Comment choisir le meilleur logiciel pour maison de retraite et résidences pour personnes âgées ?

Découvrez les questions essentielles à poser pour choisir le meilleur logiciel de gestion pour votre établissement.

Fonctions clés dans une maison de retraite

1. Soins médicaux et surveillance

• Fournir des soins médicaux 24h/24 par des infirmières et soignants agréés.
• Administrer et surveiller les médicaments.
• Offrir des services de physiothérapie, d’ergothérapie et d’orthophonie.
• Assurer la disponibilité et le bon usage des dispositifs médicaux.

2. Soins personnels

• Aider à la toilette, à l’habillage, à l’alimentation et à la mobilité.
• Maintenir l’hygiène personnelle et les standards de soins personnels.

3. Services de nutrition

• Fournir des repas nutritifs adaptés aux besoins alimentaires.
• Aider les résidents ayant besoin d’assistance pour manger.

4. Activités sociales et récréatives

• Organiser des activités sociales, récréatives et thérapeutiques.
• Faciliter les interactions sociales et l’engagement avec la communauté.

5. Sûreté et sécurité

• Mettre en place des protocoles d’intervention d’urgence et des mesures de sécurité.
• Maintenir un environnement sécurisé pour protéger les résidents.

6. Soutien émotionnel et psychologique

• Fournir un accès à des professionnels en santé mentale.
• Offrir du soutien et des conseils aux familles des résidents.

Fonctions clés dans une résidence pour personnes âgées

1. Vie autonome

• Offrir des espaces de vie individuels avec diverses commodités.
• Fournir des services d’entretien et de ménage.

2. Activités sociales et récréatives

• Organiser des événements sociaux, des sorties et des activités récréatives.
• Mettre sur pied des clubs d’intérêts et des groupes pour que les résidents se retrouvent et échangent.

3. Services de restauration

• Proposer des options de restauration, y compris des salles à manger communes et la livraison de repas.

4. Santé et bien-être

• Accès à des centres de remise en forme, à des cours d’exercices physiques et à des programmes de bien-être.
• Proposer des dépistages de santé et des bilans de bien-être.

5. Services de transport

• Fournir un transport pour le magasinage, les rendez-vous et les sorties.

6. Sûreté et sécurité

• Installer des systèmes d’appel d’urgence dans les unités d’habitation.
• Assurer des services de sécurité 24/7.

7. Services de soutien

• Offrir de l’aide pour les besoins quotidiens, comme la prise de rendez-vous.

11 bonnes raisons d’utiliser un logiciel professionnel en résidences pour personnes âgées et maisons de retraite

La plupart des managers de maisons de retraite et de résidences pour personnes âgées comprennent l’importance d’un logiciel spécialisé pour gérer les soins aux résidents, les dossiers de santé et les opérations.

Mais qu’en est-il de la gestion des plannings des salariés, des communications entre le personnel et de la gestion ?

Voici quelques-uns des avantages que les maisons de retraite et résidences pour personnes âgées peuvent obtenir en automatisant ces tâches récurrentes et qui prennent du temps.

1. Efficacité et gain de temps

• Un logiciel professionnel automatise le processus de gestion des plannings des salariés, réduisant considérablement le temps et les efforts nécessaires pour créer et gérer les horaires.
• Les horaires peuvent être mis à jour instantanément et communiqués aux employés, afin qu’ils soient toujours informés de leurs plages horaires, même en cas de modification. Cela permet d’éviter les problèmes courants liés aux plannings, tels que la confusion, les erreurs et les no-shows.
• Permet aux managers de gérer et de planifier les salariés pour plusieurs sites de travail.

Comment optimiser le planning de travail dans votre maison de retraite >

2. Meilleure communication

• Une plateforme centralisée de communication des employés garantit que les messages importants sont transmis efficacement à tout le personnel.
• Le logiciel peut envoyer des notifications et des alertes automatisées aux salariés concernant les changements d’horaire, les plages de travail à venir et les annonces importantes.
• Les messages et notifications peuvent être envoyés à un salarié spécifique, à une équipe particulière ou à l’ensemble du personnel.

3. Gestion simplifiée des salariés

• Les salariés peuvent indiquer leurs disponibilités et faire des demandes de congé directement dans le logiciel, ce qui permet aux managers de créer des plannings précis plus rapidement.
• Le logiciel permet également aux salariés d’échanger leurs plages horaires, avec ou sans l’approbation de leur managers, ce qui améliore leur satisfaction au travail.
• Des options différentes de pointage sont également disponibles pour les employés.

