Meilleures pratiques pour recueillir les données des salariés

Découvrez les types de données que vous pouvez recueillir pour bâtir des équipes plus performantes, ainsi que les meilleures pratiques pour recueillir les données des salariés, les stocker et les utiliser de manière responsable.

Que sont les données des salariés ?

Les données des salariés représentent tous les détails qu’une société recueille sur ses employés.

Les données recueillies peuvent être des données démographiques de base et des renseignements personnels, tels que le nom, l’adresse, l’âge et le sexe du salarié. Il peut également s’agir de renseignements liés à l’emploi, tels que les évaluations de performance, l’historique des salaires et le registre des congés.

Pourquoi la collecte de données sur les salariés est importante pour les entreprises

Les entreprises ont évidemment besoin de recueillir certaines données sur les salariés pour effectuer des tâches de routine dans le cadre du management de ressources humaines, telles que le suivi du temps et la paie. Mais l’importance de recueillir les données des salariés ne s’arrête pas là.

Recueillir les bonnes données sur les salariés offre des détails utiles aux managers et aux chefs d’entreprise pour améliorer la culture d’entreprise, le processus d’embauche et prendre des décisions plus intelligentes guidées par des informations.

Les données des salariés doivent être recueillies, stockées et utilisées conformément aux lois d’État et locales. Les salariés ont également le droit de savoir comment leurs renseignements sont recueillis et utilisés.

10 raisons pour recueillir les données des salariés

1. Identifier les talents uniques;
2. Optimiser votre utilisation des ressources humaines;
3. Mieux comprendre les lacunes en matière de compétences dans votre organisation;
4. Réduire les coûts d’exploitation de ressources humaines;
5. Mettre en évidence les tendances de productivité;
6. Analyser l’efficacité de vos programmes de formation;
7. Révéler les problèmes de management;
8. Détecter les manques d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée;
9. Identifier les possibilités de formation et de perfectionnement;
10. Mesurer l’engagement des salariés.

5 types de données sur les salariés que les entreprises devraient recueillir

1. Données RH de base sur les salariés

Même les petites sociétés ont besoin de recueillir des données RH de base sur les salariés, telles que :

Données démographiques

Les données démographiques représentent les renseignements d’identification du salarié, tels que :

• L’âge;
• Le sexe;
• L’appartenance ethnique;
• Le niveau de scolarisation.

Ce type de données sur les salariés détermine le statut social de l’employé et son groupe social au sens large. Ce sont d’ailleurs des informations importantes pour documenter la diversité de votre personnel et vos pratiques d’embauche.

Certaines industries, comme la restauration, les soins à domicile et la santé, pourraient choisir de recueillir des informations telles que les allergies, le statut de fumeur ou de non-fumeur, etc. Des renseignements supplémentaires comme ceux-ci aideront à créer des profils d’employés plus complets.

Avantages de suivre les données démographiques

• Faire des rapports sur la diversité de votre personnel;
• Créer un environnement de travail plus inclusif et positif;
• Élaborer des politiques et des programmes d’avantages sociaux qui seront plus significatifs pour le personnel.

Qualifications

Les données concernant les qualifications permettent de savoir pourquoi le salarié convient à son poste actuel. Ces renseignements incluent les éléments suivants :

• L’expérience de travail;
• Les compétences;
• Les formations et cours suivis;
• Les responsabilités et emplois précédents;
• Les outils qu’ils maîtrisent.

Avantages de suivre les données sur les qualifications des salariés

• Améliorer les stratégies de développement des talents;
• Profiter du recrutement interne;
• Déterminer les lacunes en matière de compétences au sein de votre équipe et y remédier grâce à des formations adaptées;
• Détecter les candidats au fort potentiel pour des postes de managers.

Durée d’emploi

Les données relatives à la durée d’emploi vous indiquent depuis combien de temps le salarié travaille pour l’entreprise. Cela comprend :

• La date de début et de fin du contrat ou de l’emploi;
• Toute interruption prolongée du travail pour cause de maladie, de congé parental, de poursuite des études ou de formation complémentaire.

Avantages de suivre les données relatives à la durée de l’emploi

Déterminez si votre entreprise a des problèmes de satisfaction des salariés et de roulement du personnel.

Si un grand nombre de salariés quittent l’entreprise après seulement quelques semaines ou quelques mois de travail, vous pouvez chercher pour voir si votre taux de roulement est dû à :

• Un climat de travail hostile;
• Un mauvais onboarding;
• Un faible engagement des salariés;
• De mauvaises pratiques de management.

Comment recueillir les données des salariés

Les services de ressources humaines recueillent de manière continue des données sur les nouvelles recrues : cela se fait généralement par le biais de documents RH officiels afin de créer un profil détaillé du salarié :

• Renseignements sur le recrutement;
• Descriptions de l’emploi;
• C.V. des salariés;
• Contrats d’emploi;
• Lettres d’offres d’emploi;
• Lettres de fin de contrat;
• Entrevues de départ.

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2. Données sur les présences

Les données sur les présences est l’une des principales informations recueillies sur les salariés, car elle vous indique si le personnel se présente et effectue pleinement son travail selon l’horaire prévu.

