Meilleures pratiques de gestion des plannings pour les commerces de détail
La gestion des plannings dans les commerces de détail consiste à créer des créneaux de travail puis à assigner les quarts de travail aux salariés. En général, cette responsabilité revient aux managers du magasin.
Ces derniers ont tout intérêt à adopter des pratiques exemplaires en matière de gestion des plannings. En apportant quelques changements mineurs, vous pourrez mieux répondre aux besoins de vos collaborateurs, améliorer la rétention des salariés, optimiser la rentabilité et gagner un temps inestimable.
La gestion des plannings en commerce de détail peut représenter un véritable défi. Les besoins en personnel, la disponibilité des salariés et les contraintes organisationnelles peuvent changer à tout moment.
Mais la gestion des plannings ne devrait pas être synonyme de jonglerie et de casse-tête sans fin pour les managers et les superviseurs. Dans cet article, nous explorons les avantages d’optimiser la gestion des plannings de travail des salariés des commerces de détail. Nous offrons également 6 pratiques exemplaires pour vous aider à gagner en efficacité lorsque vous créez les plannings de travail de vos salariés.
Implantez ces pratiques dans votre société pour obtenir des salariés plus heureux, un milieu de travail plus harmonieux et plus productif ainsi que des clients plus satisfaits. Effets qui se traduiront ensuite par une augmentation des ventes, moins de roulement de personnel et des coûts de main-d’œuvre moins élevés.
Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur :
- Les avantages d’une gestion optimale des plannings de travail dans les commerces de détail;
- Les pratiques exemplaires en matière de gestion des plannings;
- Les conseils sur la gestion des plannings du personnel;
- Les moyens d’optimiser la gestion des plannings dans les commerces de détail avec Agendrix;
- Les questions fréquemment posées (FAQ) à ce sujet.
Les avantages d’optimiser la gestion des plannings des salariés dans les commerces de détail
Pour faire face à la vive concurrence dans le secteur, les managers de commerces de détail n’ont d’autre choix que d’optimiser chaque aspect de leurs opérations. La gestion du personnel n’y fait pas exception.
La gestion des plannings de travail doit donc aller au-delà de la simple satisfaction des besoins du moment en personnel. Elle doit contribuer directement à la croissance de l’entreprise. Optimiser la gestion des plannings dans votre commerce de détail vous permet de réduire les coûts de main-d’œuvre en améliorant la productivité de vos salariés.
Voici 6 bonnes pratiques à mettre en œuvre dès maintenant pour optimiser la gestion des plannings de travail dans votre commerce de détail.
Les meilleures pratiques en matière de gestion des plannings
1. Utilisez un logiciel de gestion des plannings conçu sur mesure pour les commerces de détail
De nos jours, aucun grand détaillant ne penserait tenir sa comptabilité à la main ou sur un fichier Excel. Pourtant, certains gèrent encore les plannings de leurs salariés manuellement. Ce qui est surprenant, puisque l’utilisation d’un logiciel de gestion de plannings pour les commerces au détail change complètement la donne lorsqu’il s’agit d’éliminer les suppositions et les erreurs en matière de gestion de plannings.
Un bon logiciel de gestion des plannings doit être convivial et facile à utiliser. Pour vous permettre, dès le premier jour, de gagner du temps, de réduire les coûts et d’accroitre la productivité des managers.
Un tel logiciel peut prendre en considération une foule de variables et de contraintes comme les heures de pointe, la disponibilité et les préférences des salariés, les heures supplémentaires, etc. Il permet de créer instantanément des plannings de travail optimaux, peu importe le nombre de salariés ou de lieux de travail, et ce, avec un minimum d’effort de la part du managers.
En une fraction du temps que vous consacrez actuellement à gérer les plannings de vos salariés, un logiciel de gestion des plannings vous permettra de :
· Créer et gérer les plannings de travail de plusieurs succursales simultanément;
· Optimiser les coûts de main-d’œuvre;
· Saisir les heures d’arrivée et de départ des salariés;
· Réduire l’absentéisme et les retards;
· Prévenir les erreurs liées à la paie.
De nombreux modèles de plannings sont offerts gratuitement, mis ils n’offrent pas les mêmes fonctionnalités qui permettent d’augmenter votre productivité.
2. Permettez à vos salariés d’échanger des quarts de travail
Dans le secteur du commerce de détail, les quarts de travail sont très changeants. C’est pourquoi les échanges de quarts de travail sont pratique courante chez plusieurs détaillants.
