Créer les plannings de travail n’est peut-être pas votre tâche préférée, mais elle est essentielle et incontournable à la réussite de votre pharmacie.
Il peut s’agir d’un vrai casse-tête, surtout si vous portez le chapeau de pharmacien et de manager. Par contre, la création et la gestion des plannings sont critiques pour le bon fonctionnement des activités de votre pharmacie et la satisfaction de vos salariés.
Des plannings équilibrés et bien planifiés permettent à la fois d’offrir un meilleur service à la clientèle, mais aussi d’assurer à vos salariés un équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle.
Dans cet article, vous en apprendrez plus sur :
- Les responsabilités principales d’un pharmacien/manager;
- Les facteurs à considérer lors de la création des plannings de votre pharmacie;
- Des exemples de plannings de travail de pharmacie;
- Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des plannings de travail;
- Les questions les plus courantes concernant l’utilisation d’un logiciel de gestion des plannings de travail.
Vos responsabilités principales en tant que pharmacien
Les responsabilités principales d’un pharmacien vont souvent bien au-delà de préparer, conserver et remettre les médicaments aux patients afin d’assurer leur santé.
Le métier de pharmacien vient souvent avec des responsabilités liées au bon déroulement des opérations de la pharmacie telles que :
- La gestion efficace des opérations : gérer les stocks, assurer la supervision du travail des techniciens de laboratoire, rester à jour sur la réglementation pharmaceutique, communiquer avec les fournisseurs, etc.
- Le service à la clientèle : conseiller les patients, répondre à leurs questions, assurer leur sécurité, etc.
- La gestion du personnel : recruter et embaucher les nouveaux salariés, offrir les formations nécessaires au personnel, créer et gérer les plannings de travail, etc.
Les tâches connexes sont particulièrement importantes puisqu’elles influencent directement la réputation de votre pharmacie (ce qui a même un impact sur votre réputation, si elle porte votre nom).
Saviez-vous que 78 % des pharmaciens pratiquent dans le secteur d’activité du commerce au détail ?
La qualité du service à la clientèle peut grandement varier selon les différents salariés qui travaillent dans l’établissement. C’est pourquoi les pharmaciens-propriétaires devraient utiliser les meilleures pratiques de gestion du personnel afin d’assurer la réussite de leur société.
Quoi considérer lors de la création des plannings de travail de votre pharmacie
Les heures d’ouverture
La première chose à prendre en compte lors de la création des plannings de votre pharmacie est les heures d’ouverture. Selon les besoins de vos clients et les disponibilités de vos salariés, vous pourrez déterminer les heures d’ouverture les plus adéquates pour votre établissement.
N’oubliez pas non plus de prendre en considération les heures de livraison afin de vous assurer qu’il y aura quelqu’un présent pour recevoir la marchandise.
Ainsi, certaines pharmacies pourraient être ouvertes du lundi au vendredi entre 8h et 18h seulement, alors que d’autres choisiront plutôt d’être ouvertes tous les jours entre 9h et 22h, voire 24 heures sur 24.
Les besoins opérationnels de votre pharmacie
La gestion des besoins opérationnels d’une pharmacie est intrinsèquement liée au fonctionnement global de la société et permet d’assurer son succès.
Ainsi, lorsque vous vous penchez sur la création du planning, n’oubliez pas de prendre en compte les aspects suivants :
- La gestion des stocks : assurer que l’établissement offre des produits qui conviennent aux besoins de la clientèle, que ceux-ci sont disponibles en quantité suffisante, que les produits périmés sont retirés des étagères, etc.;
- La conformité aux lois et réglementation en place : respecter les réglementations en place incluant les lois du travail et la réglementation en lien avec les activités pharmaceutiques;
- La sécurité des patients : mettre en place des protocoles qui protègent les patients et permettent d’éviter les erreurs;
- La gestion des ressources humaines : respecter les différents rôles et positions des salariés, créer et gérer les plannings de travail, offrir des formations pertinentes, etc.;
- La gestion des outils informatiques : utiliser des outils pertinents pour protéger les données des patients et des salariés, faciliter la communication avec les professionnels de la santé, etc.
Cette liste non exhaustive de besoins opérationnels permet de mieux comprendre la complexité des opérations d’une pharmacie.
Les différents types de plages horaire
Utiliser différents types de plages horaire lors de la création des plannings vous permettra de mieux prendre en considération les besoins de votre établissement et ceux de vos salariés.
