Comment créer un planning de travail 24 h pour votre entreprise

Comment les restaurants, magasins, pharmacies, hôtels, résidences pour personnes âgées et services de sécurité ouverts 24 heures sur 24 répondent-ils à leurs besoins en personnel, tout en maintenant l’efficacité des salariés et leur satisfaction au travail ?

Voici des pratiques exemplaires à adopter lorsque vous créez des plannings de travail 24 h. Cet article comprend également des conseils pour choisir le planning 24 h qui répondra le mieux aux besoins de votre entreprise.

Facteurs à prendre en considération lors de la gestion des plannings de travail 24 h

Préparer des plannings de travail 24 h ne se limite pas à remplir les créneaux horaires. Les pratiques exemplaires en matière de gestion des plannings des salariés visent à optimiser la productivité des salariés, à augmenter leur satisfaction au travail et à améliorer la rétention du personnel. Le tout, en s’assurant que les besoins de l’entreprise sont comblés et les objectifs de rendement sont atteints.

Voici 5 éléments à prendre en considération lorsque vous préparez des plannings de travail 24 h.

1. Les congés des salariés

Votre magasin à rayons ou votre centre d’appel est peut-être ouvert 24/7, mais votre personnel n’est certainement pas disponible en tout temps. Parvenir à un bon équilibre travail-famille qui préserve la santé mentale et physique des salariés est essentiel pour les fidéliser.

Les congés sont l’une des principales préoccupations des salariés, juste après le salaire.

Pratiquement tous les salariés seront malades ou demanderont congé de temps à autre. Bien que cela soit inévitable, ces demandes peuvent bouleverser un plannings de travail soigneusement préparé.

Vous devez garder une certaine marge de manœuvre dans votre planning de travail 24 h pour remplacer un salarié malade ou qui demande un congé, qu’il soit payé ou sans solde. Sinon, vous risquez de vous retrouver régulièrement en manque de personnel.

S’assurer que vos plannings sont conformes aux exigences de la loi du travail est une pratique exemplaire évidente en matière de gestion des plannings. Il en va aussi de même pour le bien-être et le bonheur des salariés, surtout si vous souhaitez garder votre personnel pendant longtemps.

Lorsque vous préparez les plannings des salariés d’une société ouverte 24 heures sur 24, n’oubliez pas que le travail de soir ou de nuit peut avoir des conséquences néfastes sur la santé mentale et physique d’un salarié. Contraindre les salariés à passer trop rapidement du travail de jour au travail de nuit peut également entraîner un manque de sommeil et un épuisement professionnel.

Les salariés qui travaillent de nuit apprécieront sans doute d’avoir des nuits de repos supplémentaires de temps en temps pour rattraper leur sommeil ou en profiter pour prendre de petites vacances. Ils apprécieront également d’avoir des nuits de congé pendant la fin de semaine pour leur permettre de passer du temps en famille ou de faire des activités avec des amis.

Il est tout à fait raisonnable pour une société qui opère 24/7, comme une maison pour personnes âgées ou un hôtel, de demander à leurs salariés de travailler une fin de semaine par mois selon un planning rotatif. Les soumettre inutilement à de la fatigue et de l’épuisement, non. Cela ne fera qu’engendrer de l’insatisfaction au travail, de l’absentéisme et une faible rétention des salariés.

2. Le nombre de salariés dans votre entreprise

Il y a différents types de planning de travail 24/7. Certains conviennent mieux aux sociétés comme les centres d’appel, qui ont tendance à avoir beaucoup de salariés. D’autres conviennent mieux aux entreprises qui doivent prévoir différents postes ou différentes équipes de travail pour un même quart de travail, comme dans le secteur de l’hôtellerie et de la restauration.

La disponibilité des salariés jouera également un rôle important dans le choix du type de planning de travail 24 h qui convient le mieux à votre entreprise. Certains travailleurs sont plus que disposés à accepter des quarts supplémentaires et à travailler plus d’heures que d’autres.

