Réduire les dépenses, pas les profits : le guide de gestion des dépenses du restaurateur

Ce guide s’adresse à tout propriétaire ou gérant de restaurant qui souhaite maîtriser ses dépenses sans sacrifier le service à la clientèle ou le moral de ses salariés. Découvrez la recette secrète pour gérer un restaurant rentable. 🤌

Frais fixes vs. coûts variables vs. coûts semi-variables

Pour gérer correctement les dépenses d’un restaurant, il peut être utile de savoir si les dépenses les plus courantes sont des frais fixes, variables ou semi-variables.

• Les frais fixes ne changent pas, quelles que soient les ventes;
• Les coûts variables varient en fonction des ventes;
• Les coûts semi-variables peuvent ou non varier en fonction des ventes.

Coûts d’exploitation des restaurants

Les coûts d’exploitation d’un restaurant englobent les dépenses quotidiennes qui sont essentielles au bon fonctionnement d’un restaurant. Ces coûts d’exploitation sont les frais fixes et variables récurrents qui permettent de garder le restaurant en opération, la nourriture et les boissons en disponibles, et les clients satisfaits. 🥂

Les propriétaires de restaurants doivent gérer avec soin de nombreux coûts d’exploitation pour maintenir leur rentabilité.

Voici une liste des dépenses les plus courantes pour un restaurant :

• Les aliments et les boissons : Ce coût variable correspond au montant dépensé pour les ingrédients nécessaires à la préparation des plats et boissons proposés au menu.
• La main-d’œuvre : Les salaires (coûts variables) et les avantages sociaux (coûts fixes) versés à l’ensemble du personnel — incluant tant les salariés à l’avant-scène qu’à l’arrière-scène.
• Le loyer ou l’hypothèque : Le coût fixe de l’occupation de l’espace physique du restaurant.
• Les services publics : Les coûts variables de l’électricité, du gaz, de l’eau et des services d’égouts qui permettent au restaurant de fonctionner.
• Les assurances : Le coût fixe des différents types d’assurance nécessaires à l’exploitation d’une société, y compris la responsabilité civile, les biens et l’assurance-emploi.
• Le marketing et la publicité : Les dépenses de marketing liés à la promotion du restaurant pour attirer les clients. Ce montant peut être une charge d’exploitation fixe ou variable.
• Les réparations et l’entretien : Dépenses liées à l’entretien de l’équipement, du mobilier et du bâtiment afin de maintenir un environnement sécuritaire, salubre et agréable. Les réparations et l’entretien non planifiés sont considérés comme des coûts variables.
• Les licences et les permis : Dépenses associées au maintien de la conformité légale du commerce, comme les frais d’enregistrement de la société, les licences d’alcool et les licences de sécurité alimentaire. Il s’agit généralement de coûts fixes.
• Les fournitures : Articles non alimentaires nécessaires au service, tels que les serviettes de table, les produits de nettoyage et les récipients pour repas à emporter. Ce montant peut être plus un coût semi-variable qui peut varier légèrement en fonction de la production.
• Les frais de traitement des cartes de crédit : Les frais de traitement des paiements sont les montants payés aux sociétés de cartes de crédit pour le traitement des paiements des clients. Les frais moyens de traitement des cartes de crédit varient de 1,5 % à 3,5 %, ce qui en fait un coût variable basé sur les ventes totales.

Coûts de démarrage d’un restaurant

Les coûts de démarrage d’un restaurant sont les investissements initiaux nécessaires à l’ouverture d’un nouveau restaurant. Ces dépenses incluent la recherche d’un emplacement et l’achat d’équipement pour la cuisine, par exemple.

Ces dépenses ponctuelles sont essentielles et nécessitent souvent un capital initial important. Une planification minutieuse peut aider les nouveaux restaurateurs à se préparer à ces dépenses, à économiser de l’argent et à éviter des problèmes financiers inattendus.

