L’entretien annuel est une technique de gestion incontournable pour les managers qui souhaitent garder leurs salariés longtemps. Mais en quoi cela consiste-t-il?
L’entretien annuel réfère à une rencontre formelle entre un salarié et son supérieur hiérarchique. Elle a pour but principal d’évaluer la performance du salarié.
Bien que l’entretien individuel annuel ne soit pas obligatoire, il s’agit d’un exercice de management répandu. Il permet entre autres de faire un bilan de l’année, de discuter des difficultés rencontrées et des compétences à développer, d’établir les objectifs à atteindre pour la prochaine année, et finalement, d’ajuster le salaire du salarié.
Chez Agendrix, nous avons décidé de mener nos évaluations sur une base trimestrielle. Pourquoi? Ça nous permet d’échanger avec notre manager plus fréquemment et de nous ajuster plus rapidement en cas de problème. Aussi, cette pratique permet d’ajuster les salaires plus fréquemment si nécessaire, ce qui contribue grandement à la satisfaction des membres de notre équipe.
Peu importe la fréquence à laquelle vous menez vos entretiens individuels, les 4 sujets suivants devraient toujours être abordés :
- La performance;
- Le développement professionnel;
- Les nouveaux objectifs à atteindre;
- Les conditions de travail.
Voyons voir de quoi il s’agit plus en détail.
1. La performance du salarié
Le but principal de l’entretien individuel est de donner de la rétroaction au salarié afin qu’il puisse s’améliorer ou qu’il sache qu’il fait un bon travail et continue en ce sens.
Afin de bien évaluer la performance d’un salarié, les managers doivent prendre plusieurs facteurs en considération. Commencez par vérifier l’assiduité au travail. Pour y arriver facilement, utilisez un logiciel de gestion du personnel qui vous permet de suivre les présences de vos salariés. Ainsi, vous serez capable de voir rapidement si un salarié s’absente ou arrive régulièrement en retard.
Il est aussi important d’essayer de comprendre les raisons derrière les comportements de vos salariés. Par exemple, les absences ou les retards peuvent s’expliquer par un manque de motivation, des problèmes de santé ou de l’épuisement professionnel. Vous serez ensuite en meilleure position pour agir et corriger la situation.
Ensuite, dressez le portrait des forces et des faiblesses de votre salarié. Restez constructif dans vos commentaires, sans quoi ils risquent de ne pas être bien reçus. Appuyez-vous sur des exemples concrets pour que l’employé comprenne bien ce qu’il doit améliorer ou ce qu’il doit continuer à faire.
Au-delà des compétences du salarié, n’oubliez pas d’aborder son savoir-être, c’est-à-dire ses softs skills. L’entretien est le moment idéal d’aborder des questions liées à l’attitude ou au comportement du salarié.
💡 Pendant la rencontre, il est important de fournir des commentaires qui se basent toujours sur des faits concrets et non sur des ressentis. Et n’oubliez surtout pas de laisser la place au salarié afin qu’il puisse exprimer son point de vue et donner son avis.
Quelques exemples de phrases à dire pendant l’entretien annuel
- J’ai remarqué que tu arrivais plus souvent en retard au travail ces derniers temps. Pourtant, tu as toujours été très ponctuel. Est-ce qu’il y a une raison particulière pour expliquer ce changement?
- Un des points à améliorer dans ton travail est ta gestion des priorités. Il arrive que tu effectues des tâches moins importantes avant celles qui sont urgentes. Cela fait en sorte que tes collègues doivent parfois laisser de côté leurs tâches pour venir t’aider d’urgence.
- Je tenais à te féliciter pour ton travail acharné cette année. Tu as eu les meilleurs résultats parmi toute l’équipe de vente. Ton travail contribue directement au succès de l’entreprise.
- Je voulais souligner ta grande capacité à travailler en équipe. Tu es toujours prête à donner un coup de main à tes collègues, et ça a des effets bénéfiques sur l’esprit d’équipe. Tu es un exemple à suivre.