Comme le dit Alix, directrice de René-Léosa :

Ça nous a tellement permis de simplifier notre travail !

4. Conformité et suivi des données

• Un logiciel de gestion des horaires facilite le respect des lois du travail en ce qui concerne les heures de travail, les heures supplémentaires et les pauses, réduisant ainsi les risques de problèmes légaux.
• Il conserve des données précises sur les heures travaillées, les congés et les informations de paie, ce qui améliore les audits et les rapports.

5. Main-d’œuvre plus efficace

• Un logiciel de gestion des plannings optimise les niveaux de personnel en fonction des besoins des résidents et des exigences de l’établissement, évitant ainsi le sureffectif ou le sous-effectif.
• Il permet également de suivre les indicateurs de performance et la présence des employés, aidant ainsi les managers à repérer leurs meilleurs talents et à cibler les axes d’amélioration possible.

6. Amélioration de la satisfaction des salariés

• Un logiciel professionnel rend la gestion des plannings et des plages de travail plus juste et transparente, ce qui améliore la motivation des salariés.
• Il offre aux salariés des portails en libre-service où ils peuvent consulter leurs horaires, demander des modifications et communiquer avec la direction, ce qui favorise la satisfaction au travail et la fidélisation des salariés.
• Il permet également aux managers et aux collaborateurs de reconnaître les efforts des salariés grâce aux high fives.

Découvrez 5 conseils pour améliorer l’efficacité du personnel et la satisfaction des résidents >

7. Prise de décision davantage axée sur les données

• Les outils de gestion améliorent la prise de décisions grâce à des analyses détaillées et des rapports sur les plannings, la présence et la performance des employés.
• Le logiciel favorise une gestion proactive en repérant les tendances et les habitudes liées à la disponibilité et à la charge de travail des salariés.

8. Facilité d’adaptation

• Un logiciel professionnel s’adapte facilement à une augmentation du personnel et à l’évolution des opérations.
• Il répond aux besoins changeants de l’entreprise, y compris les ajustements des pratiques de planification.

9. Meilleure rentabilité

• Un logiciel de gestion d’horaires réduit les opérations manuelles liées à la création des plannings et aux communications, ce qui diminue les coûts.
• Il permet de limiter les heures supplémentaires coûteuses en optimisant l’attribution des plages de travail et les niveaux de personnel.

10. Meilleure qualité des soins aux résidents

• Un système de gestion garantit que l’établissement dispose en tout temps du nombre adéquat d’employés qualifiés, améliorant ainsi le service offert aux résidents.
• Il simplifie les tâches administratives des managers et du personnel, leur permettant de se concentrer davantage sur leurs responsabilités principales et les soins aux résidents.

11. Sécurité et confidentialité

• Un logiciel professionnel intègre des mesures de sécurité robustes pour protéger les données des salariés et des résidents ainsi que leur confidentialité.
• Il contrôle l’accès aux informations sensibles, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier ces données.

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22 questions à poser pour trouver le meilleur logiciel de gestion pour résidence pour personnes âgées

En posant les questions suivantes, vous serez en mesure de prendre une décision éclairée quant au logiciel le mieux adapté à la gestion de votre résidence pour personnes âgées ou maison de retraite.

Prérequis logiciels

1. Quelles fonctionnalités logicielles sont essentielles pour notre établissement ?

2. Dans quels domaines devons-nous nous améliorer ? La gestion des soins aux résidents, l’administration des médicaments, la création de plannings, la facturation, les rapports ou la communication interne ?

3. Avons-nous besoin d’un logiciel capable de s’adapter à la croissance de notre établissement ?

Fonctionnalités et caractéristiques

4. Quelles fonctionnalités sont proposées par les différentes solutions logicielles ?

5. Le logiciel intègre-t-il plusieurs fonctions clés, telles que la planification des soins, le suivi des médicaments, la facturation, l’intégration des dossiers médicaux électroniques (DME) et la gestion des salariés ?

