Votre programme d’onboarding (accueil et intégration) est un élément clé de votre processus d’embauche et le meilleur outil de rétention des salariés dans votre arsenal.
L’intégration complète d’une nouvelle embauche peut prendre jusqu’à plusieurs mois, avec plusieurs phases et étapes à remplir pour les ressources humaines. Dans cet article, nous examinons brièvement les quatre étapes de l’onboarding des nouvelles embauches. Nous fournissons également un modèle de liste de contrôle complète à utiliser lors de nouvelles embauches pour vous aider à améliorer vos pratiques d’onboarding des nouveaux salariés.
Les quatre phases du processus d’onboarding
1. Préonboarding des salariés
L’étape de préonboarding des salariés commence au moment où un candidat accepte une offre d’emploi et dure jusqu’à sa première journée officielle au travail. La façon dont vous accueillez les nouveaux salairés peut faire toute la différence dans leur expérience.
Une expérience de préonboarding agréable laissera une bonne première impression auprès des nouvelles embauches et contribuera à maintenir leur intérêt pour le poste et la société. Une mauvaise expérience de préonboarding, en revanche, peut les inciter à envisager d’autres offres d’emploi.
Au cours de cette phase, les nouveaux salariés :
- Commencent à développer des relations avec l’entreprise et les collaborateurs de travail;
- Auront probablement de nombreuses questions sur leur nouveau rôle;
- Peuvent devoir donner un préavis à leur employeur actuel;
- Peuvent même devoir déménager.
C’est au cours de cette étape que le calendrier d’intégration du nouveau salarié est planifié. Il peut également y avoir un certain nombre de documents à signer pour les ressources humaines.
2. Accueillir les nouvelles embauches
Cette deuxième étape d’onboarding des nouveaux salariés commence avec le premier jour de travail officiel. Cette étape est généralement associée à l’intégration formelle des salariés.
Accueillir de nouveaux salariés avec un processus d’onboarding agréable et efficace montre que vous les respectez et les appréciez en tant que nouveaux membres de votre équipe.
Durant cette phase, les nouvelles embauches :
- Sont officiellement accueillies et présentées aux managers et aux membres de l’équipe;
- Sont initiées aux politiques et à la structure organisationnelle de la société;
- Suivent une formation initiale sur les outils et processus plus généraux de l’entreprise.
L’équipe des ressources humaines devra également effectuer plusieurs actions en lien avec le travail d’intégration au cours de cette phase, telles que l’inscription à la paie et aux bénéfices sociaux, la remise d’équipements, la configuration de comptes informatiques, etc.
Selon le rôle du nouveau salarié ou le processus d’onboarding de la société, cette phase peut durer quelques jours ou quelques semaines.
3. Formation spécifique au rôle
À ce stade, les nouvelles embauches sont prêtes à en savoir plus sur leur équipe et leur rôle spécifique. Offrir dès le début une formation appropriée au rôle du nouveau salarié est essentiel pour assurer la satisfaction au travail, le rendement et la rétention du salarié. Ceci est particulièrement important pour les nouvelles embauches qui devront se rendre sur différents lieux de travail.
Offrir une formation adéquate aidera les nouvelles embauches à sentir qu’elles font partie de l’équipe. Cela leur donnera également un aperçu des défis qui les attendent dans leur nouveau rôle.
Durant cette phase, les nouvelles embauches :
- Se familiarisent avec les outils de travail qui sont propres à leur poste;
- Sont initiées au rôle et aux objectifs de l’équipe;
- Commencent à socialiser avec les membres de leur équipe;
- Commencent à comprendre la dynamique propre à leur équipe.
Cette phase est d’une durée d’environ 30 jours dans l’entreprise, parfois davantage.
4. Transition vers un nouveau rôle et mise en place des objectifs
Lorsque la plupart des nouvelles embauches arrivent à l’étape finale d’onboarding, elles sont prêtes à devenir des salariés à part entière. Elles doivent avoir une idée claire de leurs responsabilités, de la dynamique de l’équipe, de la culture de l’entreprise et de ses processus.
Le but de cette étape est d’aider les nouveaux salariés à améliorer leur rendement afin qu’ils puissent répondre aux attentes. À ce stade, il peut être judicieux de donner aux nouveaux salariés des objectifs pertinents pour les aider à visualiser ce à quoi ressemblent la qualité, la productivité et le succès.
Durant cette phase, les nouvelles embauches :
- Connaissent leur équipe et sa dynamique, leurs objectifs et leurs projets;
- Sont prêtes à assumer plus de responsabilités et à contribuer davantage aux efforts de l’équipe;
- Peuvent avoir un mentor pendant la transition complète vers leur rôle;
- Devraient avoir des rencontres one-on-one régulières avec leur responsable ou un membre de l’équipe d’expérience;
- Sont prêtes pour leurs premières évaluations de rendement;
- Doivent recevoir des objectifs clairs à court terme pour les mois à venir.