Voici quelques exemples des plages horaire les plus répandues :
- Plages de jour : généralement d’une durée de 8h, entre 8h et 18h;
- Plages de soir : peuvent être plus ou moins longs selon les heures d’ouverture de la pharmacie, généralement entre 18h et minuit;
- Plages de nuit (si applicable) : ces plages sont généralement plus difficiles pour les salariés et peuvent avoir des impacts importants sur leur bien-être, entre minuit et 8h;
- Plages de fin de semaine et lors de fériés : ces plages sont souvent moins populaires, elles peuvent être cependant intéressantes pour les étudiants ou les personnes qui recherchent un emploi à temps partiel.
Chacune de ces plages horaire a des avantages et des désavantages qui peuvent influencer le bien-être des salariés. Il est donc important de les considérer lors de la création des plannings.
Certains salariés pourraient préférer certaines plages horaire pour diverses raisons. Il est donc pertinent de leur demander quelles sont leurs préférences afin de créer un planning de travail qui convient le mieux à tous.
Les besoins et les demandes des salariés
La création des plannings de travail nécessite aussi de prendre en compte les besoins et les demandes des salariés afin d’assurer un environnement de travail sain et offrir des conditions de travail intéressantes et concurrentielles.
Voici des exemples de besoins ou de demandes que pourraient formuler vos salariés :
- Les demandes de congé : vacances annuelles, congés pour raisons personnelles, congés non payés, etc.;
- Les absences imprévues : annoncées ou non, congé maladie, etc.;
- Les demandes d’échanges de plages de travail : pour pallier aux imprévus, afin d’accommoder un salarié, etc.;
- Les heures supplémentaires : afin d’assurer les activités de la société;
- Les préférences des salariés : le nombre d’heures minimum et maximum par semaine, les plages préférées, etc.
- L’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle : plannings flexibles, échange de plages horaire, changement de disponibilités, etc.
Exemples de plannings de pharmacie
Pour vous permettre de visualiser concrètement à quoi peut ressembler un planning de pharmacie, voici quelques exemples.
1. Planning typique dans une pharmacie
Un planning typique de pharmacie nécessite typiquement 1-2 pharmaciens et 1-3 techniciens de laboratoire afin de couvrir toutes les heures d’ouverture de la journée sans imposer de trop longues plages horaire aux salariés.
En plus du personnel derrière le comptoir, il faut aussi prévoir le bon nombre de caissières et même des employés polyvalents afin de faire la réception de la marchandise, de placer les produits sur les étagères et d’assurer le service à la clientèle.
Heures d’ouverture : 9 h à 20 h, 7 jours sur 7.
Exemple de planning pour une journée typique
- Caissière 1 : 8h30 à 17h
- Caissière 2 : 16h à 20h30
- Pharmacien 1 : 8h à 16h30
- Pharmacienne 2 : 13h à 20h30
- Technicienne de laboratoire 1 : 8h30 à 17h
- Technicien de laboratoire 2 : 13h à 20h30
- Employé polyvalent : 10h à 18h30
2. Planning d’une pharmacie ouverte 24 heures sur 24
Une pharmacie ouverte 24 heures sur 24 nécessite beaucoup plus de personnel. Le nombre de salariés nécessaire peut cependant grandement varier selon l’achalandage.
Par exemple, vous aurez peut-être besoin de plus de salariés entre 16 h et 20 h, et fonctionnerez avec un nombre de salariés réduit pendant la nuit. Bien entendu, un pharmacien devra être présent en tout temps.
Ce type de planning vient souvent avec des enjeux importants de recrutement et de rétention de personnel en raison des plages de nuit.
Heure d’ouverture : 24 h sur 24, 7 jours sur 7
Exemple de planning pour une journée typique
- Caissière 1 : 7h à 15h30
- Caissière 2 : 9h à 18h
- Caissière 3 : 15h30 à minuit
- Caissière 4 : 11h30 à 7h30
- Pharmacienne 1 : 7h à 15h30
- Pharmacien 2 : 12h à 20h30
- Pharmacien 3 : 17h à 1h
- Pharmacien 4 : 23h30 à 7h30
- Technicienne de laboratoire 1 : 7h30 à 16h
- Technicienne de laboratoire 2 : 12h30 à 21h
- Technicien de laboratoire 3 : 16h à minuit
- Technicien de laboratoire 4 : minuit à 8h
- Employé polyvalent : 7h à 15h
3. Planning d’une pharmacie ouverte en semaine seulement
Certaines pharmacies ne sont ouvertes qu’en semaine puisqu’elles partagent les locaux avec un bureau de médecin, par exemple. Ce type d’établissement permet d’offrir aux salariés des conditions de travail intéressantes et facilite le recrutement et la rétention du personnel.