2. Le développement professionnel du salarié
Le développement professionnel est un sujet trop souvent effleuré dans les entretiens annuels. Discuter des plans d’avenir avec son salarié est pourtant très pertinent.
Ce faisant, vous pourrez ainsi mieux comprendre quel genre de responsabilités ou de poste l’intéresse. Vous pourrez ensuite lui offrir des formations ou un accompagnement afin qu’il développe ses compétences.
Investir dans les compétences des employés est une des façons d’améliorer leur engagement envers l’entreprise. Donner des opportunités de se développer à vos salariés fera en sorte qu’ils pourront mieux se projeter dans l’avenir et s’imaginer rester dans votre équipe à plus long terme.
6 exemples de questions à poser pendant l’entretien individuel annuel
- Quelles compétences aimerais-tu développer dans la prochaine année?
- Où t’imagines-tu dans 2, 3 ou 5 ans d’un point de vue professionnel?
- Est-ce que tes tâches actuelles te conviennent?
- Est-ce qu’il y a des formations qui t’intéressent?
- Es-tu satisfait de tes responsabilités actuelles?
- Quel poste aimerais-tu occuper dans 1, 2, ou 3 ans?
3. Les nouveaux objectifs à atteindre
Il est primordial d’établir des objectifs à atteindre pendant l’entretien individuel. Cela permet à votre salarié de mieux comprendre vos attentes, et de votre côté, de mieux pouvoir évaluer sa performance le temps venu.
Présentez les objectifs que vous aviez envisagés et discutez-en avec votre salarié pour s’assurer qu’ils correspondent à ses objectifs personnels.
Choisissez des objectifs SMART
Assurez-vous que les objectifs choisis soient SMART.
Spécifique : soyez précis, évitez de fixer des objectifs trop vagues;
Mesurable : définissez une quantité, un seuil, un niveau, une valeur à atteindre;
Atteignable : assurez-vous que les objectifs soient concrets et possibles à atteindre;
Réaliste : assurez-vous de leur pertinence;
Temps : déterminez les délais à respecter, fixez une date butoir.
Par exemple, au lieu de dire : « Tu dois améliorer tes ventes », dites plutôt : « Tu dois atteindre des transactions moyennes de plus de 100 $ par client d’ici 6 mois. »
4. Les conditions de travail
N’hésitez pas à demander à vos salariés si leurs conditions de travail leur conviennent. Profitez de l’occasion pour voir si vous ne pourriez pas augmenter leur satisfaction au travail. Facilitez leur conciliation travail et vie personnelle en offrant plus de jours de congés par année, des jours de maladie supplémentaires, un planning plus flexible, etc.
Aussi, l’entretien annuel est normalement le moment le plus opportun pour discuter du salaire. Votre salarié voudra certainement aborder le sujet au moins 1 fois par année, donc préparez-vous.
Si le travail du salarié satisfait aux exigences, il est tout à fait approprié de lui offrir une augmentation. En fait, à mon avis, le salaire des employés devrait augmenter chaque année pour minimalement suivre l’inflation, sans quoi, ils s’appauvriront à long terme – et iront peut-être se chercher un nouvel emploi.
Dans le contexte de pénurie de main-d’œuvre actuel, il est plus important que jamais d’offrir des salaires concurrentiels et des conditions de travail intéressantes afin d’attirer et retenir les talents.
L’entretien individuel annuel, une rencontre riche de sens
L’entretien individuel demande de la préparation. Il y a tellement de sujets importants à aborder qu’il est nécessaire de bien planifier cette rencontre. N’attendez pas à la dernière minute pour évaluer le travail de votre salarié et établir l’ordre du jour.
Plus vos entretiens individuels seront bien construits, plus ils seront pertinents et auront des répercussions concrètes sur les activités de votre entreprise. En mettant les bonnes pratiques de gestion en place, vous verrez votre taux de rétention s’améliorer, la satisfaction de vos employés augmenter, et plus encore.