Cette phase d’onboarding commence généralement autour du 30e jour et doit se poursuivre jusqu’à ce que la nouvelle embauche soit confiante et à l’aise dans son rôle. Selon le salarié et le rôle, ce processus peut durer plusieurs mois.
Liste de contrôle des nouvelles embauches
Liste de contrôle du préonboarding
Étape 1 : Envoyez un message au nouveau salarié
À inclure dans le mail :
- Un accueil chaleureux;
- La date, l’heure et le lieu de leur premier jour de travail;
- Un planning structuré pour leur premier jour;
- Un rappel de tous les documents qu’il doit apporter;
- Les renseignements sur le code vestimentaire de la société;
- Le nom et les coordonnées de leur compagnon d’intégration;
- Une invitation à poser des questions ou à offrir des commentaires;
- Un lien vers le manuel de l’employé;
- Un lien vers le site Web de l’entreprise et ses réseaux sociaux.
Étape 2 : Envoyez un message aux collaborateurs
À inclure dans le mail :
- Le nom du nouveau salarié, le titre de son poste et le service ou l’équipe avec qui le salarié travaillera;
- La date, l’heure et le lieu du premier jour de travail du salarié;
- Quelques renseignements généraux sur le nouveau salarié (expérience professionnelle, formation, compétences, intérêts personnels);
- Une invitation à assister à une rencontre ou un repas de bienvenue pour le nouveau salarié, avec la date, l’heure et le lieu.
Étape 3 : Préparez l’espace de travail et l’équipement pour le nouveau salarié
- Commandez, au besoin, de nouveaux outils ou matériels (uniforme, badge, carte d’identité, clé de bureau, cartes de visite, équipement informatique, carte de stationnement, etc.);
- Ajoutez le nouveau salarié au calendrier et aux listes de distribution de la société;
- Préparez les documents et formulaires requis pour les ressources humaines;
- Préparez une trousse de bienvenue;
- Organisez une rencontre ou un repas de bienvenue;
- Créez un compte de messagerie électronique d’entreprise pour le salarié (le cas échéant).
Liste de contrôle d’onboarding du premier jour
Étape 1 : Tenez une rencontre de bienvenue et faites visiter les lieux
- Rencontrez et saluez le nouveau salarié à son arrivée;
- Organisez une rencontre en matinée pour présenter le nouveau salarié aux collaborateurs;
- Donnez au salarié la trousse de bienvenue;
- Faites visiter le bureau et les installations;
- Passez en revue le manuel de l’employé de la société ou la fiche d’information.
Étape 2 : Configurez le poste de travail et l’équipement du nouveau salarié
- Fournissez au nouveau salarié le matériel nécessaire (fournitures de bureau, clé de bureau, carte de stationnement ou d’ascenseur, etc.);
- Aidez le salarié à configurer tout équipement de travail ou informatique;
- Fournissez des instructions pour l’utilisation de l’équipement informatique, de bureau ou autres.
Étape 3 : Finalisez les documents des ressources humaines
- Discutez de la rémunération et des bénéfices sociaux avec le salarié;
- Expliquez les politiques et procédures de la société;
- Expliquez les politiques de sécurité;
- Revoyez le code de conduite;
- Remplissez tous les documents d’embauche restants (formulaires, contrats, etc.).
Étape 4 : Présentez le nouveau salarié au manager du site
- Présentez brièvement l’historique de la société;
- Partagez la mission, la vision et les valeurs;
- Fournissez un aperçu de l’industrie;
- Expliquez les objectifs de la société;
- Expliquez la place que prend le nouveau salarié dans le tout.
Étape 5 : Présentez le salairé à son nouveau manager
- Ayez une conversation amicale pour briser la glace;
- Présentez l’organigramme de la société;
- Discutez de la description de tâches du nouveau salarié;
- Expliquez vos attentes envers le nouveau salarié;
- Demandez au nouveau salarié quelles sont ses attentes;
- Fixez-lui des objectifs pour les premiers mois;
- Discutez des objectifs de carrière du salarié;
- Commencez à construire son plan de développement de carrière;
- Invitez le nouveau salarié à poser des questions ou à donner son avis.
Implantez facilement un processus d’onboarding réussi avec le logiciel d’onboarding des salariés Agendrix.
Liste de contrôle de la première semaine
- Faites le point quotidiennement avec le nouveau salarié;
- Planifiez des réunions one-on-one avec le nouveau salarié;
- Planifiez des moments pour présenter le nouveau salarié aux différentes équipes;
- Planifiez des formations sur les outils de travail (équipements, logiciels informatiques, etc.);
- Recommandez des ressources ou des lectures utiles;
- Organisez des activités sociales pour aider le nouveau salarié à faire connaissance avec les collaborateurs;
- Invitez le nouveau salarié à poser des questions ou à offrir de la rétroaction.
Liste de contrôle du premier, troisième et sixième mois
- Demandez au nouveau salarié de remplir le sondage d’onboarding;
- Menez une évaluation des progrès du salarié;
- Fournissez tout matériel de formation supplémentaire pertinent;
- Organisez des activités sociales pour solidifier le lien entre le nouveau salarié et l’équipe;
- Invitez le nouveau salarié à poser des questions ou à donner des commentaires.