Heure d’ouverture : lundi au vendredi, 8 h à 17 h 30
Exemple de planning pour une journée typique
- Caissière 1 : 7h30 à 15h30
- Cassière 2 : 9h à 18h
- Pharmacienne 1 : 7h à 15h
- Pharmacien 2 : 10h à 18h
- Technicienne de laboratoire 1 : 7h30 à 15h30
- Technicienne de laboratoire 2 : 9h à 18h
- Employé polyvalent : 9h à 17h30
4. Planning variable d’une pharmacie
Certaines pharmacies décident plutôt d’avoir un planning flexible qui varie selon le moment de la semaine. Cela permet aux clients de pouvoir venir faire leurs achats au moment qui leur convient le mieux de même que d’offrir des plannings de travail intéressants aux salariés.
Heure d’ouverture : lundi au vendredi, 9 h à 20 h, samedi et dimanche de 10 h à 17 h
Exemple de planning d’une journée de semaine
- Caissière 1 : 8h30 à 17h
- Caissière 2 : 16h à 20h30
- Pharmacien 1 : 8h à 16h30
- Pharmacienne 2 : 13h à 20h30
- Technicienne de laboratoire 1 : 8h30 à 17h
- Technicien de laboratoire 2 : 13h à 20h30
- Employé polyvalent : 10h à 18h30
Exemple de planning d’une journée de weekend
- Caissière 1 : 9h30 à 17h30
- Pharmacienne 1 : 9h à 17h30
- Technicienne de laboratoire 1 : 10h à 17h30
- Employé polyvalent : 9h à 17h30
Trucs et astuces pour créer le meilleur planning possible
Nécessairement, chacun de ces exemples doit être adapté à la réalité de votre établissement. Ainsi, vous pourriez avoir besoin de plus ou moins de personnel tout dépendant de l’achalandage de votre pharmacie.
Les plannings de vos salariés devraient toujours prendre en compte les temps de pause et de pause-repas. Vous devez aussi vous assurer d’avoir assez de personnel sur le plancher afin de répondre à vos patients et clients.
Ne négligez surtout pas les tâches connexes à accomplir et n’hésitez pas à ajouter du personnel afin d’assurer que toutes les tâches soient accomplies sans mettre de pression inutile à vos salariés.
Finalement, assurez-vous d’avoir assez de personnel pour couvrir les absences, prévues ou non, de vos salariés. Pour y parvenir, n’hésitez pas à embaucher des salariés à temps partiel ou à embaucher des étudiants.
Le logiciel de gestion des plannings de travail, un allié pour votre pharmacie
Utiliser un logiciel de gestion des plannings de travail est un allié de taille pour les pharmaciens qui souhaitent simplifier et moderniser leurs méthodes de travail et améliorer le bien-être de leurs salariés.
Sauver du temps et de l’argent
Utiliser un logiciel de gestion des plannings vous permettra de réduire considérablement le temps que vous accordez à la création et à la gestion des plannings des salariés.
Vous pourrez centraliser toutes vos tâches à un seul endroit. Ainsi, vous serez en mesure de créer les plannings directement dans le logiciel, les partager avec vos salariés et les modifier au besoin. Le tout sera accessible en ligne, à partir de n’importe quel ordinateur ou appareil mobile.
Vos salariés auront aussi accès à leur planning en tout temps sur leur téléphone intelligent. Vous serez même en mesure de voir s’ils l’ont consulté ou non.
Vous pourrez aussi centraliser vos communications avec vos salariés. Ainsi, vous éviterez les heures passées à répondre à des courriels, textos ou même à retourner les appels des membres de votre équipe.
Un logiciel de gestion des plannings vous aidera aussi à réduire le nombre d’erreurs dans les plannings, augmentant du même coup la satisfaction de vos salariés.
Le logiciel de gestion des plannings Agendrix vous permet même d’informatiser, de centraliser et gérer les dossiers du personnel. Vous ne perdrez donc plus de temps à naviguer entre différents logiciels pour trouver toutes les informations dont vous avez besoin.
Mieux suivre le temps et les présences
La plupart des logiciels de gestion des plannings offrent aussi le suivi du temps et des présences des salariés.
Ainsi, les salariés peuvent pointer leurs heures directement dans le logiciel. Ce dernier se charge d’enregistrer le tout et d’identifier les pointages qui diffèrent du planning. Vous pourrez donc approuver rapidement les heures de travail et envoyer le tout au logiciel de paie en un seul clic.