Dans cette optique, ne partez jamais du principe erroné selon lequel tous les salariés veulent travailler le même nombre d’heures chaque semaine. Demandez-leur et essayez de respecter le plus possible leurs préférences. Tenir compte des préférences des salariés en matière de planning peut être un excellent moyen de les garder heureux.

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3. Le planning fixe ou rotatif

Il y a des avantages et des inconvénients, tant pour les plannings fixes que pour les plannings rotatifs. Il faut les examiner attentivement.

• Le planning fixe : les salariés travaillent toujours au même quart de travail, par exemple au quart de jour.
• Le planning rotatif : les salariés travaillent en alternance à différents quarts. Par exemple, ils peuvent travailler pendant une semaine au quart de jour, suivi d’une semaine au quart de relève, puis une semaine au quart de nuit. Ils reviennent ensuite au quart de jour. Ils peuvent aussi travailler une fin de semaine par mois.

Si vous optez pour un modèle de planning rotatif, réfléchissez bien à la durée du cycle. Celle-ci déterminera le nombre de jours consécutifs pendant lesquels les salariés devront travailler la nuit et la fréquence à laquelle leurs jours de repos tomberont la fin de semaine. Ces facteurs influenceront le rendement et la satisfaction au travail.

4. Les échanges de quarts de travail

Le travail par quarts rime souvent avec échanges de quarts de travail entre salariés. Mais lorsque vous gérez une pharmacie ou une entreprise de services de sécurité ouverte 24/7, préparer les plannings peut être complexe.

La plupart des sociétés seront en mesure de s’adapter aux échanges de quarts de travail et seront heureuses de le faire, car cela permet de s’assurer que tous les quarts sont couverts. De plus, les salariés ont plus de flexibilité pour prendre un jour de congé pour des raisons personnelles, s’ils en ont besoin.

Autoriserez-vous aux salariés à échanger leurs quarts de travail entre eux ou préférerez-vous approuver toutes les demandes préalablement ? Voilà un autre facteur à prendre en considération lorsque vous planifiez des plannings de travail 24 h.

Quoi qu’il en soit, vous devez trouver une méthode qui vous permettra de toujours savoir si vous avez prévu suffisamment de salariés pour chaque quart de travail. Vous devez également vous assurer que certains employés ne s’exposent pas à un épuisement professionnel en acceptant trop d’échanges de quarts de travail.

Un logiciel de gestion des plannings vous permettra de déterminer des restrictions ou des directives en matière d’échanges de quarts de travail. De cette façon, même si vous autorisez les salariés à échanger leurs quarts de travail entre eux, vous serez certain que cela se fait dans le respect des politiques de l’entreprise.

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5. Les salariés à temps partiel

Les salariés à temps partiel peuvent être un atout pour les sociétés qui fonctionnent 24/7. Ces salariés polyvalents permettent aux managers de maintenir la productivité de leurs équipes, tout en gérant étroitement leurs coûts de main-d’œuvre. Le travail à temps partiel est peut-être ce dont votre entreprise a besoin pour maintenir une main-d’œuvre diversifiée.

Voici quelques avantages à embaucher des salariés à temps partiel :

