Avez-vous déjà oublié de considérer la demande de congé d’un salarié lors de la création de votre planning? Si vous avez répondu non, ne lisez pas ce qui suit!
Par contre, si vous admettez qu’il y a place à l’amélioration dans votre façon de communiquer vos plannings, cet article pourrait vous être bénéfique. Vous allez comprendre les effets négatifs provoqués par de simples lacunes dans les communications entourant la gestion des plannings.
Le cas adressé ici est celui des demandes de congé.
Voici l’histoire vécue de Pierre, le petit ami de ma fille aînée
Un souper de famille s’organise pour la fête de ma fille aînée. J’invite mes deux filles, leurs petits amis (Pierre et Marc), et ma mère.
Pierre travaille comme serveur dans un restaurant les weekends. Deux semaines avant le souper, Pierre arrive au travail et demande congé au responsable des plannings.
Le temps passe et Pierre n’a pas de nouvelle. Il assume que son congé n’est pas accepté. Le planning en format Excel est affiché sans modification.
Le jour du souper en question, en après-midi, Pierre nous informe qu’il se joindra à nous aussitôt que son quart se termine, mais qu’il ne sera pas du souper n’ayant pas eu de nouvelle à propos de sa demande.
- 18h15 : Pierre se change et met son uniforme.
- 18h30 : Pierre quitte pour le travail. Notez que Pierre travaille dans un restaurant se trouvant à 25 minutes de chez lui.
- 19h00 : À son arrivée, il constate qu’il avait été rayé du tableau Excel du planning affiché dans la salle de pause et remplacé par un autre salarié. Il interrompt le gérant sur le plancher et discute avec lui. Ce dernier confirme que Pierre ne travaille pas ce soir-là. Il a omis de lui confirmer. Pierre n’a pas eu l’occasion de voir la modification sur l’horaire papier puisqu’il ne travaille pas en semaine.
- 19h20 : Il quitte le restaurant et se met en route vers sa demeure.
- 19h50 : Il passe se changer chez lui.
- 20h20 : Pierre se joint à nous.
À son arrivée, Pierre nous a partagé sa déception. Il a fait une heure de route pour absolument rien et a manqué le souper de fête de sa petite amie. Il y a un malaise évident…
Maintenant, comment ça se passe si le restaurateur utilise Agendrix pour gérer la demande de congé?
- Pierre fait une demande de congé directement par Internet, à partir de son smartphone ou sur le web, avant même que le planning ne soit conçu par le gérant.
- Quand il fait une demande de congé, il choisit la date de début et de fin, puis justifie sa demande en écrivant : « Je souhaite être en congé pour le souper de fête de ma petite amie. Ce souper est important pour moi. »
- Instantanément, une notification est envoyée au responsable des plannings pour l’avertir d’une nouvelle demande de congé.
- Trois choix s’offrent au manager : accepter, refuser ou lancer une conversation pour expliquer son point de vue ou changer quelque chose à la demande. Dans la demande reçue de Pierre, le manager voit aussi, dans la même interface, l’historique des demandes passées. Ainsi, il peut visualiser les congés en attente des autres serveurs pour la même période.
- Ensuite, il accepte en un simple clic. Le manager n’a plus rien à faire, c’est terminé pour lui et le congé est transposé dans l’interface du planificateur de plannings.
- Une notification est envoyée automatiquement à Pierre qui apprend la bonne nouvelle.
Notez que le responsable des plannings n’a pas à partager ses informations personnelles (adresse courriel, profil Facebook, ou numéro de téléphone personnel) avec les salariés. Ces derniers reçoivent des communications en provenance d’Agendrix et non en provenance du numéro de téléphone, du courriel ou du compte Facebook du responsable. Les superviseurs de planning utilisant Agendrix conservent donc leurs informations privées!
Le scénario revu et corrigé :
- Pierre participe au souper de fête.
- Pas de malaise pour Pierre.
- Pas d’interruption du manager en période de pointe un vendredi soir.
Les erreurs de communications causent beaucoup de perte de temps et biens des désagréments. Une grande majorité de ces inconvénients peuvent être évités avec l’utilisation d’un logiciel de gestion des plannings comme Agendrix. La bonne nouvelle est qu’il n’est jamais trop tard pour améliorer vos systèmes en place.