Les registres de présence des salariés indiqueront à votre équipe des ressources humaines :

• La fréquence à laquelle les salariés arrivent à l’heure au travail;
• S’ils prennent assez de pauses pendant leur quart de travail, ou s’ils en prennent trop;
• La fréquence de leurs vacances ou de leurs absences pour maladie;
• Les types de congés qu’ils prennent.

Avantages de suivre les données sur les présences

• Déterminer les possibilités pour augmenter la productivité;
• Prévenir l’absentéisme inutile;
• Détecter les problèmes de présence, tels que les retards fréquents et les abus de congés;
• Mieux prévoir les besoins en personnel pour éviter les périodes d’arrêt ou les surcharges de travail.

Comment recueillir les données sur les présences

Le moyen le plus simple de recueillir des données sur l’assiduité est d’utiliser un logiciel de suivi du temps et de gestion des employés. Le logiciel remplit automatiquement les feuilles de temps de vos salariés lorsqu’ils pointent leur arrivée et départ ou prennent des pauses. Vous examinez ensuite les problèmes trouvés par le logiciel et exportez tout simplement les feuilles de temps vers le service de paie.

3. Données de suivi du temps

Les données de suivi du temps vous indiquent combien d’heures l’employé travaille sur une période donnée, sur un projet donné ou sur des activités spécifiques.

Les employeurs au Canada et aux États-Unis sont légalement tenus de suivre le temps des salariés.

Avantages de suivre les données de suivi du temps

• Comprendre comment les salariés passent leur journée;
• Prendre des décisions d’affaires plus avisées sur la façon dont vous évaluez les coûts des projets, déléguez des tâches, etc.;
• Améliorer les horaires des salariés;
• S’assurer que les salariés sont adéquatement rémunérés pour leur temps.

Comment recueillir les données sur le suivi du temps

Il existe différentes façons de recueillir des données sur le suivi du temps des salariés :

1. Papier : Il suffit de noter sur une feuille de papier les heures que les salariés travaillent ou consacrent à une tâche donnée.
2. Feuilles de calcul : Créez une feuille de temps ou utilisez ce modèle gratuit de feuille de temps pour suivre les heures que chaque salarié travaille.
3. Pointeuse : Demandez aux salariés de pointer lorsqu’ils commencent et terminent leur quart de travail.
4. Logiciel de suivi du temps : Utiliser un software qui comprend la gestion des plannings des employés, plusieurs façons de pointer et le suivi du temps en un seul et même outil. Bonus : certains logiciels de suivi du temps incluent également d’autres outils de gestion des ressources humaines.

4. Engagement des salariés

Les données relatives à l’engagement des salariés vous indiquent à quel point un employé est attaché à son travail et à l’organisation.

Avantages de suivre les données sur l’engagement

• Faire preuve d’empathie et instaurer la confiance avec les salariés;
• Déterminer les possibilités d’améliorer l’expérience des salariés;
• Détecter les problèmes d’engagement des salariés très tôt et les résoudre;
• Mettre en évidence les tendances en matière de satisfaction au travail, de rétention du personnel, etc.

Comment recueillir les données relatives à l’engagement des salariés

Contrôles des managers

Au cours de ces entretiens individuels récurrents, les managers peuvent poser aux salariés des questions telles que :

• Comment allez-vous ?
• Etes-vous satisfait de votre emploi ?
• Cet emploi répond-t-il à vos attentes ?
• Quels sont vos objectifs de carrière ?
• Comment tout se passe à la maison ?

Sondages sur l’engagement des salariés

Ces sondages approfondis auprès des salariés peuvent éclaircir des questions que votre équipe préférerait peut-être ne pas aborder lors d’une rencontre individuelle avec un manager. Ces sondages anonymes (ou non) peuvent poser des questions telles que :

• Votre travail est-il reconnu à sa juste valeur ?
• Trouvez-vous que vous êtes rémunéré équitablement ?
• Comment se porte votre relation avec votre manager ? Vos collègues ?
• Fournissons-nous suffisamment de soutien et de formation pour que vous permettre d’accomplir votre travail ?
• L’entreprise offre-t-elle un environnement de travail sain et inclusif ?
• Quels éléments pourrions-nous intégrer à votre plan de développement professionnel ?

Sondages d’attitudes (pulse surveys)

Ces courts questionnaires peuvent être utilisés plus fréquemment pour suivre les progrès réalisés dans des domaines spécifiques nécessitant une amélioration. Par exemple, à la suite d’un sondage sur l’engagement au travail qui démontre une insatisfaction à l’égard d’un manager. Ces sondages peuvent poser des questions telles que :

• Votre responsable est-il à l’écoute de vos demandes ?
• Votre responsable reconnaît-il vos efforts au travail ?
• Votre responsable est-il à l’écoute de vos suggestions ?