Voici une liste des frais de démarrage nécessaires auxquels les nouveaux propriétaires de restaurant sont généralement confrontés :

• Les coûts de construction : La construction du nouveau restaurant.
• Les améliorations locatives : Les dépenses pour la rénovation et la décoration de l’espace en fonction du thème du restaurant.
• L’équipement de cuisine : Les cuisinières, les fours, les réfrigérateurs, les congélateurs et les lave-vaisselle industriels.
• L’ameublement de salle à manger : Les tables, les chaises, les tabourets de bar et le décor.
• L’inventaire de départ des aliments et des boissons : L’achat de la première série d’ingrédients et de boissons.
• Le capital d’exploitation : Les fonds destinés à couvrir les coûts d’exploitation initiaux avant que le restaurant ne commence à générer des profits.
• Le système de point de vente et les autres logiciels pour restaurants : La technologie nécessaire pour simplifier la prise de commande, la facturation et le suivi des ventes.
• Les licences et les permis : Les frais pour l’obtention de diverses licences commerciales et de permis gouvernementaux.
• Le marketing et la publicité : Les dépenses liées à la promotion de l’ouverture et des opérations initiales.
• L’affichage : Les enseignes extérieures et intérieures, les menus.
• Les uniformes : Les vêtements pour le personnel, si nécessaire.
• Les services professionnels : Les honoraires d’avocats, de comptables et de consultants.
• Les assurances : La couverture des biens, de la responsabilité civile, d’autres risques potentiels et l’assurance emploi.

Principales dépenses liées à la gestion d’un restaurant

Coûts de main-d’œuvre

Les coûts de main-d’œuvre d’un restaurant comprennent les salaires horaires, la rémunération, les surtemps, les avantages sociaux et les autres dépenses liés à l’embauche de personnel. Ces coûts d’exploitation permanents reviennent tous les mois, ce qui en fait l’une des dépenses les plus importantes et les plus complexes à gérer.

Le pourcentage moyen du coût de la main-d’œuvre pour un restaurant est d’environ 30 % du revenu total. Tout ce qui se situe entre 20 et 30 % est considéré comme acceptable. Un pourcentage supérieur à 30 % est élevé, un pourcentage inférieur à 20 % n’est simplement pas réaliste.

Comment calculer les coûts de main-d’œuvre d’un restaurant

Pour calculer le coût total de la main-d’œuvre, il faut additionner tous les salaires que vous versez à vos salariés, ainsi que les impôts et les avantages sociaux qui s’accumulent sur ces salaires.

Comment réduire les coûts de main-d’œuvre dans un restaurant

La plupart des restaurants peuvent trouver des moyens de réduire les coûts de main-d’œuvre sans nuire au service à la clientèle ou à la satisfaction des salariés.

• Embauchez les bonnes personnes : Embauchez les meilleurs salariés de restaurant : avoir de l’expérience, c’est bien, mais avoir une attitude positive et de l’enthousiasme, c’est encore mieux ! Ces qualités essentielles pour le personnel d’un restaurant ne s’apprennent pas.
• Investissez dans votre équipe : Un onboarding réussi et une bonne formation de vos salariés contribueront à réduire le taux de roulement du personnel, à améliorer le service à la clientèle et à accroître la rentabilité.
• Optimisez les plannings : Utilisez un logiciel de gestion des plannings pour adapter les plannings du personnel selon l’achalandage de votre clientèle et éviter les sureffectifs pendant les périodes creuses.
• Offrez des formations transversales : Formez les salariés à des rôles multiples pour maximiser la flexibilité et l’efficacité de votre équipe.
• Créez un environnement de travail positif : Le Center for Hospitality Research de l’université de Cornell a constaté que le coût moyen du départ d’un salarié dans un restaurant est de 5 864 $. Créer une culture d’entreprise saine facilitera la gestion du personnel de votre restaurant, réduira le taux de roulement et maintiendra les coûts de main-d’œuvre à un niveau bas.

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Coût des produits alimentaires

Le coût des produits alimentaires correspond aux dépenses pour les ingrédients utilisés pour préparer les plats du menu. Il s’agit d’un coût variable qui peut changer tous les mois, en fonction d’éléments tels que la fluctuation des prix et le gaspillage.

Pour être rentable, la plupart des propriétaires et exploitants de restaurants s’efforcent de maintenir les coûts des produits alimentaires entre 28 et 35 % de leur chiffre d’affaires total.

