La meilleure gestion de planning du personnel est celle qui répondra à la fois aux contraintes de l’entreprise et de ses salariés.
Le planning du personnel idéal optimise votre temps et votre budget. Il répond également aux besoins de vos salariés en leur offrant un meilleur équilibre travail-vie personnelle. Et puisqu’il vous permet aussi de mieux prévoir vos besoins de main-d’œuvre, vos clients aussi en profitent.
Disons-le donc, allier performance et rentabilité avec flexibilité et bien-être humain n’est pas une mince affaire.
Sans réelle méthode d’organisation pour gérer les horaires, on peut même dire que c’est mission… impossible.
Dans cet article, je vous offre des conseils pour bâtir le meilleur planning du personnel qui soit.
1. Créez un planning de référence béton
Créez un planning de référence facile à recopier en fonction des besoins de main-d’œuvre de l’entreprise. Ces besoins varient selon plusieurs facteurs, dont :
- La période de l’année : Noël est une période très particulière pour les commerces de détail et à grande surface, alors que l’été est exigeant pour les complexes hôteliers. Chaque industrie a ses propres particularités; tenez compte des vôtres.
- Le moment de la semaine : Un restaurant aura souvent des journées beaucoup plus achalandées que d’autres, généralement vers le weekend.
- Les heures de pointe quotidiennes : Toujours dans la restauration, l’après-midi est souvent un moment plus tranquille où les besoins sont moindres, alors que les heures de pointe telles que celle du déjeuner et du dîner requièrent un nombre plus élevé de salariés.
Un planning du personnel facile à copier vous permet d’avoir une certaine constance et de vous ajuster en temps et lieu sans avoir à rebâtir le planning de zéro chaque fois.
Cette simple stratégie vous permettra de gagner du temps. Un planning de référence est aussi un atout pour vos salariés, qui sauront mieux à quels moments ils sont libres d’organiser des sorties ou de placer leurs rendez-vous, par exemple.
2. Priorisez les disponibilités de vos salariés
Les disponibilités et les indisponibilités doivent entrer en ligne de compte lors de la création et la gestion des plannings de votre équipe.
Si vous commencez à manquer de disponibilités de la part de vos salariés, vous devez sans doute embaucher. Si trop de vos équipiers prétendent manquer d’heures, vous avez probablement trop embauché.
J’ai déjà travaillé dans un restaurant où indiquer que l’on était indisponible n’était pas considéré par le gestionnaire, à moins d’une urgence évidente. C’était un irritant évidemment partagé par l’ensemble des employés.
Considérer les disponibilités et même les préférences des membres de votre équipe leur envoie le message qu’ils sont importants pour vous. C’est d’ailleurs un élément de base du bonheur au travail. Plus vous tenez compte de leurs préférences, tout en respectant vos propres besoins, plus vous augmentez vos chances de fidéliser vos salariés.
3. Misez sur les plannings en rotation
Avoir des plannings flexibles est devenu impératif ces dernières années, surtout depuis que la pénurie de main-d’œuvre a donné aux employés « le gros bout du bâton » lors des négociations de conditions de travail.
Je vous entends déjà me dire qu’avoir des plannings flexibles n’est pas exactement possible dans votre industrie. On vous comprend; dur de permettre à votre équipe de travailler quand elle le veut dans un restaurant, dans une pharmacie ou dans un commerce de détail.
Même dans ce genre de contexte, une solution existe pourtant : les plannings en rotation. Un planning en rotation est un planning dans lequel les plages horaires varient ou alternent selon un calendrier déterminé. Voici un exemple de planning en rotation sur trois semaines :
Semaine 1 : 4 plages horaires de jour, suivis de 3 jours de congé;
Semaine 2 : 4 plages horaires de nuit, suivis de 3 jours de congé;
Semaine 3 : 4 plages horaires de soir, suivis de 3 jours de congé.
Cette séquence se répéterait ensuite.
Les rotations permettent de créer un planning constant, longtemps d’avance, et d’offrir à votre équipe une certaine flexibilité par rapport aux journées de congé.
Il s’agit aussi d’une excellente façon de ne pas épuiser vos meilleurs employés en leur assignant toujours les plages horaires les plus occupées, par exemple les vendredis et samedis soirs dans un restaurant. À l’inverse, la rotation empêche également que les mêmes personnes se retrouvent systématiquement avec les plages les moins convoitées.
4. Impliquez votre personnel dans la réalisation du planning de travail
Devoir gérer les demandes de congé et les remplacements qui en découlent est chose courante pour quiconque crée des plannings.
Permettez à vos salariés d’échanger des plages horaires
Si c’est possible, partagez une partie de la gestion des remplacements avec vos salariés en leur permettant de s’échanger des plages horaires. Ils gagneront en autonomie et sentiront qu’ils ont votre pleine confiance.