5. Rendement des salariés

Les données relatives au rendement décrivent l’ensemble des réussites et des échecs du salarié tout au long de la période d’emploi. Ces données comprennent des informations telles que les objectifs atteints et les délais que le salarié a respectés, ses contributions aux projets de l’entreprise, ses évaluations par les clients, le nombre de ventes, son efficacité globale, etc.

La reconnaissance du rendement est essentielle à l’engagement et à la fidélisation des salariés. Les logiciels de reconnaissance du personnel comprennent une fonction high fives. Il s’agit d’un moyen simple et amusant pour tous les membres de votre organisation de mettre en évidence les victoires quotidiennes des uns et des autres, petites et grandes, et d’intégrer la reconnaissance dans votre culture.

Avantages de suivre les données relatives au rendement

• Améliorer la gestion de la reconnaissance et de la productivité des salariés;
• Déterminer les salariés qui méritent d’être récompensés ou de recevoir une promotion;
• Préparer les plans d’amélioration du rendement pour les salariés qui en ont besoin.

Comment recueillir les données relatives au rendement des salariés

Rétroaction 360 degrés (omnidirectionnelle)

Utilisée pour obtenir une vue d’ensemble des forces, des faiblesses et du rendement général du salarié, sur la base des commentaires de ceux qui travaillent avec lui :

• Collaborateurs;
• Cadres hiérarchiques;
• Subordonnés directs;
• Clients.

Métriques de quantité

Utilisées pour évaluer le rendement des salariés sur la base de données mesurables telles que :

• Nombre de ventes;
• Nombre d’appels de vente effectués;
• Nombre de visites chez les clients;
• Pourcentage de prospects convertis en clients.

Métriques de qualité

Utilisées pour avoir une idée générale de la productivité du salarié en mesurant des données telles que :

• Nombre de défauts, en cas de produits physiques;
• L’indice de recommandation client, en cas de services.

Appréciation du management

Utilisée pour évaluer de manière continue le rendement du salarié ainsi que pour connaître ses priorités et ses objectifs professionnels.

Auto-évaluation

Utilisée pour obtenir des informations sur le rendement directement auprès des travailleurs. Cette approche peut souvent révéler des éléments qui n’apparaîtraient pas lors d’une évaluation du rendement par un manager.

Meilleures pratiques de gestion des données des salariés

La législation sur le respect des informations personnelles, comme le règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe, a créé des défis supplémentaires quant à la manière dont une entreprise peut recueillir et stocker les renseignements personnels. Ces lois définissent également des lignes directrices sur les données pouvant être recueillies, sur leur finalité et sur la manière dont elles doivent être stockées.

Si, de nos jours, toutes les sociétés souhaitent obtenir davantage de données, il convient de faire preuve d’une grande prudence lors de la création d’une base de données sur les salariés. Voici quelques conseils pour que votre base de données de renseignements sur les salariés réponde aux besoins de votre entreprise, tout en respectant la vie privée des salariés et les lois en vigueur.

Conformez-vous aux lois en vigueur

Assurez-vous que vos méthodes de collecte des données sont conformes aux lois locales et internationales sur la sécurité des données, notamment celles qui régissent la collecte et le stockage des données des salariés.

Sécurisez les données

La sécurité des données est très importante. Préservez la confidentialité des données des salariés en utilisant des outils de collecte de données de haute qualité. Les données stockées devraient être protégées par cryptage.

Limitez l’accès aux données

Les données des employés peuvent représenter des quantités importantes d’informations sensibles. Stockez toutes les données des salariés dans une base de données centralisée avec différents rôles et autorisations pour les utilisateurs. N’accordez l’accès qu’aux informations nécessaires selon le rôle de la personne qui y accède.

Définissez une politique claire et suivez-la

Créez une politique de collecte des données et tenez-la à jour en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise et des lois applicables. Appliquez cette politique à tous les salariés, et partagez-la avec votre équipe. La politique doit expliquer pourquoi les renseignements sont recueillis et pourquoi ils sont nécessaires pour assurer les opérations commerciales.

Faites des audits et supprimez les renseignements inutiles

Déterminez la durée de conservation de certains types d’informations sensibles et le moment où elles doivent être supprimées. Vérifiez les exigences des lois et des réglementations locales en matière de suppression de données.

Faites preuve d’éthique

Assurez-vous que vous avez de bonnes raisons de recueillir certains types de données, et utilisez ces renseignements de manière éthique.

Soyez transparent avec les salariés

Informez le personnel des types de données que vous allez recueillir et de la manière dont ces renseignements seront recueillis, stockés, protégés, utilisés et partagés. Il se peut également que vous deviez faire signer aux salariés un formulaire d’autorisation vous permettant de recueillir leurs données, en particulier lorsqu’il s’agit de recueillir des informations sensibles comme des données médicales.

Utilisez les données sur les salariés de manière holistique

Recueillez des données sur les salariés à partir de plusieurs points de données et utilisez-les de manière holistique pour trouver les talents cachés, les lacunes en matière de compétences et les possibilités d’amélioration.

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Décidez des types de données que votre entreprise doit recueillir, adoptez des outils qui faciliteront la gestion des dossiers des salariés, puis analysez les données pour constituer des équipes plus performantes.

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