Un logiciel de gestion des plannings permet aux salariés d’échanger facilement leurs quarts de travail entre eux — et aux managers d’accepter l’échange — sans être dérangés constamment avec des problèmes de planning ni laisser d’incertitude à savoir si le quart de travail est couvert.
Un bon logiciel de gestion des plannings permet aux salariés de demander et d’accepter des échanges de quarts de travail, soit à l’aide d’un navigateur Web ou grâce à une application mobile.
La meilleure application de gestion des plannings vous permet également de décider si vous voulez que les demandes d’échange de quarts de travail soient approuvées automatiquement (ce qui veut dire que les salariés peuvent échanger des quarts de travail entre eux sans devoir obtenir l’approbation patronale) ou si vous préférez que le manager approuve les changements avant qu’ils soient effectifs.
Dans un cas comme dans l’autre, une fois un échange accepté (soit automatiquement, soit par le manager), le système réorganise automatiquement le planning et les personnes concernées peuvent alors voir la mise à jour via l’application. L’application assure également le suivi de tous ces changements, fournissant ainsi un registre centralisé.
Simplifier les échanges de quarts de travail entre les salariés permet de réduire leur niveau de stress et augmente leur satisfaction au travail. Vous aurez des salariés plus heureux, plus fidèles, et donc moins de roulement de personnel.
Cela permet également de réduire le niveau de stress des personnes responsables des plannings et de mieux répondre aux besoins des salariés. Cela est particulièrement vrai pour les superviseurs qui doivent gérer les échanges de quarts de travail de salariés travaillant à plusieurs emplacements.
L’application de gestion des plannings Agendrix permet de gérer facilement les échanges de quarts de travail.
3. Optimisez les heures de travail
Tous les détaillants savent à quel point le manque de personnel peut être dommageable pour leur rendement. Mais le sureffectif peut être tout aussi contre-productif pour ceux dont les marges de profit sont faibles et les budgets de main-d’œuvre, serrés.
Ils doivent donc trouver un juste équilibre entre offrir un service à la clientèle de qualité et réduire les coûts de personnel, tant pendant qu’en dehors des heures de pointe.
L’une des façons d’y parvenir est de prévoir à la fois des salariés à temps plein et à temps partiel. Cela évite que les salariés à temps plein accumulent des heures supplémentaires et donc faire augmenter les coûts en main-d’œuvre. Les salariés à temps partiel, quant à eux, acquièrent une précieuse formation en travaillant auprès de salaroiés à temps plein plus expérimentés.
Prédire l’achalandage pour planifier les effectifs idéaux ne devrait pas être laissé au hasard ou à l’instinct d’un manager. Le logiciel de gestion des plannings Agendrix permet aux managers de visualiser facilement les coûts de main-d’œuvre en temps réel et d’ajuster les effectifs à toute heure de la journée. À elle seule, cette fonctionnalité peut aider à minimiser les coûts et optimiser les profits.
Le logiciel peut être configuré en fonction des exigences précises de votre organisation pour assurer la conformité aux règles relatives aux effectifs ou aux heures supplémentaires, et peut même vous alerter lorsque des dérogations ou des exceptions sont nécessaires.
4. Suivez les heures de travail de vos salariés
Le traçage des heures travaillées du personnel est nécessaire pour assurer un suivi des présences, faciliter le travail des ressources humaines et verser la rémunération.
Il existe différentes façons de suivre les heures de travail des salariés. La meilleure méthode consiste à utiliser un logiciel de gestion des plannings tout-en-un pour les commerces de détail qui comprend aussi une fonctionnalité de pointage en ligne.
Combiner les plannings et la pointeuse dans une même application fait gagner beaucoup de temps aux managers. Par exemple, ils peuvent, en temps réel :
- Voir d’un coup d’œil si un salarié ne s’est pas présenté à son quart de travail;
- Surveiller les pauses;
- Repérer facilement les entrées de temps manquantes;
- Perdre moins de temps à comparer les plannings prévus avec les heures réellement travaillées.
5. Automatisez les tâches qui vous font perdre du temps
Dans un secteur comme celui du commerce de détail, où les marges de profit sont minces, l’optimisation des processus est primordiale. Ce qui s’applique également à la gestion des plannings de travail des salariés.
La création des plannings, le suivi des heures de travail, l’optimisation des coûts, la gestion des demandes des salariés, l’approbation des changements de quarts de travail et la communication de toute cette information aux salariés sont toutes des tâches routinières qui peuvent être simplifiées grâce à un logiciel tout-en-un de gestion des plannings pour les commerces de détail.
