Une bonne communication au sein de votre équipe est cruciale pour créer un environnement de travail stimulant et performant.
Qui plus est, les mauvaises communications sont vraiment nocives pour votre entreprise. Elles augmentent le stress de vos employés, réduisent leur productivité, diminuent leur motivation, etc.
Les communications de qualité permettent quant à elles de créer de meilleurs liens de confiance et de stimuler l’engagement de vos employés. Elles permettent aussi d’éviter plusieurs malentendus. Avoir de bonnes capacités de communication est donc essentiel au bon déroulement des activités de votre entreprise.
Les meilleures stratégies de communication sont bien simples
1. Bien communiquer c’est savoir écouter
Prenez le temps d’écouter ce que les autres ont à vous dire et encouragez-les à donner leur opinion. Savoir écouter est l’une des aptitudes les plus importantes pour améliorer la communication au travail. Par exemple, si vous discutez avec un salarié, laissez-lui quelques secondes de plus pour s’exprimer lorsqu’il semble avoir terminé de parler. Peut-être aura-t-il quelque chose à ajouter. Laissez volontairement des temps de silences.
C’est d’ailleurs une stratégie qu’adopte le Président-directeur général d’Apple, Tim Cook. En fait, ce dernier est réputé pour ne pas parler énormément pendant les rencontres. Il préfère laisser les autres s’exprimer librement. Il encourage aussi une communication ouverte et transparente avec ses salariés à l’échelle de l’entreprise.
À ce sujet, saviez-vous que les hiérarchies trop strictes peuvent nuire à une bonne communication? Plus vous établirez des liens de confiance avec votre équipe, plus ils se sentiront à l’aise de s’exprimer.
2. Choisir les bons canaux de communication
Les conversations face à face sont normalement la meilleure façon d’échanger. Par contre, il faut être réaliste, parler avec nos collègues en personne n’est pas toujours possible. Il faut donc parfois utiliser d’autres moyens de communication. Mais ceux-ci n’ont pas tous la même efficacité. Une chose est sûre, les SMS sont certainement l’une des pires façons de communiquer (du moins selon moi). J’ai d’ailleurs l’exemple parfait pour vous le démontrer.
Il y a quelques années, j’ai reçu un appel de mon employeur pendant que j’étais dans un cours à l’Université. Je n’ai évidemment pas répondu (je suis une bonne étudiante). Mon superviseur m’a alors envoyé un SMS qui disait : « Rappelle-moi dès que tu peux… » Je suis alors sortie de la classe immédiatement pour le rappeler, pensant qu’il avait quelque chose d’urgent à me dire (ou pire, que j’avais fait quelque chose de mal). Devinez quoi? Il voulait savoir si j’allais être présente à l’activité d’équipe du jeudi suivant…
Savoir bien s’exprimer par écrit est un art… que trop peu de personnes maîtrisent.
Du point de vue de mon patron, son message texte était anodin. À mes yeux, il était inquiétant. Ce que je veux vous expliquer ici est que c’est parfois très difficile de bien comprendre l’intention et le ton d’une personne par écrit. C’est pourquoi les échanges par SMS et par courriel mènent parfois à des malentendus.
Bref, faites attention de bien adapter vos communications pour être sûr que vos messages soient bien interprétés : ajustez votre niveau de langue, utilisez la bonne ponctuation, exploitez les emojis, etc. Et pour les sujets délicats, mieux vaut simplement en discuter en personne.
D’ailleurs, lorsqu’il est question de communication, mieux vaut utiliser un outil professionnel. Plusieurs logiciels de gestion du personnel proposent même la fonction. Communiquer par Facebook avec ses salariés n’est pas une situation optimale. 😉
3. Communiquer clairement ses attentes
Pour bien communiquer, il est aussi essentiel de vous exprimer clairement. Par cela, j’entends que vos propos doivent être simples et faciles à comprendre pour vos interlocuteurs. Prenez le temps de bien faire part de vos attentes. Les critères pour une salle de bain propre ne sont pas nécessairement les mêmes pour tout le monde, par exemple. 😉
Si les ordres ne sont pas clairs, s’ils ne sont pas bien compris, le général est à blâmer. Mais si ses ordres sont clairs, et que les soldats désobéissent quand même, les commandants sont à blâmer. Tiré du livre The Art of War, écrit par Sun Tzu.
Bref, si vous demandez à un salarié d’effectuer une tâche, mais qu’elle n’est pas claire pour ce dernier, il y a de bonnes chances que vous ne soyez pas satisfait du travail accompli. Expliquez donc vos critères de qualité à votre équipe, et assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
4. Offrir de la rétroaction pertinente
Une bonne communication au travail implique aussi de donner de la rétroaction régulièrement aux membres de votre équipe. Puisque 90 % des communications passent par le non verbal, faites-le en personne. Et n’attendez pas à la prochaine rencontre individuelle pour le faire, faites-le quotidiennement. Encouragez vos salariés à venir vous voir dès qu’ils ont quelque chose à vous partager, que ce soit à propos du travail ou de leur vie personnelle.
Souligner les contributions individuelles de vos employés permet de donner un sens à leur travail. Vous démontrez donc clairement que leur travail fait une différence. Ça permet aussi d’aborder les situations problématiques avant qu’elles ne s’enveniment.
5. Favoriser les commentaires constructifs
Lorsque vous offrez de la rétroaction, il est important de toujours formuler des commentaires constructifs. Kim Scott, l’auteure du livre Radical Candor, explique qu’il est normal de devoir parler de points négatifs. Il faut toutefois s’assurer de le faire avec tact. Faites-le dans l’optique de permettre à votre employé de s’améliorer. Par exemple, discutez toujours des solutions possibles à un problème et laissez la chance à votre interlocuteur de s’expliquer.
Dès que vous avez des commentaires sur le travail d’un collègue, mieux vaut en parler en privé avec lui. Laver son linge sale en public n’est jamais une stratégie gagnante. Personne n’aime recevoir des critiques sur son travail devant d’autres collègues.
6. Miser sur une bonne cohésion d’équipe
Pour finir, la clé pour une bonne communication au travail est de favoriser la cohésion d’équipe. Ça facilite toujours les échanges lorsque tout le monde s’entend bien à la base.
Pour y arriver, organisez régulièrement des activités de team-building. Apprenez à connaître vos collègues plus personnellement. De cette manière, si un événement de leur vie personnelle affecte leurs activités professionnelles, ils se sentiront plus à l’aise de vous le confier. Vous serez aussi beaucoup plus compréhensif par rapport à leur situation et pourrez réagir en conséquence.
Savoir bien communiquer est un art
Les problèmes de communication sont parmi les plus grands enjeux de n’importe quelle entreprise. Pourtant, peu de managers prennent le temps de remettre en question leurs aptitudes communicationnelles afin de les améliorer. Il est primordial de développer de meilleurs réflexes et de toujours chercher à évoluer.
Savoir bien communiquer vous sera certainement utile au travail. Je suis prête à parier que ça vous servira aussi dans votre vie personnelle.