• Stimuler le moral des troupes : l’embauche de salariés à temps partiel vous permet de donner un répit à vos salariés à temps plein en réduisant leurs heures de travail. En réduisant au minimum les longues heures de travail avec peu de temps libre, vous contribuerez à améliorer le moral de l’ensemble de l’équipe. De plus, vous économiserez en réduisant le nombre d’heures supplémentaires.
• Améliorer la qualité du travail : formez votre personnel à temps partiel afin qu’il se spécialise dans des tâches particulières. Ils produiront un travail de meilleure qualité que les salariés qui doivent régulièrement changer de poste. Cela peut faire toute la différence pour des équipes de travail très occupées, avec des délais serrés ou des tâches qui requièrent beaucoup de minutie.
• Augmenter la flexibilité : les salariés à temps partiel sont très utiles lorsque vient le temps de remplacer une personne qui est malade ou qui ne s’est pas présentée. Ils peuvent même combler des quarts qui ne sont pas assurés par votre personnel régulier à temps plein, comme les quarts de nuit ou de fin de semaine. La possibilité de prévoir des salariés selon les besoins facilite le travail de planification des managers. De plus, cela permet de maintenir le niveau de productivité sans avoir à payer pour des heures supplémentaires.
• Minimiser l’épuisement professionnel et la fatigue des salariés : étant donné qu’ils travaillent moins d’heures, les salariés à temps partiel arrivent souvent au travail avec plus d’enthousiasme pour le travail et plus d’énergie. Le taux d’épuisement professionnel étant très faible chez les salariés à temps partiel, ils sont également disponibles pour remplacer d’autres salariés qui ont besoin d’une pause bien méritée.
• Réduire les coûts de main-d’œuvre : les salariés à temps partiel offrent une option très rentable. Travaillant généralement à un taux horaire, ils peuvent être planifiés en fonction des besoins de votre société. Vous avez besoin de plus de personnel pendant l’été ? Les choses se calment juste après les vacances ? Le personnel à temps partiel est peut-être ce qu’il vous faut. En prime, la plupart des salariés à temps partiel ne bénéficient pas d’avantages sociaux, ce qui peut réduire considérablement les coûts de main-d’oeuvre.

Comment planifier un planning de travail 24/7  ?

Planifier manuellement un planning de travail 24/7 est hors de question pour la plupart des sociétés qui ne sont pas une TPE, car il y a tout simplement trop de variables à prendre en compte.

Voici quelques-uns des outils de gestion des plannings les plus populaires que les entreprises utilisent pour les plannings de travail 24/7.

Un logiciel de gestion des plannings

Utiliser un logiciel de gestion des plannings est sans aucun doute la façon la plus efficace de préparer les plannings des salariés. Étant donné qu’il est conçu spécifiquement pour cette tâche, le logiciel de gestion des plannings élimine la majeure partie des tâches manuelles liées à la planification des plannings de travail. Il vous permet au contraire de configurer facilement les éléments suivants en quelques clics :

• Le nombre de salariés, d’équipes de travail et de quarts de travail;
• Les contraintes concernant notamment les échanges de quarts de travail, les demandes de congé, les préférences en matière d’heures de travail;
• Les seuils minimum et maximum pour les coûts de main-d’œuvre, la rémunération des heures supplémentaires, etc.

Puis, le logiciel applique automatiquement toutes ces variables chaque fois que vous avez besoin de créer un nouveau planning.

En vous permettant non seulement de planifier, mais aussi d’optimiser les plannings de travail, un logiciel de gestion des plannings peut faire toute la différence pour les sociétés qui doivent régulièrement planifier les quarts de travail de leurs salariés.

Comme pour toute tâche complexe, mais répétitive, vous obtiendrez toujours les meilleurs résultats si vous disposez du bon outil. Même les petites entreprises utilisent un logiciel de comptabilité pour faire leur tenue de livres plus efficacement et avec le moins d’erreurs et d’oublis possible.

Le meilleur logiciel de gestion des plannings est extrêmement convivial et facile à configurer en fonction de vos besoins spécifiques.

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Excel

Les entreprises qui n’ont que quelques salariés qui travaillent toujours aux mêmes quarts de travail peuvent probablement s’en sortir en utilisant Excel pour planifier leur planning de travail 24 h.

Toutefois, pour la grande majorité des utilisateurs, les fonctionnalités d’Excel seront trop limitées. Seuls les utilisateurs d’Excel les plus chevronnés sauront créer les bonnes formules pour calculer des éléments tels que les coûts de main-d’œuvre, le nombre d’heures travaillées par salarié au taux normal et au taux des heures supplémentaires, ainsi que d’autres données utiles pour optimiser les effectifs.

Vous avez besoin d’aide pour convaincre vos dirigeants qu’Excel n’est pas le meilleur outil pour la gestion des plannings des salariés?

Montrez-leur les désavantages d’utiliser Excel pour les plannings de travail.

Google Sheets

Le tableur Google Sheets peut être une bonne option pour ceux qui créent actuellement des plannings de travail à la main, mais qui souhaitent travailler à partir d’un modèle simple de gestion des plannings des salariés.