- Créez, modifiez et envoyez les plannings;
- Partagez les plannings de travail pour que tous les salariés puissent les consulter sur leur téléphone;
- Envoyez des rappels aux salariés avant chaque quart de travail;
- Gérez les demandes et envoyez des messages;
- Permettez au personnel de pointer à leur arrivée et au départ;
- Obtenez des feuilles de temps remplies automatiquement.
6. Publiez les plannings à l’avance
Les salariés aiment que les plannings soient annoncés d’avance. Non seulement cela facilite la conciliation entre vie professionnelle et vie privée, mais les salariés peuvent aussi prévoir certaines choses de leur côté, comme le transport et la garde des enfants.
Vous pensez peut-être qu’afficher des plannings dans un tableur Excel près de la pointeuse ou sur Facebook Messenger fonctionne très bien, mais quels efforts faut-il déployer pour s’assurer que les salariés sont au courant des changements de dernière minute ? Et lorsqu’ils ne le sont pas, quel est le coût de leur absence ou leur arrivée tardive ? Combien de temps faut-il pour enquêter sur ces manquements et y remédier ?
Le manque de transparence et de communication lors de la gestion des plannings peut saper le moral des salariés et accélérer le roulement de personnel.
Un logiciel de gestion des plannings permet de publier les plannings en ligne et de les rendre accessibles à tous. Lorsque des changements sont apportés, toutes les personnes concernées sont avisées immédiatement.
Pour en finir avec les appels et les textos de dernière minute : Les salariés peuvent facilement consulter leur planning à tout moment, y compris l’heure à laquelle ils commencent leur quart et l’endroit où ils travaillent, et ce, à partir de leur téléphone intelligent.
Pour en finir avec les excuses du type « je ne savais pas que je travaillais » : Les managers peuvent voir directement sur l’application quels salariés ont pris connaissance du planning et si des échanges de quarts de travail ont eu lieu.
Pour en finir avec le doute et l’incertitude : Les managers peuvent utiliser l’application pour demander aux salariés de confirmer leurs quarts de travail à l’avance afin de s’assurer qu’ils savent précisément quand ils travaillent.
Grâce à ces fonctions automatisées, il est beaucoup plus facile pour les responsables de communiquer avec les salariés. En gardant les lignes de communication toujours ouvertes entre les managers et les salariés (à temps plein et à temps partiel), ces derniers peuvent aussi contribuer plus directement à l’élaboration de leurs propres plannings.
Des recherches ont démontré qu’avoir un certain contrôle sur son propre planning de travail améliore l’engagement des salariés et la satisfaction au travail, sans créer de charge supplémentaire pour les managers.
Quelques conseils sur la gestion des plannings du personnel
1. Utilisez un code de couleur
Un code de couleur est un excellent moyen de dégager d’un coup d’œil des données complexes. Dans les plannings des commerces de détail, l’utilisation d’un code de couleur simple permet de distinguer facilement les différents postes, salariés ou quarts de travail.
Un code de couleur plus sophistiqué, comme celui que l’on trouve dans le logiciel de gestion des plannings Agendrix, vous indique si les plannings de travail respectent la disponibilité et les préférences des salariés (par exemple si la personne est disponible ou non, si elle demande un maximum de 10 à 15 heures par semaine, si elle est en congé, etc.).
Il peut même vous indiquer si votre planning actuel répond ou non à votre objectif de coût de la main-d’œuvre.
Pour d’autres conseils : comment créer le meilleur planning de travail pour vos salariés.
2. Utilisez des plannings rotatifs
Les plannings rotatifs permettent de travailler selon un modèle ou un cycle prédéterminé, par exemple en faisant travailler les salariés deux quarts de jour, puis deux quarts de nuit.
Les avantages :
- Permet de répartir plus équitablement le talent et l’expertise
En répartissant les salariés les plus expérimentés ou les plus performants sur tous les quarts de travail, vous pouvez vous assurer que les clients bénéficient d’une bonne expérience, quelle que soit l’heure de la journée.
- Améliore le moral des salariés
Les fins de semaine sont souvent très occupées dans le commerce de détail. Mais c’est aussi une période bien prisée pour prendre du repos. Si vous ne pouvez pas toujours satisfaire les préférences de chacun en matière de plannings, les plannings en rotation vous permettent de les satisfaire au moins en partie, par exemple, en offrant une fin de semaine de repos sur deux ou trois.
Les salariés verront que même si leur planning de travail n’est pas parfait, il est au moins équitable. Cela peut contribuer à minimiser le roulement du personnel, tout en permettant à votre magasin d’avoir les ressources adéquates.