Comment calculer les dépenses des produits alimentaires dans un restaurant

Pour calculer les dépenses des produits alimentaires, il suffit de suivre le coût des ingrédients achetés et de le comparer au revenu généré par la vente des plats préparés à partir de ces ingrédients.

Comment optimiser les dépenses des produits alimentaires dans un restaurant

Voici comment réduire les dépenses des produits alimentaires d’un restaurant sans sacrifier le service à la clientèle ou la satisfaction des salariés.

• Contrôlez les portions : Veillez à ce que les portions soient constantes afin d’éviter le gaspillage et de garantir la cohérence des coûts.
• Négociez avec les fournisseurs : Nouer des relations avec les fournisseurs afin d’obtenir de meilleurs prix ou des remises pour les achats en gros.
• Gérez régulièrement les stocks : Effectuez des contrôles d’inventaire réguliers afin d’éviter les commandes excessives et de surveiller le gaspillage ou le vol.
• Utilisez la méthode du premier entré, premier sorti (first in, first out — FIFO) : En utilisant toujours en premier les aliments les plus anciens, vous éviterez qu’ils ne se périment et qu’ils ne doivent être jetés.
• Proposez des plats du jour : C’est un moyen facile d’éviter de gaspiller des aliments qui se rapprochent de la date de péremption et d’ajouter de la variété à votre menu.
• Tenez le personnel informé : Formez le personnel en cuisine à éviter le gaspillage lors de la préparation des aliments, et le personnel de service à identifier les plats les plus rentables. L’amélioration de la communication avec le personnel permettra à chacun d’être au courant.
• Élaborez un menu rentable : Une conception stratégique du menu peut augmenter les bénéfices d’un restaurant de 10 à 15 %.

Frais de location

Le loyer est un coût fixe pour l’utilisation de la propriété où le restaurant est exploité. En règle générale, le loyer est une dépense mensuelle, mais il peut également faire l’objet d’augmentations annuelles en fonction des conditions du bail.

En principe, la plupart des restaurants devraient s’efforcer de maintenir le total des coûts d’occupation (loyer, impôts fonciers, assurances, etc.) en dessous de 10 % du chiffre d’affaires brut, bien que ce chiffre puisse varier en fonction de plusieurs facteurs. L’analyse des ventes et des coûts d’occupation de vos concurrents peut constituer une meilleure référence.

Comment évaluer les coûts de location d’un restaurant par rapport aux revenus potentiels ?

L’évaluation des coûts de location par rapport aux revenus potentiels est un aspect essentiel de la planification financière  d’un restaurant. Cet aspect peut être abordé par le biais d’un processus d’analyse du ratio loyer/ventes prévues. Ce ratio vous aide à déterminer si votre loyer est abordable en fonction des ventes prévues de votre restaurant.

Voici comment vous pouvez analyser et évaluer les coûts de location par rapport aux revenus potentiels :

Ratio loyer/ventes prévues :

• Le ratio loyer/ventes prévues est calculé en divisant le coût mensuel du loyer par les ventes brutes mensuelles, puis en le multipliant par 100 pour obtenir un pourcentage.
• Par exemple, si votre loyer est de 3 500 € par mois et que votre chiffre d’affaires brut est de 35 000 €, votre ratio loyer/chiffre d’affaires est de (3 500/35 000) * 100 = 10 %.

Références de l’industrie :

• Comparez le ratio que vous avez calculé aux valeurs de référence du secteur. Une référence courante pour les restaurants est de maintenir le ratio loyer/ventes prévues entre 5 % et 8 %, bien que cela puisse varier en fonction de facteurs tels que l’emplacement et le type de restaurant.
• Un ratio supérieur à la valeur de référence indique que le loyer est peut-être trop cher par rapport au volume de ventes prévu, tandis qu’un ratio inférieur indique une structure de coûts plus favorable.

Revenus potentiels :

• Estimez votre revenu potentiel de manière prudente, en fonction de l’étude de marché, de l’emplacement, du concept et de la taille de votre restaurant. Envisagez le meilleur, le moyen et le pire des scénarios.
• Votre loyer doit être abordable, même dans les scénarios de vente moyens ou pessimistes, afin de protéger votre société contre les ralentissements imprévus.

