Comment simplifier la gestion des congés de vos salariés ?

Les congés sont essentiels pour le bien-être et la productivité. Les managers doivent donc trouver une manière de permettre à leurs salariés de prendre des vacances bien méritées.

La seule façon d’y arriver sans s’arracher les cheveux est d’être très bien organisé et de miser sur la planification. Voici donc nos meilleurs conseils pour mieux gérer les congés de vos salariés.

Fixez des règles de base pour la prise de congé

Certaines périodes de l’année sont plus propices aux congés. Nécessairement, l’été et Noël sont des moments particulièrement convoités. Les organisations doivent donc fixer quelques règles de base pour s’assurer que leurs activités puissent continuer.

Les demandes de congé

La première chose à clarifier avec vos salariés est la façon dont ils peuvent demander congé. Établissez un système clair et simple afin de vous assurer de garder des traces de leurs demandes et d’assurer un suivi.

La plupart des logiciels de gestion des plannings permettent aussi de gérer les demandes de congé. Ainsi, vos salariés soumettent leurs demandes directement dans le logiciel et vous pouvez facilement les approuver ou les refuser. Vous pouvez même leur laisser une note afin d’expliquer votre décision.

N’oubliez pas de préciser quel est le délai requis pour une demande de congé afin d’éviter les demandes de dernière minute. Par exemple, demandez à vos salariés de faire leur demande avec 2 semaines de préavis minimum. Ainsi, vous aurez amplement le temps de voir si une autre personne peut remplacer le salarié pendant son absence.

L’attribution des congés

Expliquez à vos salariés quels sont les critères nécessaires à respecter pour que leurs demandes de congés soient acceptées. Par exemple, les congés de nature personnelle ou les congés en lien avec le décès d’un proche ne seront pas accordés de la même façon que les demandes pour des vacances annuelles.

Lorsqu’il est question des vacances annuelles, établissez un fonctionnement clair afin que vos salariés sachent à quoi s’attendre. Vous pouvez décider d’approuver les demandes selon l’ancienneté des salariés, sous la base du premier arrivé premier servi, selon les préférences de chacun, etc.

L’important est d’encourager les salariés à en discuter entre eux afin d’éviter que tout le monde souhaite s’absenter en même temps.

Les périodes restreintes

Puisque les vacances coïncident souvent avec les périodes les plus achalandées, certaines entreprises limitent le nombre de salariés qui peuvent partir en vacances en même temps. De cette manière, elles s’assurent de continuer à offrir un service de qualité.

En tant que manager, vous pouvez aussi désigner certaines périodes de l’année où toutes les demandes de congés seront refusées en raison d’une trop grande charge de travail. Vous pouvez aussi établir certaines restrictions. Par exemple, vos salariés peuvent demander congé pour Noël ou pour le jour de l’an, mais pas les deux.

La durée maximale

Certaines organisations fixent aussi un nombre maximum de semaines de vacances consécutives afin de permettre à tous les membres de l’équipe de se reposer.

Disons-le, il serait injuste qu’un salarié prenne un mois de vacances en plein été alors que sa collègue, avec moins d’ancienneté, ne peut pas prendre plus d’une semaine parce qu’elle doit compenser les absences des autres.

Les congés non payés

Les congés non payés ne coûtent rien aux entreprises et peuvent contribuer grandement au bien-être de vos salariés. Ainsi, si ceux-ci souhaitent prendre plus de vacances à leur frais, pourquoi ne pas leur permettre!

Les congés non payés sont souvent accordés au cas par cas. Il s’agit cependant d’une bonne pratique que de mentionner cette possibilité à vos salariés dans votre politique de prise de congés.

Conseils de pro

💡 Notre meilleur conseil : oubliez les règles trop contraignantes. Rappelez-vous, pour qu’une relation manager-salarié soit durable, elle doit être gagnante-gagnante. Si vos salariés sont toujours mécontents de ne pas pouvoir prendre de vacances quand ils le souhaitent, ils iront trouver un emploi qui le leur permet.

Une fois les règles de base établies, il sera plus facile de gérer les différentes demandes de congés.

Flexibilité et compréhension

Il n’existe pas de règles universelles, chaque entreprise a ses particularités. Adoptez une politique de vacances à votre image et ajustez-la au besoin.

Toutefois, deux choses doivent primer : la flexibilité et la compréhension. Par exemple, certaines personnes sont contraintes de prendre leurs vacances à certains moments afin de pouvoir les passer en famille. Il serait déplorable de les priver de temps de qualité avec leurs proches à cause de règles trop strictes.

Finalement, n’oubliez pas que les étudiants aussi ont droit à des semaines de vacances. Ils travaillent fort toute l’année et méritent bien de se reposer.