Modèle de processus d’onboarding pour les nouvelles embauches
Le modèle Word ci-dessous couvre l’ensemble du processus d’onboarding des nouvelles embauches, avec une liste de toutes les tâches à effectuer au cours des différentes phases du processus d’onboarding. Il vous permet également de préciser qui est responsable de chaque tâche et à quelle date la tâche doit être effectuée.
Les 5 C du processus d’onboarding
Un bon programme d’intégration des salariés doit respecter cinq bonnes pratiques pour intégrer les nouvelles recrues :
- Conformité : le processus d’onboarding devrait être conforme aux règles et obligations légales;
- Clarification : le processus d’onboarding devrait permettre aux nouvelles embauches d’avoir une idée claire de leur rôle et des attentes en matière de rendement;
- Confiance : le processus d’onboarding devrait permettre aux nouvelles embauches de se sentir capables de relever les défis de leur nouvel emploi;
- Connexion : le processus d’onboarding doit renforcer la conviction des nouvelles embauches qu’elles ont pris la bonne décision en acceptant le poste;
- Culture : le processus d’onboarding doit permettre aux nouvelles embauches de comprendre la mission, la vision et les valeurs de l’entreprise.
Comment rendre votre processus d’onboarding plus productif
Soyez accueillant!
Laisser une nouvelle embauche seule lors de son premier jour sans savoir quoi faire ni à qui demander de l’aide est extrêmement démoralisant. Tout comme le fait de lui faire regarder des vidéos de formation abrutissantes toute la journée.
Le premier jour d’une nouvelle embauche doit être instructif, mais aussi agréable et humain. Offrir aux nouvelles embauches un accueil chaleureux et invitant est un moyen simple et incroyablement efficace de fidéliser les salariés.
Tenez-vous-en à une liste de contrôle bien structurée
Votre programme d’onboarding des salariés est essentiellement votre plan de match pour intégrer pleinement les nouvelles embauches. Avoir une liste de contrôle d’onboarding des salariés bien structurée et basée sur les pratiques exemplaires garantira un processus d’onboarding réussi, sans omettre ou négliger d’étapes.
S’en tenir à une liste de contrôle d’onboarding des nouveaux salariés bien structurée leur démontre que vous avez réfléchi et fait des efforts pour vous assurer qu’elles aient une expérience agréable dans leur nouveau rôle. Cela démontre également que vous accordez de l’importance aux détails et à l’équité envers tous les salariés.
Consacrez du temps aux questions et à la rétrospection
Tous les nouveaux salariés auront beaucoup de questions au cours de leurs premiers jours et de leurs premières semaines de travail. À mesure que vous touchez aux étapes de la liste de contrôle d’onboarding, prévoyez un temps pour inviter le salarié à poser des questions ou même à fournir de la rétroaction sur le processus d’onboarding.
Les salariés engagés et productifs conservent généralement leur emploi plus longtemps. Une façon de promouvoir l’engagement et la productivité des salariés consiste à établir une communication ouverte et bilatérale. Obtenir les commentaires des salariés sur le processus d’onboarding peut également aider l’équipe des ressources humaines à améliorer certaines étapes pour parvenir à un programme d’onboarding plus efficace.
Utilisez un logiciel d’onboarding des salariés pour faciliter le processus
Disposer d’un processus d’onboarding efficace est la première étape pour améliorer le rendement et la rétention des salariés et, par conséquent, les résultats de la société.
Le logiciel d’onboarding des salariés Agendrix vous permet de rendre le processus d’intégration plus personnel et adapté à votre nouvelle embauche. Facilitez le processus d’onboarding des salariés, tout en recueillant de manière transparente les renseignements nécessaires pour les ressources humaines.
- Gérez le processus d’onboarding des salariés ainsi que les plannings de travail, les feuilles de temps, et autres à partir d’un seul logiciel.
- Accédez à des forfaits mensuels flexibles et abordables qui s’adaptent aux besoins de votre entreprise.
- Obtenez une formation des utilisateurs et du soutien continu.
Que comprend une liste de contrôle d’onboarding?
Une liste de contrôle d’onboarding des salariés comprend toutes les étapes et les tâches particulières pour réussir son processus d’accueil et d’intégration :
- Le préonboarding;
- L’accueil;
- Les formations;
- Les objectifs à atteindre.
Suivre une liste de contrôle pour l’onboarding des nouvelles embauches garantira que tous les salariés jouissent du même processus bien pensé et que rien n’est oublié.
Comment créer la meilleure liste de contrôle d’onboarding?
Vous pouvez trouver de nombreuses listes de contrôle d’onboarding des salariés en ligne. Utilisez-les comme source d’inspiration pour créer votre propre liste de contrôle. Vous pouvez aussi utiliser gratuitement le modèle de liste de contrôle d’onboarding des salariés Agendrix, qui suit les pratiques exemplaires d’onboarding des salariés.
