semaine, comme suit :
  Quatre quarts de nuit consécutifs suivis de trois jours de repos
  Trois quarts de jour consécutifs, suivis d’un jour de repos
  Les points ci-dessus se répètent jusqu’à la fin de la troisième semaine
  Semaine 4 : l’équipe bénéficie de sept jours de congé consécutifs avant que le cycle complet ne recommence

2. Planning de Pitman

• Semblable au planning de DuPont
• Basé sur un système 24/7, mais sur un cycle de deux semaines
• Comprend quatre équipes décalées travaillant deux quarts de 12 heures

3. Planning 24-48

• Trois équipes travaillant des quarts de 24 h
• Suivi de 48 h de repos

4. Planning 4-3

• Six équipes chevauchées travaillant 4 quarts de 10 heures sur un cycle de trois semaines
• Permet de couvrir 24 h sans interruption lors des relèves

Comment planifier le planning de travail rotatif

Planifier le planning de travail parfait peut en valoir l’effort pour les managers. Cela peut conduire à une plus grande productivité des équipes, améliorer la satisfaction au travail et renforcer la loyauté des salariés.

Lors de la planification d’un planning rotatif, il peut être judicieux de discuter préalablement avec les salariés au sujet de leurs préférences et de leurs disponibilités. La satisfaction à l’égard des plannings et la satisfaction professionnelle vont souvent de pair.

Vous ne pourrez sans doute pas toujours accommoder les préférences de tous, mais les salariés apprécieront l’effort que vous y portez.

La flexibilité est parmi les critères les plus importants en ce qui concerne le bonheur et la rétention du personnel. Un planning qui partage les quarts de travail les plus difficiles entre les salariés est une façon pour les employeurs d’accroitre leur flexibilité.

Cependant, la planification des plannings n’est qu’une des nombreuses tâches essentielles effectuées par les managers. Effectuer le travail manuellement pourrait ne pas être la façon la plus efficiente de procéder. Cela pourrait même miner votre performance en tant que manager.

Si votre méthode manuelle de planification des plannings :

• Vous fait perdre du temps chaque mois;
• Donne lieu à des résultats erronés et des conflits des plannings;
• N’optimise pas les coûts de main-d’œuvre;
• N’utilise pas efficacement vos ressources humaines;
• Entraîne l’insatisfaction du personnel;
• Ne vous permet pas de tenir compte des préférences et des disponibilités des salariés;
• Nuit à la productivité et au service à la clientèle.

Vous auriez avantage à changer pour un logiciel tout-en-un de gestion des plannings comme Agendrix. Constatez vous-même comment Agendrix facilite la planification de tout type de planning :

Les avantages et les inconvénients des plannings de travail rotatifs

Comme la plupart des autres types de plannings, les plannings de travail rotatifs ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Avantages

• Plus de flexibilité dans la stratégie de planification : facilite le travail des managers qui doivent combler différents quarts, puisque tous les quarts peuvent être attribués à tous les salariés;
• Plus de possibilités d’apprentissage pour les salariés : permet aux salariés d’expérimenter les différents quarts en compagnie d’autres salariés et d’acquérir des connaissances et de nouvelles compétences;
• Plus de variété au travail : une variation des tâches effectuées par les salariés sur les différents quarts peut aider à garder les salariés stimulés et motivés;
• Plus d’engagement de la part des salariés : permet aux salariés d’avoir une vue d’ensemble et de développer un sentiment d’appartenance envers toute l’équipe.

Inconvénients

• Moins de stabilité dans la routine : travailler différents quarts lors de journées différentes rend plus difficile pour les salariés de développer une routine confortable;
• Conséquences sur le bien-être physique et psychologique : le changement entre des quarts de jour, de soir et de nuit peut avoir un impact sur le sommeil, la santé mentale et la vie personnelle;
• Complique planification de la vie personnelle : lorsque les plannings de travail changent constamment, il est plus difficile pour les salariés de planifier des sorties avec les amis ou la famille, ou de pratiquer d’autres activités comme s’inscrire à des cours ou à des activités de groupe programmées;
• Fluctuation des revenus : tous les quarts de travail n’ont le même potentiel de gain, ce qui peut rendre difficile pour les salariés de prévoir leur revenu d’une semaine ou d’un mois à l’autre.