9 trucs pour mieux gérer son temps au travail

J’ai connu une fille qui étudiait en médecine. Comme tous les futurs médecins, elle travaillait très fort et sa vie tournait autour de ses études. Contre toute attente, elle trouvait le temps de mettre à son horaire des cours de danse et sortait avec des amis un soir par semaine. Lorsqu’elle avait des vacances, elle partait même en voyage. Elle ne prenait jamais de retard et ne semblait jamais dépassée par les événements. Je me suis toujours dit que sa gestion du temps était un modèle à suivre. Son équilibre de vie était si inspirant!

En fait, les personnes qui maîtrisent l’art de gérer leur temps ressentent des bienfaits sans équivoque : stress diminué, hygiène améliorée, productivité augmentée, et j’en passe.

Si vous êtes de ces personnes, vous avez toute mon admiration. Si la gestion du temps est plutôt un défi quotidien pour vous, cet article pourra sûrement vous aider.

1. Faites des listes

Je l’avoue, je suis personnellement une grande fan de listes. Je crois qu’elles aident à ne rien oublier et à mieux organiser son temps. J’utilise cette technique au quotidien, au travail comme à la maison.

Faire des listes permet d’avoir une vue d’ensemble sur les tâches à accomplir. Dès que je pense à quelque chose, je le note, et je peux ensuite me concentrer sur ce que je faisais avant que cette pensée ne vienne interrompre ma productivité.

Gardez ces listes à portée de main. J’ai un penchant pour le papier, mais vous pouvez aussi garder ces précieux mémos dans votre cellulaire pour toujours tout avoir au bout des doigts. Par exemple, l’application Google Keep permet d’accumuler une multitude de checklists et de les partager avec un collaborateur au besoin. Sur l’App Store, l’application Rappel est aussi très intéressante pour vous aider à tout organiser.

💡 Cette stratégie facilite l’organisation de ses idées ou de ses tâches pour être plus efficace.

2. Établissez des objectifs et des priorités quotidiennement

Chaque matin, prenez quelques instants pour regarder votre planning de la journée et déterminez les tâches urgentes et prioritaires.

Il existe plusieurs façons de le faire. Entre autres, la matrice Eisenhower (créée par le président américain du même nom) propose de classer vos tâches en évaluant leur importance et leur urgence.

1. Si une tâche est importante et urgente, faites-la en priorité.
2. Si une tâche est importante, mais qu’elle n’est pas vraiment urgente, planifiez un moment ultérieur où vous pourrez la faire.
3. Si une tâche est urgente, mais qu’elle n’est pas vraiment importante, pensez à déléguer cette dernière à un membre de votre équipe.
4. Si une tâche n’est ni importante ni urgente, c’est probablement que vous ne devriez pas la faire.

Pour déterminer l’importance d’une tâche, évaluez ses répercussions, tentez de voir si elle est essentielle ou si elle a une valeur ajoutée. Pour ce qui est de l’urgence, cela dépend de la date limite à laquelle une tâche doit être terminée. Plus l’échéance est proche, plus elle sera urgente.

Bien entendu, ces critères sont tout de même subjectifs. Voyez-les donc plutôt comme un point de départ pour votre réflexion sur votre charge de travail.

💡 Cette méthode vous aide à structurer et à hiérarchiser tout ce que vous devez accomplir dans une période donnée.

3. Dites non plus souvent

Pour bien gérer son temps, il faut aussi savoir dire non. Il est important de comprendre qu’être surchargé n’est pas synonyme de réussite. Concentrez-vous plutôt sur vos tâches ou vos projets importants afin de toujours donner votre maximum.

Focusing is about saying no.

Inspirez-vous de la matrice présentée plus haut pour savoir quelles tâches déléguer. Si vous êtes constamment débordé, c’est peut-être un signe qu’il est temps d’engager un nouvel employé pour vous aider ou de revoir vos méthodes de travail.

💡 Cette stratégie permet de désengorger votre liste de tâches à accomplir.

4. Évitez de faire plusieurs tâches en même temps

Je suis incapable de faire plusieurs tâches en même temps. En fait, je suis techniquement capable, mais je ne suis jamais satisfaite de mon travail lorsque je fais du multitasking. Pour ne pas vous éparpiller, concentrez-vous sur une tâche à la fois.

D’ailleurs, Oprah Winfrey, célèbre animatrice et productrice de télévision, abonde dans le même sens : « That whole thing about multitasking? That’s a joke for me. When I try to do that, I don’t do anything well. »

Selon une étude réalisée par l’Université Stanford aux États-Unis, les gens qui font souvent plusieurs tâches en même temps sont moins productifs et moins performants. C’est simple, notre cerveau est fait pour faire une seule chose à la fois. Les chercheurs vont même jusqu’à dire que cette pratique diminuerait notre QI momentanément… jusqu’à celui d’un enfant de 8 ans.

💡 Cette tactique contribue à augmenter votre efficacité et votre performance.