Ne soyez pas à la dernière minute

Pour coordonner les vacances de tout le monde, demandez à vos salariés de vous indiquer le plus rapidement possible quand ils aimeraient prendre des vacances. Gardez des traces de chaque demande et des changements apportés s’il y a lieu.

Ainsi, vous pourrez vous assurer que tout concorde, et aurez le temps de trouver des solutions ou de proposer d’autres options si nécessaire. Vos salariés pourront aussi planifier leurs vacances sans être à la dernière minute.

Pour les plus petites équipes, il est aussi possible d’être plus flexible envers les salariés qui souhaitent prendre des vacances avec quelques jours de préavis seulement.

Gardez à l’oeil les banques de temps de vacances

Pour que la gestion des congés soit facile, il faut être en mesure de suivre les banques de vacances des salariés. Assurez-vous d’avoir un outil pour comptabiliser le nombre de jours de congé dont dispose chacun des membres de votre équipe.

De cette manière, vous serez certain que vos salariés prennent des vacances pour se reposer ou qu’ils n’épuisent pas leur banque trop rapidement.

Plusieurs types de congés sont d’ailleurs à considérer :

• Les congés payés;
• Les congés sans solde;
• Les arrêts maladie;
• Les congés parentaux;
• Les absences pour mariage, naissance ou décès d’un proche;
• La récupération d’heures supplémentaires.

Assurez-vous que vos salariés ont eux-mêmes accès au détail de leurs jours de vacances pour les responsabiliser.

Utilisez les bons outils

Lorsque je travaillais pour une grande entreprise avec plus de 300 salariés, la gestion des congés était relativement complexe.

Nous devions remplir une demande papier, qui devait ensuite être approuvée par notre superviseur, pour finalement être entrée manuellement par un salarié des ressources humaines dans un système RH.

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Un jour, à travers toutes ces étapes, une de mes demandes de congés avait été mal transcrite. Ils m’avaient donc mise au planning même si j’étais en voyage… alors qu’ils avaient bel et bien accepté ma demande de congé. Lorsque je ne suis pas rentrée, ils se sont demandé pourquoi. Sans moyen de me rejoindre, ils ont mis deux jours à comprendre et ont dû trouver plusieurs remplaçants à la dernière minute.

Bref, ils n’avaient pas le meilleur système… et ils l’ont appris à la dure.

Quels sont les différents systèmes de gestion des congés?

La gestion manuelle des demandes de congés

La gestion manuelle des congés est encore largement répandue dans de nombreuses entreprises. Ainsi, les salariés font leurs demandes de congés soit par mail, par message texte, ou même simplement de vive voix. Le manager prend note de la demande et la prend en considération lors de la création du planning.

Ce système engendre souvent des oublis et de la frustration chez les salariés. Certaines demandes peuvent se perdre et le manque de communication concernant le suivi provoque souvent des malentendus.

Le logiciel Excel

Pour de petites équipes, le logiciel Excel peut être une solution pour faire le planning des congés du personnel. Les salariés peuvent donc faire leur demande par mail, en remplissant un formulaire papier ou de vive-voix. Le manager note chacune des demandes dans un document Excel afin d’en faire le suivi.

Cependant, Excel ne permet pas non plus de communiquer directement avec son équipe. Les managers doivent donc coordonner les congés de tous par mail ou par téléphone. Et comme chaque demande doit être inscrite manuellement, le risque d’erreurs est plus grand.

Le logiciel de gestion des plannings

Un logiciel de gestion des plannings est une solution plus efficace pour mieux gérer les congés des salariés puisqu’ils permettent, entre autres, aux salariés de faire leurs propres demandes de congé en ligne. Une fois approuvées, ces dernières sont inscrites directement dans le planning ce qui permet d’éviter les communications superflues et les erreurs.

Les salariés reçoivent aussi une notification lorsque leur demande est approuvée ou refusée. Le manager peut même leur laisser une note afin d’expliquer sa décision.

L’outil de création de plannings est mis à jour afin de refléter les nouvelles disponibilités du salarié. Ainsi, le manager s’assure de ne pas oublier de demandes de congés et de les respecter.

Tout est centralisé dans un seul et même endroit ce qui réduit le nombre d’erreurs et facilite les processus. Les managers peuvent donc gérer les demandes de congés en ligne en tout temps.

Simplifiez le management de vos salariés.

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Des congés pour tous

Bien que la gestion des congés puisse être une tâche fastidieuse et monotone, elle est nécessaire au bon fonctionnement de n’importe quelle entreprise. Qui plus est, les bonnes méthodes faciliteront grandement ce processus.

Finalement, gardez toujours en tête que des salariés reposés sont des salariés plus productifs. Encouragez donc les membres de votre équipe à prendre des congés régulièrement pour réellement décrocher, et ainsi éviter l’épuisement professionnel.