Une communication horizontale efficace est une clé importante de la réussite d’une entreprise.
Elle permet à l’information de circuler plus facilement entre les salariés et facilite le travail de tout un chacun. Elle est souvent garante d’une organisation saine où il fait bon travailler.
Dans cet article, vous apprendrez ce qu’est la communication horizontale, ses avantages et ses inconvénients et comment l’améliorer dans votre société.
Qu’est-ce que la communication horizontale ?
La communication horizontale, aussi appelée communication transversale, est un partage d’information entre les salariés, les départements ou les équipes qui opèrent au même niveau hiérarchique dans une société. Elle fait partie des méthodes de communication interne d’une organisation.
C’est donc l’opposé de la communication descendante, ou top-down communication, où l’information est partagée du haut de la hiérarchie de la société (les managers) vers le bas (les salariés).
La communication horizontale inclut les réunions entre les membres d’une même équipe, les mails entre collègues, les discussions informelles autour de la machine à café, etc.
Elle permet aux salariés de travailler efficacement entre eux sans avoir à passer systématiquement par leurs managers ou leurs superviseurs. La communication horizontale est basée sur un rapport d’égalité entre les intervenants. La notion d’autorité est donc écartée.
Typiquement, il s’agit d’échanges plus informels qui n’ont pas de répercussions directes sur les objectifs et les différentes stratégies de l’entreprise.
Voici quelques exemples de communication horizontale :
- Un serveur demande à un cuisinier de préparer une entrée en priorité parce qu’il a oublié de la mettre dans le système en même temps que le reste de la commande;
- Une salariée laisse une note à un collègue à propos de certaines tâches qu’elle n’a pas eu le temps d’accomplir en entier;
- Un salarié du service à la clientèle téléphone à un commis sur le plancher afin de demander de l’aide pour la résolution du problème d’un client.
Quels sont les avantages et les inconvénients de la communication horizontale ?
La communication horizontale est généralement le type de communication la plus répandue dans les sociétés. Elle est essentielle au bon déroulement des opérations et cimente la qualité des relations entre les membres de l’entreprise.
Les avantages d’une bonne communication horizontale incluent :
- Encourager la collaboration entre les membres d’une même équipe ou de différents départements;
- Augmenter la visibilité des responsabilités entre les salariés du même niveau hiérarchique;
- Améliorer le sentiment d’unité dans l’entreprise;
- Diminuer le sentiment de compétition entre les salariés;
- Éviter de faire des réunions qui n’en finissent plus;
- Améliorer la circulation de l’information dans une organisation;
- Stimuler l’innovation et la créativité;
- Améliorer la satisfaction au travail;
- Développer les capacités de résolution de problème des salariés.
D’un autre côté, une mauvaise communication horizontale peut amener son lot de problèmes dans une organisation. Par exemple :
- Semer la confusion et bloquer l’avancement de certains projets en raison d’une trop grande quantité de canaux de communication;
- Augmenter la quantité de conflits entre salariés si les rôles ne sont pas clairs;
- Créer des goulots d’étranglement si les salariés n’ont pas assez de liberté pour prendre des décisions;
- Créer un manque de structure dans la gestion des équipes;
- Rendre difficile la libre circulation de l’information;
- Semer la confusion par rapport aux rôles de chacun.
C’est pourquoi il est primordial de prendre le temps d’améliorer la communication horizontale au sein des organisations.
Comment améliorer la communication horizontale dans votre société ?
1. Utilisez un outil de messagerie professionnelle
Utiliser un outil de messagerie professionnelle dans votre société permet de clarifier les canaux de communication et de faciliter les conversations instantanées.
Il est nécessaire d’offrir à vos salariés une plateforme où ils peuvent échanger de manière plus informelle et directe. De cette manière, l’information circule plus librement et facilement au sein de votre équipe et entre les différents départements.
De plus, l’envoi de mails n’est pas vraiment une solution optimale pour de nombreux milieux de travail où les salariés se côtoient au quotidien et n’ont pas nécessairement accès à un ordinateur.
Un outil de messagerie professionnel permet aussi de respecter la vie privée des salariés et de faciliter l’équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle. Les réseaux sociaux comme Facebook Messenger ne sont pas des plateformes qui devraient être utilisées dans un contexte professionnel.
De nombreux logiciels de gestion des salariés offrent aussi un outil de messagerie. Cela vous permet donc d’éviter de multiplier les applications à utiliser dans le cadre de votre travail. Du même coup, vos salariés ont accès à tout ce dont ils ont besoin à un seul et même endroit.