6. Le logiciel peut-il être personnalisé selon nos besoins spécifiques ?

7. Le logiciel dispose-t-il d’une interface intuitive et facile à utiliser ?

Capacités d’intégration

8. Le logiciel est-il compatible avec nos systèmes existants, tels que les DME et les systèmes de facturation ?

9. Le logiciel permet-il une intégration facile avec des applications et services tiers ?

Démos et essais

10. Pouvons-nous obtenir une démo du logiciel pour le voir en action ?

11. Y a-t-il un essai gratuit pour tester le logiciel dans le cadre de nos activités quotidiennes ?

Support et formation

12. Le fournisseur du logiciel propose-t-il une formation complète pour le personnel ? (Notez que certains logiciels sont tellement conviviaux qu’une formation minimale suffit.)

13. Le fournisseur assure-t-il un support continu pour les utilisateurs pendant et après l’implémentation ?

14. Le fournisseur propose-t-il un support client de qualité, tel qu’une assistance 24/7 par téléphone, mail et chat avec des réponses rapides ?

Coût et retour sur investissement

15. Quel est le modèle tarifaire du logiciel ? Est-ce un achat unique ou un abonnement ?

16. Quels sont les coûts initiaux et les frais de maintenance ?

17. Y a-t-il des coûts supplémentaires ?

18. Quel est le retour sur investissement potentiel en fonction des gains d’efficacité et des économies prévues ?

Références et avis

19. Que disent les professionnels des soins aux aînés et les revues spécialisées de l’industrie sur ce logiciel dans les avis en ligne ?

20. Le fournisseur peut-il fournir des références de clients existants ?

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Sécurité et conformité

21. Comment le logiciel protège-t-il les données des résidents et des salariés ?

22. Le logiciel est-il conforme aux réglementations pertinentes en matière de protection des données ?

Logiciels couramment utilisés dans les maisons de retraite et résidences pour personnes âgées

Voici une liste des logiciels fréquemment utilisés dans les résidences pour aînés et maisons de retraite. Ils sont utilisés pour automatiser les tâches récurrentes et minimiser les erreurs humaines, contribuant ainsi à simplifier les opérations, améliorer les soins aux résidents et garantir la conformité aux exigences réglementaires.

1. Dossiers de santé électroniques (DSE)

• Conservent et gèrent les antécédents médicaux, les plans de traitement et les dossiers de médicaments des résidents.

2. Systèmes de gestion des médicaments

• Automatisent le processus de prescription, de distribution et d’administration des médicaments.

3. Logiciels de gestion des soins aux résidents

• Permettent de gérer et de documenter les activités de soins quotidiens, de suivre les progrès des résidents et de coordonner les plans de soins.

4. Systèmes de télésanté

• Facilitent les consultations à distance et la surveillance de la santé des résidents.

5. Logiciel de gestion de la réhabilitation

• Gère et suit les services de thérapie physique, occupationnelle et orthophonique.

6. Systèmes de gestion de la facturation et des finances

• Prennent en charge la facturation, le traitement des demandes de remboursement et les rapports financiers.

7. Logiciel de gestion des plannings et du personnel

• Planifie les plages horaires de travail, suit le temps et les présences et gère la paie.

8. Logiciel de gestion de la qualité et de la conformité

• Veille au respect des normes réglementaires et soutient les efforts d’amélioration de la qualité.

9. Logiciel de gestion communautaire

• Gère les opérations quotidiennes, notamment les activités des résidents, les demandes de maintenance et les communications.

10. Plateformes d’engagement des résidents

• Facilitent la communication et l’interaction entre les résidents et le personnel grâce à des réseaux sociaux et des calendriers d’activités.

11. Logiciel de planification des repas et gestion des services alimentaires

• Planifie les menus, suit les préférences alimentaires et organise les services de restauration.

12. Logiciel pour programmes de santé et bien-être

• Organise et gère les cours de fitness, les dépistages de santé et les initiatives de bien-être.

13. Systèmes de gestion des transports

• Planifient et gèrent les services de transport pour les résidents.

14. Logiciel de gestion de la maintenance

• Suit et gère les tâches de maintenance, les ordres de travail et les calendriers d’entretien préventif.

15. Systèmes d’alerte d’urgence

• Offrent aux résidents un moyen de demander de l’aide en cas d’urgence tout en garantissant des temps de réponse rapides.

16. Systèmes de gestion de la relation client (CRM)

• Gèrent les relations avec les résidents et leurs familles, suivent les interactions et soutiennent les efforts de marketing.

17. Systèmes de gestion des ressources humaines (RH) et de la paie

• Gèrent les dossiers des salariés, la paie, l’administration des avantages sociaux et le respect des lois du travail.

18. Systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS)

• Fournissent des ressources de formation et de développement pour le personnel.