5. Ne sous-estimez pas le temps qu’exige une tâche

On a tous déjà fait l’erreur de sous-estimer le temps nécessaire pour réaliser une tâche. Les conséquences sont connues : retard dans nos rencontres, manque de temps pour réaliser tout ce que l’on voulait faire, stress, etc.

Apprenez à bien évaluer le temps qu’exigent vos tâches. Prévoyez des « transitions » entre chacune d’elles et planifiez aussi les pertes de temps. Bref, ne surchargez pas votre horaire. Pour y arriver, ajoutez un temps de battement entre vos rencontres, par exemple.

Gardez aussi du temps pour les imprévus : un collègue vous demande de l’aide, vous recevez un email qui nécessite votre attention immédiate, une rencontre imprévue s’ajoute à votre horaire, etc. Planifiez aussi votre horaire afin de laisser de la place à vos obligations ou aux activités qui vous tiennent à cœur.

💡 Cette approche vous offre un meilleur contrôle sur votre temps et permet de réussir à réellement accomplir ce que vous aviez prévu.

6. Travaillez lorsque vous êtes à votre plus productif

Contrairement à ce que vous retrouvez abondamment sur internet, je ne crois pas que l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt. Certaines personnes ne sont simplement pas faites pour cet horaire. Écoutez votre corps et, si vous le pouvez, travaillez lorsque vous êtes à votre plus productif.

Pour ce faire, essayez de travailler à différents moments dans la journée et d’observer quand vous êtes plus efficace. J’ai moi-même fait l’exercice lors d’une retraite d’écriture. Je sais donc maintenant que le moment dans la journée où je suis la plus productive est entre 7 h 30 et 10 h 30 le matin. À l’inverse, mon cerveau n’est pas vraiment au sommet de sa forme entre 17 h et 19 h 30.

💡 Cette stratégie synchronise votre emploi du temps à vos périodes naturelles de productivité et limite les pertes de temps.

7. Évitez les distractions

Ultimement, le meilleur moment pour travailler, c’est lorsqu’on est le moins dérangé. Pour mieux vous concentrer, fermez vos notifications (email, Facebook, SMS, etc.). Mettez aussi à votre horaire des moments de travail sans interruption et informez vos collègues s’il le faut.

Par exemple, chez Agendrix, on utilise Slack pour communiquer entre nous. On peut facilement indiquer dans notre statut que nous avons besoin de nous concentrer et éviter d’être dérangés. Nous pouvons aussi fermer facilement nos notifications. Disons que c’est un outil très pratique.

D’ailleurs, il est normal de ne pas toujours répondre immédiatement lorsque quelqu’un vous écrit ou vous appelle. Je vous encourage à consacrer certains moments de votre journée à la gestion de vos communications (emails, messagerie interne, SMS, etc.). Par exemple, vous pourriez prendre 30 minutes en matinée et 15 minutes au retour du dîner. Ajustez la fréquence et la durée selon vos besoins.

💡 Cette tactique limite les distractions et la procrastination.

8. Prenez des pauses

De tous les conseils que je viens de vous donner, celui-ci est sûrement le plus important. Prenez des pauses régulièrement. Il est primordial de se reposer de temps en temps si on veut vraiment être efficace.

Certaines personnes affectionnent particulièrement la technique Pomodoro pensée dans les années 80. Il s’agit simplement de se fixer une période de temps de travail définie (normalement comprise entre 25 à 50 minutes) suivie d’une courte pause de 5 minutes. Une pause plus longue (15-20 minutes) est prévue après 4 périodes de travail consécutives.

Je vous conseille aussi fortement de prendre des pauses actives. Faites une promenade entre collègues ou faites quelques étirements, par exemple. Vous verrez aussi que votre stress diminuera.

💡 Cette approche vous permet d’être plus reposé et de prendre soin de votre santé mentale et physique.

9. Utilisez les bons outils

Lorsqu’on utilise des outils désuets, les pertes de temps se multiplient. Encore pire lorsqu’on fait certaines tâches manuellement alors qu’elles pourraient être simplifiées grâce à la technologie. Imaginez si les caissières à l’épicerie devaient encore entrer le prix de chaque item manuellement. Bonjour les files d’attente interminable!

Vous devez gérer plusieurs projets en même temps? Utilisez un logiciel de gestion de projets.

Vous devez créer les plannings de vos employés chaque semaine? Utilisez un logiciel de gestion des plannings.

Même si les meilleurs outils sont souvent payants, votre investissement sera pleinement justifié par les gains en productivité que vous ferez.

💡 Cette méthode vous permet d’être plus productif.

Simplifiez le management de vos salariés.

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Devenir maître de son temps

Mieux gérer son temps est une aptitude qui vous servira dans toutes les sphères de votre vie. Vous aurez certainement un meilleur équilibre et améliorerez votre bien-être au travail.

Si vous ne voyez pas d’amélioration avec ces astuces, c’est signe qu’il est temps de diminuer votre charge de travail. Sinon, c’est l’épuisement professionnel (ou personnel) qui vous guette.

Après tout, on ne peut pas maîtriser le temps, mais on peut maîtriser son temps. 😉