2. Établissez des limites claires
Pour éviter les conflits ou les tensions entre vos salariés, mettez des limites claires par rapport à la communication au sein de l’entreprise.
Par exemple, expliquez clairement quelles sont les heures acceptables pour envoyer des messages. Mettez aussi au clair qu’aucun salarié n’est tenu de répondre en dehors de leurs heures de travail afin de respecter leur droit à la déconnexion.
N’hésitez pas non plus à montrer à vos salariés comment désactiver leurs notifications afin qu’ils puissent vraiment décrocher du boulot pendant leurs jours de congés ou leurs vacances.
Avoir une politique de communication est particulièrement important pour les entreprises qui ont des heures d’opération qui vont au-delà du 9 à 5, telles que les restaurants, les commerces au détail ou même les résidences pour personnes âgées.
Si vous êtes dans l’obligation d’utiliser plusieurs modes de communication, soyez certains de clarifier l’utilité de chacun d’eux. Ainsi, vos salariés seront au courant que s’ils envoient un mail, ils ne peuvent pas s’attendre à une réponse instantanée, par exemple.
Afin d’encourager vos salariés à communiquer de manière horizontale, prenez le temps de clarifier les rôles de chacun d’entre eux. Ainsi, vous éviterez la confusion lorsque viendra le temps de prendre des décisions. Si vous tenez à être mis au courant par rapport à certains aspects de leurs tâches, dites-le clairement afin d’éviter les malentendus.
Plus vous serez transparents et clairs par rapport à vos attentes, plus vos salariés seront à l’aise dans leurs responsabilités.
3. Valorisez les compétences de chacun des membres de votre équipe
La communication horizontale au sein des équipes repose sur la confiance en la compétence de vos salariés. Plus vous valorisez la compétence de chacun d’entre eux, plus ils se sentiront à l’aise pour communiquer clairement avec leurs collègues afin de faire avancer leurs différents projets et leurs tâches quotidiennes.
Ils seront aussi en mesure d’exprimer clairement leur pensée et prendre des décisions sans toujours avoir à vous consulter. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur d’autres tâches en toute paix d’esprit.
Prenez le temps de discuter avec vos salariés de leur développement de compétences lors de vos évaluations de rendement. Ainsi, vous pourrez maximiser leurs forces avec de nouvelles responsabilités, par exemple. Vous serez aussi en mesure d’identifier les points à travailler et leur donner des outils afin d’y arriver.
4. Formez vos salariés
La communication est une aptitude clé dans n’importe quel milieu de travail. Certaines personnes sont naturellement plus douées que d’autres lorsque vient le temps de communiquer. Heureusement, la capacité à bien communiquer est une aptitude qui s’apprend et se développe.
Offrez des trucs et astuces à vos salariés afin qu’ils communiquent mieux avec leurs collègues. Par exemple, vous pouvez expliquer l’importance de la ponctuation et l’utilité d’utiliser des émojis lors des communications informelles.
Savoir bien s’exprimer permet d’éviter une multitude de malentendus et de conflits. Les relations de travail seront plus agréables et vous n’aurez pas à gérer des conflits anodins entre vos salariés.
Chaque génération n’utilise pas nécessairement les mêmes codes de communication et cela peut parfois causer des tensions. Apprendre à ses salariés à bien communiquer est donc particulièrement bénéfique pour les milieux de travail où plusieurs générations se côtoient.
De plus, la manière de communiquer diffère d’une entreprise à une autre selon la culture interne. Il est donc particulièrement intéressant de présenter la culture et discuter de comment la communication se fait entre les équipes lors de l’onboarding d’un nouveau salarié.
5. Soyez à l’écoute de vos salariés
La meilleure façon d’améliorer la communication horizontale dans votre équipe ou votre entreprise est de prendre le temps d’écouter vos salariés. Demandez-leur clairement leur avis lors de rencontres individuelles ou envoyez-leur un questionnaire anonyme.
Ainsi, vous serez en mesure d’identifier les choses à améliorer et mettre des actions en place rapidement.
Être à l’écoute et proactif vous permettra d’éviter une multitude de problèmes. Vous pourrez atteindre vos objectifs plus rapidement et vos salariés seront très probablement beaucoup plus satisfaits au travail.
Soyez transparent dans vos méthodes de communication interne
La communication horizontale peut rapidement devenir problématique dans les organisations qui ne sont pas transparentes avec leurs salariés.
L’information n’est pas toujours partagée de manière équitable et les salariés ne savent pas trop ce qu’ils peuvent ou ne peuvent pas dire. Être transparent et honnête avec les membres de votre équipe vous permettra d’éviter énormément de malentendus et de faciliter la collaboration entre vos salariés.