Faites une recherche rapide sur Google ou YouTube et vous trouverez de nombreux tutoriels. Ces modèles sont idéaux pour un planning simple de 8 heures pendant 5 jours, mais avec un peu d’effort, vous pourriez les faire fonctionner pour un planning de 24 heures.

Exemples de plannings de travail 24/7

Voici quelques-uns des modèles de plannings de travail 24 h les plus populaires utilisés par des entreprises qui fonctionnent jour et nuit, comme des entreprises en construction, en restauration, en services d’entretien ménager, des villes et municipalités, etc.

Le modèle 5-2, huit heures

Le planning 5-2, huit heures est le modèle le plus simple pour les sociétés ayant des quarts de 8 heures.

Voici comment un planning 5-2, huit heures fonctionne :

Sur un cycle de 28 jours, toutes les 24 heures, 4 équipes se relayent entre des quarts de huit heures de jour, de relève et de nuit.

• 7 quarts de jours;
• 2 jours de repos;
• 7 quarts de relève;
• 2 jours de repos;
• 7 quarts de nuit;
• 3 jours de repos.

Voici ce à quoi ressemble le modèle 5-2, huit heures :

Les avantages d’un planning 5-2, huit heures

• Les 4 équipes peuvent être de n’importe quelle taille;
• Le personnel alterne lentement entre les quarts de jour, de relève et de nuit, ce qui facilite la transition;
• Les salariés bénéficient d’un jour de congé supplémentaire après avoir travaillé les 7 quarts de nuit, ce qui leur donne plus de temps pour récupérer.

Le modèle DuPont

Le planning DuPont est idéal pour les entreprises qui ont besoin d’au moins deux équipes toujours en service.

Voici comment le modèle DuPont fonctionne :

Sur un cycle de 4 semaines, toutes les 24 heures, 4 équipes se relayent sur des quarts de 12 heures, de jour et de nuit.

• 4 quarts de jours consécutifs;
• 3 jours de repos consécutifs;
• 3 quarts de nuit consécutifs;
• 1 jour de repos consécutif;
• 3 quarts de jours consécutifs;
• 3 jours de repos consécutifs;
• 4 quarts de nuit consécutifs;
• 7 jours de repos consécutifs.

Voici ce à quoi ressemble le modèle DuPont :

Les avantages du planning DuPont

• La planification des quarts de travail est plus simple;
• Il est plus facile de répondre aux demandes de congés des salariés;
• Les salariés bénéficient d’une semaine de repos par cycle de 4 semaines en raison des quarts de travail plus long.

Le modèle 4-3, dix heures

Le modèle 4-3, dix heures est une bonne option pour les sociétés qui ont 6 équipes ayant des quarts de travail qui se chevauchent.

Voilà comment fonctionne un planning 4-3, dix heures :

Sur un cycle de 3 semaines, chaque équipe travaille 10 heures en se chevauchant sur le premier, deuxième et troisième quart de travail, pour couvrir un total de 24 heures.

• 4 jours sur le premier quart;
• 3 jours de repos;
• 4 jours sur le deuxième quart;
• 3 jours de repos;
• 4 jours sur le troisième quart;
• 3 jours de repos.

Voici ce à quoi ressemble le modèle 4-3, dix heures :

Les avantages d’un planning 4-3, dix heures

• Une fois par semaine, les salariés des six équipes travaillent le même jour;
• Ce jour peut être fixé à n’importe quel moment de la semaine pour couvrir une journée particulièrement chargée, ou encore pour permettre de la formation continue.

Le modèle 4-2, 4-3, 4-3, dix heures

Le planning 4-2, 4-3, 4-3, dix heures est un choix judicieux pour les sociétés qui ont 5 équipes de travail et qui nécessitent une plus grande flexibilité pour déterminer quand les quarts de travail se chevauchent afin de mieux répondre aux besoins.