- Augmente l’efficacité opérationnelle
Les plannings en rotation vous permettent de couvrir toutes les heures de travail en offrant aux salariés un temps de repos suffisant. Chacun a la possibilité de toucher un salaire plus élevé pendant les heures de pointe et de se former pendant les heures creuses. La productivité et l’efficacité de votre personnel s’en trouveront améliorées.
3. Pensez à embaucher plus de salariés à temps partiel
Si vos salariés à temps plein travaillent souvent plus d’heures qu’ils ne le souhaitent, ils finiront par chercher un autre emploi mieux adapté à leurs besoins. Plutôt que de laisser cette situation se produire, envisagez d’embaucher plus de salariés à temps partiel pour couvrir les quarts de travail supplémentaires de soir et de fin de semaine dont vos salariés à temps plein ne veulent pas.
Le logiciel de gestion de plannings Agendrix vous indique automatiquement si vous planifiez des salariés pour plus d’heures que ce qu’ils ont demandé, vous permettant ainsi de vous assurer de ménager vos meilleurs salariés.
4. Utilisez un planning de référence
Créer un planning de référence facile à copier vous permet d’assurer une certaine cohérence d’un planning à l’autre tout en facilitant les ajustements nécessaires sans avoir à recréer un nouvel planning à chaque fois.
Le logiciel de gestion de planning Agendrix vous permet de copier et de modifier des plannings antérieurs ou de créer des plannings récurrents en quelques clics seulement. Il vous indique même s’il y a des conflits de planning pour l’ajuster en conséquence.
Cette stratégie vous permet de gagner du temps et profite aussi aux salariés, car elle leur donne une meilleure idée des moments où ils sont libres pour planifier des activités ou prendre des rendez-vous.
Comment optimiser la gestion des plannings dans les commerces de détail avec Agendrix
Adopter un logiciel de gestion des plannings pour le commerce de détail évite aux managers de jongler constamment avec les plannings des salariés simplement pour maintenir les profits et minimiser les coûts. Cela permet d’automatiser l’ensemble du processus.
Vos salariés auront accès à leur planning à l’avance. Ils constateront également que les plannings sont établis de manière équitable et tiennent compte de leurs besoins.
Inscrivez-vous à un essai gratuit de 7 jours à Agendrix, une solution tout-en-un pour gérer les plannings de travail qui permet de réduire les coûts, de faire gagner du temps et d’améliorer la fidélité et la productivité des salariés.
Comment fonctionnent les quarts de travail dans les commerces de détail ?
Les quarts de travail adaptés aux objectifs organisationnels sont communs dans le secteur du commerce de détail, notamment en raison du nombre important de salariés à temps partiel et des heures d’ouverture prolongées de certains types de commerces tels que les magasins à grande surface, les dépanneurs et les épiceries. Ces contraintes demandent aux détaillants de prévoir plus d’une équipe de travail par jour. La durée des quarts de travail peut varier en fonction de l’entreprise et de la main-d’œuvre disponible.
Les commerces qui opèrent 24 heures sur 24 disposent de plusieurs stratégies pour répartir leurs quarts de travail.
Par exemple :
- Des quarts de huit heures selon un planning fixe ou en rotation;
- Quatre quarts de 10 heures suivis de trois jours de repos;
- Plusieurs quarts de 12 heures suivis de plusieurs jours de repos.
- Les entreprises choisissent généralement la répartition qui convient le mieux aux besoins de leurs opérations et de leurs salariés, afin de les satisfaire et de prolonger leur présence.
Comment fonctionne la gestion des plannings de travail dans les commerces de détail ?
La gestion des plannings est généralement faite de deux façons : par un manager ou en libre-service.
Dans le cas d’un planning géré par un manager, la personne responsable assigne les quarts de travail et confirme ensuite le planning avec les salariés.
Dans le cas d’un planning en libre-service, la personne responsable crée un plan et génère un ensemble de quarts de travail disponibles. Les salariés choisissent ensuite parmi les quarts de travail offerts et confirment leurs choix.
Dans les deux cas, un logiciel de gestion de planning peut prendre en compte de nombreuses variables et contraintes.
Que signifie l’expression anglaise « rota scheduling » ?
En anglais, l’expression « rota scheduling », ou « rota planning », fait référence à la planification des plannings de travail. Ce terme est plus couramment utilisé au Royaume-Uni et a été introduit au début des années 1700. Rota signifie roue en latin et décrit le processus répétitif d’un salarié qui est programmé pour travailler (en rotation).
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