Dépenses supplémentaires :

• N’oubliez pas que le loyer n’est qu’une partie des coûts d’occupation. Les dépenses supplémentaires peuvent inclure les services publics, les taxes, les assurances et les frais d’entretien des parties communes.
• Veillez à ajouter ces dépenses à votre loyer lorsque vous calculez votre ratio total dépenses/ventes prévues.

Flux des liquidités :

• Examinez vos projections financières détaillées et votre analyse des flux de liquidités pour vous assurer que vous pouvez payer le loyer même si les autres coûts variables fluctuent.

L’emplacement par rapport au coût du loyer :

• Un loyer plus élevé pour un emplacement de choix peut se justifier par de plus importantes ventes prévues en raison de l’augmentation du trafic piétonnier ou de la démographie d’un secteur.
• À l’inverse, un loyer moins élevé dans un endroit moins recherché peut signifier que vous devrez travailler plus dur et dépenser plus en marketing pour atteindre le même niveau de ventes.

Conditions du bail :

• Négociez des conditions de bail qui peuvent apporter un certain soulagement pendant les premières phases de l’activité, comme une augmentation progressive du loyer ou un accord de loyer en pourcentage dans lequel le loyer est lié au volume des ventes.

Services publics

Les services publics sont les coûts des services tels que l’électricité, le gaz, l’eau et les égouts qui sont nécessaires à l’exploitation d’un restaurant. Il s’agit de dépenses permanentes qui sont généralement facturées mensuellement.

Les coûts énergétiques représentent généralement 3 à 5 % du chiffre d’affaires moyen d’un restaurant.

Comment calculer les coûts des services publics d’un restaurant

Les services publics sont calculés en fonction de la consommation mesurée; votre facture mensuelle reflète donc la consommation réelle de ces services.

Comment réduire les coûts des services publics dans les restaurants

Il existe quelques moyens de réduire les coûts des services publics sans nuire à l’expérience des clients.

• Réduisez la température : Ajustez votre système de chauffage, de ventilation et de climatisation tant pendant la saison chaude que pendant la saison froide. Réglez votre chauffe-eau à 120 degrés, mais pas plus bas, afin d’éviter la prolifération de bactéries dans le réservoir d’eau.
• Investissez dans des appareils électroménagers à haut rendement énergétique : Ils consomment moins d’électricité et d’eau, ce qui permet de réduire les factures.
• Effectuez un entretien régulier : Veillez à ce que tous les équipements soient entretenus régulièrement afin de maintenir leur efficacité.
• Sensibilisez votre personnel : Formez le personnel à éteindre les lumières et les équipements lorsqu’ils ne sont pas utilisés et à faire attention à la consommation d’eau.
• Installez des accessoires tels que des ferme-portes automatiques et des rideaux à lanières pour emprisonner l’air réfrigéré pendant les livraisons.
• Ne surchargez pas les réfrigérateurs : Utilisez des bains de glace ou d’autres techniques de refroidissement pour refroidir rapidement les aliments chauds avant de les placer dans vos réfrigérateurs.
• Vérifiez s’il y a des fuites d’eau : Toutes les fuites d’eau ne sont pas visibles, mais il y a de fortes chances que vous constatiez une augmentation de votre facture d’eau si vous en avez une. Vérifiez vos factures d’eau des dernières années; si votre consommation d’eau semble augmenter sans raison apparente, faites faire une inspection.
• Éclairez avec des LED : Remplacez l’éclairage à incandescence par un éclairage à DEL, qui est 75 % plus efficace.
• Profitez des tarifs en fonction de l’heure d’utilisation : Choisissez les heures creuses pour faire fonctionner des équipements tels que les laveuses pour vos uniformes.
• Optez pour l’électricité : Le gaz est peut-être la méthode de cuisson préférée, mais les appareils électriques modernes tels que les fours à infrarouge peuvent réduire les temps de cuisson de 25 %, ce qui permet d’économiser de l’énergie tout en préparant les aliments plus rapidement.