Utiliser les bons outils permet donc d’être plus efficaces, mais aussi de réduire le vol de temps et d’identifier rapidement les absences répétées ou non justifiées, par exemple.
Automatiser vos processus
Un des avantages les plus importants des logiciels de gestion des plannings est d’automatiser les processus RH dans votre société.
Par exemple, vous pouvez créer des modèles de plannings afin de faciliter la création de ceux-ci à chaque semaine. Vous pouvez ainsi créer des plannings rotatifs plus facilement afin d’assurer la satisfaction de vos salariés.
Vous avez aussi accès à la banque de congé de chacun de vos salariés en un clin d’œil, ce qui vous permet de mieux gérer les demandes de congé. Ces demandes peuvent d’ailleurs être formulées à même le logiciel et vous pouvez les approuver en quelques clics. Le planning est automatiquement mis à jour afin d’éviter les oublis.
Les logiciels de gestion des plannings tels qu’Agendrix offrent une panoplie de fonctionnalités afin d’aider les managers à moderniser leurs méthodes de gestion.
Certains logiciels offrent même une version gratuite afin que vous puissiez en faire l’essai.
Découvrez comment ces pharmaciens ont transformé leur gestion des plannings
Plusieurs pharmaciens qui ont décidé d’utiliser le logiciel de gestion des plannings Agendrix ont d’ailleurs vu des répercussions vraiment bénéfiques dans leur société.
Par exemple, Jessica, pharmacienne-propriétaire, a délaissé le papier et le crayon au profit d’Agendrix et explique qu’elle est en mesure de créer ses plannings 2 fois plus rapidement qu’auparavant. De plus, la centralisation de toutes les informations lui permet de créer les plannings plusieurs mois à l’avance et les modifier au fur et à mesure au besoin selon les disponibilités et les contraintes des salariés.
On ne devrait pas mettre autant de temps pour faire nos plannings. Sauver ce temps-là permet de l’investir où ça compte réellement.
– Jessica Bouchard, Pharmacienne-propriétaire — Familiprix
Alex Caron, lui aussi pharmacien-propriétaire, a réussi à réduire le temps consacré à la création et la gestion des plannings de travail de 3 heures à seulement 25 minutes par semaine. Il explique qu’avec Agendrix, il est plus facile de mettre à jour le planning et de s’assurer que les salariés ont toujours accès à la bonne version.
Il y avait tellement de changements au planning que garder une version à jour avec toutes les bonnes informations était réellement un défi.
– Alex Caron, Pharmacien-propriétaire — Accès Pharma
Les managers qui utilisent un logiciel de gestion des plannings comme Agendrix sont en mesure de réaliser leurs tâches beaucoup plus rapidement et efficacement.
Conclusion
Créer les plannings de travail de votre pharmacie n’est pas de tout repos. Cela nécessite une compréhension approfondie de vos responsabilités en tant que manager et pharmacien, des besoins opérationnels de votre société, des méthodes de gestion modernes des salariés, et j’en passe.
Utiliser un logiciel de gestion des plannings tel qu’Agendrix vous permet de simplifier vos processus et de vous assurer d’avoir toute l’information dont vous avez besoin à portée de main.
Essayez Agendrix dès maintenant !
Comment créer un planning pour les salariés d’une pharmacie ?
Les étapes pour créer un planning de travail pour les salariés d’une pharmacie incluent :
- Évaluez les besoins de votre pharmacie : heures d’ouverture souhaitées, achalandage, coûts de main-d’oeuvre, etc.;
- Considérez les besoins et préférences de vos salariés : disponibilités, demandes de congé, conciliation travail et vie personnelle, etc.;
- Déterminez le nombre de salariés nécessaire selon les différentes positions : caisse. techniciens en pharmacie, employé polyvalent, entretien ménager, etc.;
- Créez les différentes plages horaire à combler;
- Déterminez quels salariés planifier pour les plages horaire selon les disponibilités, anciennetés et préférences;
- Assurez-vous de respecter les lois du travail en place;
- Partagez le planning de travail avec les salariés.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des plannings pour pharmacie ?
Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des plannings pour pharmacie incluent :
- Économiser de l’argent;
- Sauver du temps;
- Augmenter la satisfaction des salariés;
- Réduire le taux de roulement des membres du personnel;
- Automatiser les processus de gestion;
- Centraliser les tâches liées à la gestion du personnel;
- Mieux protéger les données des salariés;
- Limiter le nombre d’erreurs liées au planning et à la paie.