Avec le logiciel de gestion de planning Agendrix, l’employeur peut autoriser les échanges de plages horaires avec certaines restrictions. Par exemple, il pourrait être établi que les employés peuvent exclusivement échanger leurs plages horaires avec un collègue occupant le même poste qu’eux. Ou encore, que chaque échange doit être approuvé par un manager avant d’être officialisé.
Donnez l’occasion à vos employés de postuler à des plages horaires disponibles
Les remplacements de dernière minute représentent une grande difficulté pour les managers. Ils créent du stress, de l’irritation et de la pression sur le reste de l’équipe, et c’est pire encore lorsqu’aucun remplaçant n’est trouvé.
Plutôt que de contacter vos employés un à un à la recherche d’un substitut, lancez un appel à tous et voyez qui se porte volontaire pour ce remplacement.
Un atout des logiciels de gestion de planning est de simplifier la résolution de ce type d’imprévu.
Dans Agendrix, la fonction quart à combler vous permet d’annoncer aux personnes disponibles qu’une plage horaire est libre. Cette fonctionnalité peut vous servir lors de la conception du planning ou encore si un employé vous avise à la dernière minute qu’il doit s’absenter. C’est ainsi qu’une fois un remplaçant trouvé, vous pouvez lui assigner la plage horaire en question, et le tour est joué.
5. Soyez équitable dans votre planning de travail
J’ai travaillé dans un endroit où les plus anciens bénéficient de tous les privilèges.
Résultat? Quelques employés avec 10 ou 20 ans d’ancienneté travaillaient au quotidien avec une équipe de nouveaux qui ne restaient en moyenne que quelques mois à l’emploi de l’organisation.
Un soir, je suis déjà arrivée au travail pour apprendre qu’une collègue avec plus d’ancienneté s’était approprié mon quart de travail, ce qu’elle était en droit de faire, au plus 24 heures d’avance. Si ce genre de fonctionnement valorise l’ancienneté, il donne peu envie à de nouvelles recrues de rester à l’emploi d’une telle entreprise.
Rappelez-vous donc ceci : si vous souhaitez améliorer votre taux de rotation, pensez à traiter les employés équitablement. Au moment de concevoir vos plannings, considérez la satisfaction de l’ensemble de l’équipe.
6. Planifiez les pauses d’avance
Si votre organisation permet les pauses et qu’elles doivent être prises en alternance, planifiez-les dans l’horaire afin d’éviter les chevauchements. Ainsi, vous vous assurez qu’il y a toujours suffisamment d’employés sur le plancher et que chacun pourra bien bénéficier de ses pauses.
La plupart des logiciels de gestion de planning permettent d’ailleurs de programmer des pauses automatiques, histoire de simplifier votre gestion.
7. Tentez d’éviter les plages horaires coupées
Dans certaines industries, les plages horaires coupées peuvent sembler inévitables.
Ces journées lors desquelles un employé travaille de 11 h à 13 h et de 16 h à 21 h sont cependant un véritable obstacle à la conciliation travail-vie personnelle. Les plages horaires coupées empêchent les salariés de faire une foule d’activités plus longues en monopolisant et leur journée, et leur soirée.
Si c’est possible, offrez des journées pleines à vos salariés. Lorsque l’achalandage est moindre, attribuez-leur des tâches connexes à accomplir au lieu de les renvoyer à la maison pour quelques heures seulement.
8. Donnez l’importance qui revient à votre coût du travail
Une erreur commise par plusieurs managers est de ne pas tenir compte du coût du travail. Afin d’assurer la pérennité de votre société, gérer vos plannings en fonction de votre budget est primordial. Alors que ces calculs peuvent sembler lourds ou complexes, ils en valent nettement la peine.
Prenons par exemple une plage horaire qui commence en théorie à 12 h. Achalandage et nature de l’emploi le permettant, songez à décaler l’heure d’arrivée de certains salariés d’une quinzaine de minutes, soit 12 h 15. Sur le coup, la différence est moindre, mais au terme d’un mois ou d’une année, le changement pourrait avoir une valeur financière significative.
Calculer le coût du travail vous permet donc de mieux rentabiliser vos plages horaires. Plusieurs logiciels de gestion de planning offrent d’ailleurs des fonctionnalités complémentaires liées au suivi des coûts afin de vous faciliter la tâche au moment même de créer les plannings.
Le meilleur planning de travail considère l’employeur et les salariés
S’il y a une chose à retenir du présent article, c’est que le meilleur planning est celui qui vous permet de gagner du temps et de le consacrer à d’autres tâches, d’économiser, et de faire sentir à vos employés que leur bien-être compte. Pour y arriver sans perdre vos cheveux, pensez à vous doter d’un bon logiciel de gestion de planning.