Technologie

Logiciels clés pour les restaurants

Investir dans les bons outils technologiques peut réduire de manière significative les coûts d’exploitation d’un restaurant. Ils contribueront à simplifier les opérations, à améliorer l’expérience des clients et à fournir des données intéressantes, ce qui vous permettra de réaliser des économies et d’accroître votre rentabilité à long terme.

Les coûts technologiques d’un restaurant incluent l’acquisition, l’exploitation et la maintenance de divers systèmes et outils numériques essentiels au fonctionnement de l’établissement. Ces dépenses peuvent être à la fois uniques (comme l’achat initial de matériel et de logiciels) et récurrents, mensuels ou annuels, pour les abonnements et les services d’assistance.

Voici une liste d’outils technologiques essentiels qu’un restaurant peut utiliser pour gérer ses activités de manière plus efficace :

• Système de points de vente (POS) : Utilisé pour suivre les ventes, l’inventaire et les données relatives aux clients.
• Logiciel de gestion des plannings : Utilisé pour optimiser la planification des plannings du personnel et réduire les coûts de main-d’œuvre.
• Logiciel de gestion des stocks : Permet de suivre les stocks en temps réel, ce qui contribue à réduire le gaspillage et les coûts alimentaires.
• Système de gestion des réservations et des tables : Utilisé pour gérer les réservations et l’achalandage de la salle à manger afin d’améliorer l’expérience client.
• Plateformes de commande numérique : Utilisées pour prendre des commandes en ligne.
• Système de gestion de la relation client (CRM) : Utilisé pour fidéliser les clients par le biais d’un marketing et d’un service personnalisés.
• Plateformes de formation des salariés : Utilisées pour standardiser et simplifier la formation des salariés, ce qui contribue à la fidélisation du personnel.
• Logiciel de gestion financière : Utilisé pour gérer la comptabilité au jour le jour et contrôler la santé financière du restaurant.
• Systèmes de gestion de l’énergie : Ils permettent de surveiller et de contrôler l’utilisation de l’énergie dans le restaurant afin d’économiser sur les coûts des services publics.
• Logiciel de sécurité : Utilisé pour protéger les données des clients et les informations de paiement.
• Solutions Wi-Fi et de connectivité : Utilisées pour garantir un accès Internet fiable au restaurant, tant pour le personnel que pour les clients.

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Comment calculer les dépenses liées à la technologie d’un restaurant

Pour calculer les coûts technologiques de votre restaurant, il faut additionner le prix du matériel informatique, des licences logicielles et des services d’assistance ou abonnements.

Comment gérer les dépenses liées à la technologie d’un restaurant

Étant donné que la technologie aide les restaurants à réduire le coût des marchandises vendues et les dépenses opérationnelles, l’objectif n’est pas de minimiser les coûts de la technologie, mais plutôt de maximiser le retour sur investissement. Voici quelques stratégies pour y parvenir :

• Priorisez les besoins : Investissez dans la technologie qui offre le meilleur retour sur investissement en améliorant l’efficacité ou l’expérience du client.
• Regroupez les services : Recherchez des offres groupées auprès de vendeurs qui peuvent fournir plusieurs services à un prix réduit.
• Examinez régulièrement les abonnements : Assurez-vous que vous ne payez pas pour des logiciels ou des services qui sont sous-utilisés.

Équipement

Les coûts d’équipement d’un restaurant englobent le prix d’achat de toutes les machines et de tous les outils nécessaires à la préparation, à la cuisson, au stockage et au service des aliments. Il s’agit généralement de coûts uniques, mais ils peuvent réapparaître si l’équipement doit être remplacé ou mis à jour. Certains équipements peuvent également avoir des coûts de financement associés s’ils ne sont pas payés intégralement à l’avance.

Comment calculer les coûts de l’équipement d’un restaurant

Vous trouverez ci-dessous une liste d’équipements typiques pour un restaurant, ainsi que leur fourchette de prix approximative. La fourchette de prix de l’équipement peut varier considérablement selon les options d’entrée de gamme, de milieu de gamme ou de haut de gamme.

Pour calculer les dépenses liées à l’équipement, vous devez prendre en compte le prix d’achat de chaque article, y compris les frais de livraison, d’installation et d’entretien.