Contrairement au planning 4-3, dix heures, aucun jour ne se chevauche. Ce sont plutôt les heures de travail qui se chevauchent. Par conséquent, ce modèle de planning de travail 24 h offre moins de chevauchement. Toutefois, les heures qui se chevauchent peuvent être réglées pour se produire quand cela est le plus avantageux pour votre organisation.

Voici comment fonctionne un planning 4-2, 4-3, 4-3, dix heures :

Sur un cycle de 3 semaines, chaque équipe travaille 10 heures en se chevauchant sur le premier, deuxième et troisième quart de travail, pour couvrir un total de 24 heures.

• 4 jours sur le premier quart;
• 2 jours de repos;
• 4 jours sur le troisième quart;
• 3 jours de repos;
• 4 jours sur le deuxième quart;
• 3 jours de repos.

Voici à quoi ressemble un planning 4-2, 4-3, 4-3, dix heures :

Les avantages du modèle 4-2, 4-3, 4-3, dix heures

• La rotation des équipes permet à chacune d’entre elles de bénéficier d’une fin de semaine libre à l’occasion;
• Les équipes obtiennent deux fins de semaine de trois jours par cycle de 3 semaines;
• Au cours des 20 jours, les équipes travaillent les trois quarts de 10 heures.

Le modèle 6-4, 6-4, 6-4, dix heures

Le planning 6-4, 6-4, 6-4, dix heures est un excellent choix pour les sociétés qui ont 5 équipes et qui ont besoin de faire chevaucher les quarts de travail pour fournir une aide supplémentaire pendant les heures plus achalandées. Les heures qui se chevauchent peuvent être fixées au moment le plus avantageux pour votre entreprise.

Voici comment un planning 6-4, 6-4, 6-4, dix heures fonctionne :

Sur un cycle de 30 semaines, chaque équipe travaille 10 heures en se chevauchant sur le premier, deuxième et troisième quart de travail, pour couvrir un total de 24 heures.

• 6 jours sur le premier quart;
• 4 jours de repos;
• 6 jours sur le troisième quart;
• 4 jours de repos;
• 6 jours sur le deuxième quart;
• 4 jours de repos.

Les avantages du modèle 6-4, 6-4, 6-4, dix heures

• Les équipes bénéficient de 4 jours de repos après chaque rotation de quart de travail;
• Chaque équipe obtient deux fins de semaine de repos par cycle de 30 jours;
• Chaque équipe obtient 4 jours de fins de semaine toutes les 18 semaines;
• Au cours du cycle de 30 jours, les équipes travaillent les trois quarts de 10 heures.

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Les pratiques exemplaires pour les plannings de travail 24 h

Pratique exemplaire 1 : Concilier les besoins de l’entreprise et ceux des salariés

Le meilleur planning de travail 24 h répond aux besoins de l’entreprise en matière de productivité, de performance et de coûts de main-d’œuvre. Il optimise également l’expérience des salariés sur le plan de la satisfaction au travail afin de maximiser la rétention des salariés. Offrir de la flexibilité est l’une des meilleures pratiques exemplaires pour accroître la satisfaction des salariés et donc réduire le taux de roulement.

Pratique exemplaire 2 : Minimiser le risque de fatigue et d’épuisement professionnel des salariés

La crise actuelle de pénurie de main-d’œuvre met à rude épreuve les sociétés ouvertes 24/7 qui doivent avoir un minimum de salariés en poste. Que les salariés souhaitent faire des heures supplémentaires ou qu’ils le fassent simplement par loyauté, la fatigue et l’épuisement professionnel constituent toujours un risque pour les travailleurs de première ligne. Les entreprises ouvertes 24/7 pourraient être amenées à modifier leurs pratiques en matière d’embauche afin de recruter davantage pour couvrir leurs besoins en personnel.

Pratique exemplaire 3 : Utiliser un logiciel de gestion des plannings

Un logiciel de gestion des plannings est conçu de façon à intégrer toutes les pratiques exemplaires en matière de gestion des plannings. Cet outil simplifiera et optimisera tous les aspects de la gestion des plannings des salariés afin que vous puissiez vous concentrer sur des tâches plus importantes.

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