• Unités de réfrigération : Des petits réfrigérateurs de comptoir à 700 € aux chambres froides à plus de 7 000 €.
• Fours : Les fours commerciaux peuvent aller de 3 500 € pour un modèle de base à plus de 20 500 € pour des unités avancées ou spécialisées.
• Grils : De 700 € pour un petit gril commercial à plus de 700 € pour les modèles haut de gamme.
• Friteuses : De 400 à 3 500 € environ, le prix variant en fonction de la capacité et des caractéristiques.
• Lave-vaisselle : 2 800 € à 10 000 €, selon le type (sous le comptoir, à porte ou à convoyeur).
• Robots de cuisine : 150 à 1 400 € pour les robots de cuisine de qualité commerciale.
• Mélangeurs : Les mélangeurs sur socle peuvent coûter de 350 € pour un petit appareil à 13 500 € pour un grand mélangeur industriel.
• Les équipements de sécurité : Les extincteurs et les systèmes d’extinction d’incendie peuvent coûter de 100 à plusieurs milliers de dollars.
• Étagères : De 70 € à plus de 700 € pour des étagères commerciales robustes.
• Les assiettes et les ustensiles : Le coût total peut varier de 700 € à plus de 3 500 € en fonction de la qualité et de la quantité.
• Le mobilier : En fonction du style et de la qualité, les coûts peuvent varier de 70 € par chaise à 130 € ou plus, et les tables peuvent varier de 70 € à 700 € chacune.

Comment réduire les dépenses d’équipement de restaurant

Il existe quelques stratégies pour réduire les coûts d’équipement des restaurants à court et à long terme.

• Achetez du matériel polyvalent : Optez pour du matériel polyvalent qui peut remplir différentes fonctions, ce qui réduit la nécessité d’acheter des articles supplémentaires.
• Consultez les ventes aux enchères : Le matériel de restauration d’occasion ou les ventes aux enchères de restaurants peuvent permettre de réaliser des économies substantielles, en particulier pour les nouveaux établissements dont le budget est plus serré.
• Envisagez la location : La location d’un équipement permet de réduire la mise de fonds initiale et peut inclure l’entretien.
• Assurez un entretien régulier : La mise en place d’un programme d’entretien régulier permet de prolonger la durée de vie de l’équipement et d’éviter des réparations coûteuses.

Simplifiez la gestion et les opérations de votre restaurant

Dans le secteur de la restauration, il y a de nombreuses tâches essentielles à accomplir. L’optimisation des coûts de personnel et de main-d’œuvre est l’une de celles qui peut contribuer à maîtriser vos dépenses mensuelles.

Le logiciel de planification et de gestion des salariés de restaurant d’Agendrix est la façon la plus simple de rendre la gestion des plannings plus efficace dans votre restaurant. Grâce à son interface conviviale, il est facile de créer et de communiquer les plannings du personnel qui s’adaptent à l’achalandage pour éviter les sous- et sureffectifs.

Les rapports disponibles dans Agendrix peuvent contribuer à réduire davantage les coûts totaux de main-d’œuvre grâce à l’identification de certaines inefficacités de gestion de personnel. Puis en réduisant jusqu’à 80 % le temps nécessaire aux managers pour faire la planification des plannings. Cela leur permet donc de se concentrer sur d’autres initiatives de réduction des dépenses au sein du restaurant.

Agendrix s’intègre à d’autres systèmes, ce qui en fait un allié de choix pour les gérants de restaurant qui cherchent à simplifier leurs opérations et à réduire les dépenses inutiles. De plus, il peut simplifier la conformité aux lois du travail, ce qui constitue une autre façon de réduire les dépenses en restauration.

La recette secrète pour un restaurant rentable

• Choisissez un lieu et un menu axés sur la rentabilité;
• Investissez dans des équipements multifonctionnels et entretenez-les avec diligence;
• Constituez la meilleure équipe possible et créez un environnement de travail agréable pour retenir les talents;
• Concentrez-vous sur la réduction du gaspillage (nourriture, énergie, fournitures, efforts);
• Maximisez la technologie pour améliorer l’expérience client et réduire vos coûts d’exploitation;
• Connaissez votre clientèle et promouvez votre société aux bons endroits.

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